Die „Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld“ ist am 18. Januar 2021 in Kraft getreten. Das erklärte Ziel: Der zukunftsorientierte Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen soll dem Wohl der Universität als Ganzes dienen. Dafür müssen alle Beteiligten die Anwendung neuer Technologien mittragen und mitgestalten. Diesem Grundsatz entsprechen die neuen Regelungen. Mit der Dienstvereinbarung (DV) wurden grundlegende Dinge für die Universität festgelegt, die alle Mitarbeitenden in gewisser Weise betreffen und Auswirkungen auf die tägliche Arbeit haben. Die genauen Inhalte der DV sollten daher alle zur Kenntnis nehmen.

Die Regelungen im Mitbestimmungsprozess
Die Beteiligung von Personalräten, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen und der Gleichstellungsbeauftragten bei mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten dient der Wahrung von Persönlichkeitsrechten, der Verbesserung von Arbeitsbedingungen und der Qualifikation der Beschäftigten. Die Art und Weise der Gremienbeteiligung bei  Einführung oder Weiterentwicklung von IT-Systemen und IT-Prozessen ist Inhalt der neuen Dienstvereinbarung. Für alle beteiligten Parteien gibt es klare Vorgaben, die für Transparenz sorgen, Einzelfalllösungen verzichtbar machen und letztlich eine zügige und unbürokratische Entwicklung von IT-Lösungen ermöglichen.
Zukünftig geben Projektleitungen bereits im Vorfeld einer IT-Maßnahme Informationen in strukturierter Form an die Gremien. Unabhängig von den Mitbestimmungsverfahren findet im zweimonatlichen Turnus ein Austausch zwischen den Gremien und Vertreter*innen der Dezernate DT/P, P/O und des BITS statt, um bei Digitalisierungsmaßnahmen die Interessen aller Beteiligten frühzeitig zu berücksichtigen.

Für die Beschäftigten viel erreicht
Über den Mitbestimmungsprozess hinaus wurden wichtige Eckpunkte für die Beschäftigten vereinbart, wie z.B. Schutz vor Kündigung oder Einkommensverlusten, Unterstützung durch die Personalvertretung bei Konflikten oder bei missbräuchlicher IT-Nutzung, Schutz vor personenbezogenen Auswertungen, Zusicherung notwendiger Qualifizierungsmaßnahmen. Die Vereinbarungen gelten bei IT-Projekten der zentralen und der dezentralen Verwaltung.

So wurde die Dienstvereinbarung erarbeitet
Die Vertragsparteien – bestehend aus Vertreter*innen der Dienststelle und der beiden Personalräte (PR MTV und WPR) – bezogen Gleichstellung und Schwerbehindertenvertretung von Anfang an in die Abstimmungsrunden ein. In mehreren Workshops erstellten sie die Gliederung der neuen Dienstvereinbarung und bearbeiteten die einzelnen Themenbereiche in Tandems aus Gremien und Dienststelle. Im intensiven Austausch entstand so in Summe ein Bündel an verbindlichen, zielgerichteten Maßnahmen.

Weitere Informationen
Die IT-Rahmen-Dienstvereinbarung und ihre Anhänge können alle Beschäftigten in d.3one, der Webversion des Dokumentenmanagementsystems (DMS), einsehen.
Das Login zu d.3one ist über die persönlichen Windows-Zugangsdaten möglich (dem Benutzernamen „ad\“ voranstellen, z.B. ad\mmusterfrau). Außerhalb der Universität ist d.3one nur über eine VPN-Verbindung erreichbar.
Die Webseite Dienstvereinbarungen im Beschäftigtenportal informiert über die Bereitstellung von Dienstvereinbarungen im DMS, verlinkt zu einer chronologischen Übersicht der Dokumente und unterstützt durch Anleitungen bei der Suche im DMS.