Unter dem Namen Arbeiten mit d.3 entstand im Beschäftigtenportal ein Webauftritt rund um d.3, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Bielefeld. Er stellt für die Beschäftigten in Verwaltung und Fakultäten Informationen über den Einsatz von d.3 und dessen Handhabung bereit. Die angebotenen Hilfen unterstützen sowohl die Erstanwender*innen als auch die Nutzer*innen, die bereits über Erfahrungen verfügen und sich tiefergehendes Wissen aneignen möchten. 

Webauftritt "Arbeiten mit d.3"

So unterstützt das Web-Portal die Beschäftigten
Die Webseiten bieten den Anwender*innen Orientierung bei der noch ungewohnten Arbeitsweise mit dem DMS: Sie verlinken auf detaillierte Anleitungen im PDF-Format oder als Video, sie beantworten zahlreiche FAQ (häufig gestellte Fragen) aus den Rubriken „Zugriff und Berechtigungen“, „Funktionalitäten“ und „Fehlermeldungen“ und weisen auf Schulungen und Sprechstunden des Projektteams eAkte hin. Eine Übersicht zum Stand der Umsetzungen beschreibt die entstandenen Anwendungen in Kurzform und informiert über die Mehrwerte für die Beschäftigten bzw. für spezifische Zielgruppen innerhalb der Universität. Nähere Infos können bei den genannten Prozessverantwortlichen und Ansprechpersonen eingeholt werden. Unter Kontakt und Support finden Hilfesuchende weitere Anlaufstellen für individuelle Fragen.

Die Arbeit mit dem DMS
Das DMS wurde im Rahmen des Projektes „Prozessorientierte elektronische Akte (eAkte)“ eingeführt. Es bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte der zentralen und dezentralen Verwaltung, die schrittweise auf- und ausgebaut wird. Die Bearbeitung der eAkte mit dem DMS hat den Vorteil, dass mehrere Personen – auch aus verschiedenen Bereichen – gemeinsam in Vorgängen und an ein und denselben Dokumenten arbeiten. Dank der automatisierten Versionierung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Fassung des jeweiligen Dokuments arbeiten. Die zentrale Ablage der Dokumente ermöglicht zudem einen schnellen Überblick, welches der nächste Arbeitsschritt ist und bei wem ein Vorgang gerade liegt.

Weitere Informationen
Die d.3-Webseiten sind im Beschäftigtenportal unter der Adresse www.uni-bielefeld.de/intern/dms sowie über die Verlinkung Arbeiten mit d.3 auf der Startseite des Beschäftigtenportals zu erreichen.
Für Fragen steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.