Universitätsverwaltung 2025

Bilanz zum Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025"

2025-03-31T12:08:10+02:00

Kanzler Becker zieht Bilanz zum Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025"

Im Februar 2025 endete das Programm „Universitätsverwaltung 2025“ an der Universität Bielefeld und wird ab sofort als Daueraufgabe im Regelbetrieb fortgeführt. Ziel ist eine moderne Verwaltung, die der Wissenschaft den bestmöglichen Service bietet und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt. Im Podcast „uni.intern – im Gespräch mit dem Rektorat“ äußert sich Kanzler Dr. Stephan Becker zu seinen persönlichen Highlights des Programms und dazu, welche Bedeutung insbesondere die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung für seine Arbeit als Kanzler haben.

Zum vollständigen Beitrag in uni.intern unter dem Titel „Wir wollen einfacher, schneller und besser werden.“

Mit dem Ende des Programms "Universitätsverwaltung 2025" endet auch der Blog Universitätsverwaltung 2025. Über Aktuelles bei der Fortführung der Aufgaben berichtet der Blog Transformation und Zusammenarbeit.

Digitale Formulare mit Workflow-Unterstützung

2024-09-30T08:41:16+02:00

Für die Gestaltung digitaler Formulare hat die Universität Bielefeld mit dem System „formcycle“ eine neue Generation von Formularsoftware eingeführt. Das System ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung web-basierter Formulare mit Workflow-Unterstützung. Als Anwender*innen können interne und externe Personen in Zusammenarbeit Formulare ausfüllen und ohne Medienbruch oder redundante Datenpflege weiterbearbeiten. Den Aufbau und die Ausgestaltung komfortabler Formulare bietet die Verwaltung als zentralen Service an.

Grundlegende Funktionalitäten des neuen Tools
Die neue Software eröffnet ein breites Spektrum an Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten. Es lassen sich umfangreiche und zugleich übersichtliche Formulare erzeugen, die für die Anwender*innen einfach zu bedienen sind. Zum Beispiel passen sich die nutzungsfreundlichen Web-Formulare in der Darstellung an die Größe des verwendeten Endgerätes, z. B. Tablet oder Smartphone, an. Komfortable Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine interaktive Gestaltung. So können beispielsweise optionale Felder in Abhängigkeit von bereits gemachten Angaben ein- oder ausgeblendet werden. Zudem lassen sich durch die Verwendung der Workflow-Komponente Genehmigungsprozesse oder ein zeitgesteuerter Versand abbilden. Je nach Nutzungszweck sind die Formulare öffentlich zugänglich, durch ein Passwort oder durch die Webauthentifizierung der Universität Bielefeld, das sogenannte Shibboleth-Login, geschützt. Selbstverständlich gewährleistet die als Private-Cloud-Lösung betriebene Software eine datenschutzkonforme Verarbeitung der erhobenen Daten.

Einführungsplanung
formcycle wird die bisher an der Universität Bielefeld genutzte Software „FormTools“ Schritt für Schritt ablösen. Im laufenden Einführungsprojekt sollen zur Erprobung des Tools vier verschiedenartige Anwendungsfälle mit der neuen Software umgesetzt werden. Als erste Anwendung ist jetzt die digitale Reisekostenabrechnung von Gästen als Pilot gestartet. Nach dem Probebetrieb ist unter anderem vorgesehen, sukzessive workflowgestützte Webformulare für den Personalbereich zu entwickeln. Insbesondere bei komplexen Antragsverfahren bietet formcycle vielfältige Möglichkeiten für die digitale Transformation der Universitätsverwaltung.

Weitere Informationen
Nähere Informationen zum Management digitaler Formulare mit formcycle gehen aus dem Beschäftigtenportal hervor.

Ausbau der digitalen Services für Studierende

2024-08-08T13:58:29+02:00

Rechtzeitig zu Beginn der Einschreibungs- und Rückmeldungsfrist für das Wintersemester 2024/25 ist das Bewerbungs- und Statusportal für Studierende mit neuen Funktionen live gegangen. Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, bietet das Portal bei BAföG-Anträgen einen optionalen Datenaustausch mit dem BAföG-Amt des Studierendenwerks Bielefeld an. Darüber hinaus können Studierende wichtige Anträge online stellen und Statusmeldungen sowie Bescheinigungen des Studierendensekretariats über das Portal entgegennehmen.

Einwilligung zum Datenaustausch mit dem BAföG-Amt
Wichtige Informationen über ihre Einschreibung können Studierende als sogenannte BAföG-Bescheinigung aus dem Bewerbungs- und Statusportal herunterladen und mit ihrem BAföG-Antrag einreichen. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, die für einen Antrag relevanten Daten dem BAföG-Amt über einen Datenaustausch zur Verfügung zu stellen. Die dafür notwendige Einwilligung erteilen Studierende im Bereich „Studienservice“ des Bewerbungs- und Statusportals. Das BAföG-Amt kann die benötigten Daten direkt im Portal abrufen und vermeidet so gegebenenfalls zeitaufwändige Nachfragen bei der antragstellenden Person. Schon wenige Tage nach der Freischaltung haben mehrere Hundert Studierende von der optionalen Einwilligung zum Datenaustausch Gebrauch gemacht. Sie dürfen mit weniger Nachfragen und schnelleren BAföG-Bescheiden rechnen.

Online-Anträge und -Bescheide
Der Bereich „Studienservice“ im Bewerbungs- und Statusportal entwickelt sich für die Studierenden zu einem zentralen Anlaufpunkt mit zunehmend mehr Möglichkeiten, wie beispielsweise einer erleichterten Antragstellung. Über neu entwickelte Online-Anträge können Studierende nun ihre Exmatrikulation, eine Beurlaubung oder eine Erstattung von Semesterbeiträgen beantragen. Die Bearbeitung durch die zuständigen Sachbearbeiter*innen des Studierendensekretariats erfolgt medienbruchfrei im Portal. Alle Bescheinigungen und Bescheide liegen dort zentral für die Antragsteller*innen zum Download bereit. Im Bereich der Anträge sind weitere Ausbaustufen geplant, wie beispielsweise die Umsetzung eines Online-Antrags bei Namensänderung. Mit den Neuerungen werden wesentliche Meilensteine auf dem Weg zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes erreicht.

Digitale Services entsprechend dem Onlinezugangsgesetz (OZG)
Das Studierendensekretariat entwickelt das Bewerbungs- und Statusportal im Rahmen des Projektes „Vollständige Digitalisierung der Prozesse des Studierendensekretariats / Umsetzung OZG“ beständig weiter. Beim digitalen Ausbau der angebotenen Services folgt die Universität Bielefeld dem „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen - Onlinezugangsgesetz (OZG)“. Dieses sieht vor, dass Bund und Länder Verwaltungsleistungen in Portalen elektronisch anbieten. Dabei stellt das Gesetz die Nutzer*innenorientierung als oberstes Prinzip der Verwaltungsdigitalisierung in den Fokus.

Weitere Informationen
Weiterführende Service- und Kontakt-Informationen des Studierendensekretariats gehen aus den Webseiten des Studierendensekretariats hervor.

Digitale Reisekostenabrechnung für Gäste der Universität

2024-08-06T16:39:25+02:00

Bei der Erstattung von Reiseauslagen eingeladener Personen geht die Universität Bielefeld neue Wege. Die Anträge auf Kostenerstattung werden zukünftig durch die Gäste digital erstellt und an der Universität über den regulären Prozess der Eingangsrechnungen bearbeitet. Organisatorische Neuerungen gestalten die Abläufe für Interne und Externe einfach, transparent und nutzungsfreundlich. Das neue Verfahren wird zunächst von zwei Fakultäten im Pilotbetrieb getestet.

Transparenz und komfortable Abläufe für Eingeladene
Bereits bei der Einladung – meist durch eine Fakultät oder eine wissenschaftliche Einrichtung – erhält die eingeladene Person eine Informationsmail zur Reiseplanung mit einem Link auf das Merkblatt zur Reisekostenerstattung. So ist der Gast von Anfang an über die erstattungsfähigen Kosten informiert. Direkt nach Abschluss der besuchten Veranstaltung übermittelt das Formulartool „formcycle“ einen Link zu dem persönlichen Antrag auf Reisekostenerstattung. Dieses Webformular enthält bereits abrechnungsrelevante Daten zur Reise, welche die Kontaktperson an der Universität Bielefeld – parallel zum Versand der Einladung – in formcycle hinterlegt hat. Der*die Eingeladene kann nun den Antrag ausfüllen und die Belege hochladen. Formcycle erzeugt ein zusammenhängendes PDF und sendet dieses per E-Mail als Rechnung an die Universität.

Vereinfachte Rechnungsbearbeitung
Die eingehende Rechnung durchläuft den regulären Workflow für Eingangsrechnungen in SAP. Pflichteingaben im Webformular von formcycle gewährleisten, dass alle für die Rechnungsbearbeitung benötigten Angaben vorliegen. Die Qualitätskontrolle ist somit vorweggenommen und erfordert keine manuelle Nachbearbeitung. Die fachlich genehmigende Person in der Fakultät oder Einrichtung prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit und gibt sie zur Buchung frei. Bei Fragen können die fachlichen Genehmiger*innen im Rahmen des regulären Workflows die Reisekosten-Sachbearbeiter*innen einbeziehen.

Pilotbetrieb
Als erste Piloteinrichtungen führen die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und die Fakultät für Mathematik mit zwei Sonderforschungsbereichen das neue Verfahren ein. Sie starten zum Ende des Sommersemesters 2024 und planen die durchgängige Nutzung für alle Einladungen ab Oktober 2024.

Weitere Informationen
Für Fragen im Zusammenhang mit dem neuen Verfahren stehen die Kolleg*innen des Teams Personalservices Beamte & Reisekosten (P/O.1) zur Verfügung.

Service-Portfolio für Gastwissenschaftler*innen

2024-04-11T09:03:01+02:00

Das International Office hat in einem Projekt ermittelt, welche spezifischen Bedürfnisse internationale Gastwissenschaftler*innen während ihres Aufenthalts an der Uni Bielefeld in Bezug auf Service-Angebote haben. Als Ergebnis konnten nun einheitliche Regelungen für alle Gastwissenschaftler*innen – national wie international – erzielt werden. Eine besondere Rolle kommt der UniCard als Gastwissenschaftler*innen-Ausweis zu. Sie ist der Schlüssel für die Nutzung der Bibliotheks-Services und für Mensa-Mahlzeiten zum Beschäftigtentarif.

Automatisierte Zuweisung der IT-Zugänge
Trotz heterogener Voraussetzungen bzgl. Herkunft und Verweildauer von Gastwissenschaftler*innen gelang es im Rahmen des Projektes, allgemeingültige Anforderungen an die Bereitstellung von Services zu definieren und prozessual zu regeln. Für die vertraglichen Vereinbarungen entstanden einheitliche Vorlagen mit englischer Übersetzung.
Die neuen Services ergänzen die vorhandenen Angebote, wie zum Beispiel die Services des International Office, die Teilnahme am Hochschulsport oder den PEVZ-Eintrag als Voraussetzung zur Nutzung elektronischer Lernplattformen. Die notwendigen IT-Zugänge werden den Mitgliedern dieser Personengruppe zukünftig bereits bei ihrer Registrierung automatisiert zugewiesen. So steht den Gastwissenschaftler*innen bei Stellenantritt das gesamte Service-Portfolio sofort zur Verfügung – ein klarer Beitrag zum positiven Bild der Universität und ihrer Willkommenskultur.

Weitere digitale Unterstützung in Vorbereitung
Positives Feedback zum neuen Standard äußern auch die Verwaltungsleitungen von Fakultäten und Einrichtungen. Sie sehen Vorteile in der Gleichbehandlung der Gastwissenschaftler*innen und den klar geregelten Abläufen. Zudem schätzen sie die Ablösung der aufwändigen, manuellen Rechtevergabe.
Weitere, noch umzusetzende Optimierungsmaßnahmen verspricht der künftige Prozess durch die digitale Anmeldung als Gastwissenschaftler*in über ein Webformular und die geplante Nutzung der eAkte.
Aktuelle Informationen und Dokumente sind auf der Webseite Gastwissenschaftler*innen des Dezernats P/O einsehbar.

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Projekte und Prozesse an der Universität Bielefeld

2024-03-21T11:55:00+01:00

In der zweitägigen Veranstaltung „Tage der Projekte und Prozesse 2024“ (PPM-Tage) am 18. und 19. März 2024 konnten sich Beschäftigte der Uni Bielefeld über Aktuelles und Wissenswertes zu diesem Themenkomplex informieren. Das Team Projekt- und Prozessmanagement des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorientierung (DT/P) hatte ein vielseitiges Programm zusammengestellt, das teils in Online-Meetings, teils in Präsenzveranstaltungen unterschiedlicher Formate angeboten wurde.

Die PPM-Tage fanden bereits zum dritten Mal statt und wurden erstmals durch die Personalentwicklung organisatorisch unterstützt. Wie im Vorjahr gab es zwei parallele Tracks, aus denen interessierte Beschäftigte ihr Programm je nach Zielgruppe individuell zusammenstellen konnten. Aufgrund der positiven Erfahrungen der PPM-Tage aus dem Vorjahr waren erneut externe Referent*innen einbezogen, um Erfahrungsberichte aus anderen Hochschulen einfließen zu lassen.

Besonderes Interesse fand der Eröffnungsvortrag zur Digitalisierung an Hochschulen, der aktuelle Entwicklungen und Tendenzen an der Ruhr-Universität Bochum und der Universität Bielefeld in den Mittelpunkt stellte. Ein weiteres Highlight war die Vorstellung der neu eingeführten Software zur Erstellung digitaler Formulare mit Workflowunterstützung.

Das gesamte Veranstaltungsprogramm ist im Beschäftigtenportal einsehbar. Die gezeigten Präsentationen stehen als Wissensdokumente in der eAkte zur Verfügung.

Konferenzmanagementsystem fuer effiziente Tagungsorganisation

2023-09-18T07:50:01+02:00

Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus.

Beratung durch das Veranstaltungsmanagement
Ein erster Anlaufpunkt für die Planung von Tagungen, Kongressen oder Konferenzen ist der Leitfaden auf den Webseiten des Referats für Kommunikation. Darin können Veranstalter*innen nachlesen, woran sie bei der Organisation denken müssen, wen sie in die Planung einbeziehen sollten und welche Fristen einzuplanen sind. Mit den Kolleg*innen des Veranstaltungsmanagements findet ein erstes obligatorisches Beratungsgespräch statt, in dem festgestellt wird, ob sich der Einsatz von Converia lohnt und welche der angebotenen Service-Module in Frage kommen. Wird entschieden, dass die Software genutzt werden soll, legt das Team von Converia die geplante Veranstaltung mit den passenden Grundeinstellungen an. Die weitere Konfiguration führen die Veranstalter*innen entsprechend den gewünschten Funktionen selbst durch. Das dafür notwendige Anwendungswissen vermittelt Ihnen ein Online-Handbuch in deutscher und englischer Sprache.

Funktionalitäten
Converia bietet zahlreiche Funktionsbausteine, die nach dem Baukastenprinzip kombiniert werden können. Das Teilnahmemanagement bildet in der Regel den Nutzungsschwerpunkt. Die Teilnehmer*innen einer geplanten Tagung registrieren sich online über Converia und buchen die ausgewählten Programmpunkte über eine Warenkorbfunktion. Über die integrierte E-Payment-Lösung können sie die Teilnahmegebühren bequem per Kreditkarte bzw. PayPal oder alternativ per Überweisung bezahlen. Die Rechnungen werden automatisch erzeugt und entlasten die Finanzbuchhaltung erheblich.
Das Leistungspaket von Converia bietet außerdem professionelle Verarbeitungsmöglichkeiten für eingereichte wissenschaftliche Beiträge und deren Bewertungen an.

Weitere Informationen
Für Fragen rund um die Tagungsorganisation und die Nutzung von Converia steht das Veranstaltungsmanagement der Uni Bielefeld unter veranstaltungsmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Portal Forschungsinformationen ist online

2023-06-01T08:52:28+02:00

Das neue Forschungsportal der Universität Bielefeld, kurz FIS-Portal, ist seit Anfang Juni 2023 freigeschaltet und macht die Forschungsstärke der Universität in der Außendarstellung sichtbar. In gebündelter Form präsentiert es die Publikationen und Drittmittelprojekte der Forschenden sowie deren Preise und Mitgliedschaften.
Das Portal bildet die für die Öffentlichkeit zugängliche Oberfläche des Forschungsinformationssystems. Dessen Inhalte werden gemeinsam von den zentralen Unterstützungsbereichen und den Wissenschaftler*innen gepflegt. Die Wissenschaftler*innen dokumentieren damit ihre persönlichen Forschungsaktivitäten und unterstützen gleichzeitig die Darstellung der Forschungsleistungen ihrer Fakultät oder ihres Instituts.

Das FIS-Portal wurde als abschließender Teil des Projektes „Forschungsinformationssystem (FIS) und Kerndatensatz Forschung“ unter der Leitung des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorganisation erstellt. Es ersetzt alle bisherigen Teillösungen für Forschungsportale an der Universität Bielefeld.
Die Profile der forschenden Personen in der neuen Plattform sind zusätzlich über die öffentlich einsehbaren PEVZ-Einträge der Wissenschaftler*innen zu erreichen.

Interview zum Forschungsinformationssystem und dem angebundenen Portal
In einem Interview mit Professorin Dr. Angelika Epple, Prorektorin für Forschung und Internationales, und mit Professor Dr. Reinhold Decker, Prorektor für Informationsinfrastruktur und Wirtschaft, gibt uni.intern wieder, was das Forschungsinformationssystem ausmacht und welche Bedeutung ihm zukommt.

Weitere Informationen
Das FIS-Portal ist über den Direktlink www.uni-bielefeld.de/fis-portal für alle Interessierten öffentlich zugänglich.
Auf den Webseiten Forschungsinformationssystem und FIS-Portal im Beschäftigtenportal finden Forschende ausführliche Hinweise für die Darstellung ihres Personenprofils und ihrer Forschungsaktivitäten.

Leitlinie für Cloud-Nutzung

2023-04-11T09:04:37+02:00

Die Universität Bielefeld setzt sich das Ziel, zu den forschungsstärksten Standorten Deutschlands zu gehören und somit für Wissenschaftler*innen und ambitionierte Studierende attraktiv zu sein. Zugleich setzt sie auf eine innovative und zeitgemäße Lehre. Um diese Ziele zu unterstützen, sind international konkurrenzfähige Rahmenbedingungen für die Nutzung von IT-Lösungen einschließlich Cloud-Services erforderlich. Mit der kürzlich beschlossenen Cloud-Leitlinie legt die Universität den strategischen Rahmen für die Cloud-Nutzung fest.

Die Universität Bielefeld befürwortet grundsätzlich die Nutzung von Cloud-Services. Bei der Entscheidung für oder gegen deren Verwendung soll ein risikobasierter Ansatz verfolgt werden. In Bereichen mit nicht-sensiblen Daten soll ein schneller Einsatz, insbesondere für die Forschung, ermöglicht werden.
Die Cloud-Leitlinie definiert die grundlegenden Eckpunkte und Handlungsfelder. Sie soll in einem nächsten Schritt durch ein Konzept zur Umsetzung ergänzt werden.

Eckpunkte und Handlungsfelder
Die Universität will die Potentiale von Clouds – Schnelligkeit und Skalierbarkeit des Auf- und Ausbaus von Diensten sowie hohe Flexibilität und Verfügbarkeit – nutzen, ihren Einsatz aber auch kritisch begleiten. Alle Personen, die für die Hochschule tätig sind, sollen zum verantwortungsvollen Umgang mit der Cloud motiviert und befähigt werden.
In der Wissenschafts-Community übliche Apps will die Universität niederschwellig verfügbar machen und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Umfeld sichern.
Einen hohen Stellenwert räumt die Universität dem selbstbestimmten Handeln im Hinblick auf die Hoheit über ihre Daten ein. Bezüglich Fragen nach Souveränität, Informationssicherheit und Datenschutz müssen die Risiken analysiert und soweit erforderlich auf ein angemessenes Maß reduziert werden.

Zum Projekt
Mit der Cloud-Leitlinie liegt das erste Ergebnis des Projektes „Etablierung eines Cloud-Managements an der Universität“ vor. Aktuell erarbeitet das Projektteam ein umfassendes Konzept zur prozessualen Umsetzung der Cloud-Strategie.
Das Projekt sieht eine vorausschauende Planung und Umsetzung des mit der verstärkten Cloud-Nutzung einhergehenden Wandels in der IT-Organisation vor. Zu den Aufgaben im weiteren Projektverlauf zählen u.a. die Steuerung der schrittweisen Implementierung, die Bereitstellung von Handreichungen und die projektbegleitende Kommunikation sowie Schulungen.
Dem Projektteam gehören Fakultätsvertreter, Mitarbeitende aus BITS, Datenschutz und Compliance sowie der Dezernent von DT/P an.
Die Cloud-Leitlinie (PDF) ist im Beschäftigtenportal hinterlegt und über die Seite https://www.uni-bielefeld.de/intern/dokumente unter der Rubrik „6. IT Services managen“ zu finden.

Projekte und Prozesse zum Thema gemacht

2023-04-03T17:03:04+02:00

Am 27. und 29. März 2023 richtete das Team Projekt- und Prozessmanagement (Dezernat DT/P) die "Tage der Projekte und Prozesse" aus. Die insgesamt sehr gut besuchte Veranstaltung wurde am ersten Tag online, am zweiten Tag in Präsenz durchgeführt. Sie richtete sich an alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung, die mehr über Prozess- und Projektmanagement erfahren wollten.

Das Programm umfasste eine Reihe von Beiträgen unterschiedlicher Formate in zwei parallelen Tracks. In diesem Jahr nahmen zum ersten Mal auch Interessierte und Expert*innen anderer Hochschulen teil und brachten sich intensiv in die Workshops und Diskussionen ein. Das Programm und die Präsentationen der einzelnen Beiträge stehen in der eAkte zum Nachlesen bereit.

Aufgrund des positiven Feedbacks sollen die Tage der Projekte und Prozesse auch im nächsten Jahr wieder angeboten werden.

Prüfungsakte vollständig digital

2023-01-18T15:56:45+01:00

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an.

Während einer Pilotphase testeten mehrere Prüfungsämter die erweiterte Anwendung auf ihre Funktion und Nutzungsfreundlichkeit. Nach kleineren Anpassungen wurde die Digitale Prüfungsakte im Dezember in den Regelbetrieb überführt. Sie ist nun, nach erfolgter Schulung der Kolleg*innen in den Prüfungsämtern, flächendeckend für alle Bachelor- und Master-Abschlüsse, das Staatsexamen Medizin sowie Promotionen im Einsatz.

Die neuen Funktionalitäten wurden im Rahmen des Projektes „Ausbau BIS“ als Teil der Gesamtinitiative Digitaler Campus entwickelt und greifen auf das bestehende Rechtemodell des Systems zurück. Durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und den erforderlichen VPN-Zugang bietet die BIS-Prüfungsverwaltung ein hohes Schutzniveau.

Geplante Weiterentwicklung
Der kontinuierliche Ausbau des BIS läuft parallel zum Regelbetrieb. Als weitere Entwicklung ist vorgesehen, dass auch Studierende und Gutachter*innen in der BIS-Prüfungsverwaltung Dokumente hochladen und einsehen können.

Weitere Informationen
Umfangreiche Infos zum Bielefelder Informationssystem sowie speziell zur BIS-Prüfungsverwaltung stehen im Beschäftigtenportal zur Verfügung.

Prozessportal in der Cloud

2022-10-04T09:15:54+02:00

Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt.

BIC Process Design als Cloud-Lösung ist eine Weiterentwicklung der bisher an der Uni Bielefeld lokal vorgehaltenen Modellierungssoftware. Durch ihren Einsatz an aktuell zwanzig NRW-Hochschulen bildet sie einen gemeinsamen Standard und legt damit den Grundstein für den problemlosen Austausch von Masterprozessen in Kooperationsprojekten.

Prozessportal

Neue Funktionalitäten und Nutzungsfreundlichkeit
Anwender*innen mit lesendem Zugriff haben die Auswahl zwischen unterschiedlichen Ansichten eines Prozessmodells. Neben dem gewohnten Prozessdiagramm als Grafik gibt es nun eine Matrix-Ansicht und eine Ansicht als Prozessausführung zum Durchklicken. Je nach persönlicher Vorliebe können sich Betrachter*innen für die Darstellungsform entscheiden, die ihrem Verständnis nach einer leichten Lesbarkeit und Verständlichkeit am besten entgegenkommt. Neu ist auch eine Versionierung, die den Vergleich mit archivierten Versionen zulässt.
Für die Kolleg*innen mit Modellierungsrechten haben sich durch die Umstellung auf die Cloud-Version ebenfalls komfortable Änderungen in puncto Handhabung und Standards ergeben. Hier wurden die systemseitigen Möglichkeiten zur Einrichtung und Konfiguration erweiterter Funktionen genutzt, um von Anfang an eine hohe Anwendungsfreundlichkeit zu erzielen.

Verstärktes Qualitätsmanagement
Die Publizierung von Prozessen erfolgt zukünftig über einen zweistufigen Freigabeworkflow. Neben der methodischen Prüfung durch das Prozessmanagement folgt die fachliche Prüfung und Freigabe durch die prozessverantwortliche Person. Spätestens drei Jahre nach der Veröffentlichung eines Prozessdiagramms ist eine inhaltliche Prüfung vorgesehen. Die Rolle der Prozessverantwortlichen wird mit diesen Maßnahmen gestärkt und soll sicherstellen, dass die publizierten Prozesse einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen werden.

Zugang zu den Prozessdiagrammen
Das Portal ist für alle Mitarbeitenden über folgenden Link zugänglich:
https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/mybic.
Bei der Anmeldung über die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld werden die individuellen Berechtigungen automatisch übernommen.
Von der Startseite „myBIC“ sind die modellierten Diagramme sowie alle anderen Portalfunktionen und eine aussagekräftige Hilfe erreichbar.
Informationen zum Aufbau der Struktur (Prozesslandkarte) und die Konventionen der Prozessmodellierung in BIC Process Design gehen aus dem Handbuch Prozessorganisation hervor, das in einer neuen Version vorliegt.

Weitere Informationen
Die Webseiten des Prozessmanagement im Beschäftigtenportal vermitteln grundlegendes Wissen zur Prozessorganisation und verlinken zu einer Reihe sogenannter Wissensdokumente mit vielen Detailinfos. Für weitere Fragen steht das Team des Prozessmanagement unter prozessmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Komfortable Kalkulation von Personalkosten

2022-09-26T09:53:55+02:00

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen.

Anwendung und Vorteile der Software
Die Webanwendung greift auf aktuelle Entgelt-/Besoldungs-Tabellen einschließlich bekannter Tarifänderungen zu. Dabei berücksichtigt sie Faktoren wie Stufenaufstiege, Sonderzahlungen und Zusatzversorgung. Zur Abfrage der Datenbank lassen sich die notwendigen Angaben zum Beschäftigtenstatus und zur tariflichen Eingruppierung einer Person über eine intuitiv bedienbare Oberfläche eingeben. Die Abfrage erfolgt grundsätzlich ohne personenbezogene Daten.
Als Ergebnis werden die voraussichtlichen Personalkosten für den angefragten Zeitraum als Arbeitgeberbrutto-Beträge präzise berechnet. Zur Weiterverarbeitung können die ermittelten Ergebnisse als Excel- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
Die dezentrale Bereitstellung des Tools ermöglicht den Anwender*innen eine unabhängige Nutzung und reduziert den administrativen Aufwand in ihren Bereichen sowie im Personaldezernat.

Zugriff und Kontakt
Die Software zur Personalkostenkalkulation ist im Universitätsnetz über folgenden Direktlink zu erreichen:
https://uni-bielefeld.kalkoed.de
Für die Arbeit mit KALKÖD ist keine Registrierung erforderlich.
Nähere Auskünfte zur Anwendung der Software erteilt die Stabsstelle Personalcontrolling.

Onboarding digital unterstützt

2022-08-19T08:50:06+02:00

Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel.

Die neuen Abläufe
Die verbesserten Abläufe wurden mit einer Pilotgruppe neuer Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung erfolgreich erprobt und auf alle Beschäftigten mit Arbeitsbeginn ab 1. August 2022 ausgeweitet.
Während die PRISMA-Zugangsdaten in der Vergangenheit per Anschreiben in Papierform oder auch mündlich mitgeteilt wurden, erhalten neue Mitarbeitende nun eine E-Mail an die private Mailadresse und können das PRISMA-Initialpasswort per SMS an die private Mobilfunknummer anfordern. Nach der elektronischen Anmeldung am PRISMA SelfService können Sie bequem von Zuhause ein Foto für ihren neuen Dienstausweis, die UniCard, hochladen und diese am ersten Arbeitstag am InfoPunkt entgegennehmen.
Voraussetzung für den termingerechten Mailversand ist die Einhaltung vereinbarter Fristen durch die einstellenden Bereiche und das Dezernat P/O.
Die persönlichen IT-Konten werden am Tag des Arbeitsbeginns automatisch erzeugt.

Geplanter Ausbau
Im weiteren Ausbau plant die Uni Bielefeld, die persönlichen IT-Konten – darunter das Universitäts-E-Mail-Postfach – ebenfalls vierzehn Tage vor Tätigkeitsbeginn zu erzeugen. Dadurch lassen sich der Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ) und die Vergabe von Zugriffsrechten bereits vor Aufnahme der Tätigkeit vornehmen und neue Kolleg*innen frühzeitig zu Terminen einladen.

Weitere Informationen
Das Beschäftigtenportal vermittelt alle wichtigen Informationen zur Einrichtung der IT-Zugänge sowie zur Beantragung der UniCard sowohl für neue Mitarbeitende als auch für einstellende Bereiche und EDV-Betreuungen.

Über PRISMA
Aufgabe des zentralen Identity Management (IDM) Systems ist die IT-Rechte-Verwaltung. Das sogenannte PRISMA-Portal stellt die Nutzungsoberfläche des IDM-Systems für die Mitarbeitenden der Uni Bielefeld dar. Hierüber können sie ihre persönlichen Stammdaten einsehen und neue IT-Zugänge einrichten lassen.

Services für die Tagungsorganisation

2022-08-11T16:00:31+02:00

Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll.

Transparente Information für Tagungsorganisator*innen

Mit folgenden Angeboten greift die Verwaltung den vorrangigen Wunsch von Professor*innen, Wissenschaftlichen Mitarbeitenden und „FairNetzt“-Vertreter*innen nach erhöhter Informationstransparenz auf:

Auf der Webseite „Wissenschaftliche Tagungen“ – auch über den Kurz-Link www.uni-bielefeld.de/tagungen zu erreichen – stellt das Veranstaltungsmanagement einen umfangreichen Leitfaden zur Verfügung. Die Zusammenstellung umfasst sämtliche Aspekte der Tagungsorganisation, bezogen auf internationale Tagungen mit mehr als 100 Teilnehmenden. Alle Organisationsschritte sind zusätzlich in einer individuell anpassbaren Checkliste (Excel) zusammengefasst. Ergänzend sind die Ansprechpersonen des Serviceteams Tagungsorganisation aufgeführt.
Dieses Serviceteam bildet nach der angebotenen Erstberatung im Veranstaltungsmanagement des Referats für Kommunikation die zentrale Anlauf- und Serviceeinheit für Veranstalter*innen und unterstützt bei der konkreten Tagungsorganisation. Das Team besteht aus je einer Ansprechperson des Referates für Kommunikation und der Dezernate Facility Management, Finanzen und Personal/Organisation. Neben der Beratung im Rahmen ihrer Kompetenzbereiche und der Vermittlung weiterer Ansprechpersonen arbeiten die Team-Mitglieder kontinuierlich an der Verbesserung der Informationen im Beschäftigtenportal, der Services und der Prozesse.

Als weitere Projektergebnisse wurden organisatorische Vereinfachungen und Klärungen in Bezug auf Raumvergabe, Hotelkontingente und die Verwendung von Vorlagen herbeigeführt.

Einsatz eines Konferenzmanagementsystems in Planung

Als weiteres Instrument für die effiziente Organisation von Tagungen und Kongressen ist der Einsatz eines Konferenzmanagementsystems geplant. Hierfür wurde im Rahmen des Programms „Universitätsverwaltung 2025“ das Projekt „Beschaffung eines Konferenzmanagementsystems“ aufgesetzt. Das neue System soll insbesondere Online-Buchungen und internationale Zahlungsabwicklungen ermöglichen.

Lenkungskreis für das Programm Universitätsverwaltung 2025

2022-07-14T08:07:30+02:00

Das Programm Universitätsverwaltung 2025 wird seit Juni 2022 durch einen Lenkungskreis begleitet. In ihm wirken das Rektorat, die Fakultätsleitungen, die zentralen und dezentralen Serviceeinheiten sowie die Personalräte, die Gleichstellung, die Schwerbehindertenvertretung und „FairNetzt“ mit. Der Lenkungskreis kommt zweimal im Jahr zusammen und bringt sich beratend in das Programm ein.

Organisation der Steuerungsebene
Die Governance des Programms Universitätsverwaltung 2025 bestand bislang aus dem Kanzler als Auftraggeber und der Steuerungsgruppe (Ingrid Dieckmann, Frank Klapper, Dr. Christiane Büchter). Die Steuerungsgruppe genehmigt die Planungen des Programms, überwacht und steuert den Fortschritt der Projekte und Maßnahmen und trifft strategische Entscheidungen im Rahmen des Programms. Die Einbindung der Betroffenen bzw. der zukünftigen Nutzer*innen erfolgte bisher im Bedarfsfall über projektspezifische Sounding Boards. Zukünftig berät der Lenkungskreis die Steuerungsgruppe und bindet so die Zielgruppen des Programms und seiner Projekte auch auf Steuerungsebene systematisch ein.

Eckpunkte der Zusammenarbeit
In der konstituierenden Sitzung des Lenkungskreises erläuterte Dr. Stephan Becker in seiner Rolle als Auftraggeber des Programms den Zusammenhang zwischen dem Anspruch der Universität (Unser Anspruch) und der Vision, den Zielen und der Strategie des Programms Universitätsverwaltung 2025 (Präsentation Universitätsverwaltung 2025). Er wünscht sich von den Mitgliedern des Lenkungskreises, dass sie vom Programm überzeugt sind, die Ziele mittragen und die Ergebnisse in die Universität tragen.
Der Lenkungskreis äußerte den Wunsch, dass Betroffene und zukünftige Nutzer*innen zukünftig intensiver und frühzeitiger in die Projekte einbezogen werden. Er sprach sich deutlich dafür aus, den Schwerpunkt des Programms auf die Personalgewinnung und hier vor allem auf die Einstellungsprozesse zu legen.

Über das Programm Universitätsverwaltung 2025
Das 2019 aufgesetzte Programm Universitätsverwaltung 2025 führt die Handlungsfelder Prozessorganisation & Digitalisierung und Personal & Kultur zusammen und stellt die Lebenslagen der Kund*innen, Wissenschaftler*innen und Studierenden der Uni Bielefeld in den Mittelpunkt. Ziel des Programms Universitätsverwaltung 2025 ist eine moderne Verwaltung, die für Forschung, Studium und Lehre optimale Unterstützung bietet.
Eine ausführliche Darstellung dieses Programms bietet der Webauftritt Universitätsverwaltung 2025 im Beschäftigtenportal.

Neuer Standard im Prozessmanagement

2022-05-18T07:58:06+02:00

Die Umstellung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen an der Uni Bielefeld ist erfolgreich abgeschlossen. Alle im Prozessportal publizierten Prozessdiagramme entsprechen nun dem internationalen Standard der Modellierungsmethode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Die neue Darstellungsform gliedert die Prozesse nach den Rollen der Beteiligten und macht die Abläufe übersichtlich und leicht erfassbar. Die Einführung des neuen Standards ist zugleich ein Schritt in Richtung der Kooperation mit anderen Hochschulen.

Grafische Prozessmodelle entstehen vor allem im Zusammenhang mit Digitalisierungsprojekten. Die Uni Bielefeld erfasst, analysiert und optimiert sukzessive alle zentralen Prozesse und bereitet ihre weitgehende Digitalisierung vor.

Mit der Umstellung auf BPMN 2.0 folgt die Uni Bielefeld der landeseinheitlichen Regelung entsprechend dem E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen. Die Anwendung des geltenden Standards erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit und den Austausch in hochschulübergreifenden Projekten.

Die publizierten Prozesse sind für alle Beschäftigten im Prozessportal einsehbar. Weitere Informationen zum Thema Prozessmanagement an der Uni Bielefeld vermittelt der Webauftritt Prozessmanagement im Beschäftigtenportal.

Für Fragen ist das Team des Prozessmanagement über prozessorganisation@uni-bielefeld.de erreichbar.

FlexWork "just in time" gestartet

2022-05-16T10:53:41+02:00

Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

Aufgaben und Inhalte des Projekts

Die Dienstvereinbarung selbst berücksichtigt vielschichtige Aspekte in Bezug auf den Betrieb der Universität sowie die Belange der Mitarbeitenden. Daraus ergaben sich die wichtigsten Arbeitspakete:

Technische Anpassung von SAP und Klären der Antragsprozesse
Kommunikation über die neuen Regelungen, Erarbeiten eines Leitfadens für die Arbeit im Homeoffice sowie fortlaufendes Aktualisieren des Informationsangebotes im Beschäftigtenportal
Planen und Organisieren von Fortbildungs- und Beratungsangeboten
Auswählen und Beschaffen von Ausstattung (Laptops und Zubehör, Technik für hybride Meetings, Bürostühle)
Beauftragen der Evaluation

Zusammenarbeit im Projekt

Das Projektteam traf sich einmal wöchentlich für einen kurzen digitalen Austausch zum aktuellen Stand der Aufgaben und zur Besprechung der wichtigsten Fragen und nutzte dafür das Projektmanagement-Tool „Jira“. Jedes Teammitglied war für einen Teil der Arbeitspakete verantwortlich und arbeitete diese (mit weiteren Personen) außerhalb des Regeltermins ab. Damit konnten alle wichtigen Aufgaben zum Start der FlexWork durchgeführt werden.

Weitere Informationen

Die Webseiten Dienstvereinbarung „FlexWork“ im Beschäftigtenportal informieren umfassend über die Neuerungen. Hier finden die Mitarbeitenden unter anderem Anleitungen, praktische Tipps und Unterstützungsangebote.

„Jira“ ist ein Werkzeug für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement, das in verschiedensten Anwendungsfällen genutzt werden kann. Weitere Informationen stellt das BITS in seinem Servicekatalog zur Verfügung.

Onboarding in den Fokus gerückt

2022-04-07T15:59:11+02:00

Mit einer Projektreihe zum Thema Onboarding unterstreicht die Universität Bielefeld den hohen Stellenwert ihrer Willkommenskultur. Damit neue Mitarbeitende möglichst komfortabel „an Bord“ gehen können, sind transparente und nachvollziehbare IT- und Verwaltungsprozesse erforderlich. Diese wurden mit Schwerpunkt auf die Zielgruppe Neuberufene im ersten der Onboarding-Projekte analysiert und ihre Verbesserung auf den Weg gebracht.

Klar definierte Zuständigkeiten und eine gute Koordination der ineinandergreifenden Unterstützungsprozesse sind wesentliche Voraussetzungen für eine serviceorientierte Gestaltung des Onboardings. Dies gilt ganz besonders in Bezug auf neuberufene Professor*innen, die bereits vor Stellenantritt Zugang zu Universitätssystemen benötigen. Technisch und strukturell verbesserte Abläufe kommen auch den anderen Beschäftigtengruppen zugute.

Gebündeltes Wissen für Fakultäten und neue Mitarbeitende
Die ersten der im Projekt „Unterstützungsprozesse Onboarding Neuberufene“ festgestellten Optimierungspotentiale wurden bereits umgesetzt.
So entstand in Zusammenarbeit zwischen den Fakultätsverwaltungsleitungen und dem Personaldezernat ein aussagekräftiger Leitfaden für Fakultäten. In Form einer Checkliste macht er die Abläufe, die sich an die Ruferteilung anschließen, transparent und unterstützt die Fakultäten beim Inplacement neuer Professor*innen.
Das neu eingerichtete Onboarding-Portal bündelt Wissenswertes für neue Kolleg*innen mit Hilfe einer übersichtlich gestalteten Webseite. Als eine Art Wegweiser führt sie die Nutzer*innen auf direktem Weg zu den Informationen im Beschäftigentenportal, die ihnen das Ankommen am neuen Arbeitsplatz erleichtern. Dazu gehören spezifische Inhalte für verschiedene Beschäftigtengruppen und Informationen über die Fakultäten sowie viele praktische Hinweise, wie zum Beispiel auf Jobtickets, UniCard und Familienservice. Das Portal befindet sich im Aufbau und wird kontinuierlich erweitert.

Onboarding-Portal

Weitere Onboarding-Projekte
Im ersten Onboarding-Projekt definierte technische Verbesserungsmaßnahmen wurden zur Umsetzung an das aktuell laufende Projekt „Onboarding – IT-Rechte“ übergeben. Dieses beinhaltet unter anderem die vollständig digitale Verteilung von IT-Zugangsdaten.
Das neu gestartete Projekt „Unterstützungsprozesse Onboarding Lehrbeauftragte“ betrachtet zunächst die unterschiedlichen Lebenslagen von Lehrbeauftragten und die Diversität der Lehraufträge, um daraus Maßnahmen für die zeitgerechte Erteilung von Lehraufträgen abzuleiten.
Die bisherigen sowie folgende Projekte bauen aufeinander auf und lassen sukzessive ein transparentes Bild der unterschiedlichen Lebenslagen entstehen. Diese sollen aufeinander abgestimmt sein und gleichzeitig den besonderen Bedürfnissen jeder Beschäftigtengruppe gerecht werden.

Digitalisierung von Dienstreisevorgängen

2022-02-02T14:15:59+01:00

Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität.

Eine Befragung von Fakultätsangehörigen nach ihren Erfahrungen im Probebetrieb hat gezeigt, dass die angestrebten Ziele erreicht wurden:
Bisher wurden Reiseantragsvordrucke ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben, per Hauspost ans Personaldezernat geschickt und dort in SAP nacherfasst. Das ist nach Ansicht vieler Befragter aufwändig und nicht mehr zeitgemäß. Vor allem unter Homeoffice-Bedingungen zeigt sich, dass diese Vorgänge sehr viel Zeit benötigen, bis alle relevanten Personen beteiligt werden können.
Der Schritt hin zu digitalen, papierlosen Abläufen ermöglicht eine schnellere und unkompliziertere Bearbeitung – sowohl zwischen Antragsteller*innen und Genehmiger*innen als auch innerhalb der Reisekostenabteilung. Bei den Reisenden entsteht mehr Transparenz durch eine jederzeit verfügbare Einsicht in die individuellen Reisedaten. Hinzu kommen die Vorteile einer rein digitalen Belegablage.

Revisionssichere Archivierung
Alle zu einem Reisevorgang hinzugefügten, digitalen Dokumente – von der Kongresseinladung bis zum Bahnticket – werden beim Hochladen in SAP direkt an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort in der sogenannten eAkte gespeichert und archiviert. Diese Archivierung ist GOBD-zertifiziert und bescheinigt somit die Unveränderbarkeit der Dokumente. Dadurch reicht auch im Rahmen von Drittmittelprüfungen der Zugriff auf die digitalen Belege aus. Der Aufruf der Dokumente erfolgt primär über das SAP-Berichtswesen, ist aber auch über die eAkte möglich.

Weiterentwicklung
Neben der geplanten Ausweitung der Reisekostenworkflows auf alle Tarifbeschäftigten und Beamt*innen der Universität im ersten Quartal 2022 wird derzeit in einem Projekt eine modernere Web-Oberfläche für die SAP-Anwendung erarbeitet. Hierdurch soll die Bedienung weiter vereinfacht werden. Zudem wird die Darstellung für Endgeräte verschiedener Größen und unterschiedlicher Auflösungen (Tablet, Smartphone etc.) optimiert.

Professionalisierung im Bewerbungsmanagement

2022-01-31T16:45:17+01:00

Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt.

Erfahrungen aus dem Probebetrieb
Während des mehrmonatigen Probebetriebs konnten alle Bereiche und die beteiligten Gremien die neue Form der Zusammenarbeit mit dem Dezernat P/O kennen lernen. Als besonderer Mehrwert wird vor allem der hohe Grad an Professionalisierung gesehen. Dazu zählen unter anderem die Transparenz für Bereiche und Gremien, die effiziente Kommunikation, die zentral abgelegte Korrespondenz, der Wegfall von Doppelablagen und die Vertretungssicherheit. Neben den Gremien schätzen vorwiegend größere bzw. zentral aufgestellte Organisationseinheiten die Vorteile des Bewerbungsmanagementsystems. Da es eine gewisse Einarbeitung erfordert, fällt die Handhabung des Systems leichter, je umfangreicher es eingesetzt wird.
Parallel zur Erprobung wurden angebotene Funktionen weiterentwickelt. Zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen und eine Suchfunktion in der Übersicht der Stellenausschreibungen sorgen für verbesserten Komfort. Bei englischsprachigen Ausschreibungen wird nun auch englischsprachige Korrespondenz im weiteren Verfahren unterstützt.

Schulungsangebot
Zum Einstieg in die Arbeit mit HR4YOU werden den Anwender*innen bedarfsgerechte Schulungen in Kleingruppen angeboten. Inhaltliche Schwerpunkte bilden die Themen „Stellenausschreibung“ und „Bewerbungen managen“. Eine Schulung zur Vertiefung der Kenntnisse richtet sich an die Verwaltungsleitungen. Sie vermittelt Tipps und Tricks und stellt Best Practices vor, um den Umgang mit dem System zu erleichtern.

Angebot an weiterführenden Informationen
Die Webseite Bewerbungsmanagement im Beschäftigtenportal bietet den Anwender*innen unterstützende Hinweise und Materialien. Über FAQs liefert sie schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen. Praktische Hilfestellung bei der Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems leisten detaillierte Anleitungen. Sie sind an die Rollen der Nutzer*innen angepasst und behandeln jeweils thematisch zusammengehörige Funktionen und Arbeitsschritte. Bei individuellen Fragen sind Service und Support über bewerbungsmanagement@uni-bielefeld.de erhältlich.

Implementierung des Forschungsinformationssystems (FIS)

2021-12-03T12:08:17+01:00

Um international als forschungsstarke Universität wahrgenommen zu werden, verfolgt die Universität Bielefeld das Ziel, ihre Forschungsaktivitäten umfassend sichtbar zu machen. Ein zentraler Baustein für dieses Vorhaben ist das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS). Das Projekt unter der Leitung von Tobias Pelz hat nun einen weiteren Meilenstein erreicht: Die Implementierung des Forschungsinformationssystems. Im nächsten Schritt wird das System von der Zentralverwaltung mit Daten befüllt und gegen Ende 2022 durch ein Forschungsportal ergänzt.

Ein Forschungsinformationssystem ist eine Datenbank mit einem fortlaufend aktualisierten, umfassenden Verzeichnis der Forscher*innen und Forschungsaktivitäten einer Forschungseinrichtung. Das Forschungsinformationssystem der Universität Bielefeld wird zahlreiche Informationen, wie Publikationen, Drittmittelprojekte, Forschungsinfrastrukturen, Qualifizierungsverfahren, Patente, Ausgründungen und vieles mehr beinhalten. Damit schafft das System eine Datengrundlage, die viele Vorteile für die Universität und ihre Wissenschaftler*innen bietet.

In Zukunft können die Daten aus dem System als Grundlage für die Forschungsberichterstattung, das Forschungsportal sowie verschiedene Internetseiten dienen. So kann unter anderem die Datenerhebung und Vorhaltung vereinfacht und die Berichtsfähigkeit verbessert werden. Darüber hinaus sollen Forschende in ihren Dokumentationstätigkeiten entlastet werden und Unterstützung bei der Außendarstellung ihrer wissenschaftlichen Expertise erhalten.
Um das System mit Daten füllen zu können, werden ab Dezember die ersten Schulungen in der Zentralverwaltung stattfinden.

Weitere Informationen zu den Projektzielen, zum Aufbau und der Funktionsweise des Forschungsinformationssystems sowie zum verknüpften Forschungsportal sind auf folgenden Seiten zu finden: https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/dezernat-dt-p/fis/.

Universitätsstatistiken im Web

2021-11-22T15:59:16+01:00

Die wichtigsten statistischen Angaben der Universität Bielefeld sind seit Oktober 2021 auf den Universitäts-Webseiten veröffentlicht. Mit wenigen Klicks sind aktuelle Kennzahlen erreichbar, schwerpunktmäßig zu Studierenden, Studiengängen und Abschlüssen. Die im Internet publizierten Daten und Zahlen lösen die Print- und PDF-Version des Statistischen Jahrbuchs ab.

Beispielgrafik "Abschlüsse 2020"

Auf der Webseite Universität in Zahlen springen den Besucher*innen prägnant dargestellte Zahlen und Grafiken ins Auge, ergänzt um Kernaussagen zum Profil der Universität. Die Seite bietet damit einen ersten Überblick über wesentliche Kennzahlen und verlinkt zu weiterführenden Informationen. Aktuell sind differenzierte, ebenfalls öffentlich zugängliche Statistiken des Dezernats Studium und Lehre verfügbar. Die Webseite Zahlen und Daten für den Bereich Studium und Lehre umfasst unter anderem Studierendenzeitreihen, welche die Entwicklung über mehrere Jahre aufzeigen.
In weiteren Ausbaustufen sollen Statistiken aus den Bereichen Personal, Finanzen und Forschung das Informationsangebot der Uni Bielefeld ergänzen.

Die digitale Lösung wird dem wachsenden Bedürfnis nach einer zeitgemäßen Webdarstellung gerecht und bietet die notwendige Flexibilität, Inhalte an die internen und externen Bedarfe anzupassen. Zudem können die statistischen Daten nun deutlich schneller bereitgestellt werden, da der hohe Aufwand für Layout und Druck des Statistischen Jahrbuchs entfällt.

E-Drittmittelakte.NRW entwickelt Musterlösung

2021-10-25T15:47:10+02:00

Das Projekt E-Drittmittelakte.NRW wurde im August 2020 als eines der ersten Masterprojekte der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) initiiert. Unter Leitung der Universität Bielefeld und der Fachhochschule Südwestfalen sind insgesamt sieben Hochschulen an dem Projekt beteiligt. Als Ergebnis soll eine Musterlösung für die elektronische Führung einer Drittmittelakte entstehen, die alle Hochschulen des Landes nutzen können.

Ziele des Projektes
Im Fokus des Projektes steht die bestmögliche Gestaltung administrativer Prozesse im Drittmittelbereich. Diese Prozesse sollen so ausgestaltet sein, dass sie folgende Ziele unterstützen:

Eine durchgängig elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg effiziente und transparente Abläufe.
Die für die Drittmittelakte benötigten Daten aus Personal-, Finanz-und Beschaffungsprozessen sowie dem Vertragsmanagement stehen über Schnittstellen zu bestehenden digitalen Lösungen zur Verfügung.
Die Drittmittelakte bedient die Pflicht zu lückenlosen Nachweisen und Dokumentationen gegenüber Fördergebern.
Die Voraussetzungen für den Austausch strukturierter Daten mit dem zentralen Forschungsinformationssystem (Projekt CRIS.NRW) sind geklärt.
Allen NRW-Hochschulen steht der im Projekt entwickelte „Master“ zur Anpassung an ihre spezifischen Anforderungen zur Verfügung.

Zusammenarbeit
Vertreter*innen aus sieben Fachhochschulen und Universitäten, den sogenannten Konsortialhochschulen, bringen in diesem DH.NRW-Projekt ihre Erfahrungen aus parallel laufenden Projekten ihrer Hochschulen ein. Bei der Konzeption des Masters für die elektronische Drittmittelakte berücksichtigen sie die Vielfalt der an NRW-Hochschulen genutzten, anzubindenden Systeme. Eine Resonanzgruppe aus interessierten DH.NRW-Hochschulen begleitet diese Entwicklungen.

Status und Ausblick
Im ersten Schritt erarbeitete das Projektteam eine Struktur für die Akte im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und definierte die dazugehörigen Metadaten (Attribute). Diese werden für Steuerfunktionen und eine komfortable Vorgangsbearbeitung benötigt. Die Aktenplanstruktur wurde in einem Evaluationssystem umgesetzt und getestet. Im nächsten Schritt wurden Referenzprozesse entwickelt, welche als „Blaupause“ direkt nutzbar sind und zugleich Gestaltungsspielraum für hochschulindividuelle Anpassungen lassen. Derzeit entwickeln kleine hochschulübergreifende Teams die technische Unterstützung der Prozesse durch Workflows und andere Funktionalitäten des DMS.
Die weitere Planung sieht vor, dass vier Pilothochschulen – darunter die Uni Bielefeld – die Masterlösung mit spezifischen Anpassungen in das jeweils eigene DMS übernehmen. Nach erfolgreicher Erprobung führen die drei weiteren Konsortialhochschulen die elektronische Akte ebenfalls ein.
Die Fertigstellung des Hochschulmasters wird für Ende 2022 erwartet. Er wird nach Projektabschluss dem Kompetenzzentrum E-Akte.NRW zur dauerhaften Pflege und Weiterentwicklung übergeben. Das Kompetenzzentrum wird weitere Hochschulen bei der Einführung der E-Drittmittelakte beraten und unterstützen.

Über die Digitale Hochschule NRW
Die Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) ist eine Kooperationsgemeinschaft aus 42 Hochschulen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft (MKW). Ihr Ziel ist es, die digitale Transformation in den Hochschulen des Landes durch kooperative Vorhaben und Service-Angebote voranzubringen. Die DH.NRW prüft Vorschläge zu digitalisierungsbezogenen Kooperationen und spricht gegenüber dem MKW Empfehlungen aus. Beschlossene Vorhaben werden aus den Mitteln der Digitalisierungsoffensive des Landes NRW gefördert.

Kompetenzzentrum E-Akte.NRW ist gestartet

2021-09-07T13:56:58+02:00

Unter Leitung der Universität Bielefeld hat das neu eingerichtete Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (eAkteCC) seine Arbeit aufgenommen. Ein an fünf Standorten zusammenwirkendes Team organisiert die Kooperation der Hochschulen des Landes bei ihrer Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Aktenführung. Die Universität Bielefeld ist für die Koordination des Verbundes sowie für den Informations- und Erfahrungsaustausch verantwortlich. Im Interview stellen Doreen Schwarz, Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW, und Andreas Patti als Fachlicher Betreuer des landesweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) ihre neue Aufgabe und ihre Erwartungen vor.

Doreen Schwarz
Leiterin des Kompetenzzentrums
E-Akte.NRW

Andreas Patti
Fachlicher Betreuer des
landesweiten DMS

Wie kam es dazu, dass die Uni Bielefeld das Kompetenzzentrum leitet?

Doreen Schwarz: Die Universität Bielefeld macht seit dem Beginn 2020 mit ihrem Programm Universitätsverwaltung 2025 einen deutlichen Schritt nach vorn im Hinblick auf moderne Verwaltungsarbeit, Digitalisierung und Prozessorientierung. Das können wir für die Verbundkooperation E-Akte.NRW nutzen und unsere Erfahrungen gewinnbringend für alle Hochschulen in NRW einbringen.

Welche Aufgaben erwarten Sie in den nächsten Wochen und Monaten?

Andreas Patti: Die sogenannten Masterprojekte „E-Studierendenakte“, „E-Personalakte“ und „E-Drittmittelakte“ sind schon gestartet und ein gutes Stück vorangekommen. Unsere Aufgabe liegt nun darin, die erarbeiteten Ergebnisse zusammenzuführen, den Austausch zwischen den Projekten zu stärken und vor allem die Ergebnisse so vorzubereiten, dass andere Hochschulstandorte die Lösungen am Ende auch übernehmen können.

Doreen Schwarz: Außerdem arbeiten wir daran, mit den Hochschulen in engen Kontakt zu kommen. Wir wollen sie nicht nur theoretisch bei Ihren Digitalisierungsvorhaben im Bereich Dokumentenmanagementsystem beraten, sondern müssen wissen, wo sie stehen und wie wir helfen können.

Welche Vorteile bietet die Arbeit des Kompetenzzentrums für die Hochschulen?

Andreas Patti: Die Hochschulen bleiben eigenverantwortlich und autonom in Bezug auf ihre Belange und können dennoch die in den Projekten entwickelten Master übernehmen. Wir beraten sie bei der Lokalisierung der Akten und stellen durch die Universität Duisburg-Essen und die Universität zu Köln den zentralen Betrieb des Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung.

Was sind die inhaltlichen Schwerpunkte des Kompetenzzentrums?

Doreen Schwarz: Kurz gesagt: Die Koordination des E-Akte-Verbundes, die Beratung und Unterstützung einzelner Hochschulen und die Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. Konkreter wollen wir durch Wissenselemente wie Good-Practices, Dokumente, Formulare, Checklisten einen Wissenspool für Hochschulen aufbauen, um die Digitalisierung von Vorgangsbearbeitungen zu bewältigen. Einen Teil dieser Wissenselemente haben bereits unsere Kollegen aus dem Bereich „Beratung und Unterstützung“ der FH Münster und HS Düsseldorf zusammengestellt. Eine gute Basis für die Umsetzung dieser Aufgabe in den kommenden Jahren.

Was wünschen Sie sich für die neue Zusammenarbeit?

Andreas Patti: Konstruktive und professionelle Zusammenarbeit im Kompetenzzentrum selbst, mit den Masterprojekten und den partizipierenden Hochschulen ist die Grundlage, um das Kompetenzzentrum erfolgreich an den Start zu bringen.

Doreen Schwarz: Offenheit! Meiner Erfahrung nach kann man viel erreichen, wenn man offen und wach über neue Lösungen von bisher bekannten Vorgängen nachdenkt. Meistens macht es dann am Ende sogar Spaß, auch wenn man das von elektronischen Akten nicht in erster Linie erwartet.

Zum Kompetenzzentrum E-Akte.NRW:
Das vom Land geförderte Vorhaben baut auf den Ergebnissen des Vorprojekts E-Akte.NRW aus 2019 auf. Ziel ist der Aufbau eines auf Dauer angelegten Kompetenzzentrums. Es soll den E-Akte.NRW-Verbund von Hochschulen organisatorisch und fachlich koordinieren und dessen Austausch sicherstellen. Schwerpunkte sind Beratungsdienstleistungen und der Systembetrieb des zentralen Dokumentenmanagementsystems. In eigenständigen Projekten sollen Masterlösungen entstehen, die von den Hochschulen des Landes lokalisiert eingesetzt werden können. Weitere Informationen stehen über die Webseiten des Kompetenzzentrum E-Akte.NRW zur Verfügung.