Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt.

Erfahrungen aus dem Probebetrieb
Während des mehrmonatigen Probebetriebs konnten alle Bereiche und die beteiligten Gremien die neue Form der Zusammenarbeit mit dem Dezernat P/O kennen lernen. Als besonderer Mehrwert wird vor allem der hohe Grad an Professionalisierung gesehen. Dazu zählen unter anderem die Transparenz für Bereiche und Gremien, die effiziente Kommunikation, die zentral abgelegte Korrespondenz, der Wegfall von Doppelablagen und die Vertretungssicherheit. Neben den Gremien schätzen vorwiegend größere bzw. zentral aufgestellte Organisationseinheiten die Vorteile des Bewerbungsmanagementsystems. Da es eine gewisse Einarbeitung erfordert, fällt die Handhabung des Systems leichter, je umfangreicher es eingesetzt wird.
Parallel zur Erprobung wurden angebotene Funktionen weiterentwickelt. Zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen und eine Suchfunktion in der Übersicht der Stellenausschreibungen sorgen für verbesserten Komfort. Bei englischsprachigen Ausschreibungen wird nun auch englischsprachige Korrespondenz im weiteren Verfahren unterstützt.

Schulungsangebot
Zum Einstieg in die Arbeit mit HR4YOU werden den Anwender*innen bedarfsgerechte Schulungen in Kleingruppen angeboten. Inhaltliche Schwerpunkte bilden die Themen „Stellenausschreibung“ und „Bewerbungen managen“. Eine Schulung zur Vertiefung der Kenntnisse richtet sich an die Verwaltungsleitungen. Sie vermittelt Tipps und Tricks und stellt Best Practices vor, um den Umgang mit dem System zu erleichtern.

Angebot an weiterführenden Informationen
Die Webseite Bewerbungsmanagement im Beschäftigtenportal bietet den Anwender*innen unterstützende Hinweise und Materialien. Über FAQs liefert sie schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen. Praktische Hilfestellung bei der Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems leisten detaillierte Anleitungen. Sie sind an die Rollen der Nutzer*innen angepasst und behandeln jeweils thematisch zusammengehörige Funktionen und Arbeitsschritte. Bei individuellen Fragen sind Service und Support über bewerbungsmanagement@uni-bielefeld.de erhältlich.