Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

Aufgaben und Inhalte des Projekts 

Die Dienstvereinbarung selbst berücksichtigt vielschichtige Aspekte in Bezug auf den Betrieb der Universität sowie die Belange der Mitarbeitenden. Daraus ergaben sich die wichtigsten Arbeitspakete:  

• Technische Anpassung von SAP und Klären der Antragsprozesse
• Kommunikation über die neuen Regelungen, Erarbeiten eines Leitfadens für die Arbeit im Homeoffice sowie fortlaufendes Aktualisieren des Informationsangebotes im Beschäftigtenportal
• Planen und Organisieren von Fortbildungs- und Beratungsangeboten
• Auswählen und Beschaffen von Ausstattung (Laptops und Zubehör, Technik für hybride Meetings, Bürostühle) 
• Beauftragen der Evaluation

Zusammenarbeit im Projekt 

Das Projektteam traf sich einmal wöchentlich für einen kurzen digitalen Austausch zum aktuellen Stand der Aufgaben und zur Besprechung der wichtigsten Fragen und nutzte dafür das Projektmanagement-Tool „Jira“. Jedes Teammitglied war für einen Teil der Arbeitspakete verantwortlich und arbeitete diese (mit weiteren Personen) außerhalb des Regeltermins ab. Damit konnten alle wichtigen Aufgaben zum Start der FlexWork durchgeführt werden. 

Weitere Informationen 

Die Webseiten Dienstvereinbarung „FlexWork“ im Beschäftigtenportal informieren umfassend über die Neuerungen. Hier finden die Mitarbeitenden unter anderem Anleitungen, praktische Tipps und Unterstützungsangebote. 

„Jira“ ist ein Werkzeug für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement, das in verschiedensten Anwendungsfällen genutzt werden kann. Weitere Informationen stellt das BITS in seinem Servicekatalog zur Verfügung.