Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. 
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert.

Durchsuchbarkeit
Die Seite Hausrundschreiben im Beschäftigtenportal bleibt als Einstieg bestehen. Über einen Link ist das System d.3one, die Webversion des DMS, erreichbar. In d.3one stehen alle seit 2017 erschienenen Hausrundschreiben als PDF-Dokumente zur Verfügung. Die Informationssuchenden können deren gesamte Inhalte mit frei wählbaren Schlagwörtern durchsuchen. Alternativ können sie die Trefferliste systematisch einschränken, indem sie zum Beispiel die Art des Rundschreibens oder die verantwortliche Einrichtung in einer Auswahlliste anklicken. 
Erstmals zugreifende Personen erhalten auf der Seite Hausrundschreiben Hinweise zur Bedienung von d.3one. Im Umgang mit dem DMS erfahrene Personen können direkt auf d.3one zugreifen.

Erstellung
Zum Verfassen eines neuen Hausrundschreibens rufen die Verfasser*innen die in d.3one angebotene Dokumentvorlage auf. Nach dem Ausfüllen und Speichern starten sie einen Benachrichtigungs- und Freigabe-Workflow, der durchgängig im DMS bearbeitet wird. Für Rückfragen steht eine Ansprechperson zur Verfügung.

Zu einem späteren Zeitpunkt sind weitere Maßnahmen zur Optimierung der E-Mail-Benachrichtigungen geplant.