Universitätsverwaltung 2025

Für die Gestaltung digitaler Formulare hat die Universität Bielefeld mit dem System „formcycle“ eine neue Generation von Formularsoftware eingeführt. Das System ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung web-basierter Formulare mit Workflow-Unterstützung. Als Anwender*innen können interne und externe Personen in Zusammenarbeit Formulare ausfüllen und ohne Medienbruch oder redundante Datenpflege weiterbearbeiten. Den Aufbau und die Ausgestaltung komfortabler Formulare bietet die Verwaltung als zentralen Service an. 

Grundlegende Funktionalitäten des neuen Tools
Die neue Software eröffnet ein breites Spektrum an Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten. Es lassen sich umfangreiche und zugleich übersichtliche Formulare erzeugen, die für die Anwender*innen einfach zu bedienen sind. Zum Beispiel passen sich die nutzungsfreundlichen Web-Formulare in der Darstellung an die Größe des verwendeten Endgerätes, z. B. Tablet oder Smartphone, an. Komfortable Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine interaktive Gestaltung. So können beispielsweise optionale Felder in Abhängigkeit von bereits gemachten Angaben ein- oder ausgeblendet werden. Zudem lassen sich durch die Verwendung der Workflow-Komponente Genehmigungsprozesse oder ein zeitgesteuerter Versand abbilden. Je nach Nutzungszweck sind die Formulare öffentlich zugänglich, durch ein Passwort oder durch die Webauthentifizierung der Universität Bielefeld, das sogenannte Shibboleth-Login, geschützt. Selbstverständlich gewährleistet die als Private-Cloud-Lösung betriebene Software eine datenschutzkonforme Verarbeitung der erhobenen Daten.

Einführungsplanung
formcycle wird die bisher an der Universität Bielefeld genutzte Software „FormTools“ Schritt für Schritt ablösen. Im laufenden Einführungsprojekt sollen zur Erprobung des Tools vier verschiedenartige Anwendungsfälle mit der neuen Software umgesetzt werden. Als erste Anwendung ist jetzt die digitale Reisekostenabrechnung von Gästen als Pilot gestartet. Nach dem Probebetrieb ist unter anderem vorgesehen, sukzessive workflowgestützte Webformulare für den Personalbereich zu entwickeln. Insbesondere bei komplexen Antragsverfahren bietet formcycle vielfältige Möglichkeiten für die digitale Transformation der Universitätsverwaltung. 

Weitere Informationen
Nähere Informationen zum Management digitaler Formulare mit formcycle gehen aus dem Beschäftigtenportal hervor.