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Universitätsverwaltung 2025

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» Veröffentlicht am 30. September 2024

Digitale Formulare mit Workflow-Unterstützung

Für die Gestaltung digitaler Formulare hat die Universität Bielefeld mit dem System „formcycle“ eine neue Generation von Formularsoftware eingeführt. Das System ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung web-basierter Formulare mit Workflow-Unterstützung. Als Anwender*innen können interne und externe Personen in Zusammenarbeit Formulare ausfüllen und ohne Medienbruch oder redundante Datenpflege weiterbearbeiten. Den Aufbau und die Ausgestaltung komfortabler Formulare bietet die Verwaltung als zentralen Service an.

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» Veröffentlicht am 8. August 2024

Ausbau der digitalen Services für Studierende

Rechtzeitig zu Beginn der Einschreibungs- und Rückmeldungsfrist für das Wintersemester 2024/25 ist das Bewerbungs- und Statusportal für Studierende mit neuen Funktionen live gegangen. Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, bietet das Portal bei BAföG-Anträgen einen optionalen Datenaustausch mit dem BAföG-Amt des Studierendenwerks Bielefeld an. Darüber hinaus können Studierende wichtige Anträge online stellen und Statusmeldungen sowie Bescheinigungen des Studierendensekretariats über das Portal entgegennehmen.

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» Veröffentlicht am 6. August 2024

Digitale Reisekostenabrechnung für Gäste der Universität

Bei der Erstattung von Reiseauslagen eingeladener Personen geht die Universität Bielefeld neue Wege. Die Anträge auf Kostenerstattung werden zukünftig durch die Gäste digital erstellt und an der Universität über den regulären Prozess der Eingangsrechnungen bearbeitet. Organisatorische Neuerungen gestalten die Abläufe für Interne und Externe einfach, transparent und nutzungsfreundlich. Das neue Verfahren wird zunächst von zwei Fakultäten im Pilotbetrieb getestet.

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» Veröffentlicht am 11. April 2024

Service-Portfolio für Gastwissenschaftler*innen

Das International Office hat in einem Projekt ermittelt, welche spezifischen Bedürfnisse internationale Gastwissenschaftler*innen während ihres Aufenthalts an der Uni Bielefeld in Bezug auf Service-Angebote haben. Als Ergebnis konnten nun einheitliche Regelungen für alle Gastwissenschaftler*innen – national wie international – erzielt werden. Eine besondere Rolle kommt der UniCard als Gastwissenschaftler*innen-Ausweis zu. Sie ist der Schlüssel für die Nutzung der Bibliotheks-Services und für Mensa-Mahlzeiten zum Beschäftigtentarif.

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» Veröffentlicht am 21. März 2024

Projekte und Prozesse an der Universität Bielefeld

In der zweitägigen Veranstaltung „Tage der Projekte und Prozesse 2024“ (PPM-Tage) am 18. und 19. März 2024 konnten sich Beschäftigte der Uni Bielefeld über Aktuelles und Wissenswertes zu diesem Themenkomplex informieren. Das Team Projekt- und Prozessmanagement des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorientierung (DT/P) hatte ein vielseitiges Programm zusammengestellt, das teils in Online-Meetings, teils in Präsenzveranstaltungen unterschiedlicher Formate angeboten wurde.

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» Veröffentlicht am 18. September 2023

Konferenzmanagementsystem fuer effiziente Tagungsorganisation

Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus.

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» Veröffentlicht am 1. Juni 2023

Portal Forschungsinformationen ist online

Das neue Forschungsportal der Universität Bielefeld, kurz FIS-Portal, ist seit 01. Juni 2023 freigeschaltet und macht die Forschungsstärke der Universität in der Außendarstellung sichtbar. In gebündelter Form präsentiert es die Publikationen und Drittmittelprojekte der Forschenden sowie deren Preise und Mitgliedschaften.
Das Portal bildet die für die Öffentlichkeit zugängliche Oberfläche des Forschungsinformationssystems. Dessen Inhalte werden gemeinsam von den zentralen Unterstützungsbereichen und den Wissenschaftler*innen gepflegt. Die Wissenschaftler*innen dokumentieren damit ihre persönlichen Forschungsaktivitäten und unterstützen gleichzeitig die Darstellung der Forschungsleistungen ihrer Fakultät oder ihres Instituts.

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» Veröffentlicht am 11. April 2023

Leitlinie für Cloud-Nutzung

Die Universität Bielefeld setzt sich das Ziel, zu den forschungsstärksten Standorten Deutschlands zu gehören und somit für Wissenschaftler*innen und ambitionierte Studierende attraktiv zu sein. Zugleich setzt sie auf eine innovative und zeitgemäße Lehre. Um diese Ziele zu unterstützen, sind international konkurrenzfähige Rahmenbedingungen für die Nutzung von IT-Lösungen einschließlich Cloud-Services erforderlich. Mit der kürzlich beschlossenen Cloud-Leitlinie legt die Universität den strategischen Rahmen für die Cloud-Nutzung fest.

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» Veröffentlicht am 3. April 2023

Projekte und Prozesse zum Thema gemacht

Am 27. und 29. März 2023 richtete das Team Projekt- und Prozessmanagement (Dezernat DT/P) die "Tage der Projekte und Prozesse" aus. Die insgesamt sehr gut besuchte Veranstaltung wurde am ersten Tag online, am zweiten Tag in Präsenz durchgeführt. Sie richtete sich an alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung, die mehr über Prozess- und Projektmanagement erfahren wollten.

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» Veröffentlicht am 18. Januar 2023

Prüfungsakte vollständig digital

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an.

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» Veröffentlicht am 4. Oktober 2022

Prozessportal in der Cloud

Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt.

Prozessportal

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» Veröffentlicht am 26. September 2022

Komfortable Kalkulation von Personalkosten

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen.

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» Veröffentlicht am 19. August 2022

Onboarding digital unterstützt

Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel.

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» Veröffentlicht am 11. August 2022

Services für die Tagungsorganisation

Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll.

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» Veröffentlicht am 14. Juli 2022

Lenkungskreis für das Programm Universitätsverwaltung 2025

Das Programm Universitätsverwaltung 2025 wird seit Juni 2022 durch einen Lenkungskreis begleitet. In ihm wirken das Rektorat, die Fakultätsleitungen, die zentralen und dezentralen Serviceeinheiten sowie die Personalräte, die Gleichstellung, die Schwerbehindertenvertretung und „FairNetzt“ mit. Der Lenkungskreis kommt zweimal im Jahr zusammen und bringt sich beratend in das Programm ein.

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