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Universitätsverwaltung 2025

Benutzungsfreundlichkeit des DMS gesteigert

Veröffentlicht am 2. Juni 2021, 08:20 Uhr

Gleich zwei Maßnahmen sorgen für eine vereinfachte und nutzungsfreundliche Bedienung für Anwender*innen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3. Zum einen ist nun der Zugriff auf das System durch ein sogenanntes Single-Sign-On geregelt, d.h. berechtigte Personen können die Webversion d.3one ohne erneute Eingabe ihrer Zugangsdaten aufrufen. Zum anderen wurde d.3one um den Aktenplan  erweitert und macht die hinterlegten Dokumente mit Hilfe der neu abgebildeten Struktur leicht auffindbar.

So funktioniert das Single-Sign-On
An der Uni Bielefeld beschäftigte Personen loggen sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten am Rechner ein. Bei Verwendung eines BITS-gemanagten Rechners wird über ein sogenanntes Kerberos-Ticket dieser Identitätsnachweis gespeichert. Beim späteren Aufruf des DMS brauchen die Nutzer*innen lediglich auf den Button „Mit Kerberos anmelden“ im DMS-Anmeldefenster zu klicken. Kerberos übergibt das Ticket an d.3one und ermöglicht so den Systemzugang ohne erneute Eingabe der Anmeldedaten.
Für Mitarbeitende, deren Rechner nicht durch das BITS gemanagt werden, bleibt es bei der gewohnten Anmeldung.

Vorzüge des Aktenplans
Durch komfortable Suchmöglichkeiten stellte d.3one seine Vorzüge von Anfang an unter Beweis. Der neu hinzugekommene Aktenplan  sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele uni-öffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung „Wissensdokumente“, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

Mehr Informationen über die Arbeit mit d.3
Die Webseiten Arbeiten mit d.3 im Beschäftigtenportal informieren umfassend über Einsatz und Funktionalitäten des DMS und bieten Hilfestellung bei vielen Fragen rund um die Anwendung des Systems. Für darüber hinausgehende Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung. 

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