Das Projekt E-Drittmittelakte.NRW wurde im August 2020 als eines der ersten Masterprojekte der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) initiiert. Unter Leitung der Universität Bielefeld und der Fachhochschule Südwestfalen sind insgesamt sieben Hochschulen an dem Projekt beteiligt. Als Ergebnis soll eine Musterlösung für die elektronische Führung einer Drittmittelakte entstehen, die alle Hochschulen des Landes nutzen können.

Ziele des Projektes
Im Fokus des Projektes steht die bestmögliche Gestaltung administrativer Prozesse im Drittmittelbereich. Diese Prozesse sollen so ausgestaltet sein, dass sie folgende Ziele unterstützen:  

• Eine durchgängig elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg effiziente und transparente Abläufe.
• Die für die Drittmittelakte benötigten Daten aus Personal-, Finanz-und Beschaffungsprozessen sowie dem Vertragsmanagement stehen über Schnittstellen zu bestehenden digitalen Lösungen zur Verfügung. 
• Die Drittmittelakte bedient die Pflicht zu lückenlosen Nachweisen und Dokumentationen gegenüber Fördergebern. 
• Die Voraussetzungen für den Austausch strukturierter Daten mit dem zentralen Forschungsinformationssystem (Projekt CRIS.NRW) sind geklärt. 
• Allen NRW-Hochschulen steht der im Projekt entwickelte „Master“ zur Anpassung an ihre spezifischen Anforderungen zur Verfügung. 

Zusammenarbeit 
Vertreter*innen aus sieben Fachhochschulen und Universitäten, den sogenannten Konsortialhochschulen, bringen in diesem DH.NRW-Projekt ihre Erfahrungen aus parallel laufenden Projekten ihrer Hochschulen ein. Bei der Konzeption des Masters für die elektronische Drittmittelakte berücksichtigen sie die Vielfalt der an NRW-Hochschulen genutzten, anzubindenden Systeme. Eine Resonanzgruppe aus interessierten DH.NRW-Hochschulen begleitet diese Entwicklungen.

Status und Ausblick
Im ersten Schritt erarbeitete das Projektteam eine Struktur für die Akte im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und definierte die dazugehörigen Metadaten (Attribute). Diese werden für Steuerfunktionen und eine komfortable Vorgangsbearbeitung benötigt. Die Aktenplanstruktur wurde in einem Evaluationssystem umgesetzt und getestet. Im nächsten Schritt wurden Referenzprozesse entwickelt, welche als „Blaupause“ direkt nutzbar sind und zugleich Gestaltungsspielraum für hochschulindividuelle Anpassungen lassen. Derzeit entwickeln kleine hochschulübergreifende Teams die technische Unterstützung der Prozesse durch Workflows und andere Funktionalitäten des DMS.
Die weitere Planung sieht vor, dass vier Pilothochschulen – darunter die Uni Bielefeld – die Masterlösung mit spezifischen Anpassungen in das jeweils eigene DMS übernehmen. Nach erfolgreicher Erprobung führen die drei weiteren Konsortialhochschulen die elektronische Akte ebenfalls ein.
Die Fertigstellung des Hochschulmasters wird für Ende 2022 erwartet. Er wird nach Projektabschluss dem Kompetenzzentrum E-Akte.NRW zur dauerhaften Pflege und Weiterentwicklung übergeben. Das Kompetenzzentrum wird weitere Hochschulen bei der Einführung der E-Drittmittelakte beraten und unterstützen.

Über die Digitale Hochschule NRW
Die Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) ist eine Kooperationsgemeinschaft aus 42 Hochschulen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft (MKW). Ihr Ziel ist es, die digitale Transformation in den Hochschulen des Landes durch kooperative Vorhaben und Service-Angebote voranzubringen. Die DH.NRW prüft Vorschläge zu digitalisierungsbezogenen Kooperationen und spricht gegenüber dem MKW Empfehlungen aus. Beschlossene Vorhaben werden aus den Mitteln der Digitalisierungsoffensive des Landes NRW gefördert.