Unter dem Namen Arbeiten mit d.3 entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten. 

Webauftritt "Arbeiten mit d.3"

Die „Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld“ ist am 18. Januar 2021 in Kraft getreten. Das erklärte Ziel: Der zukunftsorientierte Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen soll dem Wohl der Universität als Ganzes dienen. Dafür müssen alle Beteiligten die Anwendung neuer Technologien mittragen und mitgestalten. Diesem Grundsatz entsprechen die neuen Regelungen. Mit der Dienstvereinbarung (DV) wurden grundlegende Dinge für die Universität festgelegt, die alle Mitarbeitenden in gewisser Weise betreffen und Auswirkungen auf die tägliche Arbeit haben. Die genauen Inhalte der DV sollten daher alle zur Kenntnis nehmen. 

Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse. 

Wenige Monate nach Projektstart ist die geplante Ausweitung des Berufungsportals einen großen Schritt vorangekommen. Nach der Medizinischen Fakultät, die bereits mit dem Portal arbeitet, haben nun zwei Fakultäten den Probebetrieb aufgenommen: Insgesamt fünf Berufungsverfahren hat die Fakultät für Erziehungswissenschaft über das Portal eingeleitet, die Technische Fakultät hat ebenfalls eine Ausschreibung veröffentlicht. Das Portal begleitet jeweils den gesamten Berufungsprozess von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Rufannahme. 

Im Juli 2019 wurde eine Version des SAP-Moduls SRM mit neuen Funktionalitäten und neuer Oberfläche für die anfordernden Stellen eingeführt. Seitdem nutzen Fakultäten und Dezernate das verbesserte System für ihre Bestellungen. In einem kürzlich abgeschlossenen Folgeprojekt des Dezernats F wurden die Funktionen des Systems weiter ausgebaut und die technische Basis geschaffen, um Einkaufsartikel aus Rahmenverträgen in SRM einzubinden. Dadurch können Bestellungen noch komfortabler, zeit- und kostensparender ausgelöst werden.

Im September 2020 wurde in der SAP-Zeitwirtschaft die digitale Erfassung von Krank-/ Gesundmeldungen eingeführt. Die Regelung bezieht sich auf krankheitsbedingte Abwesenheiten, die einen Zeitraum von drei Tagen nicht überschreiten und für die kein ärztliches Attest notwendig ist. Die Beschäftigten erfassen die Krankheitszeiten nun papierlos über die gewohnte SAP-Anwendung als „Krankheit ohne Attest“, vergleichbar den Abwesenheitsanträgen bei Dienstreisen, Fortbildung etc. 

Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. 
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert. 

Die amtlichen Bekanntmachungen der Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000 erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen.

Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.  

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht