Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse. 

Prozesslandkarte