Basis für Rahmenverträge geschaffen
Im Juli 2019 wurde eine Version des SAP-Moduls SRM mit neuen Funktionalitäten und neuer Oberfläche für die anfordernden Stellen eingeführt. Seitdem nutzen Fakultäten und Dezernate das verbesserte System für ihre Bestellungen. In einem kürzlich abgeschlossenen Folgeprojekt des Dezernats F wurden die Funktionen des Systems weiter ausgebaut und die technische Basis geschaffen, um Einkaufsartikel aus Rahmenverträgen in SRM einzubinden. Dadurch können Bestellungen noch komfortabler, zeit- und kostensparender ausgelöst werden.
Rahmenverträge kommen für Standardprodukte wie auch für Dienstleistungsangebote in Frage und lassen ein breites Spektrum an Angeboten zu. Als Pilot wurde zunächst ein Katalog für Papierbestellungen in SRM integriert. Aktuell kam ein Katalog für IT-Produkte hinzu, der es dem BITS ermöglicht Produkte abzurufen. In einem nächsten Schritt wird über SRM ein Rahmenvertragskatalog für Bürostühle dargestellt.
Änderungen im Bestellprozess
Beim Aufruf der SRM-Startseite sind erste Änderungen sofort sichtbar. Zur Übersicht der letzten Einkaufswagen und der Kachel mit Arbeitshilfen sind weitere Kacheln hinzugekommen. Sie verlinken auf sogenannte interne Kataloge, die auf Rahmenverträgen basieren können. Die bestellenden Personen können Produkte auswählen und direkt in den SRM-Einkaufswagen legen. Für Bestellungen aus Rahmenverträgen erübrigen sich dank der vereinbarten Konditionen das Einholen von Vergleichsangeboten und weitere Prüfungen durch die Zentrale Beschaffung, so dass die Bestellung deutlich schneller ausgelöst werden kann.
Vorteile durch Rahmenverträge
Die Integration von Rahmenverträgen in den Bestellprozess entlastet die Bedarfsstellen und den Einkauf und gibt der Zentralen Beschaffung darüber hinaus bessere Möglichkeiten, Rahmenverträge im Blick zu behalten. Zudem verspricht sie die Option auf verbesserte Einkaufskonditionen, die sich am Bedarf der Universität orientieren. Die Zentrale Beschaffung hat sich zum Ziel gesetzt, sinnvolle Anwendungsfälle zu identifizieren und entsprechende Vereinbarungen mit Lieferanten abzuschließen.
