Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt.

BIC Process Design als Cloud-Lösung ist eine Weiterentwicklung der bisher an der Uni Bielefeld lokal vorgehaltenen Modellierungssoftware. Durch ihren Einsatz an aktuell zwanzig NRW-Hochschulen bildet sie einen gemeinsamen Standard und legt damit den Grundstein für den problemlosen Austausch von Masterprozessen in Kooperationsprojekten.

Prozessportal

Neue Funktionalitäten und Nutzungsfreundlichkeit
Anwender*innen mit lesendem Zugriff haben die Auswahl zwischen unterschiedlichen Ansichten eines Prozessmodells. Neben dem gewohnten Prozessdiagramm als Grafik gibt es nun eine Matrix-Ansicht und eine Ansicht als Prozessausführung zum Durchklicken. Je nach persönlicher Vorliebe können sich Betrachter*innen für die Darstellungsform entscheiden, die ihrem Verständnis nach einer leichten Lesbarkeit und Verständlichkeit am besten entgegenkommt. Neu ist auch eine Versionierung, die den Vergleich mit archivierten Versionen zulässt.
Für die Kolleg*innen mit Modellierungsrechten haben sich durch die Umstellung auf die Cloud-Version ebenfalls komfortable Änderungen in puncto Handhabung und Standards ergeben. Hier wurden die systemseitigen Möglichkeiten zur Einrichtung und Konfiguration erweiterter Funktionen genutzt, um von Anfang an eine hohe Anwendungsfreundlichkeit zu erzielen. 

Verstärktes Qualitätsmanagement
Die Publizierung von Prozessen erfolgt zukünftig über einen zweistufigen Freigabeworkflow. Neben der methodischen Prüfung durch das Prozessmanagement folgt die fachliche Prüfung und Freigabe durch die prozessverantwortliche Person. Spätestens drei Jahre nach der Veröffentlichung eines Prozessdiagramms ist eine inhaltliche Prüfung vorgesehen. Die Rolle der Prozessverantwortlichen wird mit diesen Maßnahmen gestärkt und soll sicherstellen, dass die publizierten Prozesse einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen werden.

Zugang zu den Prozessdiagrammen
Das Portal ist für alle Mitarbeitenden über folgenden Link zugänglich:
https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/mybic.
Bei der Anmeldung über die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld werden die individuellen Berechtigungen automatisch übernommen.
Von der Startseite „myBIC“ sind die modellierten Diagramme sowie alle anderen Portalfunktionen und eine aussagekräftige Hilfe erreichbar.
Informationen zum Aufbau der Struktur (Prozesslandkarte) und die Konventionen der Prozessmodellierung in BIC Process Design gehen aus dem Handbuch Prozessorganisation hervor, das in einer neuen Version vorliegt. 

Weitere Informationen
Die Webseiten des Prozessmanagement im Beschäftigtenportal vermitteln grundlegendes Wissen zur Prozessorganisation und verlinken zu einer Reihe sogenannter Wissensdokumente mit vielen Detailinfos. Für weitere Fragen steht das Team des Prozessmanagement unter prozessmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.