Unter Leitung der Universität Bielefeld hat das neu eingerichtete Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (eAkteCC) seine Arbeit aufgenommen. Ein an fünf Standorten zusammenwirkendes Team organisiert die Kooperation der Hochschulen des Landes bei ihrer Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Aktenführung. Die Universität Bielefeld ist für die Koordination des Verbundes sowie für den Informations- und Erfahrungsaustausch verantwortlich. Im Interview stellen Doreen Schwarz, Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW, und Andreas Patti als Fachlicher Betreuer des landesweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) ihre neue Aufgabe und ihre Erwartungen vor. 
 

Wie kam es dazu, dass die Uni Bielefeld das Kompetenzzentrum leitet?

Doreen Schwarz: Die Universität Bielefeld macht seit dem Beginn 2020 mit ihrem Programm Universitätsverwaltung 2025 einen deutlichen Schritt nach vorn im Hinblick auf moderne Verwaltungsarbeit, Digitalisierung und Prozessorientierung. Das können wir für die Verbundkooperation E-Akte.NRW nutzen und unsere Erfahrungen gewinnbringend für alle Hochschulen in NRW einbringen.

Welche Aufgaben erwarten Sie in den nächsten Wochen und Monaten? 

Andreas Patti: Die sogenannten Masterprojekte „E-Studierendenakte“, „E-Personalakte“ und „E-Drittmittelakte“ sind schon gestartet und ein gutes Stück vorangekommen. Unsere Aufgabe liegt nun darin, die erarbeiteten Ergebnisse zusammenzuführen, den Austausch zwischen den Projekten zu stärken und vor allem die Ergebnisse so vorzubereiten, dass andere Hochschulstandorte die Lösungen am Ende auch übernehmen können.

Doreen Schwarz: Außerdem arbeiten wir daran, mit den Hochschulen in engen Kontakt zu kommen. Wir wollen sie nicht nur theoretisch bei Ihren Digitalisierungsvorhaben im Bereich Dokumentenmanagementsystem beraten, sondern müssen wissen, wo sie stehen und wie wir helfen können.

Welche Vorteile bietet die Arbeit des Kompetenzzentrums für die Hochschulen?

Andreas Patti: Die Hochschulen bleiben eigenverantwortlich und autonom in Bezug auf ihre Belange und können dennoch die in den Projekten entwickelten Master übernehmen. Wir beraten sie bei der Lokalisierung der Akten und stellen durch die Universität Duisburg-Essen und die Universität zu Köln den zentralen Betrieb des Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung.

Was sind die inhaltlichen Schwerpunkte des Kompetenzzentrums?

Doreen Schwarz: Kurz gesagt: Die Koordination des E-Akte-Verbundes, die Beratung und Unterstützung einzelner Hochschulen und die Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. Konkreter wollen wir durch Wissenselemente wie Good-Practices, Dokumente, Formulare, Checklisten einen Wissenspool für Hochschulen aufbauen, um die Digitalisierung von Vorgangsbearbeitungen zu bewältigen. Einen Teil dieser Wissenselemente haben bereits unsere Kollegen aus dem Bereich „Beratung  und Unterstützung“ der FH Münster und HS Düsseldorf zusammengestellt. Eine gute Basis für die Umsetzung dieser Aufgabe in den kommenden Jahren.

Was wünschen Sie sich für die neue Zusammenarbeit?

Andreas Patti: Konstruktive und professionelle Zusammenarbeit im Kompetenzzentrum selbst, mit den Masterprojekten und den partizipierenden Hochschulen ist die Grundlage, um das Kompetenzzentrum erfolgreich an den Start zu bringen.

Doreen Schwarz: Offenheit! Meiner Erfahrung nach kann man viel erreichen, wenn man offen und wach über neue Lösungen von bisher bekannten Vorgängen nachdenkt. Meistens macht es dann am Ende sogar Spaß, auch wenn man das von elektronischen Akten nicht in erster Linie erwartet. 

Zum Kompetenzzentrum E-Akte.NRW:
Das vom Land geförderte Vorhaben baut auf den Ergebnissen des Vorprojekts E-Akte.NRW aus 2019 auf. Ziel ist der Aufbau eines auf Dauer angelegten Kompetenzzentrums. Es soll den E-Akte.NRW-Verbund von Hochschulen organisatorisch und fachlich koordinieren und dessen Austausch sicherstellen. Schwerpunkte sind Beratungsdienstleistungen und der Systembetrieb des zentralen Dokumentenmanagementsystems. In eigenständigen Projekten sollen Masterlösungen entstehen, die von den Hochschulen des Landes lokalisiert eingesetzt werden können. Weitere Informationen stehen über die Webseiten des Kompetenzzentrum E-Akte.NRW zur Verfügung.