Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an.

Während einer Pilotphase testeten mehrere Prüfungsämter die erweiterte Anwendung auf ihre Funktion und Nutzungsfreundlichkeit. Nach kleineren Anpassungen wurde die Digitale Prüfungsakte im Dezember in den Regelbetrieb überführt. Sie ist nun, nach erfolgter Schulung der Kolleg*innen in den Prüfungsämtern, flächendeckend für alle Bachelor- und Master-Abschlüsse, das Staatsexamen Medizin sowie Promotionen im Einsatz.

Die neuen Funktionalitäten wurden im Rahmen des Projektes „Ausbau BIS“ als Teil der Gesamtinitiative Digitaler Campus entwickelt und greifen auf das bestehende Rechtemodell des Systems zurück. Durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und den erforderlichen VPN-Zugang bietet die BIS-Prüfungsverwaltung ein hohes Schutzniveau.

Geplante Weiterentwicklung
Der kontinuierliche Ausbau des BIS läuft parallel zum Regelbetrieb. Als weitere Entwicklung ist vorgesehen, dass auch Studierende und Gutachter*innen in der BIS-Prüfungsverwaltung Dokumente hochladen und einsehen können.

Weitere Informationen
Umfangreiche Infos zum Bielefelder Informationssystem sowie speziell zur BIS-Prüfungsverwaltung stehen im Beschäftigtenportal zur Verfügung.