Universitätsverwaltung 2025

Optimierte E-Kommunikation mit der Justiz

2025-02-10T10:43:11+01:00

Für die sichere Datenübertragung zwischen Behörden und der Justiz nutzen die beteiligten Kommunikationspartner das zertifizierte „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) zum Empfangen und Versenden gerichtlicher Akten und Dokumente. An der Universität Bielefeld können eingehende beBPo-Nachrichten nun über eine integrierte beBPo-Lösung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ganz ohne Medienbruch bearbeitet werden.

Interne Abläufe und Berechtigungen
Die elektronischen Dokumente einer beBPo-Nachricht empfängt die Poststelle direkt im DMS und leitet sie über das Sekretariat des zuständigen Bereichs an das verantwortliche Justiziariat weiter. Der*die zuständige Justiziar*in kann die Dateien im DMS durch „Umhängen“ einfach und sicher der entsprechenden Klageakte zuordnen. Falls gerichtlich angefordert, quittiert das Justiziariat die Entgegennahme der beBPo-Nachricht durch ein sogenanntes Empfangsbekenntnis, welches ebenfalls in der eAkte dokumentiert wird. Wegen der sensiblen Daten regelt ein detailliertes Berechtigungskonzept den lesenden und schreibenden Zugriff auf die elektronischen Akten. Die zugriffsberechtigten Personen können die Dateien mit den Standardfunktionen des DMS verwalten.
Auch den rechtssicheren Versand einer Akte oder Teilakte an eine Justizbehörde unterstützt das DMS mit der beBPo-Lösung. Auf diese Weise können die Justiziar*innen die beBPo-Nachrichten unabhängig von der Poststelle rechtssicher versenden. Der Vorgang wird in der eAkte protokolliert.

Revisionssichere Aufbewahrung über den gesamten Lebenszyklus
Ein weiteres Plus der Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem ist die Tatsache, dass eine Klageakte nach Abschluss des Falles direkt an Ort und Stelle im DMS verbleiben kann. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen wird die Akte revisionssicher aufbewahrt und archiviert.

Weitere Informationen
Für Fragen und Rückmeldungen zu der technischen Anwendung und den organisatorischen Abläufen steht das Team eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Über beBPo, das besondere elektronische Behördenpostfach
Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist seit Januar 2022 für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Zentrales Element des sicheren Übermittlungswegs elektronischer Dokumente ist das mit Zertifikaten ausgestattete „besondere elektronische Behördenpostfach“, kurz als „beBPo“ bezeichnet. Es nutzt die seit 2004 bestehende, bewährte Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).
Eine beBPo-Prüfstelle übernimmt die Zulassung beantragter beBPo-Postfächer und deren Freischaltung im SAFE-Verzeichnisdienst der Justiz.
Ausgehende Nachrichten werden vor dem Versand automatisiert verschlüsselt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Verwendung von beBPo nicht erforderlich.

DMS/eAkte – Komfortabel einloggen und mehr

2024-09-05T12:43:22+02:00

Um den Zugang zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher und zugleich nutzungsfreundlich zu gestalten, erfolgte eine Umstellung der Login-Funktion. Ab sofort greifen Beschäftigte der Universität Bielefeld über die bewährte Web-Authentifizierung mit Shibboleth zu. Zusätzlich ist ab September die neue Funktion „local edit“ zum Bearbeiten von Dokumenten verfügbar. Weitere komfortable Unterstützung für Anwender*innen bietet ein praxisnahes Video mit hilfreichen Tipps für die Nutzung des DMS.

Vereinfachtes Login durch Shibboleth
Die Web-Authentifizierung der Universität – kurz „Shibboleth“ genannt – ist allen Beschäftigten vertraut. Der BITS-Loginname und das Web-Passwort sind der Schlüssel zum Login. Mit Shibboleth können die Mitarbeitenden über ein sogenanntes „Single-Sign-On“ innerhalb einer Browser-Sitzung mehrfach auf das DMS zugreifen, ohne die Zugangsdaten erneut eingeben zu müssen. Anwender*innen, die mehrmals täglich die elektronische Akte im Dokumentenmanagementsystem aufrufen, werden diesen Vorteil zu schätzen wissen.
Detailinformationen zum Login sind in der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte zu finden.

Dokumente bearbeiten über „local edit“
Mit der Umstellung auf das Shibboleth-Login erfolgt die Einführung der Funktion „local edit“. Dieses neue Plug-in wird genutzt, um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen. Es ermöglicht neben der Bearbeitung von Office-Dokumenten auch die von Bild- und PDF-Dateien direkt aus der eAkte heraus. Für die Nutzung muss „local edit“ lokal auf dem verwendeten Rechner verfügbar sein. Die Installation auf den vom BITS gemanagten Rechnern ist für Ende September geplant. In den Fakultäten und Einrichtungen unterstützt die jeweils zuständige EDV-Betreuung, gern auch in Zusammenarbeit mit dem eAkte-Team.
Eine nähere Beschreibung zur Nutzung von "local edit" liefert die Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Tipps & Tricks zum DMS
Komprimiert und mit vielen praktischen Tipps unterstützt das neue Video Tipps und Tricks für die eAkte die DMS-Nutzer*innen bei ihrer Arbeit. Es ergänzt das vorhandene Schulungswissen um zusätzliches Knowhow. Zum Beispiel zeigt es, wie User das DMS personalisieren können. Damit haben sie häufig genutzte Akten, Vorgänge oder Funktionen jederzeit im Blick. Das Video ist für Neueinsteiger*innen sowie auch für Personen mit DMS-Erfahrung ein hilfreicher Wegweiser für den routinierten Umgang mit dem System.

Neue Anforderungen
Ein Hinweis in eigener Sache: Anforderungen zur Weiterentwicklung von DMS und eAkte oder zur Umsetzung neuer Anwendungen möchte das eAkte-Projektteam zukünftig bündeln. Interessent*innen werden gebeten, das auf der Webseite Kontakt und Support hinterlegte Anforderungsformular dafür zu verwenden. Nach Prüfung der Anforderungen nimmt das Team telefonischen Kontakt zu den interessierten Personen auf.

In Planung
Als nächster Entwicklungsschritt des DMS ist die Umstellung auf eine neue Oberfläche geplant. Die Umstellung auf das neue Bedienkonzept ist für das vierte Quartal 2024 vorgesehen und wird Verbesserungen in der Nutzungsfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Zugänglichkeit mit sich bringen.

Weitere Informationen
Erste Anlaufstelle bei Interesse am DMS und dem aktuellen Stand der Entwicklungen sind die umfassenden Webseiten Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigtenportal und das DMS/eAkte-Wiki. Darüber hinaus steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Masterlösung eDrittmittelakte.NRW überreicht

2023-12-15T13:05:58+01:00

Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten.

Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung

Das Projekt eDrittmittelakte.NRW ist eines von mehreren Kooperationsprojekten der Digitalen Hochschule NRW, in denen mit gemeinsamer Expertise hochschulübergreifende Lösungen erarbeitet werden. Im Konsortium waren vertreten: Universität Bielefeld, Hochschule Bochum, FH Münster, Universität Münster, TH Köln und Universität zu Köln. Durch regelmäßiges Feedback wirkten weitere Hochschulen als Resonanzgruppe mit.

Prozesse als zentrale Inhalte des Projektes
Das Projektteam identifizierte zunächst die notwendigen Rollen und Aktivitäten bei der Bearbeitung von Drittmittelprojekten. Als Resultat wurden insgesamt sechs Referenzprozesse „Forschung und Transfer unterstützen“ aufgenommen und in einer zentral verwalteten Modellierungssoftware zur Verfügung gestellt. Die Prozessdiagramme sind mit kleineren, hochschulspezifischen Anpassungen (Lokalisierung) an allen Hochschulen anwendbar.

Technische Prozessunterstützung
Auf Basis der Prozessmodelle wurde ein Konzept für die elektronische Vorgangsbearbeitung entwickelt und in „d.velop documents“, dem von NRW-Hochschulen flächendeckend genutzten Dokumentenmanagementsystem, umgesetzt. Formularbasierte, flexibel handhabbare Workflows und Aufgabenlisten führen Schritt für Schritt durch die Prozesse. Beispielsweise können Dokumente versendet, abgezeichnet oder durch die Drittmittelsachbearbeitung selbst bearbeitet und weitere Aufgaben hinzugefügt werden. Selbst Lese- oder Schreibrechte auf einzelne Vorgänge können an beteiligte Personen übertragen werden und auch das Hinterlegen projektspezifischer Fristen ist möglich.

Pilot-Einführung an der Universität Bielefeld
Die Universität Bielefeld und weitere am Projekt beteiligte Hochschulen werden als Piloten das Installationspaket der neuen Anwendung auf ihren lokalen Dokumentenmanagementsystemen einspielen und für ihre eDrittmittelakte nutzen. Dank der zentralen Entwicklung im NRW-Projekt reduziert sich der Einführungsaufwand bei den Hochschulen auf die lokale Anpassung.

Ausblick
Mit Projektabschluss und Entgegennahme der eDrittmittelakte.NRW übernimmt das Kompetenzzentrum die Unterstützung und Beratung der Hochschulen bei der Implementierung.
Neben der eMasterakte – bestehend aus Aktenstruktur, Metadaten-Sets, Workflows für die Vorgangsbearbeitung und einem Rechte-/Rollenkonzept – stellt es das „Starterpaket eDrittmittelakte.NRW“ zur Verfügung. Die enthaltenen Informationsmaterialien bereiten das für die Einführung notwendige Wissen zielgruppengerecht auf. Ein Kurzüberblick richtet sich an Dezernent*innen und Abteilungsleiter*innen, eine Vorbereitung zur Einführung der Akte liefert den fachlich Mitarbeitenden Themenschläge, die im Vorfeld bedacht werden sollten. Fachlich Zuständige und IT-Abteilungen erhalten Hilfen in Form der Umsetzungsdokumentation und einer Handreichung zur Lokalisierung. Eine Vorlage unterstützt sie darin, ihre hochschulspezifischen Anpassungen der Masterlösung als Basis für spätere Updates selbst zu dokumentieren.
Für die Zeit nach der Implementierung sieht das Kompetenzzentrum ein breit angelegtes Follow-Up-Programm vor. In einer sogenannten Community of Practice können die teilnehmenden Hochschulen den Austausch untereinander organisieren, dabei voneinander lernen und gemeinsam an Weiterentwicklungen arbeiten. Das Kompetenzzentrum stellt Plattformen zum Informationsaustausch bereit, initiiert Fortbildungsangebote über die Hochschulübergreifende Fortbildung NRW ( HÜF-NRW) und koordiniert jährliche Präsenzangebote zum Erfahrungsaustausch.
Bei Fragen rund um die Nutzung der NRW-Masterlösung steht das Kompetenzzentrum unter eakte@dh.nrw.de zur Verfügung.

Digitaler Einstellungsprozess für Hilfskräfte

2023-08-21T16:43:48+02:00

Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration.

Anwendungsfreundliche Abläufe
Die neue technische Lösung überzeugt durch Vorteile für alle Beteiligten. Das systematisch aufgebaute Webformular unterstützt die Fakultäten und Einrichtungen beim Vorausfüllen des Einstellungsantrags in der eAkte. Je nach Status der Hilfskraft (studentisch bzw. mit Bachelor- oder Master-Abschluss) fragt es die logisch passenden Inhalte ab und steuert in einem weiteren Schritt das Erstellen der benötigten Anlagen.
Die Kommunikation mit den einzustellenden Hilfskräften einschließlich des Versands von Anlagen erfolgt per E-Mail. Über die eingesetzte Cloudlösung können die einzustellenden Personen den vorbereiteten Antrag komfortabel ergänzen, sich anhand einer Checkliste über weitere notwendige Dokumente informieren und ein Gesamt-PDF erzeugen. Das zusätzliche Ausfüllen eines Personalbogens entfällt.
Der vollständig überarbeitete Prozess führt zu einer hohen Qualität der erhobenen Daten und erleichtert die weitere Bearbeitung des Einstellungsvorgangs im Dezernat P/O.

Informationen für interne und externe Beteiligte
Die Abteilung P/O.4 des Personaldezernats gibt den einstellenden Einrichtungen und den künftigen Hilfskräften umfassende Informationen über die Abläufe an die Hand.
Auf einer Webseite des Beschäftigtenportals zum Einstellungsprozess für Hilfskräfte finden die Fakultäten und Einrichtungen alle für sie notwendigen Informationen, wie zum Beispiel eine detaillierte Anleitung zum digitalen Einstellungsprozess.
Potentielle Hilfskräfte erhalten das notwendige Wissen über die öffentliche Webseite zu Hilfskraftangelegenheiten, unter anderem durch ein Glossar zu den wichtigsten Begriffen. Eine Videoanleitung für den digitalen Einstellungsprozess ist in Vorbereitung.

eDrittmittelakte auf der Zielgeraden

2023-07-19T09:14:20+02:00

Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort.
In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.

Workflowgestützte Arbeitsschritte zur Drittmittelanzeige
Für die Anzeige eines Drittmittelprojekts beim Rektorat erfassen die Fakultäten und Einrichtungen die notwendigen Daten über ein Webformular und starten den digitalen Verfügungsworkflow. Dieser durchläuft alle für die Drittmittelanzeige erforderlichen Genehmigungs- und Benachrichtigungsschritte. Beispielsweise übergibt er der Projektleitung und dem zuständigen Dekanat bzw. der zuständigen Verwaltung die Aufgabe zur Zustimmung. Auch das Anlegen der eDrittmittelakte erfolgt automatisiert und ersetzt die bisher manuellen Schritte der Drittmittelsachbearbeitung im Dezernat FFT.

NRW-Masterlösung als Basis
Die Struktur und die Workflow-Funktionen der eAkte orientieren sich an der Masterlösung des Projekts E-Drittmittelakte.NRW, die unter Leitung der Universität Bielefeld entwickelt wurde und sich im weiteren Ausbau befindet. Diese Lösung dient als Master für alle NRW-Hochschulen. Die Anwendung der Uni Bielefeld beruht weitgehend auf dem Master und wurde durch kleine, hochschulspezifische Anpassungen modifiziert.
Neben einer einheitlichen Aktenstruktur umfasst die Masterlösung beschreibende Metadaten (Attribute) für Vorgänge und Dokumente. Sie dienen zur Steuerung von Berechtigungen und ermöglichen eine zielgerichtete Suche.
Für den komfortablen Ausbau der eDrittmittelakte entwickelt und testet das NRW-Projektteam derzeit weitere prozessunterstützende Funktionen, die auch in Bielefeld zum Einsatz kommen sollen. So ist zum Beispiel ein Formular in Vorbereitung, das bei den Prüfaufgaben bei Projektabschluss unterstützt.

Pilotbetrieb und weitere Planungen
Für Projekte mit einer Laufzeit über 2024 hinaus ist die Nutzung der eDrittmittelakte verbindlich vorgesehen. Der entsprechende Umbau durch die Piloteinrichtungen ist zum Großteil abgeschlossen. In der begonnenen, letzten Pilotphase werden Erfahrungen mit dem Verfügungsworkflow gesammelt, der bei neu anlaufenden Projekten unterstützt. Die Dauer des Pilotbetriebs hängt von der Bewilligung neuer Projekte ab.
Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase ist der Roll-Out der elektronischen Akte für die Drittmittelprojekte aller Fakultäten und Einrichtungen geplant. Die zuständigen Mitarbeitenden werden in internen Schulungen umfassend auf die Arbeit mit dem neuen System vorbereitet.

Weitere Informationen und Anwendungshilfen
Die Handreichung Dokumentation zur Dateiablage der elektronischen Drittmittelakte informiert über den Aufbau der eDrittmittelakte und die Regelungen zur Ablage von Dokumenten.
Das DMS/eAkte Wiki stellt aussagekräftige Basis-Anleitungen mit Ergänzungen in Bezug auf die eDrittmittelakte bereit:
Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte und Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.
Für Fragen stehen die Prozessverantwortlichen des Dezernats FFT unter drittmittel@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Neue Startseite der eAkte individualisierbar

2022-11-29T08:32:06+01:00

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten.

Während einige Weiterentwicklungen des DMS nicht direkt sichtbar sind, fällt den Nutzer*innen die neu konzipierte Startseite sofort ins Auge. Statt der großformatigen Kacheln zum Aufrufen von Funktionen sehen sie nun kleinere, als „Widgets“ bezeichnete Schaltflächen. Die Anwender*innen können sie nach persönlichem Bedarf beliebig anordnen, in ihren Abmessungen verändern oder ganz vom Dashboard entfernen. Neu angebotene Widgets, wie beispielsweise „Beobachtet“, können dem Dashboard über eine einfache Auswahl hinzugefügt werden.

Individualisiertes Dashboard der eAkte

Die Funktionen mancher Widgets lassen sich unmittelbar auf dem Dashboard ausführen. So ist zum Beispiel die direkte Eingabe von Suchbegriffen möglich, und über das Widget „Favorisiert“ sind die persönlichen Favoriten mit nur einem Klick erreichbar. Für einzelne Widgets ist ein weiterer Ausbau ihrer Funktionalitäten vorgesehen.

Mit den zusätzlichen Möglichkeiten stellt die bisher weitgehend statische Startseite ihren neuen Namen „Mein Dashboard“ anschaulich unter Beweis. In einer Übergangszeit können sich die Anwender*innen über einen Link wahlweise die Dashboard-Ansicht oder die klassische Ansicht der Startseite anzeigen lassen.

Weitere Informationen
Hinweise zum Einrichten des Dashboards und zum Anpassen der Widgets gehen aus der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte hervor.
Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Anleitungen für eAkte digital aufbereitet

2022-09-13T10:00:17+02:00

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte.

Verbesserungen gegenüber der Vorgänger-Lösung
Das Wiki ersetzt die temporäre Erstlösung, bei der die Anleitungen als PDF-Dateien im DMS abgelegt waren. Jetzt können sich Anwender*innen mit dem Basiswissen vertraut machen, bevor sie das System erstmalig nutzen.
Die Zahl der Bedienungsanleitungen mit vielen praktischen Tipps und Tricks ist seit der Einführung von DMS/eAkte auf mehr als zwanzig angewachsen. Sie sind im Wiki in einer alphabetischen Liste übersichtlich aufgeführt.
Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die komfortable Navigation zwischen den einzelnen Informationseinheiten. Die strukturiert angelegten Texte machen es möglich, dass ein Link ganz gezielt zum relevanten Abschnitt innerhalb einer Anleitung führt.
Bei der Konzeption des Wikis wurden die Anforderungen an eine barrierefreie und gendergerechte Gestaltung besonders berücksichtigt.

Weitere Planungen
Das Projektteam eAkte sieht regelmäßige Updates der beschreibenden Texte vor, um immer den aktuellen Wissensstand weiterzugeben.
Neben den Basisanleitungen sollen prozessspezifische Anleitungen erstellt und über das Wiki zugänglich gemacht werden. Mit der Anleitung zur Erstellung von Hausrundschreiben wurde ein erster Anfang gemacht.

So ist das Wiki zu finden
Der Webauftritt von DMS/eAkte im Beschäftigtenportal ist die primäre Wissensquelle zum Dokumentenmanagementsystem und stellt die Verbindung zum Wiki her. Wenn während der Arbeit in der Anwendung DMS/eAkte Hilfe nötig ist, können die Nutzer*innen über eine Kachel auf dessen Startseite das Wiki aufrufen. Die drei Wissensquellen ergänzen sich gegenseitig und sind an mehreren Stellen untereinander verknüpft.
Für Fragen steht das Projektkernteam unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung. Das Team freut sich auch über Rückmeldungen zu den praktischen Erfahrungen der Anwender*innen, um diese in die weiteren Entwicklungen einfließen zu lassen.

Benutzungsfreundlichkeit des DMS gesteigert

2021-06-02T08:20:41+02:00

Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar.

So funktioniert das Single-Sign-On
An der Uni Bielefeld beschäftigte Personen loggen sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten am Rechner ein. Bei Verwendung eines BITS-gemanagten Rechners wird über ein sogenanntes Kerberos-Ticket dieser Identitätsnachweis gespeichert. Beim späteren Aufruf des DMS brauchen die Nutzer*innen lediglich auf den Button „Mit Kerberos anmelden“ im DMS-Anmeldefenster zu klicken. Kerberos übergibt das Ticket an d.3one und ermöglicht so den Systemzugang ohne erneute Eingabe der Anmeldedaten.
Für Mitarbeitende, deren Rechner nicht durch das BITS gemanagt werden, bleibt es bei der gewohnten Anmeldung.

Vorzüge des Aktenplans
Durch komfortable Suchmöglichkeiten stellte d.3one seine Vorzüge von Anfang an unter Beweis. Der neu hinzugekommene Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele uni-öffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung „Wissensdokumente“, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

Mehr Informationen über die Arbeit mit d.3
Die Webseiten Arbeiten mit d.3 im Beschäftigtenportal informieren umfassend über Einsatz und Funktionalitäten des DMS und bieten Hilfestellung bei vielen Fragen rund um die Anwendung des Systems. Für darüber hinausgehende Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Das Dokumentenmanagementsystem von A bis Z

2021-03-26T13:37:12+01:00

Unter dem Namen Arbeiten mit d.3 entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten.

Webauftritt "Arbeiten mit d.3"

So unterstützt das Web-Portal die Beschäftigten
Die Webseiten bieten den Anwender*innen Orientierung bei der noch ungewohnten Arbeitsweise mit dem DMS: Sie verlinken auf detaillierte Anleitungen im PDF-Format oder als Video, sie beantworten zahlreiche FAQ (häufig gestellte Fragen) aus den Rubriken „Zugriff und Berechtigungen“, „Funktionalitäten“ und „Fehlermeldungen“ und weisen auf Schulungen und Sprechstunden des Projektteams eAkte hin. Eine Übersicht zum Stand der Umsetzungen beschreibt die entstandenen Anwendungen in Kurzform und informiert über die Mehrwerte für die Beschäftigten bzw. für spezifische Zielgruppen innerhalb der Universität. Nähere Infos können bei den genannten Prozessverantwortlichen und Ansprechpersonen eingeholt werden. Unter Kontakt und Support finden Hilfesuchende weitere Anlaufstellen für individuelle Fragen.

Die Arbeit mit dem DMS
Das DMS wurde im Rahmen des Projektes „Prozessorientierte elektronische Akte (eAkte)“ eingeführt. Es bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte der zentralen und dezentralen Verwaltung, die schrittweise auf- und ausgebaut wird. Die Bearbeitung der eAkte mit dem DMS hat den Vorteil, dass mehrere Personen – auch aus verschiedenen Bereichen – gemeinsam in Vorgängen und an ein und denselben Dokumenten arbeiten. Dank der automatisierten Versionierung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Fassung des jeweiligen Dokuments arbeiten. Die zentrale Ablage der Dokumente ermöglicht zudem einen schnellen Überblick, welches der nächste Arbeitsschritt ist und bei wem ein Vorgang gerade liegt.

Weitere Informationen
Die d.3-Webseiten sind im Beschäftigtenportal unter der Adresse www.uni-bielefeld.de/intern/dms sowie über die Verlinkung Arbeiten mit d.3 auf der Startseite des Beschäftigtenportals zu erreichen.
Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Schneller Zugriff auf Dienstvereinbarungen

2021-02-24T15:49:40+01:00

Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse.

In d.3 stehen Dienstvereinbarungen der Universität Bielefeld ab 2012 einschließlich ihrer Anhänge im PDF-Format zur Verfügung. Zukünftige Dienstvereinbarungen werden bei Erscheinen sofort in d.3 abgelegt. Zusätzlich informiert die Dienststelle die Mitarbeitenden aktiv. Das kann sowohl über einen Mailverteiler als auch über einen Beitrag im uni.intern-Newsletter geschehen.

So sind die Dokumente zu finden
Die Chronologische Übersicht der Dienstvereinbarungen in d.3 ist nach dem Login mit den persönlichen Windows-Zugangsdaten erreichbar (dem Benutzernamen „ad\“ voranstellen, z.B. ad\mmusterfrau). Wer die passende Dienstvereinbarung über freie Schlagwörter finden möchte, kann dafür die Suchfunktion in d.3 nutzen. Entsprechende Hinweise und Anleitungen sind auf der Webseite Dienstvereinbarungen im Beschäftigtenportal zusammengestellt.

Die zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen wurde im Rahmen des Projektes „eAkte“ geschaffen. Die Vorteile: Mitarbeitende können in d.3 jetzt schnell und gezielt zugreifen, statt die Dokumente mehrfach in E-Mails und Aktenordnern oder auf persönlichen und Bereichs-Laufwerken vorzuhalten und zeitraubend danach suchen zu müssen.

Hausrundschreiben neu organisiert

2020-11-03T17:22:43+01:00

Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung.
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert.

Durchsuchbarkeit
Die Seite Hausrundschreiben im Beschäftigtenportal bleibt als Einstieg bestehen. Über einen Link ist das System d.3one, die Webversion des DMS, erreichbar. In d.3one stehen alle seit 2017 erschienenen Hausrundschreiben als PDF-Dokumente zur Verfügung. Die Informationssuchenden können deren gesamte Inhalte mit frei wählbaren Schlagwörtern durchsuchen. Alternativ können sie die Trefferliste systematisch einschränken, indem sie zum Beispiel die Art des Rundschreibens oder die verantwortliche Einrichtung in einer Auswahlliste anklicken.
Erstmals zugreifende Personen erhalten auf der Seite Hausrundschreiben Hinweise zur Bedienung von d.3one. Im Umgang mit dem DMS erfahrene Personen können direkt auf d.3one zugreifen.

Erstellung
Zum Verfassen eines neuen Hausrundschreibens rufen die Verfasser*innen die in d.3one angebotene Dokumentvorlage auf. Nach dem Ausfüllen und Speichern starten sie einen Benachrichtigungs- und Freigabe-Workflow, der durchgängig im DMS bearbeitet wird. Für Rückfragen steht eine Ansprechperson zur Verfügung.

Zu einem späteren Zeitpunkt sind weitere Maßnahmen zur Optimierung der E-Mail-Benachrichtigungen geplant.

Verkündungsblatt jetzt durchsuchbar

2020-10-22T14:07:25+02:00

Die amtlichen Bekanntmachungen der Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000 erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen.

So sind Inhalte des Verkündungsblattes gezielt zu finden

Die Startseite Verkündungsblatt ist in den extern zugänglichen Bereich des Webauftritts eingebunden. In dem chronologischen Verzeichnis sind sämtliche, seit dem Jahr 2000 veröffentlichte Ordnungen und Satzungen erfasst. Im systematischen Verzeichnis hingegen sind die jeweils aktuell gültigen Ordnungen abgebildet sowie solche, die zwar außer Kraft gesetzt sind, für bestimmte Fälle jedoch übergangsweise noch Anwendung finden. Auch eine Reihe von Lesefassungen steht an dieser Stelle zur Einsicht bereit, sofern diese nicht bereits in der Studieninfo zur Verfügung stehen. Diese Bereiche sind für alle Interessierten öffentlich zugänglich.

Die Beschäftigten der Universität Bielefeld haben über die Verlinkung zu d.3one, der Webversion des Dokumentenmanagementsystems, die Möglichkeit einer gezielten Volltextsuche: Über die Kachel „Suche“ auf der Startseite von d3.one können die Ausgaben des Verkündungsblattes mit beliebigen Schlagwörtern durchsucht werden.
Das Login zu d.3one ist über die persönlichen Windows-Zugangsdaten möglich (dem Benutzernamen „ad\“ voranstellen oder alternativ E-Mail-Adresse eingeben). Die wesentlichen Funktionalitäten der Suche beschreibt die Anleitung Suche in d.3one. Sie ist nach erfolgtem Login in d.3one einsehbar.

Zum Hintergrund
Das verwendete Dokumentenmanagementsystem d.3 löst das bisher eingesetzte System VKC ab, das vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird. Die Reorganisation ist Teil des Projektes eAkte. Sie macht die Verwaltungsabläufe effizienter und verbessert die Auffindbarkeit der als PDF-Dateien abgelegten Ausgaben des Verkündungsblattes.

Senatsprotokolle im Dokumentenmanagement abrufbar

2020-07-08T09:56:56+02:00

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.

Über diesen Link kann jede*r Beschäftigte den öffentlichen Teil der Sitzungsprotokolle im Dokumentenmanagementsystem einsehen. Die Protokolle sind nach Wahlperioden abgelegt. Beim Klick auf das jeweilige Protokoll öffnet sich eine Online-Vorschau. Der vertrauliche Teil der Sitzungsprotokolle ist nur für die Senatsmitglieder einsehbar.

Bitte beachten Sie: Nach einem Upgrade des Dokumentenmanagementsystems d.3ecm ist es für die Anmeldung notwendig, ein ad\ vor den Benutzernamen zu setzen. Alternativ kann die Universitäts-E-Mail-Adresse verwendet werden. Außerhalb der Universität wird für den Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem der VPN-Client benötigt.

Für Rückfragen und Hinweise können Sie sich an eakte@uni-bielefeld.de wenden.

Weitere Informationen

Projektkernteam eAkte setzt sich ergänzende Ziele

2020-01-27T00:00:00+01:00

Das Projektkernteam des Gesamtprojektes „eAkte“ nahm das Go-Live der elektronischen Projektakte zum Anlass, seine (Zusammen-)Arbeit in den zurückliegenden Monaten zu reflektieren. In einem Rückblick trug das fünfköpfige Team die in der Projektarbeit als zielführend erlebten Erfahrungen zusammen und stellte Überlegungen zur weiteren Vorgehensweise an, um noch effektivere Ergebnisse und eine hohe Akzeptanz zu erreichen.

Aus den diskutierten Punkten formulierte das Team Durchführungsziele, welche die zu Projektbeginn festgelegten Ergebnisziele ergänzen:

Die Anwender*innen arbeiten gerne mit dem System und entwickeln keine Umgehungsstrategien.
"Wir unterstützen die Anwender*innen bei der Nutzung des Systems (u.a. mit Anleitungen, Informationsveranstaltungen, Schulungen und Ansprechbarkeit)."
"Wir bleiben so nah wie möglich am Standard des Dokumentenmanagementsystems."
"Wir gehen mit einfachen, kleinen Lösungen an den Start und bauen diese weiter aus."
"Wir machen uns gegenseitig darauf aufmerksam, wenn wir den Eindruck haben, dass unsere Ziele aus dem Blickfeld geraten."

Dieses Maßnahmenbündel bildet die Leitlinie für die gemeinsame Arbeit im Projektkernteam sowie im Zusammenspiel mit weiteren Beteiligten und unterstützt das Erreichen der übergeordneten Projektziele.

Weitere Projektinformationen

Projektziele des Projektes eAkte

Erste Anwendung live im Dokumentenmanagementsystem

2020-01-10T00:00:00+01:00

Ein großer Meilenstein im Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ ist erreicht: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht mit seiner ersten Anwendung, der Elektronischen Projektakte, live. Durch einfache und transparente Prozesse wird sie die Handhabung von Projekten der zentralen Services und der Verwaltungseinheiten unterstützen.

„Das System ermöglicht die Zusammenarbeit von bereichsübergreifenden Vorgangsteams“, so Projektleiterin Dr. Christiane Büchter, „indem es die notwendigen Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung stellt.“

Alle neu startenden Projekte werden im Dokumentenmanagementsystem d.3ecm administriert und dokumentiert. Gleich zu Beginn, bei der ersten Version eines Projektvorschlags, unterstützt das Dokumentenmanagementsystem den Beantragungs- und Genehmigungsprozess: Der Vorschlag wird über ein Webformular erfasst und automatisch im System abgelegt. Darauf können nun die antragstellende Person, das Zentrale Projektbüro und die genehmigenden Stellen sowie bei Bedarf weitere Personen zugreifen. Für ein genehmigtes Projekt wird im System ein Bereich für die Dokumentablage und Zusammenarbeit im Projekt erzeugt. Im weiteren Verlauf eines Projektes hinterlegt die Projektleitung regelmäßig Statusberichte im System und macht sie dem Projektbüro zugänglich. Das System verschickt automatisierte Benachrichtigungen und ermöglicht den Projektbeteiligten kurze Abstimmungswege durch eine sogenannte Ad-hoc-Zusammenarbeit.

Organisatorische Änderungen

Die Übersicht der geplanten und genehmigten Projekte sowie die dazugehörigen freigegebenen Steckbriefe sind zukünftig für alle Beschäftigten einsehbar. Dies ist ein Beitrag zu mehr Transparenz und entspricht damit einem Wunsch vieler Beschäftigter.

Vorteile der neuartigen Zusammenarbeit

Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems und der eAkte sind folgende Projektziele verbunden:

Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff
Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge
Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen
Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung

Ausblick auf den weiteren Projektverlauf

Durch dieses erste realisierte Teilprojekt „Elektronische Projektakte“ steht allen Projektteams ein eigener Team-Raum für die Dokumentablage und Zusammenarbeit zur Verfügung. Das Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ (kurz „eAkte“) macht den Anfang und nutzt als erstes diesen Team-Raum im DMS. Die Projektleiterin, Dr. Christiane Büchter, sieht große Vorteile darin das neue System am eigenen Arbeitsbereich zu erproben. „Gleichzeitig“, betont Büchter, „eröffnet uns die neue Anwendung die Möglichkeit, unmittelbare Erfahrungen im Umgang mit dem System zu sammeln und daraus für die Umsetzung der folgenden Teilprojekte zu lernen“.
Weitere in der Umsetzung befindliche Teilprojekte sind unter anderem „Verkündungsblatt“, „Senatsprotokolle“ und „Anbindung SAP“.

Weitere Informationen

für Beschäftigte einer zentralen Einrichtung oder eines zentralen Service, die ihren Projektvorschlag an das Zentrale Projektbüro schicken möchten:
Im Beschäftigtenportal stehen ein Webformular und die Anleitung (Neues Projekt beantragen) zur Verfügung.
für Beschäftigte, die sich über laufende oder zukünftige Projekte informieren möchten:
In der Webversion (d.3one) des Dokumentenmanagementsystems sind die Übersichten Geplante Projekte und Laufende Projekte einsehbar (Login über die Windows-Zugangsdaten).
bei allen Fragen zum Projekt:
Projektteam: Dr. Christiane Büchter (Projektleiterin), Mathias Duttenhöfer (Stellvertretender Projektleiter), Fabian Hartl (Strukturredakteur), Heiko Köster (Technischer Administrator) und Evelyn Streicher-Coprian (Prozessmanagerin),
erreichbar per E-Mail an eakte@uni-bielefeld.de

Projektkernteam des Projektes eAkte