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Universitätsverwaltung 2025

Universitätsverwaltung 2025 - Kategorie Allgemein

Konferenzmanagementsystem fuer effiziente Tagungsorganisation

Veröffentlicht am 18. September 2023

Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus. 

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Portal Forschungsinformationen ist online

Veröffentlicht am 1. Juni 2023

Das neue Forschungsportal der Universität Bielefeld, kurz FIS-Portal, ist seit 01. Juni 2023 freigeschaltet und macht die Forschungsstärke der Universität in der Außendarstellung sichtbar. In gebündelter Form präsentiert es die Publikationen und Drittmittelprojekte der Forschenden sowie deren Preise und Mitgliedschaften.
Das Portal bildet die für die Öffentlichkeit zugängliche Oberfläche des Forschungsinformationssystems. Dessen Inhalte werden gemeinsam von den zentralen Unterstützungsbereichen und den Wissenschaftler*innen gepflegt. Die Wissenschaftler*innen dokumentieren damit ihre persönlichen Forschungsaktivitäten und unterstützen gleichzeitig die Darstellung der Forschungsleistungen ihrer Fakultät oder ihres Instituts. 

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Leitlinie für Cloud-Nutzung

Veröffentlicht am 11. April 2023

Die Universität Bielefeld setzt sich das Ziel, zu den forschungsstärksten Standorten Deutschlands zu gehören und somit für Wissenschaftler*innen und ambitionierte Studierende attraktiv zu sein. Zugleich setzt sie auf eine innovative und zeitgemäße Lehre. Um diese Ziele zu unterstützen, sind international konkurrenzfähige Rahmenbedingungen für die Nutzung von IT-Lösungen einschließlich Cloud-Services erforderlich. Mit der kürzlich beschlossenen Cloud-Leitlinie legt die Universität den strategischen Rahmen für die Cloud-Nutzung fest. 

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Projekte und Prozesse zum Thema gemacht

Veröffentlicht am 3. April 2023

Am 27. und 29. März 2023 richtete das Team Projekt- und Prozessmanagement (Dezernat DT/P) die "Tage der Projekte und Prozesse" aus. Die insgesamt sehr gut besuchte Veranstaltung wurde am ersten Tag online, am zweiten Tag in Präsenz durchgeführt. Sie richtete sich an alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung, die mehr über Prozess- und Projektmanagement erfahren wollten. 

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Prüfungsakte vollständig digital

Veröffentlicht am 18. Januar 2023

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an. 

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Prozessportal in der Cloud

Veröffentlicht am 4. Oktober 2022

Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt. 


Prozessportal
Prozessportal

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Komfortable Kalkulation von Personalkosten

Veröffentlicht am 26. September 2022

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen. 

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Onboarding digital unterstützt

Veröffentlicht am 19. August 2022

Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel. 

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Services für die Tagungsorganisation

Veröffentlicht am 11. August 2022

Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll. 

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Lenkungskreis für das Programm Universitätsverwaltung 2025

Veröffentlicht am 14. Juli 2022

Das Programm Universitätsverwaltung 2025 wird seit Juni 2022 durch einen Lenkungskreis begleitet. In ihm wirken das Rektorat, die Fakultätsleitungen, die zentralen und dezentralen Serviceeinheiten sowie die Personalräte, die Gleichstellung, die Schwerbehindertenvertretung und „FairNetzt“ mit. Der Lenkungskreis kommt zweimal im Jahr zusammen und bringt sich beratend in das Programm ein. 

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Neuer Standard im Prozessmanagement

Veröffentlicht am 18. Mai 2022

Die Umstellung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen an der Uni Bielefeld ist erfolgreich abgeschlossen. Alle im Prozessportal publizierten Prozessdiagramme entsprechen nun dem internationalen Standard der Modellierungsmethode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Die neue Darstellungsform gliedert die Prozesse nach den Rollen der Beteiligten und macht die Abläufe übersichtlich und leicht erfassbar. Die Einführung des neuen Standards ist zugleich ein Schritt in Richtung der Kooperation mit anderen Hochschulen. 

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FlexWork "just in time" gestartet

Veröffentlicht am 16. Mai 2022

Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

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Onboarding in den Fokus gerückt

Veröffentlicht am 7. April 2022

Mit einer Projektreihe zum Thema Onboarding unterstreicht die Universität Bielefeld den hohen Stellenwert ihrer Willkommenskultur. Damit neue Mitarbeitende möglichst komfortabel „an Bord“ gehen können, sind transparente und nachvollziehbare IT- und Verwaltungsprozesse erforderlich. Diese wurden mit Schwerpunkt auf die Zielgruppe Neuberufene im ersten der Onboarding-Projekte analysiert und ihre Verbesserung auf den Weg gebracht.


Onboarding-Portal
Onboarding-Portal

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Digitalisierung von Dienstreisevorgängen

Veröffentlicht am 2. Februar 2022

Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität. 

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Professionalisierung im Bewerbungsmanagement

Veröffentlicht am 31. Januar 2022

Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt. 

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