Onboarding in den Fokus gerückt
Mit einer Projektreihe zum Thema Onboarding unterstreicht die Universität Bielefeld den hohen Stellenwert ihrer Willkommenskultur. Damit neue Mitarbeitende möglichst komfortabel „an Bord“ gehen können, sind transparente und nachvollziehbare IT- und Verwaltungsprozesse erforderlich. Diese wurden mit Schwerpunkt auf die Zielgruppe Neuberufene im ersten der Onboarding-Projekte analysiert und ihre Verbesserung auf den Weg gebracht.
Klar definierte Zuständigkeiten und eine gute Koordination der ineinandergreifenden Unterstützungsprozesse sind wesentliche Voraussetzungen für eine serviceorientierte Gestaltung des Onboardings. Dies gilt ganz besonders in Bezug auf neuberufene Professor*innen, die bereits vor Stellenantritt Zugang zu Universitätssystemen benötigen. Technisch und strukturell verbesserte Abläufe kommen auch den anderen Beschäftigtengruppen zugute.
Gebündeltes Wissen für Fakultäten und neue Mitarbeitende
Die ersten der im Projekt „Unterstützungsprozesse Onboarding Neuberufene“ festgestellten Optimierungspotentiale wurden bereits umgesetzt.
So entstand in Zusammenarbeit zwischen den Fakultätsverwaltungsleitungen und dem Personaldezernat ein aussagekräftiger Leitfaden für Fakultäten. In Form einer Checkliste macht er die Abläufe, die sich an die Ruferteilung anschließen, transparent und unterstützt die Fakultäten beim Inplacement neuer Professor*innen.
Das neu eingerichtete Onboarding-Portal bündelt Wissenswertes für neue Kolleg*innen mit Hilfe einer übersichtlich gestalteten Webseite. Als eine Art Wegweiser führt sie die Nutzer*innen auf direktem Weg zu den Informationen im Beschäftigentenportal, die ihnen das Ankommen am neuen Arbeitsplatz erleichtern. Dazu gehören spezifische Inhalte für verschiedene Beschäftigtengruppen und Informationen über die Fakultäten sowie viele praktische Hinweise, wie zum Beispiel auf Jobtickets, UniCard und Familienservice. Das Portal befindet sich im Aufbau und wird kontinuierlich erweitert.
Weitere Onboarding-Projekte
Im ersten Onboarding-Projekt definierte technische Verbesserungsmaßnahmen wurden zur Umsetzung an das aktuell laufende Projekt „Onboarding – IT-Rechte“ übergeben. Dieses beinhaltet unter anderem die vollständig digitale Verteilung von IT-Zugangsdaten.
Das neu gestartete Projekt „Unterstützungsprozesse Onboarding Lehrbeauftragte“ betrachtet zunächst die unterschiedlichen Lebenslagen von Lehrbeauftragten und die Diversität der Lehraufträge, um daraus Maßnahmen für die zeitgerechte Erteilung von Lehraufträgen abzuleiten.
Die bisherigen sowie folgende Projekte bauen aufeinander auf und lassen sukzessive ein transparentes Bild der unterschiedlichen Lebenslagen entstehen. Diese sollen aufeinander abgestimmt sein und gleichzeitig den besonderen Bedürfnissen jeder Beschäftigtengruppe gerecht werden.