Effektive Serviceleistungen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen zu etablieren war Ziel des Projektes „Unterstützung von Tagungen und Kongressen“. Um der Wissenschaft bestmögliche Hilfen an die Hand zu geben, wurde das zentrale Informationsangebot systematisch erweitert und die Zusammenarbeit der beteiligten Kompetenzbereiche aufeinander abgestimmt. Mit diesem Ansatz legt die Verwaltung den Grundstock für eine neue Servicequalität, die sukzessive ausgebaut werden soll.

Transparente Information für Tagungsorganisator*innen

Mit folgenden Angeboten greift die Verwaltung den vorrangigen Wunsch von Professor*innen, Wissenschaftlichen Mitarbeitenden und „FairNetzt“-Vertreter*innen nach erhöhter Informationstransparenz auf: 

• Auf der Webseite „Wissenschaftliche Tagungen“ – auch über den Kurz-Link www.uni-bielefeld.de/tagungen zu erreichen – stellt das Veranstaltungsmanagement einen umfangreichen Leitfaden zur Verfügung. Die Zusammenstellung umfasst sämtliche Aspekte der Tagungsorganisation, bezogen auf internationale Tagungen mit mehr als 100 Teilnehmenden. Alle Organisationsschritte sind zusätzlich in einer individuell anpassbaren Checkliste (Excel) zusammengefasst. Ergänzend sind die Ansprechpersonen des Serviceteams Tagungsorganisation aufgeführt. 
• Dieses Serviceteam bildet nach der angebotenen Erstberatung im Veranstaltungsmanagement des Referats für Kommunikation die zentrale Anlauf- und Serviceeinheit für Veranstalter*innen und unterstützt bei der konkreten Tagungsorganisation. Das Team besteht aus je einer Ansprechperson des Referates für Kommunikation und der Dezernate Facility Management, Finanzen und Personal/Organisation. Neben der Beratung im Rahmen ihrer Kompetenzbereiche und der Vermittlung weiterer Ansprechpersonen arbeiten die Team-Mitglieder kontinuierlich an der Verbesserung der Informationen im Beschäftigtenportal, der Services und der Prozesse.

Als weitere Projektergebnisse wurden organisatorische Vereinfachungen und Klärungen in Bezug auf Raumvergabe, Hotelkontingente und die Verwendung von Vorlagen herbeigeführt.

Einsatz eines Konferenzmanagementsystems in Planung 

Als weiteres Instrument für die effiziente Organisation von Tagungen und Kongressen ist der Einsatz eines Konferenzmanagementsystems geplant. Hierfür wurde im Rahmen des Programms „Universitätsverwaltung 2025“ das Projekt „Beschaffung eines Konferenzmanagementsystems“ aufgesetzt. Das neue System soll insbesondere Online-Buchungen und internationale Zahlungsabwicklungen ermöglichen.