Universitätsverwaltung 2025

Bilanz zum Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025"

2025-03-31T12:08:10+02:00

Kanzler Becker zieht Bilanz zum Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025"

Im Februar 2025 endete das Programm „Universitätsverwaltung 2025“ an der Universität Bielefeld und wird ab sofort als Daueraufgabe im Regelbetrieb fortgeführt. Ziel ist eine moderne Verwaltung, die der Wissenschaft den bestmöglichen Service bietet und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt. Im Podcast „uni.intern – im Gespräch mit dem Rektorat“ äußert sich Kanzler Dr. Stephan Becker zu seinen persönlichen Highlights des Programms und dazu, welche Bedeutung insbesondere die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung für seine Arbeit als Kanzler haben.

Zum vollständigen Beitrag in uni.intern unter dem Titel „Wir wollen einfacher, schneller und besser werden.“

Mit dem Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025" endet auch der Blog Universitätsverwaltung 2025. Über Aktuelles bei der Fortführung der Aufgaben berichtet der Blog Transformation und Zusammenarbeit.

Optimierte E-Kommunikation mit der Justiz

2025-02-10T10:43:11+01:00

Für die sichere Datenübertragung zwischen Behörden und der Justiz nutzen die beteiligten Kommunikationspartner das zertifizierte „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) zum Empfangen und Versenden gerichtlicher Akten und Dokumente. An der Universität Bielefeld können eingehende beBPo-Nachrichten nun über eine integrierte beBPo-Lösung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ganz ohne Medienbruch bearbeitet werden.

Interne Abläufe und Berechtigungen
Die elektronischen Dokumente einer beBPo-Nachricht empfängt die Poststelle direkt im DMS und leitet sie über das Sekretariat des zuständigen Bereichs an das verantwortliche Justiziariat weiter. Der*die zuständige Justiziar*in kann die Dateien im DMS durch „Umhängen“ einfach und sicher der entsprechenden Klageakte zuordnen. Falls gerichtlich angefordert, quittiert das Justiziariat die Entgegennahme der beBPo-Nachricht durch ein sogenanntes Empfangsbekenntnis, welches ebenfalls in der eAkte dokumentiert wird. Wegen der sensiblen Daten regelt ein detailliertes Berechtigungskonzept den lesenden und schreibenden Zugriff auf die elektronischen Akten. Die zugriffsberechtigten Personen können die Dateien mit den Standardfunktionen des DMS verwalten.
Auch den rechtssicheren Versand einer Akte oder Teilakte an eine Justizbehörde unterstützt das DMS mit der beBPo-Lösung. Auf diese Weise können die Justiziar*innen die beBPo-Nachrichten unabhängig von der Poststelle rechtssicher versenden. Der Vorgang wird in der eAkte protokolliert.

Revisionssichere Aufbewahrung über den gesamten Lebenszyklus
Ein weiteres Plus der Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem ist die Tatsache, dass eine Klageakte nach Abschluss des Falles direkt an Ort und Stelle im DMS verbleiben kann. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen wird die Akte revisionssicher aufbewahrt und archiviert.

Weitere Informationen
Für Fragen und Rückmeldungen zu der technischen Anwendung und den organisatorischen Abläufen steht das Team eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Über beBPo, das besondere elektronische Behördenpostfach
Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist seit Januar 2022 für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Zentrales Element des sicheren Übermittlungswegs elektronischer Dokumente ist das mit Zertifikaten ausgestattete „besondere elektronische Behördenpostfach“, kurz als „beBPo“ bezeichnet. Es nutzt die seit 2004 bestehende, bewährte Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).
Eine beBPo-Prüfstelle übernimmt die Zulassung beantragter beBPo-Postfächer und deren Freischaltung im SAFE-Verzeichnisdienst der Justiz.
Ausgehende Nachrichten werden vor dem Versand automatisiert verschlüsselt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Verwendung von beBPo nicht erforderlich.

Digitale Formulare mit Workflow-Unterstützung

2024-09-30T08:41:16+02:00

Für die Gestaltung digitaler Formulare hat die Universität Bielefeld mit dem System „formcycle“ eine neue Generation von Formularsoftware eingeführt. Das System ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung web-basierter Formulare mit Workflow-Unterstützung. Als Anwender*innen können interne und externe Personen in Zusammenarbeit Formulare ausfüllen und ohne Medienbruch oder redundante Datenpflege weiterbearbeiten. Den Aufbau und die Ausgestaltung komfortabler Formulare bietet die Verwaltung als zentralen Service an.

Grundlegende Funktionalitäten des neuen Tools
Die neue Software eröffnet ein breites Spektrum an Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten. Es lassen sich umfangreiche und zugleich übersichtliche Formulare erzeugen, die für die Anwender*innen einfach zu bedienen sind. Zum Beispiel passen sich die nutzungsfreundlichen Web-Formulare in der Darstellung an die Größe des verwendeten Endgerätes, z. B. Tablet oder Smartphone, an. Komfortable Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine interaktive Gestaltung. So können beispielsweise optionale Felder in Abhängigkeit von bereits gemachten Angaben ein- oder ausgeblendet werden. Zudem lassen sich durch die Verwendung der Workflow-Komponente Genehmigungsprozesse oder ein zeitgesteuerter Versand abbilden. Je nach Nutzungszweck sind die Formulare öffentlich zugänglich, durch ein Passwort oder durch die Webauthentifizierung der Universität Bielefeld, das sogenannte Shibboleth-Login, geschützt. Selbstverständlich gewährleistet die als Private-Cloud-Lösung betriebene Software eine datenschutzkonforme Verarbeitung der erhobenen Daten.

Einführungsplanung
formcycle wird die bisher an der Universität Bielefeld genutzte Software „FormTools“ Schritt für Schritt ablösen. Im laufenden Einführungsprojekt sollen zur Erprobung des Tools vier verschiedenartige Anwendungsfälle mit der neuen Software umgesetzt werden. Als erste Anwendung ist jetzt die digitale Reisekostenabrechnung von Gästen als Pilot gestartet. Nach dem Probebetrieb ist unter anderem vorgesehen, sukzessive workflowgestützte Webformulare für den Personalbereich zu entwickeln. Insbesondere bei komplexen Antragsverfahren bietet formcycle vielfältige Möglichkeiten für die digitale Transformation der Universitätsverwaltung.

Weitere Informationen
Nähere Informationen zum Management digitaler Formulare mit formcycle gehen aus dem Beschäftigtenportal hervor.

DMS/eAkte – Komfortabel einloggen und mehr

2024-09-05T12:43:22+02:00

Um den Zugang zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher und zugleich nutzungsfreundlich zu gestalten, erfolgte eine Umstellung der Login-Funktion. Ab sofort greifen Beschäftigte der Universität Bielefeld über die bewährte Web-Authentifizierung mit Shibboleth zu. Zusätzlich ist ab September die neue Funktion „local edit“ zum Bearbeiten von Dokumenten verfügbar. Weitere komfortable Unterstützung für Anwender*innen bietet ein praxisnahes Video mit hilfreichen Tipps für die Nutzung des DMS.

Vereinfachtes Login durch Shibboleth
Die Web-Authentifizierung der Universität – kurz „Shibboleth“ genannt – ist allen Beschäftigten vertraut. Der BITS-Loginname und das Web-Passwort sind der Schlüssel zum Login. Mit Shibboleth können die Mitarbeitenden über ein sogenanntes „Single-Sign-On“ innerhalb einer Browser-Sitzung mehrfach auf das DMS zugreifen, ohne die Zugangsdaten erneut eingeben zu müssen. Anwender*innen, die mehrmals täglich die elektronische Akte im Dokumentenmanagementsystem aufrufen, werden diesen Vorteil zu schätzen wissen.
Detailinformationen zum Login sind in der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte zu finden.

Dokumente bearbeiten über „local edit“
Mit der Umstellung auf das Shibboleth-Login erfolgt die Einführung der Funktion „local edit“. Dieses neue Plug-in wird genutzt, um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen. Es ermöglicht neben der Bearbeitung von Office-Dokumenten auch die von Bild- und PDF-Dateien direkt aus der eAkte heraus. Für die Nutzung muss „local edit“ lokal auf dem verwendeten Rechner verfügbar sein. Die Installation auf den vom BITS gemanagten Rechnern ist für Ende September geplant. In den Fakultäten und Einrichtungen unterstützt die jeweils zuständige EDV-Betreuung, gern auch in Zusammenarbeit mit dem eAkte-Team.
Eine nähere Beschreibung zur Nutzung von "local edit" liefert die Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Tipps & Tricks zum DMS
Komprimiert und mit vielen praktischen Tipps unterstützt das neue Video Tipps und Tricks für die eAkte die DMS-Nutzer*innen bei ihrer Arbeit. Es ergänzt das vorhandene Schulungswissen um zusätzliches Knowhow. Zum Beispiel zeigt es, wie User das DMS personalisieren können. Damit haben sie häufig genutzte Akten, Vorgänge oder Funktionen jederzeit im Blick. Das Video ist für Neueinsteiger*innen sowie auch für Personen mit DMS-Erfahrung ein hilfreicher Wegweiser für den routinierten Umgang mit dem System.

Neue Anforderungen
Ein Hinweis in eigener Sache: Anforderungen zur Weiterentwicklung von DMS und eAkte oder zur Umsetzung neuer Anwendungen möchte das eAkte-Projektteam zukünftig bündeln. Interessent*innen werden gebeten, das auf der Webseite Kontakt und Support hinterlegte Anforderungsformular dafür zu verwenden. Nach Prüfung der Anforderungen nimmt das Team telefonischen Kontakt zu den interessierten Personen auf.

In Planung
Als nächster Entwicklungsschritt des DMS ist die Umstellung auf eine neue Oberfläche geplant. Die Umstellung auf das neue Bedienkonzept ist für das vierte Quartal 2024 vorgesehen und wird Verbesserungen in der Nutzungsfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Zugänglichkeit mit sich bringen.

Weitere Informationen
Erste Anlaufstelle bei Interesse am DMS und dem aktuellen Stand der Entwicklungen sind die umfassenden Webseiten Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigtenportal und das DMS/eAkte-Wiki. Darüber hinaus steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Ausbau der digitalen Services für Studierende

2024-08-08T13:58:29+02:00

Rechtzeitig zu Beginn der Einschreibungs- und Rückmeldungsfrist für das Wintersemester 2024/25 ist das Bewerbungs- und Statusportal für Studierende mit neuen Funktionen live gegangen. Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, bietet das Portal bei BAföG-Anträgen einen optionalen Datenaustausch mit dem BAföG-Amt des Studierendenwerks Bielefeld an. Darüber hinaus können Studierende wichtige Anträge online stellen und Statusmeldungen sowie Bescheinigungen des Studierendensekretariats über das Portal entgegennehmen.

Einwilligung zum Datenaustausch mit dem BAföG-Amt
Wichtige Informationen über ihre Einschreibung können Studierende als sogenannte BAföG-Bescheinigung aus dem Bewerbungs- und Statusportal herunterladen und mit ihrem BAföG-Antrag einreichen. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, die für einen Antrag relevanten Daten dem BAföG-Amt über einen Datenaustausch zur Verfügung zu stellen. Die dafür notwendige Einwilligung erteilen Studierende im Bereich „Studienservice“ des Bewerbungs- und Statusportals. Das BAföG-Amt kann die benötigten Daten direkt im Portal abrufen und vermeidet so gegebenenfalls zeitaufwändige Nachfragen bei der antragstellenden Person. Schon wenige Tage nach der Freischaltung haben mehrere Hundert Studierende von der optionalen Einwilligung zum Datenaustausch Gebrauch gemacht. Sie dürfen mit weniger Nachfragen und schnelleren BAföG-Bescheiden rechnen.

Online-Anträge und -Bescheide
Der Bereich „Studienservice“ im Bewerbungs- und Statusportal entwickelt sich für die Studierenden zu einem zentralen Anlaufpunkt mit zunehmend mehr Möglichkeiten, wie beispielsweise einer erleichterten Antragstellung. Über neu entwickelte Online-Anträge können Studierende nun ihre Exmatrikulation, eine Beurlaubung oder eine Erstattung von Semesterbeiträgen beantragen. Die Bearbeitung durch die zuständigen Sachbearbeiter*innen des Studierendensekretariats erfolgt medienbruchfrei im Portal. Alle Bescheinigungen und Bescheide liegen dort zentral für die Antragsteller*innen zum Download bereit. Im Bereich der Anträge sind weitere Ausbaustufen geplant, wie beispielsweise die Umsetzung eines Online-Antrags bei Namensänderung. Mit den Neuerungen werden wesentliche Meilensteine auf dem Weg zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes erreicht.

Digitale Services entsprechend dem Onlinezugangsgesetz (OZG)
Das Studierendensekretariat entwickelt das Bewerbungs- und Statusportal im Rahmen des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats / Umsetzung OZG“ beständig weiter. Beim digitalen Ausbau der angebotenen Services folgt die Universität Bielefeld dem „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen - Onlinezugangsgesetz (OZG)“. Dieses sieht vor, dass Bund und Länder Verwaltungsleistungen in Portalen elektronisch anbieten. Dabei stellt das Gesetz die Nutzer*innenorientierung als oberstes Prinzip der Verwaltungsdigitalisierung in den Fokus.

Weitere Informationen
Weiterführende Service- und Kontakt-Informationen des Studierendensekretariats gehen aus den Webseiten des Studierendensekretariats hervor.

Digitale Reisekostenabrechnung für Gäste der Universität

2024-08-06T16:39:25+02:00

Bei der Erstattung von Reiseauslagen eingeladener Personen geht die Universität Bielefeld neue Wege. Die Anträge auf Kostenerstattung werden zukünftig durch die Gäste digital erstellt und an der Universität über den regulären Prozess der Eingangsrechnungen bearbeitet. Organisatorische Neuerungen gestalten die Abläufe für Interne und Externe einfach, transparent und nutzungsfreundlich. Das neue Verfahren wird zunächst von zwei Fakultäten im Pilotbetrieb getestet.

Transparenz und komfortable Abläufe für Eingeladene
Bereits bei der Einladung – meist durch eine Fakultät oder eine wissenschaftliche Einrichtung – erhält die eingeladene Person eine Informationsmail zur Reiseplanung mit einem Link auf das Merkblatt zur Reisekostenerstattung. So ist der Gast von Anfang an über die erstattungsfähigen Kosten informiert. Direkt nach Abschluss der besuchten Veranstaltung übermittelt das Formulartool „formcycle“ einen Link zu dem persönlichen Antrag auf Reisekostenerstattung. Dieses Webformular enthält bereits abrechnungsrelevante Daten zur Reise, welche die Kontaktperson an der Universität Bielefeld – parallel zum Versand der Einladung – in formcycle hinterlegt hat. Der*die Eingeladene kann nun den Antrag ausfüllen und die Belege hochladen. Formcycle erzeugt ein zusammenhängendes PDF und sendet dieses per E-Mail als Rechnung an die Universität.

Vereinfachte Rechnungsbearbeitung
Die eingehende Rechnung durchläuft den regulären Workflow für Eingangsrechnungen in SAP. Pflichteingaben im Webformular von formcycle gewährleisten, dass alle für die Rechnungsbearbeitung benötigten Angaben vorliegen. Die Qualitätskontrolle ist somit vorweggenommen und erfordert keine manuelle Nachbearbeitung. Die fachlich genehmigende Person in der Fakultät oder Einrichtung prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit und gibt sie zur Buchung frei. Bei Fragen können die fachlichen Genehmiger*innen im Rahmen des regulären Workflows die Reisekosten-Sachbearbeiter*innen einbeziehen.

Pilotbetrieb
Als erste Piloteinrichtungen führen die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und die Fakultät für Mathematik mit zwei Sonderforschungsbereichen das neue Verfahren ein. Sie starten zum Ende des Sommersemesters 2024 und planen die durchgängige Nutzung für alle Einladungen ab Oktober 2024.

Weitere Informationen
Für Fragen im Zusammenhang mit dem neuen Verfahren stehen die Kolleg*innen des Teams Personalservices Beamte & Reisekosten (P/O.1) zur Verfügung.

Service-Portfolio für Gastwissenschaftler*innen

2024-04-11T09:03:01+02:00

Das International Office hat in einem Projekt ermittelt, welche spezifischen Bedürfnisse internationale Gastwissenschaftler*innen während ihres Aufenthalts an der Uni Bielefeld in Bezug auf Service-Angebote haben. Als Ergebnis konnten nun einheitliche Regelungen für alle Gastwissenschaftler*innen – national wie international – erzielt werden. Eine besondere Rolle kommt der UniCard als Gastwissenschaftler*innen-Ausweis zu. Sie ist der Schlüssel für die Nutzung der Bibliotheks-Services und für Mensa-Mahlzeiten zum Beschäftigtentarif.

Automatisierte Zuweisung der IT-Zugänge
Trotz heterogener Voraussetzungen bzgl. Herkunft und Verweildauer von Gastwissenschaftler*innen gelang es im Rahmen des Projektes, allgemeingültige Anforderungen an die Bereitstellung von Services zu definieren und prozessual zu regeln. Für die vertraglichen Vereinbarungen entstanden einheitliche Vorlagen mit englischer Übersetzung.
Die neuen Services ergänzen die vorhandenen Angebote, wie zum Beispiel die Services des International Office, die Teilnahme am Hochschulsport oder den PEVZ-Eintrag als Voraussetzung zur Nutzung elektronischer Lernplattformen. Die notwendigen IT-Zugänge werden den Mitgliedern dieser Personengruppe zukünftig bereits bei ihrer Registrierung automatisiert zugewiesen. So steht den Gastwissenschaftler*innen bei Stellenantritt das gesamte Service-Portfolio sofort zur Verfügung – ein klarer Beitrag zum positiven Bild der Universität und ihrer Willkommenskultur.

Weitere digitale Unterstützung in Vorbereitung
Positives Feedback zum neuen Standard äußern auch die Verwaltungsleitungen von Fakultäten und Einrichtungen. Sie sehen Vorteile in der Gleichbehandlung der Gastwissenschaftler*innen und den klar geregelten Abläufen. Zudem schätzen sie die Ablösung der aufwändigen, manuellen Rechtevergabe.
Weitere, noch umzusetzende Optimierungsmaßnahmen verspricht der künftige Prozess durch die digitale Anmeldung als Gastwissenschaftler*in über ein Webformular und die geplante Nutzung der eAkte.
Aktuelle Informationen und Dokumente sind auf der Webseite Gastwissenschaftler*innen des Dezernats P/O einsehbar.

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Projekte und Prozesse an der Universität Bielefeld

2024-03-21T11:55:00+01:00

In der zweitägigen Veranstaltung „Tage der Projekte und Prozesse 2024“ (PPM-Tage) am 18. und 19. März 2024 konnten sich Beschäftigte der Uni Bielefeld über Aktuelles und Wissenswertes zu diesem Themenkomplex informieren. Das Team Projekt- und Prozessmanagement des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorientierung (DT/P) hatte ein vielseitiges Programm zusammengestellt, das teils in Online-Meetings, teils in Präsenzveranstaltungen unterschiedlicher Formate angeboten wurde.

Die PPM-Tage fanden bereits zum dritten Mal statt und wurden erstmals durch die Personalentwicklung organisatorisch unterstützt. Wie im Vorjahr gab es zwei parallele Tracks, aus denen interessierte Beschäftigte ihr Programm je nach Zielgruppe individuell zusammenstellen konnten. Aufgrund der positiven Erfahrungen der PPM-Tage aus dem Vorjahr waren erneut externe Referent*innen einbezogen, um Erfahrungsberichte aus anderen Hochschulen einfließen zu lassen.

Besonderes Interesse fand der Eröffnungsvortrag zur Digitalisierung an Hochschulen, der aktuelle Entwicklungen und Tendenzen an der Ruhr-Universität Bochum und der Universität Bielefeld in den Mittelpunkt stellte. Ein weiteres Highlight war die Vorstellung der neu eingeführten Software zur Erstellung digitaler Formulare mit Workflowunterstützung.

Das gesamte Veranstaltungsprogramm ist im Beschäftigtenportal einsehbar. Die gezeigten Präsentationen stehen als Wissensdokumente in der eAkte zur Verfügung.

Masterlösung eDrittmittelakte.NRW überreicht

2023-12-15T13:05:58+01:00

Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten.

Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung

Das Projekt eDrittmittelakte.NRW ist eines von mehreren Kooperationsprojekten der Digitalen Hochschule NRW, in denen mit gemeinsamer Expertise hochschulübergreifende Lösungen erarbeitet werden. Im Konsortium waren vertreten: Universität Bielefeld, Hochschule Bochum, FH Münster, Universität Münster, TH Köln und Universität zu Köln. Durch regelmäßiges Feedback wirkten weitere Hochschulen als Resonanzgruppe mit.

Prozesse als zentrale Inhalte des Projektes
Das Projektteam identifizierte zunächst die notwendigen Rollen und Aktivitäten bei der Bearbeitung von Drittmittelprojekten. Als Resultat wurden insgesamt sechs Referenzprozesse „Forschung und Transfer unterstützen“ aufgenommen und in einer zentral verwalteten Modellierungssoftware zur Verfügung gestellt. Die Prozessdiagramme sind mit kleineren, hochschulspezifischen Anpassungen (Lokalisierung) an allen Hochschulen anwendbar.

Technische Prozessunterstützung
Auf Basis der Prozessmodelle wurde ein Konzept für die elektronische Vorgangsbearbeitung entwickelt und in „d.velop documents“, dem von NRW-Hochschulen flächendeckend genutzten Dokumentenmanagementsystem, umgesetzt. Formularbasierte, flexibel handhabbare Workflows und Aufgabenlisten führen Schritt für Schritt durch die Prozesse. Beispielsweise können Dokumente versendet, abgezeichnet oder durch die Drittmittelsachbearbeitung selbst bearbeitet und weitere Aufgaben hinzugefügt werden. Selbst Lese- oder Schreibrechte auf einzelne Vorgänge können an beteiligte Personen übertragen werden und auch das Hinterlegen projektspezifischer Fristen ist möglich.

Pilot-Einführung an der Universität Bielefeld
Die Universität Bielefeld und weitere am Projekt beteiligte Hochschulen werden als Piloten das Installationspaket der neuen Anwendung auf ihren lokalen Dokumentenmanagementsystemen einspielen und für ihre eDrittmittelakte nutzen. Dank der zentralen Entwicklung im NRW-Projekt reduziert sich der Einführungsaufwand bei den Hochschulen auf die lokale Anpassung.

Ausblick
Mit Projektabschluss und Entgegennahme der eDrittmittelakte.NRW übernimmt das Kompetenzzentrum die Unterstützung und Beratung der Hochschulen bei der Implementierung.
Neben der eMasterakte – bestehend aus Aktenstruktur, Metadaten-Sets, Workflows für die Vorgangsbearbeitung und einem Rechte-/Rollenkonzept – stellt es das „Starterpaket eDrittmittelakte.NRW“ zur Verfügung. Die enthaltenen Informationsmaterialien bereiten das für die Einführung notwendige Wissen zielgruppengerecht auf. Ein Kurzüberblick richtet sich an Dezernent*innen und Abteilungsleiter*innen, eine Vorbereitung zur Einführung der Akte liefert den fachlich Mitarbeitenden Themenschläge, die im Vorfeld bedacht werden sollten. Fachlich Zuständige und IT-Abteilungen erhalten Hilfen in Form der Umsetzungsdokumentation und einer Handreichung zur Lokalisierung. Eine Vorlage unterstützt sie darin, ihre hochschulspezifischen Anpassungen der Masterlösung als Basis für spätere Updates selbst zu dokumentieren.
Für die Zeit nach der Implementierung sieht das Kompetenzzentrum ein breit angelegtes Follow-Up-Programm vor. In einer sogenannten Community of Practice können die teilnehmenden Hochschulen den Austausch untereinander organisieren, dabei voneinander lernen und gemeinsam an Weiterentwicklungen arbeiten. Das Kompetenzzentrum stellt Plattformen zum Informationsaustausch bereit, initiiert Fortbildungsangebote über die Hochschulübergreifende Fortbildung NRW ( HÜF-NRW) und koordiniert jährliche Präsenzangebote zum Erfahrungsaustausch.
Bei Fragen rund um die Nutzung der NRW-Masterlösung steht das Kompetenzzentrum unter eakte@dh.nrw.de zur Verfügung.

Konferenzmanagementsystem fuer effiziente Tagungsorganisation

2023-09-18T07:50:01+02:00

Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus.

Beratung durch das Veranstaltungsmanagement
Ein erster Anlaufpunkt für die Planung von Tagungen, Kongressen oder Konferenzen ist der Leitfaden auf den Webseiten des Referats für Kommunikation. Darin können Veranstalter*innen nachlesen, woran sie bei der Organisation denken müssen, wen sie in die Planung einbeziehen sollten und welche Fristen einzuplanen sind. Mit den Kolleg*innen des Veranstaltungsmanagements findet ein erstes obligatorisches Beratungsgespräch statt, in dem festgestellt wird, ob sich der Einsatz von Converia lohnt und welche der angebotenen Service-Module in Frage kommen. Wird entschieden, dass die Software genutzt werden soll, legt das Team von Converia die geplante Veranstaltung mit den passenden Grundeinstellungen an. Die weitere Konfiguration führen die Veranstalter*innen entsprechend den gewünschten Funktionen selbst durch. Das dafür notwendige Anwendungswissen vermittelt Ihnen ein Online-Handbuch in deutscher und englischer Sprache.

Funktionalitäten
Converia bietet zahlreiche Funktionsbausteine, die nach dem Baukastenprinzip kombiniert werden können. Das Teilnahmemanagement bildet in der Regel den Nutzungsschwerpunkt. Die Teilnehmer*innen einer geplanten Tagung registrieren sich online über Converia und buchen die ausgewählten Programmpunkte über eine Warenkorbfunktion. Über die integrierte E-Payment-Lösung können sie die Teilnahmegebühren bequem per Kreditkarte bzw. PayPal oder alternativ per Überweisung bezahlen. Die Rechnungen werden automatisch erzeugt und entlasten die Finanzbuchhaltung erheblich.
Das Leistungspaket von Converia bietet außerdem professionelle Verarbeitungsmöglichkeiten für eingereichte wissenschaftliche Beiträge und deren Bewertungen an.

Weitere Informationen
Für Fragen rund um die Tagungsorganisation und die Nutzung von Converia steht das Veranstaltungsmanagement der Uni Bielefeld unter veranstaltungsmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Digitaler Einstellungsprozess für Hilfskräfte

2023-08-21T16:43:48+02:00

Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration.

Anwendungsfreundliche Abläufe
Die neue technische Lösung überzeugt durch Vorteile für alle Beteiligten. Das systematisch aufgebaute Webformular unterstützt die Fakultäten und Einrichtungen beim Vorausfüllen des Einstellungsantrags in der eAkte. Je nach Status der Hilfskraft (studentisch bzw. mit Bachelor- oder Master-Abschluss) fragt es die logisch passenden Inhalte ab und steuert in einem weiteren Schritt das Erstellen der benötigten Anlagen.
Die Kommunikation mit den einzustellenden Hilfskräften einschließlich des Versands von Anlagen erfolgt per E-Mail. Über die eingesetzte Cloudlösung können die einzustellenden Personen den vorbereiteten Antrag komfortabel ergänzen, sich anhand einer Checkliste über weitere notwendige Dokumente informieren und ein Gesamt-PDF erzeugen. Das zusätzliche Ausfüllen eines Personalbogens entfällt.
Der vollständig überarbeitete Prozess führt zu einer hohen Qualität der erhobenen Daten und erleichtert die weitere Bearbeitung des Einstellungsvorgangs im Dezernat P/O.

Informationen für interne und externe Beteiligte
Die Abteilung P/O.4 des Personaldezernats gibt den einstellenden Einrichtungen und den künftigen Hilfskräften umfassende Informationen über die Abläufe an die Hand.
Auf einer Webseite des Beschäftigtenportals zum Einstellungsprozess für Hilfskräfte finden die Fakultäten und Einrichtungen alle für sie notwendigen Informationen, wie zum Beispiel eine detaillierte Anleitung zum digitalen Einstellungsprozess.
Potentielle Hilfskräfte erhalten das notwendige Wissen über die öffentliche Webseite zu Hilfskraftangelegenheiten, unter anderem durch ein Glossar zu den wichtigsten Begriffen. Eine Videoanleitung für den digitalen Einstellungsprozess ist in Vorbereitung.

eDrittmittelakte auf der Zielgeraden

2023-07-19T09:14:20+02:00

Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort.
In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.

Workflowgestützte Arbeitsschritte zur Drittmittelanzeige
Für die Anzeige eines Drittmittelprojekts beim Rektorat erfassen die Fakultäten und Einrichtungen die notwendigen Daten über ein Webformular und starten den digitalen Verfügungsworkflow. Dieser durchläuft alle für die Drittmittelanzeige erforderlichen Genehmigungs- und Benachrichtigungsschritte. Beispielsweise übergibt er der Projektleitung und dem zuständigen Dekanat bzw. der zuständigen Verwaltung die Aufgabe zur Zustimmung. Auch das Anlegen der eDrittmittelakte erfolgt automatisiert und ersetzt die bisher manuellen Schritte der Drittmittelsachbearbeitung im Dezernat FFT.

NRW-Masterlösung als Basis
Die Struktur und die Workflow-Funktionen der eAkte orientieren sich an der Masterlösung des Projekts E-Drittmittelakte.NRW, die unter Leitung der Universität Bielefeld entwickelt wurde und sich im weiteren Ausbau befindet. Diese Lösung dient als Master für alle NRW-Hochschulen. Die Anwendung der Uni Bielefeld beruht weitgehend auf dem Master und wurde durch kleine, hochschulspezifische Anpassungen modifiziert.
Neben einer einheitlichen Aktenstruktur umfasst die Masterlösung beschreibende Metadaten (Attribute) für Vorgänge und Dokumente. Sie dienen zur Steuerung von Berechtigungen und ermöglichen eine zielgerichtete Suche.
Für den komfortablen Ausbau der eDrittmittelakte entwickelt und testet das NRW-Projektteam derzeit weitere prozessunterstützende Funktionen, die auch in Bielefeld zum Einsatz kommen sollen. So ist zum Beispiel ein Formular in Vorbereitung, das bei den Prüfaufgaben bei Projektabschluss unterstützt.

Pilotbetrieb und weitere Planungen
Für Projekte mit einer Laufzeit über 2024 hinaus ist die Nutzung der eDrittmittelakte verbindlich vorgesehen. Der entsprechende Umbau durch die Piloteinrichtungen ist zum Großteil abgeschlossen. In der begonnenen, letzten Pilotphase werden Erfahrungen mit dem Verfügungsworkflow gesammelt, der bei neu anlaufenden Projekten unterstützt. Die Dauer des Pilotbetriebs hängt von der Bewilligung neuer Projekte ab.
Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase ist der Roll-Out der elektronischen Akte für die Drittmittelprojekte aller Fakultäten und Einrichtungen geplant. Die zuständigen Mitarbeitenden werden in internen Schulungen umfassend auf die Arbeit mit dem neuen System vorbereitet.

Weitere Informationen und Anwendungshilfen
Die Handreichung Dokumentation zur Dateiablage der elektronischen Drittmittelakte informiert über den Aufbau der eDrittmittelakte und die Regelungen zur Ablage von Dokumenten.
Das DMS/eAkte Wiki stellt aussagekräftige Basis-Anleitungen mit Ergänzungen in Bezug auf die eDrittmittelakte bereit:
Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte und Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.
Für Fragen stehen die Prozessverantwortlichen des Dezernats FFT unter drittmittel@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Portal Forschungsinformationen ist online

2023-06-01T08:52:28+02:00

Das neue Forschungsportal der Universität Bielefeld, kurz FIS-Portal, ist seit Anfang Juni 2023 freigeschaltet und macht die Forschungsstärke der Universität in der Außendarstellung sichtbar. In gebündelter Form präsentiert es die Publikationen und Drittmittelprojekte der Forschenden sowie deren Preise und Mitgliedschaften.
Das Portal bildet die für die Öffentlichkeit zugängliche Oberfläche des Forschungsinformationssystems. Dessen Inhalte werden gemeinsam von den zentralen Unterstützungsbereichen und den Wissenschaftler*innen gepflegt. Die Wissenschaftler*innen dokumentieren damit ihre persönlichen Forschungsaktivitäten und unterstützen gleichzeitig die Darstellung der Forschungsleistungen ihrer Fakultät oder ihres Instituts.

Das FIS-Portal wurde als abschließender Teil des Projektes „Forschungsinformationssystem (FIS) und Kerndatensatz Forschung“ unter der Leitung des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorganisation erstellt. Es ersetzt alle bisherigen Teillösungen für Forschungsportale an der Universität Bielefeld.
Die Profile der forschenden Personen in der neuen Plattform sind zusätzlich über die öffentlich einsehbaren PEVZ-Einträge der Wissenschaftler*innen zu erreichen.

Interview zum Forschungsinformationssystem und dem angebundenen Portal
In einem Interview mit Professorin Dr. Angelika Epple, Prorektorin für Forschung und Internationales, und mit Professor Dr. Reinhold Decker, Prorektor für Informationsinfrastruktur und Wirtschaft, gibt uni.intern wieder, was das Forschungsinformationssystem ausmacht und welche Bedeutung ihm zukommt.

Weitere Informationen
Das FIS-Portal ist über den Direktlink www.uni-bielefeld.de/fis-portal für alle Interessierten öffentlich zugänglich.
Auf den Webseiten Forschungsinformationssystem und FIS-Portal im Beschäftigtenportal finden Forschende ausführliche Hinweise für die Darstellung ihres Personenprofils und ihrer Forschungsaktivitäten.

Leitlinie für Cloud-Nutzung

2023-04-11T09:04:37+02:00

Die Universität Bielefeld setzt sich das Ziel, zu den forschungsstärksten Standorten Deutschlands zu gehören und somit für Wissenschaftler*innen und ambitionierte Studierende attraktiv zu sein. Zugleich setzt sie auf eine innovative und zeitgemäße Lehre. Um diese Ziele zu unterstützen, sind international konkurrenzfähige Rahmenbedingungen für die Nutzung von IT-Lösungen einschließlich Cloud-Services erforderlich. Mit der kürzlich beschlossenen Cloud-Leitlinie legt die Universität den strategischen Rahmen für die Cloud-Nutzung fest.

Die Universität Bielefeld befürwortet grundsätzlich die Nutzung von Cloud-Services. Bei der Entscheidung für oder gegen deren Verwendung soll ein risikobasierter Ansatz verfolgt werden. In Bereichen mit nicht-sensiblen Daten soll ein schneller Einsatz, insbesondere für die Forschung, ermöglicht werden.
Die Cloud-Leitlinie definiert die grundlegenden Eckpunkte und Handlungsfelder. Sie soll in einem nächsten Schritt durch ein Konzept zur Umsetzung ergänzt werden.

Eckpunkte und Handlungsfelder
Die Universität will die Potentiale von Clouds – Schnelligkeit und Skalierbarkeit des Auf- und Ausbaus von Diensten sowie hohe Flexibilität und Verfügbarkeit – nutzen, ihren Einsatz aber auch kritisch begleiten. Alle Personen, die für die Hochschule tätig sind, sollen zum verantwortungsvollen Umgang mit der Cloud motiviert und befähigt werden.
In der Wissenschafts-Community übliche Apps will die Universität niederschwellig verfügbar machen und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Umfeld sichern.
Einen hohen Stellenwert räumt die Universität dem selbstbestimmten Handeln im Hinblick auf die Hoheit über ihre Daten ein. Bezüglich Fragen nach Souveränität, Informationssicherheit und Datenschutz müssen die Risiken analysiert und soweit erforderlich auf ein angemessenes Maß reduziert werden.

Zum Projekt
Mit der Cloud-Leitlinie liegt das erste Ergebnis des Projektes „Etablierung eines Cloud-Managements an der Universität“ vor. Aktuell erarbeitet das Projektteam ein umfassendes Konzept zur prozessualen Umsetzung der Cloud-Strategie.
Das Projekt sieht eine vorausschauende Planung und Umsetzung des mit der verstärkten Cloud-Nutzung einhergehenden Wandels in der IT-Organisation vor. Zu den Aufgaben im weiteren Projektverlauf zählen u.a. die Steuerung der schrittweisen Implementierung, die Bereitstellung von Handreichungen und die projektbegleitende Kommunikation sowie Schulungen.
Dem Projektteam gehören Fakultätsvertreter, Mitarbeitende aus BITS, Datenschutz und Compliance sowie der Dezernent von DT/P an.
Die Cloud-Leitlinie (PDF) ist im Beschäftigtenportal hinterlegt und über die Seite https://www.uni-bielefeld.de/intern/dokumente unter der Rubrik „6. IT Services managen“ zu finden.

Projekte und Prozesse zum Thema gemacht

2023-04-03T17:03:04+02:00

Am 27. und 29. März 2023 richtete das Team Projekt- und Prozessmanagement (Dezernat DT/P) die "Tage der Projekte und Prozesse" aus. Die insgesamt sehr gut besuchte Veranstaltung wurde am ersten Tag online, am zweiten Tag in Präsenz durchgeführt. Sie richtete sich an alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung, die mehr über Prozess- und Projektmanagement erfahren wollten.

Das Programm umfasste eine Reihe von Beiträgen unterschiedlicher Formate in zwei parallelen Tracks. In diesem Jahr nahmen zum ersten Mal auch Interessierte und Expert*innen anderer Hochschulen teil und brachten sich intensiv in die Workshops und Diskussionen ein. Das Programm und die Präsentationen der einzelnen Beiträge stehen in der eAkte zum Nachlesen bereit.

Aufgrund des positiven Feedbacks sollen die Tage der Projekte und Prozesse auch im nächsten Jahr wieder angeboten werden.

Prüfungsakte vollständig digital

2023-01-18T15:56:45+01:00

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an.

Während einer Pilotphase testeten mehrere Prüfungsämter die erweiterte Anwendung auf ihre Funktion und Nutzungsfreundlichkeit. Nach kleineren Anpassungen wurde die Digitale Prüfungsakte im Dezember in den Regelbetrieb überführt. Sie ist nun, nach erfolgter Schulung der Kolleg*innen in den Prüfungsämtern, flächendeckend für alle Bachelor- und Master-Abschlüsse, das Staatsexamen Medizin sowie Promotionen im Einsatz.

Die neuen Funktionalitäten wurden im Rahmen des Projektes „Ausbau BIS“ als Teil der Gesamtinitiative Digitaler Campus entwickelt und greifen auf das bestehende Rechtemodell des Systems zurück. Durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und den erforderlichen VPN-Zugang bietet die BIS-Prüfungsverwaltung ein hohes Schutzniveau.

Geplante Weiterentwicklung
Der kontinuierliche Ausbau des BIS läuft parallel zum Regelbetrieb. Als weitere Entwicklung ist vorgesehen, dass auch Studierende und Gutachter*innen in der BIS-Prüfungsverwaltung Dokumente hochladen und einsehen können.

Weitere Informationen
Umfangreiche Infos zum Bielefelder Informationssystem sowie speziell zur BIS-Prüfungsverwaltung stehen im Beschäftigtenportal zur Verfügung.

Neue Startseite der eAkte individualisierbar

2022-11-29T08:32:06+01:00

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten.

Während einige Weiterentwicklungen des DMS nicht direkt sichtbar sind, fällt den Nutzer*innen die neu konzipierte Startseite sofort ins Auge. Statt der großformatigen Kacheln zum Aufrufen von Funktionen sehen sie nun kleinere, als „Widgets“ bezeichnete Schaltflächen. Die Anwender*innen können sie nach persönlichem Bedarf beliebig anordnen, in ihren Abmessungen verändern oder ganz vom Dashboard entfernen. Neu angebotene Widgets, wie beispielsweise „Beobachtet“, können dem Dashboard über eine einfache Auswahl hinzugefügt werden.

Individualisiertes Dashboard der eAkte

Die Funktionen mancher Widgets lassen sich unmittelbar auf dem Dashboard ausführen. So ist zum Beispiel die direkte Eingabe von Suchbegriffen möglich, und über das Widget „Favorisiert“ sind die persönlichen Favoriten mit nur einem Klick erreichbar. Für einzelne Widgets ist ein weiterer Ausbau ihrer Funktionalitäten vorgesehen.

Mit den zusätzlichen Möglichkeiten stellt die bisher weitgehend statische Startseite ihren neuen Namen „Mein Dashboard“ anschaulich unter Beweis. In einer Übergangszeit können sich die Anwender*innen über einen Link wahlweise die Dashboard-Ansicht oder die klassische Ansicht der Startseite anzeigen lassen.

Weitere Informationen
Hinweise zum Einrichten des Dashboards und zum Anpassen der Widgets gehen aus der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte hervor.
Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Prozessportal in der Cloud

2022-10-04T09:15:54+02:00

Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt.

BIC Process Design als Cloud-Lösung ist eine Weiterentwicklung der bisher an der Uni Bielefeld lokal vorgehaltenen Modellierungssoftware. Durch ihren Einsatz an aktuell zwanzig NRW-Hochschulen bildet sie einen gemeinsamen Standard und legt damit den Grundstein für den problemlosen Austausch von Masterprozessen in Kooperationsprojekten.

Prozessportal

Neue Funktionalitäten und Nutzungsfreundlichkeit
Anwender*innen mit lesendem Zugriff haben die Auswahl zwischen unterschiedlichen Ansichten eines Prozessmodells. Neben dem gewohnten Prozessdiagramm als Grafik gibt es nun eine Matrix-Ansicht und eine Ansicht als Prozessausführung zum Durchklicken. Je nach persönlicher Vorliebe können sich Betrachter*innen für die Darstellungsform entscheiden, die ihrem Verständnis nach einer leichten Lesbarkeit und Verständlichkeit am besten entgegenkommt. Neu ist auch eine Versionierung, die den Vergleich mit archivierten Versionen zulässt.
Für die Kolleg*innen mit Modellierungsrechten haben sich durch die Umstellung auf die Cloud-Version ebenfalls komfortable Änderungen in puncto Handhabung und Standards ergeben. Hier wurden die systemseitigen Möglichkeiten zur Einrichtung und Konfiguration erweiterter Funktionen genutzt, um von Anfang an eine hohe Anwendungsfreundlichkeit zu erzielen.

Verstärktes Qualitätsmanagement
Die Publizierung von Prozessen erfolgt zukünftig über einen zweistufigen Freigabeworkflow. Neben der methodischen Prüfung durch das Prozessmanagement folgt die fachliche Prüfung und Freigabe durch die prozessverantwortliche Person. Spätestens drei Jahre nach der Veröffentlichung eines Prozessdiagramms ist eine inhaltliche Prüfung vorgesehen. Die Rolle der Prozessverantwortlichen wird mit diesen Maßnahmen gestärkt und soll sicherstellen, dass die publizierten Prozesse einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen werden.

Zugang zu den Prozessdiagrammen
Das Portal ist für alle Mitarbeitenden über folgenden Link zugänglich:
https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/mybic.
Bei der Anmeldung über die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld werden die individuellen Berechtigungen automatisch übernommen.
Von der Startseite „myBIC“ sind die modellierten Diagramme sowie alle anderen Portalfunktionen und eine aussagekräftige Hilfe erreichbar.
Informationen zum Aufbau der Struktur (Prozesslandkarte) und die Konventionen der Prozessmodellierung in BIC Process Design gehen aus dem Handbuch Prozessorganisation hervor, das in einer neuen Version vorliegt.

Weitere Informationen
Die Webseiten des Prozessmanagement im Beschäftigtenportal vermitteln grundlegendes Wissen zur Prozessorganisation und verlinken zu einer Reihe sogenannter Wissensdokumente mit vielen Detailinfos. Für weitere Fragen steht das Team des Prozessmanagement unter prozessmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Komfortable Kalkulation von Personalkosten

2022-09-26T09:53:55+02:00

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen.

Anwendung und Vorteile der Software
Die Webanwendung greift auf aktuelle Entgelt-/Besoldungs-Tabellen einschließlich bekannter Tarifänderungen zu. Dabei berücksichtigt sie Faktoren wie Stufenaufstiege, Sonderzahlungen und Zusatzversorgung. Zur Abfrage der Datenbank lassen sich die notwendigen Angaben zum Beschäftigtenstatus und zur tariflichen Eingruppierung einer Person über eine intuitiv bedienbare Oberfläche eingeben. Die Abfrage erfolgt grundsätzlich ohne personenbezogene Daten.
Als Ergebnis werden die voraussichtlichen Personalkosten für den angefragten Zeitraum als Arbeitgeberbrutto-Beträge präzise berechnet. Zur Weiterverarbeitung können die ermittelten Ergebnisse als Excel- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
Die dezentrale Bereitstellung des Tools ermöglicht den Anwender*innen eine unabhängige Nutzung und reduziert den administrativen Aufwand in ihren Bereichen sowie im Personaldezernat.

Zugriff und Kontakt
Die Software zur Personalkostenkalkulation ist im Universitätsnetz über folgenden Direktlink zu erreichen:
https://uni-bielefeld.kalkoed.de
Für die Arbeit mit KALKÖD ist keine Registrierung erforderlich.
Nähere Auskünfte zur Anwendung der Software erteilt die Stabsstelle Personalcontrolling.

Anleitungen für eAkte digital aufbereitet

2022-09-13T10:00:17+02:00

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte.

Verbesserungen gegenüber der Vorgänger-Lösung
Das Wiki ersetzt die temporäre Erstlösung, bei der die Anleitungen als PDF-Dateien im DMS abgelegt waren. Jetzt können sich Anwender*innen mit dem Basiswissen vertraut machen, bevor sie das System erstmalig nutzen.
Die Zahl der Bedienungsanleitungen mit vielen praktischen Tipps und Tricks ist seit der Einführung von DMS/eAkte auf mehr als zwanzig angewachsen. Sie sind im Wiki in einer alphabetischen Liste übersichtlich aufgeführt.
Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die komfortable Navigation zwischen den einzelnen Informationseinheiten. Die strukturiert angelegten Texte machen es möglich, dass ein Link ganz gezielt zum relevanten Abschnitt innerhalb einer Anleitung führt.
Bei der Konzeption des Wikis wurden die Anforderungen an eine barrierefreie und gendergerechte Gestaltung besonders berücksichtigt.

Weitere Planungen
Das Projektteam eAkte sieht regelmäßige Updates der beschreibenden Texte vor, um immer den aktuellen Wissensstand weiterzugeben.
Neben den Basisanleitungen sollen prozessspezifische Anleitungen erstellt und über das Wiki zugänglich gemacht werden. Mit der Anleitung zur Erstellung von Hausrundschreiben wurde ein erster Anfang gemacht.

So ist das Wiki zu finden
Der Webauftritt von DMS/eAkte im Beschäftigtenportal ist die primäre Wissensquelle zum Dokumentenmanagementsystem und stellt die Verbindung zum Wiki her. Wenn während der Arbeit in der Anwendung DMS/eAkte Hilfe nötig ist, können die Nutzer*innen über eine Kachel auf dessen Startseite das Wiki aufrufen. Die drei Wissensquellen ergänzen sich gegenseitig und sind an mehreren Stellen untereinander verknüpft.
Für Fragen steht das Projektkernteam unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung. Das Team freut sich auch über Rückmeldungen zu den praktischen Erfahrungen der Anwender*innen, um diese in die weiteren Entwicklungen einfließen zu lassen.

Onboarding digital unterstützt

2022-08-19T08:50:06+02:00

Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel.

Die neuen Abläufe
Die verbesserten Abläufe wurden mit einer Pilotgruppe neuer Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung erfolgreich erprobt und auf alle Beschäftigten mit Arbeitsbeginn ab 1. August 2022 ausgeweitet.
Während die PRISMA-Zugangsdaten in der Vergangenheit per Anschreiben in Papierform oder auch mündlich mitgeteilt wurden, erhalten neue Mitarbeitende nun eine E-Mail an die private Mailadresse und können das PRISMA-Initialpasswort per SMS an die private Mobilfunknummer anfordern. Nach der elektronischen Anmeldung am PRISMA SelfService können Sie bequem von Zuhause ein Foto für ihren neuen Dienstausweis, die UniCard, hochladen und diese am ersten Arbeitstag am InfoPunkt entgegennehmen.
Voraussetzung für den termingerechten Mailversand ist die Einhaltung vereinbarter Fristen durch die einstellenden Bereiche und das Dezernat P/O.
Die persönlichen IT-Konten werden am Tag des Arbeitsbeginns automatisch erzeugt.

Geplanter Ausbau
Im weiteren Ausbau plant die Uni Bielefeld, die persönlichen IT-Konten – darunter das Universitäts-E-Mail-Postfach – ebenfalls vierzehn Tage vor Tätigkeitsbeginn zu erzeugen. Dadurch lassen sich der Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ) und die Vergabe von Zugriffsrechten bereits vor Aufnahme der Tätigkeit vornehmen und neue Kolleg*innen frühzeitig zu Terminen einladen.

Weitere Informationen
Das Beschäftigtenportal vermittelt alle wichtigen Informationen zur Einrichtung der IT-Zugänge sowie zur Beantragung der UniCard sowohl für neue Mitarbeitende als auch für einstellende Bereiche und EDV-Betreuungen.

Über PRISMA
Aufgabe des zentralen Identity Management (IDM) Systems ist die IT-Rechte-Verwaltung. Das sogenannte PRISMA-Portal stellt die Nutzungsoberfläche des IDM-Systems für die Mitarbeitenden der Uni Bielefeld dar. Hierüber können sie ihre persönlichen Stammdaten einsehen und neue IT-Zugänge einrichten lassen.

Services für die Tagungsorganisation

2022-08-11T16:00:31+02:00

Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll.

Transparente Information für Tagungsorganisator*innen

Mit folgenden Angeboten greift die Verwaltung den vorrangigen Wunsch von Professor*innen, Wissenschaftlichen Mitarbeitenden und „FairNetzt“-Vertreter*innen nach erhöhter Informationstransparenz auf:

Auf der Webseite „Wissenschaftliche Tagungen“ – auch über den Kurz-Link www.uni-bielefeld.de/tagungen zu erreichen – stellt das Veranstaltungsmanagement einen umfangreichen Leitfaden zur Verfügung. Die Zusammenstellung umfasst sämtliche Aspekte der Tagungsorganisation, bezogen auf internationale Tagungen mit mehr als 100 Teilnehmenden. Alle Organisationsschritte sind zusätzlich in einer individuell anpassbaren Checkliste (Excel) zusammengefasst. Ergänzend sind die Ansprechpersonen des Serviceteams Tagungsorganisation aufgeführt.
Dieses Serviceteam bildet nach der angebotenen Erstberatung im Veranstaltungsmanagement des Referats für Kommunikation die zentrale Anlauf- und Serviceeinheit für Veranstalter*innen und unterstützt bei der konkreten Tagungsorganisation. Das Team besteht aus je einer Ansprechperson des Referates für Kommunikation und der Dezernate Facility Management, Finanzen und Personal/Organisation. Neben der Beratung im Rahmen ihrer Kompetenzbereiche und der Vermittlung weiterer Ansprechpersonen arbeiten die Team-Mitglieder kontinuierlich an der Verbesserung der Informationen im Beschäftigtenportal, der Services und der Prozesse.

Als weitere Projektergebnisse wurden organisatorische Vereinfachungen und Klärungen in Bezug auf Raumvergabe, Hotelkontingente und die Verwendung von Vorlagen herbeigeführt.

Einsatz eines Konferenzmanagementsystems in Planung

Als weiteres Instrument für die effiziente Organisation von Tagungen und Kongressen ist der Einsatz eines Konferenzmanagementsystems geplant. Hierfür wurde im Rahmen des Programms „Universitätsverwaltung 2025“ das Projekt „Beschaffung eines Konferenzmanagementsystems“ aufgesetzt. Das neue System soll insbesondere Online-Buchungen und internationale Zahlungsabwicklungen ermöglichen.

Lenkungskreis für das Programm Universitätsverwaltung 2025

2022-07-14T08:07:30+02:00

Das Programm Universitätsverwaltung 2025 wird seit Juni 2022 durch einen Lenkungskreis begleitet. In ihm wirken das Rektorat, die Fakultätsleitungen, die zentralen und dezentralen Serviceeinheiten sowie die Personalräte, die Gleichstellung, die Schwerbehindertenvertretung und „FairNetzt“ mit. Der Lenkungskreis kommt zweimal im Jahr zusammen und bringt sich beratend in das Programm ein.

Organisation der Steuerungsebene
Die Governance des Programms Universitätsverwaltung 2025 bestand bislang aus dem Kanzler als Auftraggeber und der Steuerungsgruppe (Ingrid Dieckmann, Frank Klapper, Dr. Christiane Büchter). Die Steuerungsgruppe genehmigt die Planungen des Programms, überwacht und steuert den Fortschritt der Projekte und Maßnahmen und trifft strategische Entscheidungen im Rahmen des Programms. Die Einbindung der Betroffenen bzw. der zukünftigen Nutzer*innen erfolgte bisher im Bedarfsfall über projektspezifische Sounding Boards. Zukünftig berät der Lenkungskreis die Steuerungsgruppe und bindet so die Zielgruppen des Programms und seiner Projekte auch auf Steuerungsebene systematisch ein.

Eckpunkte der Zusammenarbeit
In der konstituierenden Sitzung des Lenkungskreises erläuterte Dr. Stephan Becker in seiner Rolle als Auftraggeber des Programms den Zusammenhang zwischen dem Anspruch der Universität (Unser Anspruch) und der Vision, den Zielen und der Strategie des Programms Universitätsverwaltung 2025 (Präsentation Universitätsverwaltung 2025). Er wünscht sich von den Mitgliedern des Lenkungskreises, dass sie vom Programm überzeugt sind, die Ziele mittragen und die Ergebnisse in die Universität tragen.
Der Lenkungskreis äußerte den Wunsch, dass Betroffene und zukünftige Nutzer*innen zukünftig intensiver und frühzeitiger in die Projekte einbezogen werden. Er sprach sich deutlich dafür aus, den Schwerpunkt des Programms auf die Personalgewinnung und hier vor allem auf die Einstellungsprozesse zu legen.

Über das Programm Universitätsverwaltung 2025
Das 2019 aufgesetzte Programm Universitätsverwaltung 2025 führt die Handlungsfelder Prozessorganisation & Digitalisierung und Personal & Kultur zusammen und stellt die Lebenslagen der Kund*innen, Wissenschaftler*innen und Studierenden der Uni Bielefeld in den Mittelpunkt. Ziel des Programms Universitätsverwaltung 2025 ist eine moderne Verwaltung, die für Forschung, Studium und Lehre optimale Unterstützung bietet.
Eine ausführliche Darstellung dieses Programms bietet der Webauftritt Universitätsverwaltung 2025 im Beschäftigtenportal.

Neuer Standard im Prozessmanagement

2022-05-18T07:58:06+02:00

Die Umstellung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen an der Uni Bielefeld ist erfolgreich abgeschlossen. Alle im Prozessportal publizierten Prozessdiagramme entsprechen nun dem internationalen Standard der Modellierungsmethode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Die neue Darstellungsform gliedert die Prozesse nach den Rollen der Beteiligten und macht die Abläufe übersichtlich und leicht erfassbar. Die Einführung des neuen Standards ist zugleich ein Schritt in Richtung der Kooperation mit anderen Hochschulen.

Grafische Prozessmodelle entstehen vor allem im Zusammenhang mit Digitalisierungsprojekten. Die Uni Bielefeld erfasst, analysiert und optimiert sukzessive alle zentralen Prozesse und bereitet ihre weitgehende Digitalisierung vor.

Mit der Umstellung auf BPMN 2.0 folgt die Uni Bielefeld der landeseinheitlichen Regelung entsprechend dem E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen. Die Anwendung des geltenden Standards erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit und den Austausch in hochschulübergreifenden Projekten.

Die publizierten Prozesse sind für alle Beschäftigten im Prozessportal einsehbar. Weitere Informationen zum Thema Prozessmanagement an der Uni Bielefeld vermittelt der Webauftritt Prozessmanagement im Beschäftigtenportal.

Für Fragen ist das Team des Prozessmanagement über prozessorganisation@uni-bielefeld.de erreichbar.

FlexWork "just in time" gestartet

2022-05-16T10:53:41+02:00

Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

Aufgaben und Inhalte des Projekts

Die Dienstvereinbarung selbst berücksichtigt vielschichtige Aspekte in Bezug auf den Betrieb der Universität sowie die Belange der Mitarbeitenden. Daraus ergaben sich die wichtigsten Arbeitspakete:

Technische Anpassung von SAP und Klären der Antragsprozesse
Kommunikation über die neuen Regelungen, Erarbeiten eines Leitfadens für die Arbeit im Homeoffice sowie fortlaufendes Aktualisieren des Informationsangebotes im Beschäftigtenportal
Planen und Organisieren von Fortbildungs- und Beratungsangeboten
Auswählen und Beschaffen von Ausstattung (Laptops und Zubehör, Technik für hybride Meetings, Bürostühle)
Beauftragen der Evaluation

Zusammenarbeit im Projekt

Das Projektteam traf sich einmal wöchentlich für einen kurzen digitalen Austausch zum aktuellen Stand der Aufgaben und zur Besprechung der wichtigsten Fragen und nutzte dafür das Projektmanagement-Tool „Jira“. Jedes Teammitglied war für einen Teil der Arbeitspakete verantwortlich und arbeitete diese (mit weiteren Personen) außerhalb des Regeltermins ab. Damit konnten alle wichtigen Aufgaben zum Start der FlexWork durchgeführt werden.

Weitere Informationen

Die Webseiten Dienstvereinbarung „FlexWork“ im Beschäftigtenportal informieren umfassend über die Neuerungen. Hier finden die Mitarbeitenden unter anderem Anleitungen, praktische Tipps und Unterstützungsangebote.

„Jira“ ist ein Werkzeug für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement, das in verschiedensten Anwendungsfällen genutzt werden kann. Weitere Informationen stellt das BITS in seinem Servicekatalog zur Verfügung.