Mit der Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) hat die Zentrale Beschaffung einen weiteren wichtigen Schritt zur Digitalisierung unternommen. Seit Januar 2021 führt der Strategische Einkauf alle Vergabeverfahren mit der neuen Software durch und hat damit zwei große Ziele erreicht: Die papierlose E-Vergabeakte sowie Rechtssicherheit durch revisionssichere Ablage der Vorgänge.

Für die Ausschreibung und Kommunikation mit Bietern leistete bereits der sogenannte Vergabemarktplatz NRW digitale Unterstützung. Durch die Anbindung des neuen Vergabemanagementsystems kommen nun weitere Assistenzfunktionen hinzu. So führt das System die Einkäufer*innen strukturiert durch den Vergabeprozess, indem es beispielsweise die zum gewählten Verfahren passenden Formulare anbietet, Checklisten zur Verfügung stellt oder in einer Wertungsmatrix die Wirtschaftlichkeit der Angebote verzeichnet. Eine zentrale Stammdaten- und Vorlagenverwaltung mit spezifischen Ergänzungen der Uni Bielefeld vereinfacht das Ausfüllen von Formularen. Weitere Features sind eine Termin- und Fristenplanung sowie eine Bieterdatenbank. Eine Funktion für Controlling und Berichtswesen rundet das Angebot ab.

Revisionssicherheit und Archivierung
Alle während des Vergabeverfahrens erstellten Dokumente und die durchgeführten Arbeitsschritte werden im System gespeichert bzw. protokolliert. Dadurch ist der gesamte Vorgang revisionssicher dokumentiert. Diese Tatsache lässt es zu, stufenweise Freigaben im System zu erstellen und Auftragsschreiben ohne Unterschrift per E-Mail zu versenden. Zur Archivierung werden die Daten eines vollständig abgeschlossenen Vergabeverfahrens jeweils an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übermittelt und können dort zu Prüfzwecken eingesehen werden.

Optionale Weiterentwicklung
Es werden Möglichkeiten geprüft, Vergabeverfahren bereits nach dem Zuschlag in das DMS zu überführen, damit die Akte sowohl bei eventuellen Nachträgen bearbeitet als auch von weiteren Befugten, z. B. im Rahmen einer internen Prüfung, eingesehen werden kann. Auch der Mehrwert einer Anbindung des VMS an das SAP-MM-Modul wird näher betrachtet.