Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität.

Eine Befragung von Fakultätsangehörigen nach ihren Erfahrungen im Probebetrieb hat gezeigt, dass die angestrebten Ziele erreicht wurden:
Bisher wurden Reiseantragsvordrucke ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben, per Hauspost ans Personaldezernat geschickt und dort in SAP nacherfasst. Das ist nach Ansicht vieler Befragter aufwändig und nicht mehr zeitgemäß. Vor allem unter Homeoffice-Bedingungen zeigt sich, dass diese Vorgänge sehr viel Zeit benötigen, bis alle relevanten Personen beteiligt werden können.
Der Schritt hin zu digitalen, papierlosen Abläufen ermöglicht eine schnellere und unkompliziertere Bearbeitung – sowohl zwischen Antragsteller*innen und Genehmiger*innen als auch innerhalb der Reisekostenabteilung. Bei den Reisenden entsteht mehr Transparenz durch eine jederzeit verfügbare Einsicht in die individuellen Reisedaten. Hinzu kommen die Vorteile einer rein digitalen Belegablage.

Revisionssichere Archivierung
Alle zu einem Reisevorgang hinzugefügten, digitalen Dokumente – von der Kongresseinladung bis zum Bahnticket – werden beim Hochladen in SAP direkt an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort in der sogenannten eAkte gespeichert und archiviert. Diese Archivierung ist GOBD-zertifiziert und bescheinigt somit die Unveränderbarkeit der Dokumente. Dadurch reicht auch im Rahmen von Drittmittelprüfungen der Zugriff auf die digitalen Belege aus. Der Aufruf der Dokumente erfolgt primär über das SAP-Berichtswesen, ist aber auch über die eAkte möglich.

Weiterentwicklung
Neben der geplanten Ausweitung der Reisekostenworkflows auf alle Tarifbeschäftigten und Beamt*innen der Universität im ersten Quartal 2022 wird derzeit in einem Projekt eine modernere Web-Oberfläche für die SAP-Anwendung erarbeitet. Hierdurch soll die Bedienung weiter vereinfacht werden. Zudem wird die Darstellung für Endgeräte verschiedener Größen und unterschiedlicher Auflösungen (Tablet, Smartphone etc.) optimiert.