Universitätsverwaltung 2025

Im Prozessportal der Universität Bielefeld – auch als BIC-Portal bekannt – gibt es Veränderungen. In vier von insgesamt neun Prozessbereichen präsentieren sich die Prozessmodelle im neuen "Look and Feel". Ihre grafische Darstellung entspricht nun der Modellierungsmethode BPMN (Business Process Model and Notation), die sich in den vergangenen Jahren als internationaler Standard durchgesetzt hat. Die Uni Bielefeld nutzt BPMN bereits jetzt in der Kooperation und im Austausch mit Hochschulen auf Landesebene, wie es das E-Governmentgesetz NRW vorsieht.

Die Neuerungen
Die Prozessmodelle oder -diagramme geben die Abläufe in einer horizontalen Darstellung wieder. Ihre Gliederung in sogenannte Lanes für jede durchführende Rolle bzw. Organisationseinheit veranschaulicht die genaue Abfolge der Aktivitäten. Dadurch lässt sich der Prozessfluss mit wenigen Blicken erfassen. Alle Lanes zusammen bilden den sogenannten Pool, der entweder für die Uni Bielefeld oder für eine untergeordnete Einheit steht.
Interaktionen mit externen Prozessbeteiligten oder mit automatisierten Systemanwendungen können durch die Verwendung weiterer Pools im gleichen Diagramm dargestellt werden. In diesem Fall wird zwischen den interagierenden Pools der Austausch von Nachrichten symbolisiert.

Die Legende im Prozessportal zeigt die schematische Darstellung von BPMN-Kollaborationsdiagrammen sowie der bisher verwendeten Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), die nach und nach abgelöst wird. Die Modellierungskonventionen der Uni Bielefeld gehen aus dem Handbuch Prozessorganisation hervor.

Weitere Planungen
Die Umstellung auf BPMN ist in den Prozessbereichen "Organisieren", "Kommunizieren", "Finanzen managen" und "Facilitys managen" bereits sichtbar. Die weitere Umstellung erfolgt prozessbereichsweise in Abstimmung zwischen dem Prozessmanagement des Dezernats DT/P und den Prozessverantwortlichen. Das Prozessmanagement lädt die Modellierer*innen gezielt zu entsprechenden Schulungen ein.

Kontakt
Für Fragen steht das Team für Prozessmanagement unter prozessorganisation@uni-bielefeld.de zur Verfügung.