Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll. 

Das Programm Universitätsverwaltung 2025 wird seit Juni 2022 durch einen Lenkungskreis begleitet. In ihm wirken das Rektorat, die Fakultätsleitungen, die zentralen und dezentralen Serviceeinheiten sowie die Personalräte, die Gleichstellung, die Schwerbehindertenvertretung und „FairNetzt“ mit. Der Lenkungskreis kommt zweimal im Jahr zusammen und bringt sich beratend in das Programm ein. 

Die Umstellung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen an der Uni Bielefeld ist erfolgreich abgeschlossen. Alle im Prozessportal publizierten Prozessdiagramme entsprechen nun dem internationalen Standard der Modellierungsmethode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Die neue Darstellungsform gliedert die Prozesse nach den Rollen der Beteiligten und macht die Abläufe übersichtlich und leicht erfassbar. Die Einführung des neuen Standards ist zugleich ein Schritt in Richtung der Kooperation mit anderen Hochschulen. 

Mit einer Punktlandung erreichte das Team des Projektes „Umsetzung der Dienstvereinbarung (DV) FlexWork“ die gesetzten Ziele. Rechtzeitig zum 25. April 2022 wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die Mitarbeitenden konnten ihre FlexWork-Arbeitszeiten erstmals über den SAP Self-Service buchen. Vorausgegangen waren diverse organisatorische und technische Aufgabenpakete, die das Projektteam in einem knapp bemessenen Zeitraum von drei Monaten bearbeitete. Der gute Austausch des Teams in regelmäßigen Statusmeetings trug wesentlich zum gelungenen Start innerhalb so kurzer Zeit bei.

Mit einer Projektreihe zum Thema Onboarding unterstreicht die Universität Bielefeld den hohen Stellenwert ihrer Willkommenskultur. Damit neue Mitarbeitende möglichst komfortabel „an Bord“ gehen können, sind transparente und nachvollziehbare IT- und Verwaltungsprozesse erforderlich. Diese wurden mit Schwerpunkt auf die Zielgruppe Neuberufene im ersten der Onboarding-Projekte analysiert und ihre Verbesserung auf den Weg gebracht.

Onboarding-Portal

Erste Einrichtungen nutzen seit April 2019 die digitalen, SAP-basierten Workflows zum Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen. Der Probebetrieb zur Ablösung der Papiervorgänge wurde coronabedingt auf einen längeren Zeitraum erweitert und zwischenzeitlich ausgewertet. Aktuell beginnt der Übergang in den Regelbetrieb für die gesamte Universität. 

Zu Jahresbeginn ging die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU nach erfolgreicher Erprobung in den Regelbetrieb über. Mit der Digitalisierung der Bewerbungsverfahren setzt die Universität Bielefeld auch in der Außenwirkung ein deutliches Zeichen als moderne Hochschule. Durch die neu eingeführte Systemunterstützung konnten die Arbeitsabläufe bei Stellenausschreibungen und bei der Bearbeitung von Online-Bewerbungen optimiert werden. Insbesondere im Bereich Personalgewinnung wurde die Effizienz bereits im Probebetrieb deutlich erhöht und damit eine Professionalisierung des Bewerbungsmanagements erzielt, die sich auch in der verbesserten Kommunikation mit den Bewerbenden widerspiegelt. 

Um international als forschungsstarke Universität wahrgenommen zu werden, verfolgt die Universität Bielefeld das Ziel, ihre Forschungsaktivitäten umfassend sichtbar zu machen. Ein zentraler Baustein für dieses Vorhaben ist das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS). Das Projekt unter der Leitung von Tobias Pelz hat nun einen weiteren Meilenstein erreicht: Die Implementierung des Forschungsinformationssystems. Im nächsten Schritt wird das System von der Zentralverwaltung mit Daten befüllt und gegen Ende 2022 durch ein Forschungsportal ergänzt. 

Die wichtigsten statistischen Angaben der Universität Bielefeld sind seit Oktober 2021 auf den Universitäts-Webseiten veröffentlicht. Mit wenigen Klicks sind aktuelle Kennzahlen erreichbar, schwerpunktmäßig zu Studierenden, Studiengängen und Abschlüssen. Die im Internet publizierten Daten und Zahlen lösen die Print- und PDF-Version des Statistischen Jahrbuchs ab. 

Beispielgrafik "Abschlüsse 2020"

Das Projekt E-Drittmittelakte.NRW wurde im August 2020 als eines der ersten Masterprojekte der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) initiiert. Unter Leitung der Universität Bielefeld und der Fachhochschule Südwestfalen sind insgesamt sieben Hochschulen an dem Projekt beteiligt. Als Ergebnis soll eine Musterlösung für die elektronische Führung einer Drittmittelakte entstehen, die alle Hochschulen des Landes nutzen können.

Seit Anfang August steht das Berufungsportal allen Fakultäten zur Abwicklung ihrer Berufungsverfahren zur Verfügung. Während des vorausgegangenen Probebetriebs wurde das System für eine Reihe von Verfahren eingesetzt und auf optimale Abläufe ausgerichtet. Für die zukünftige Nutzung wurde nun allen Verwaltungsleitungen ein Einführungstermin angeboten, in dem die wichtigsten Funktionen und Abläufe erläutert wurden.

Mit der Einführung eines Vergabemanagementsystems (VMS) hat die Zentrale Beschaffung einen weiteren wichtigen Schritt zur Digitalisierung unternommen. Seit Januar 2021 führt der Strategische Einkauf alle Vergabeverfahren mit der neuen Software durch und hat damit zwei große Ziele erreicht: Die papierlose E-Vergabeakte sowie Rechtssicherheit durch revisionssichere Ablage der Vorgänge.

Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan  erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar. 

Im Prozessportal der Universität Bielefeld – auch als BIC-Portal bekannt – gibt es Veränderungen. In vier von insgesamt neun Prozessbereichen präsentieren sich die Prozessmodelle im neuen "Look and Feel". Ihre grafische Darstellung entspricht nun der Modellierungsmethode BPMN (Business Process Model and Notation), die sich in den vergangenen Jahren als internationaler Standard durchgesetzt hat. Die Uni Bielefeld nutzt BPMN bereits jetzt in der Kooperation und im Austausch mit Hochschulen auf Landesebene, wie es das E-Governmentgesetz NRW vorsieht.