Universitätsverwaltung 2025

» Veröffentlicht am 15. Dezember 2020

Basis für Rahmenverträge geschaffen

Im Juli 2019 wurde eine Version des SAP-Moduls SRM mit neuen Funktionalitäten und neuer Oberfläche für die anfordernden Stellen eingeführt. Seitdem nutzen Fakultäten und Dezernate das verbesserte System für ihre Bestellungen. In einem kürzlich abgeschlossenen Folgeprojekt des Dezernats F wurden die Funktionen des Systems weiter ausgebaut und die technische Basis geschaffen, um Einkaufsartikel aus Rahmenverträgen in SRM einzubinden. Dadurch können Bestellungen noch komfortabler, zeit- und kostensparender ausgelöst werden.

» Veröffentlicht am 10. Dezember 2020

Die "E-Rechnung" ist da

Mit der Einführung der sogenannten E-Rechnung auf Landesebene wurde ein größeres Digitalisierungsprojekt des Landes NRW umgesetzt. Seit April 2020 sind von zentraler Seite die Weichen gestellt, dass öffentliche Auftraggeber – wie vom E-Government-Gesetz gefordert – elektronische Rechnungen empfangen können. Die Uni Bielefeld hat ihrerseits in ihrem SAP-System die technischen Voraussetzungen geschaffen und bereits die ersten E-Rechnungen erfolgreich verarbeitet.

» Veröffentlicht am 11. November 2020

Neuerungen in der Zeitwirtschaft

Im September 2020 wurde in der SAP-Zeitwirtschaft die digitale Erfassung von Krank-/ Gesundmeldungen eingeführt. Die Regelung bezieht sich auf krankheitsbedingte Abwesenheiten, die einen Zeitraum von drei Tagen nicht überschreiten und für die kein ärztliches Attest notwendig ist. Die Beschäftigten erfassen die Krankheitszeiten nun papierlos über die gewohnte SAP-Anwendung als „Krankheit ohne Attest“, vergleichbar den Abwesenheitsanträgen bei Dienstreisen, Fortbildung etc. 

» Veröffentlicht am 22. September 2020

Optimale Unterstützung für Forschung, Lehre und Studium

Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.

» Veröffentlicht am 26. August 2020

Bewerbungsmanagementsystem als Pilot gestartet

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

» Veröffentlicht am 27. März 2020

Berufungsportal - Ein Service für die Wissenschaft

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

» Veröffentlicht am 4. März 2020

Probebetrieb Reisekosten-Workflow

Seit dem 11. Februar 2020 nehmen auch ausgewählte Bereiche wie die Zentrale Universitätsverwaltung und das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) am Probebetrieb des Reisekosten-Workflows teil. Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen erfolgen für die Teilnehmer*innen nunmehr digital und sind nicht mehr in Papierform abzuwickeln. Um die völlige Papierfreiheit in diesem Bereich voranzubringen, sind auch die Belege als gescannte oder fotografierte Dokumente  beizufügen.

» Veröffentlicht am 27. Februar 2020

Prozessorganisation weiter gestärkt

Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse. 

Prozesslandkarte 

» Veröffentlicht am 3. Februar 2020

Zukunftsfit durch automatisierte Bearbeitung der Rechnungen

Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert nun die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung. Die Optimierung basiert auf der Einführung neuer Softwarekomponenten zur Rechnungsbearbeitung verbunden mit Änderungen im Prozess. Dieses Projekt führte das Dezernat Finanzmanagement im Herbst 2019 zusammen mit einem externen Dienstleister durch.  

» Veröffentlicht am 20. Januar 2020

Bestellungen schneller auf den Weg gebracht

Als Ergebnis des strategischen Projektes zur Prozessoptimierung der Beschaffung – kurz „SRM-Projekt“ genannt – ging das weiterentwickelte Modul SAP SRM im Juli 2019 live. Das Projekt des Dezernats Finanzmanagement hatte insbesondere zum Ziel, die Dauer von Beschaffungsvorgängen zu verringern und die Komplexität der Bestellvorgänge zu reduzieren. Diese Schwerpunkte wurden bei der Analyse der Bestellprozesse und der vorherigen SRM-Version herausgearbeitet. Universitätsweit können damit alle Bedarfsstellen Bestellungen initiieren.