Universitätsverwaltung 2025

Bei der Erstattung von Reiseauslagen eingeladener Personen geht die Universität Bielefeld neue Wege. Die Anträge auf Kostenerstattung werden zukünftig durch die Gäste digital erstellt und an der Universität über den regulären Prozess der Eingangsrechnungen bearbeitet. Organisatorische Neuerungen gestalten die Abläufe für Interne und Externe einfach, transparent und nutzungsfreundlich. Das neue Verfahren wird zunächst von zwei Fakultäten im Pilotbetrieb getestet. 

Transparenz und komfortable Abläufe für Eingeladene
Bereits bei der Einladung – meist durch eine Fakultät oder eine wissenschaftliche Einrichtung – erhält die eingeladene Person eine Informationsmail zur Reiseplanung mit einem Link auf das Merkblatt zur Reisekostenerstattung. So ist der Gast von Anfang an über die erstattungsfähigen Kosten informiert. Direkt nach Abschluss der besuchten Veranstaltung übermittelt das Formulartool „formcycle“ einen Link zu dem persönlichen Antrag auf Reisekostenerstattung. Dieses Webformular enthält bereits abrechnungsrelevante Daten zur Reise, welche die Kontaktperson an der Universität Bielefeld – parallel zum Versand der Einladung – in formcycle hinterlegt hat. Der*die Eingeladene kann nun den Antrag ausfüllen und die Belege hochladen. Formcycle erzeugt ein zusammenhängendes PDF und sendet dieses per E-Mail als Rechnung an die Universität. 

Vereinfachte Rechnungsbearbeitung
Die eingehende Rechnung durchläuft den regulären Workflow für Eingangsrechnungen in SAP. Pflichteingaben im Webformular von formcycle gewährleisten, dass alle für die Rechnungsbearbeitung benötigten Angaben vorliegen. Die Qualitätskontrolle ist somit vorweggenommen und erfordert keine manuelle Nachbearbeitung. Die fachlich genehmigende Person in der Fakultät oder Einrichtung prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit und gibt sie zur Buchung frei. Bei Fragen können die fachlichen Genehmiger*innen im Rahmen des regulären Workflows die Reisekosten-Sachbearbeiter*innen einbeziehen. 

Pilotbetrieb
Als erste Piloteinrichtungen führen die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und die Fakultät für Mathematik mit zwei Sonderforschungsbereichen das neue Verfahren ein. Sie starten zum Ende des Sommersemesters 2024 und planen die durchgängige Nutzung für alle Einladungen ab Oktober 2024. 

Weitere Informationen
Für Fragen im Zusammenhang mit dem neuen Verfahren stehen die Kolleg*innen des Teams Personalservices Beamte & Reisekosten (P/O.1) zur Verfügung.