Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten. 

Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung

Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration. 

Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort. In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht. 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten. 

Individualisiertes Dashboard der eAkte

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte. 

Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan  erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar. 

Unter dem Namen Arbeiten mit d.3 entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten. 

Webauftritt "Arbeiten mit d.3"

Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse. 

Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. 
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert. 

Die amtlichen Bekanntmachungen der Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000 erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen.

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.