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Universitätsverwaltung 2025

Kategorie: eAkte

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» Veröffentlicht am 10. Februar 2025

Optimierte E-Kommunikation mit der Justiz

Für die sichere Datenübertragung zwischen Behörden und der Justiz nutzen die beteiligten Kommunikationspartner das zertifizierte „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) zum Empfangen und Versenden gerichtlicher Akten und Dokumente. An der Universität Bielefeld können eingehende beBPo-Nachrichten nun über eine integrierte beBPo-Lösung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ganz ohne Medienbruch bearbeitet werden.

Kategorie: eAkte

» Veröffentlicht am 5. September 2024

DMS/eAkte – Komfortabel einloggen und mehr

Um den Zugang zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher und zugleich nutzungsfreundlich zu gestalten, erfolgte eine Umstellung der Login-Funktion. Ab sofort greifen Beschäftigte der Universität Bielefeld über die bewährte Web-Authentifizierung mit Shibboleth zu. Zusätzlich ist nun die neue Funktion „local edit“ zum Bearbeiten von Dokumenten verfügbar. Weitere komfortable Unterstützung für Anwender*innen bietet ein praxisnahes Video mit hilfreichen Tipps für die Nutzung des DMS.

Kategorie: eAkte

» Veröffentlicht am 15. Dezember 2023

Masterlösung eDrittmittelakte.NRW überreicht

Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten.

Teilnehmer*innen der Abschlussveranstaltung

Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung

Kategorie: eAkte

» Veröffentlicht am 21. August 2023

Digitaler Einstellungsprozess für Hilfskräfte

Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration.

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» Veröffentlicht am 19. Juli 2023

eDrittmittelakte auf der Zielgeraden

Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort. In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.

Kategorie: eAkte

» Veröffentlicht am 29. November 2022

Neue Startseite der eAkte individualisierbar

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten.

Dashboard der eAkte

Individualisiertes Dashboard der eAkte

Kategorie: eAkte

» Veröffentlicht am 13. September 2022

Anleitungen für eAkte digital aufbereitet

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte.

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» Veröffentlicht am 2. Juni 2021

Benutzungsfreundlichkeit des DMS gesteigert

Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar.

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» Veröffentlicht am 26. März 2021

Das Dokumentenmanagementsystem von A bis Z

Unter dem Namen Arbeiten mit d.3 entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten.

Startseite des Webauftritts "Arbeiten mit d.3"

Webauftritt "Arbeiten mit d.3"

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» Veröffentlicht am 24. Februar 2021

Schneller Zugriff auf Dienstvereinbarungen

Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse.

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» Veröffentlicht am 3. November 2020

Hausrundschreiben neu organisiert

Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung.
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert.

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» Veröffentlicht am 22. Oktober 2020

Verkündungsblatt jetzt durchsuchbar

Die amtlichen Bekanntmachungen der Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000 erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen.

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» Veröffentlicht am 8. Juli 2020

Senatsprotokolle im Dokumentenmanagement abrufbar

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.

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» Veröffentlicht am 27. Januar 2020

Projektkernteam eAkte setzt sich ergänzende Ziele

Das Projektkernteam des Gesamtprojektes „eAkte“ nahm das Go-Live der elektronischen Projektakte zum Anlass, seine (Zusammen-)Arbeit in den zurückliegenden Monaten zu reflektieren. In einem Rückblick trug das fünfköpfige Team die in der Projektarbeit als zielführend erlebten Erfahrungen zusammen und stellte Überlegungen zur weiteren Vorgehensweise an, um noch effektivere Ergebnisse und eine hohe Akzeptanz zu erreichen.

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» Veröffentlicht am 10. Januar 2020

Erste Anwendung live im Dokumentenmanagementsystem

Ein großer Meilenstein im Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ ist erreicht: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht mit seiner ersten Anwendung, der Elektronischen Projektakte, live. Durch einfache und transparente Prozesse wird sie die Handhabung von Projekten der zentralen Services und der Verwaltungseinheiten unterstützen.

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