Universitätsverwaltung 2025

» Veröffentlicht am 18. Mai 2022

Neuer Standard im Prozessmanagement

Die Umstellung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen an der Uni Bielefeld ist erfolgreich abgeschlossen. Alle im Prozessportal publizierten Prozessdiagramme entsprechen nun dem internationalen Standard der Modellierungsmethode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Die neue Darstellungsform gliedert die Prozesse nach den Rollen der Beteiligten und macht die Abläufe übersichtlich und leicht erfassbar. Die Einführung des neuen Standards ist zugleich ein Schritt in Richtung der Kooperation mit anderen Hochschulen. 

» Veröffentlicht am 16. Mai 2022

FlexWork "just in time" gestartet

Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

» Veröffentlicht am 7. April 2022

Onboarding in den Fokus gerückt

Mit einer Projektreihe zum Thema Onboarding unterstreicht die Universität Bielefeld den hohen Stellenwert ihrer Willkommenskultur. Damit neue Mitarbeitende möglichst komfortabel „an Bord“ gehen können, sind transparente und nachvollziehbare IT- und Verwaltungsprozesse erforderlich. Diese wurden mit Schwerpunkt auf die Zielgruppe Neuberufene im ersten der Onboarding-Projekte analysiert und ihre Verbesserung auf den Weg gebracht.

Onboarding-Portal

» Veröffentlicht am 2. Februar 2022

Digitalisierung von Dienstreisevorgängen

Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität. 

» Veröffentlicht am 31. Januar 2022

Professionalisierung im Bewerbungsmanagement

Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt. 

» Veröffentlicht am 3. Dezember 2021

Implementierung des Forschungsinformationssystems (FIS)

Um international als forschungsstarke Universität wahrgenommen zu werden, verfolgt die Universität Bielefeld das Ziel, ihre Forschungsaktivitäten umfassend sichtbar zu machen. Ein zentraler Baustein für dieses Vorhaben ist das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS). Das Projekt unter der Leitung von Tobias Pelz hat nun einen weiteren Meilenstein erreicht: Die Implementierung des Forschungsinformationssystems. Im nächsten Schritt wird das System von der Zentralverwaltung mit Daten befüllt und gegen Ende 2022 durch ein Forschungsportal ergänzt. 

» Veröffentlicht am 22. November 2021

Universitätsstatistiken im Web

Die wichtigsten statistischen Angaben der Universität Bielefeld sind seit Oktober 2021 auf den Universitäts-Webseiten veröffentlicht. Mit wenigen Klicks sind aktuelle Kennzahlen erreichbar, schwerpunktmäßig zu Studierenden, Studiengängen und Abschlüssen. Die im Internet publizierten Daten und Zahlen lösen die Print- und PDF-Version des Statistischen Jahrbuchs ab. 

Beispielgrafik "Abschlüsse 2020"

» Veröffentlicht am 25. Oktober 2021

E-Drittmittelakte.NRW entwickelt Musterlösung

Das Projekt E-Drittmittelakte.NRW wurde im August 2020 als eines der ersten Masterprojekte der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) initiiert. Unter Leitung der Universität Bielefeld und der Fachhochschule Südwestfalen sind insgesamt sieben Hochschulen an dem Projekt beteiligt. Als Ergebnis soll eine Musterlösung für die elektronische Führung einer Drittmittelakte entstehen, die alle Hochschulen des Landes nutzen können.

» Veröffentlicht am 7. September 2021

Kompetenzzentrum E-Akte.NRW ist gestartet

Doreen Schwarz
Leiterin des Kompetenzzentrums
E-Akte.NRW 

 

Andreas Patti 
Fachlicher Betreuer des 
landesweiten DMS 
 

» Veröffentlicht am 16. August 2021

Berufungsportal für alle Fakultäten bereitgestellt

Seit Anfang August steht das Berufungsportal allen Fakultäten zur Abwicklung ihrer Berufungsverfahren zur Verfügung. Während des vorausgegangenen Probebetriebs wurde das System für eine Reihe von Verfahren eingesetzt und auf optimale Abläufe ausgerichtet. Für die zukünftige Nutzung wurde nun allen Verwaltungsleitungen ein Einführungstermin angeboten, in dem die wichtigsten Funktionen und Abläufe erläutert wurden.

» Veröffentlicht am 21. Juli 2021

Zentrale Beschaffung weiter digitalisiert

Mit der Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) hat die Zentrale Beschaffung einen weiteren wichtigen Schritt zur Digitalisierung unternommen. Seit Januar 2021 führt der Strategische Einkauf alle Vergabeverfahren mit der neuen Software durch und hat damit zwei große Ziele erreicht: Die papierlose E-Vergabeakte sowie Rechtssicherheit durch revisionssichere Ablage der Vorgänge.

» Veröffentlicht am 14. April 2021

Prozesse im neuen Erscheinungsbild

Im Prozessportal der Universität Bielefeld – auch als BIC-Portal bekannt – gibt es Veränderungen. In vier von insgesamt neun Prozessbereichen präsentieren sich die Prozessmodelle im neuen "Look and Feel". Ihre grafische Darstellung entspricht nun der Modellierungsmethode BPMN (Business Process Model and Notation), die sich in den vergangenen Jahren als internationaler Standard durchgesetzt hat. Die Uni Bielefeld nutzt BPMN bereits jetzt in der Kooperation und im Austausch mit Hochschulen auf Landesebene, wie es das E-Governmentgesetz NRW vorsieht.

» Veröffentlicht am 3. März 2021

Klare Regelungen durch IT-Rahmen-Dienstvereinbarung

Die „Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld“ ist am 18. Januar 2021 in Kraft getreten. Das erklärte Ziel: Der zukunftsorientierte Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen soll dem Wohl der Universität als Ganzes dienen. Dafür müssen alle Beteiligten die Anwendung neuer Technologien mittragen und mitgestalten. Diesem Grundsatz entsprechen die neuen Regelungen. Mit der Dienstvereinbarung (DV) wurden grundlegende Dinge für die Universität festgelegt, die alle Mitarbeitenden in gewisser Weise betreffen und Auswirkungen auf die tägliche Arbeit haben. Die genauen Inhalte der DV sollten daher alle zur Kenntnis nehmen. 

» Veröffentlicht am 12. Januar 2021

Fakultätenrat über Universitätsverwaltung 2025 informiert

Am 20. Oktober 2020 informierte Kanzler Dr. Stephan Becker  den Fakultätenrat umfassend über das Programm „Universitätsverwaltung 2025“, welches letztlich zum Ziel hat, die Prozesse des Rektorats und der Dekanate zu unterstützen. Dekaninnen und Dekane erhielten Einblicke in Zielsetzung und Strategie des Programms, über aktuelle Projekte und das, was bereits erreicht wurde. Auf Wunsch der Dekaninnen und Dekane vertiefte Becker am 17. November die Themen Drittmittelmanagement, Beschaffung und Finanzbuchhaltung. Am 1. Dezember wurden ergänzend aktuelle Vorhaben im Bereich Personal und Kultur vorgestellt.  

» Veröffentlicht am 16. Dezember 2020

Berufungsportal im Probebetrieb

Wenige Monate nach Projektstart ist die geplante Ausweitung des Berufungsportals einen großen Schritt vorangekommen. Nach der Medizinischen Fakultät, die bereits mit dem Portal arbeitet, haben nun zwei Fakultäten den Probebetrieb aufgenommen: Insgesamt fünf Berufungsverfahren hat die Fakultät für Erziehungswissenschaft über das Portal eingeleitet, die Technische Fakultät hat ebenfalls eine Ausschreibung veröffentlicht. Das Portal begleitet jeweils den gesamten Berufungsprozess von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Rufannahme.