Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität. 

Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt. 

Um international als forschungsstarke Universität wahrgenommen zu werden, verfolgt die Universität Bielefeld das Ziel, ihre Forschungsaktivitäten umfassend sichtbar zu machen. Ein zentraler Baustein für dieses Vorhaben ist das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS). Das Projekt unter der Leitung von Tobias Pelz hat nun einen weiteren Meilenstein erreicht: Die Implementierung des Forschungsinformationssystems. Im nächsten Schritt wird das System von der Zentralverwaltung mit Daten befüllt und gegen Ende 2022 durch ein Forschungsportal ergänzt. 

Die wichtigsten statistischen Angaben der Universität Bielefeld sind seit Oktober 2021 auf den Universitäts-Webseiten veröffentlicht. Mit wenigen Klicks sind aktuelle Kennzahlen erreichbar, schwerpunktmäßig zu Studierenden, Studiengängen und Abschlüssen. Die im Internet publizierten Daten und Zahlen lösen die Print- und PDF-Version des Statistischen Jahrbuchs ab. 

Beispielgrafik "Abschlüsse 2020"

Das Projekt E-Drittmittelakte.NRW wurde im August 2020 als eines der ersten Masterprojekte der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) initiiert. Unter Leitung der Universität Bielefeld und der Fachhochschule Südwestfalen sind insgesamt sieben Hochschulen an dem Projekt beteiligt. Als Ergebnis soll eine Musterlösung für die elektronische Führung einer Drittmittelakte entstehen, die alle Hochschulen des Landes nutzen können.

Seit Anfang August steht das Berufungsportal allen Fakultäten zur Abwicklung ihrer Berufungsverfahren zur Verfügung. Während des vorausgegangenen Probebetriebs wurde das System für eine Reihe von Verfahren eingesetzt und auf optimale Abläufe ausgerichtet. Für die zukünftige Nutzung wurde nun allen Verwaltungsleitungen ein Einführungstermin angeboten, in dem die wichtigsten Funktionen und Abläufe erläutert wurden.

Mit der Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) hat die Zentrale Beschaffung einen weiteren wichtigen Schritt zur Digitalisierung unternommen. Seit Januar 2021 führt der Strategische Einkauf alle Vergabeverfahren mit der neuen Software durch und hat damit zwei große Ziele erreicht: Die papierlose E-Vergabeakte sowie Rechtssicherheit durch revisionssichere Ablage der Vorgänge.

Im Prozessportal der Universität Bielefeld – auch als BIC-Portal bekannt – gibt es Veränderungen. In vier von insgesamt neun Prozessbereichen präsentieren sich die Prozessmodelle im neuen "Look and Feel". Ihre grafische Darstellung entspricht nun der Modellierungsmethode BPMN (Business Process Model and Notation), die sich in den vergangenen Jahren als internationaler Standard durchgesetzt hat. Die Uni Bielefeld nutzt BPMN bereits jetzt in der Kooperation und im Austausch mit Hochschulen auf Landesebene, wie es das E-Governmentgesetz NRW vorsieht.

Die „Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld“ ist am 18. Januar 2021 in Kraft getreten. Das erklärte Ziel: Der zukunftsorientierte Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen soll dem Wohl der Universität als Ganzes dienen. Dafür müssen alle Beteiligten die Anwendung neuer Technologien mittragen und mitgestalten. Diesem Grundsatz entsprechen die neuen Regelungen. Mit der Dienstvereinbarung (DV) wurden grundlegende Dinge für die Universität festgelegt, die alle Mitarbeitenden in gewisser Weise betreffen und Auswirkungen auf die tägliche Arbeit haben. Die genauen Inhalte der DV sollten daher alle zur Kenntnis nehmen. 

Wenige Monate nach Projektstart ist die geplante Ausweitung des Berufungsportals einen großen Schritt vorangekommen. Nach der Medizinischen Fakultät, die bereits mit dem Portal arbeitet, haben nun zwei Fakultäten den Probebetrieb aufgenommen: Insgesamt fünf Berufungsverfahren hat die Fakultät für Erziehungswissenschaft über das Portal eingeleitet, die Technische Fakultät hat ebenfalls eine Ausschreibung veröffentlicht. Das Portal begleitet jeweils den gesamten Berufungsprozess von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Rufannahme. 

Im Juli 2019 wurde eine Version des SAP-Moduls SRM mit neuen Funktionalitäten und neuer Oberfläche für die anfordernden Stellen eingeführt. Seitdem nutzen Fakultäten und Dezernate das verbesserte System für ihre Bestellungen. In einem kürzlich abgeschlossenen Folgeprojekt des Dezernats F wurden die Funktionen des Systems weiter ausgebaut und die technische Basis geschaffen, um Einkaufsartikel aus Rahmenverträgen in SRM einzubinden. Dadurch können Bestellungen noch komfortabler, zeit- und kostensparender ausgelöst werden.

Im September 2020 wurde in der SAP-Zeitwirtschaft die digitale Erfassung von Krank-/ Gesundmeldungen eingeführt. Die Regelung bezieht sich auf krankheitsbedingte Abwesenheiten, die einen Zeitraum von drei Tagen nicht überschreiten und für die kein ärztliches Attest notwendig ist. Die Beschäftigten erfassen die Krankheitszeiten nun papierlos über die gewohnte SAP-Anwendung als „Krankheit ohne Attest“, vergleichbar den Abwesenheitsanträgen bei Dienstreisen, Fortbildung etc.