Universitätsverwaltung 2025

» Veröffentlicht am 26. August 2020

Bewerbungsmanagementsystem als Pilot gestartet

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

» Veröffentlicht am 8. Juli 2020

Senatsprotokolle im Dokumentenmanagement abrufbar

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.  

» Veröffentlicht am 27. März 2020

Berufungsportal - Ein Service für die Wissenschaft

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

» Veröffentlicht am 4. März 2020

Probebetrieb Reisekosten-Workflow

Seit dem 11. Februar 2020 nehmen auch ausgewählte Bereiche wie die Zentrale Universitätsverwaltung und das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) am Probebetrieb des Reisekosten-Workflows teil. Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen erfolgen für die Teilnehmer*innen nunmehr digital und sind nicht mehr in Papierform abzuwickeln. Um die völlige Papierfreiheit in diesem Bereich voranzubringen, sind auch die Belege als gescannte oder fotografierte Dokumente  beizufügen.

» Veröffentlicht am 27. Februar 2020

Prozessorganisation weiter gestärkt

Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse. 

Prozesslandkarte 

» Veröffentlicht am 3. Februar 2020

Zukunftsfit durch automatisierte Bearbeitung der Rechnungen

Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert nun die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung. Die Optimierung basiert auf der Einführung neuer Softwarekomponenten zur Rechnungsbearbeitung verbunden mit Änderungen im Prozess. Dieses Projekt führte das Dezernat Finanzmanagement im Herbst 2019 zusammen mit einem externen Dienstleister durch.  

» Veröffentlicht am 27. Januar 2020

Projektkernteam eAkte setzt sich ergänzende Ziele

Das Projektkernteam des Gesamtprojektes „eAkte“ nahm das Go-Live der elektronischen Projektakte zum Anlass, seine (Zusammen-)Arbeit in den zurückliegenden Monaten zu reflektieren. In einem Rückblick trug das fünfköpfige Team die in der Projektarbeit als zielführend erlebten Erfahrungen zusammen und stellte Überlegungen zur weiteren Vorgehensweise an, um noch effektivere Ergebnisse und eine hohe Akzeptanz zu erreichen.

» Veröffentlicht am 20. Januar 2020

Bestellungen schneller auf den Weg gebracht

Als Ergebnis des strategischen Projektes zur Prozessoptimierung der Beschaffung – kurz „SRM-Projekt“ genannt – ging das weiterentwickelte Modul SAP SRM im Juli 2019 live. Das Projekt des Dezernats Finanzmanagement hatte insbesondere zum Ziel, die Dauer von Beschaffungsvorgängen zu verringern und die Komplexität der Bestellvorgänge zu reduzieren. Diese Schwerpunkte wurden bei der Analyse der Bestellprozesse und der vorherigen SRM-Version herausgearbeitet. Universitätsweit können damit alle Bedarfsstellen Bestellungen initiieren.  

» Veröffentlicht am 10. Januar 2020

Erste Anwendung live im Dokumentenmanagementsystem

Ein großer Meilenstein im Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ ist erreicht: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht mit seiner ersten Anwendung, der Elektronischen Projektakte, live. Durch einfache und transparente Prozesse wird sie die Handhabung von Projekten der zentralen Services und der Verwaltungseinheiten unterstützen.