Das International Office hat in einem Projekt ermittelt, welche spezifischen Bedürfnisse internationale Gastwissenschaftler*innen während ihres Aufenthalts an der Uni Bielefeld in Bezug auf Service-Angebote haben. Als Ergebnis konnten nun einheitliche Regelungen für alle Gastwissenschaftler*innen – national wie international – erzielt werden. Eine besondere Rolle kommt der UniCard als Gastwissenschaftler*innen-Ausweis zu. Sie ist der Schlüssel für die Nutzung der Bibliotheks-Services und für Mensa-Mahlzeiten zum Beschäftigtentarif.

Automatisierte Zuweisung der IT-Zugänge 
Trotz heterogener Voraussetzungen bzgl. Herkunft und Verweildauer von Gastwissenschaftler*innen gelang es im Rahmen des Projektes, allgemeingültige Anforderungen an die Bereitstellung von Services zu definieren und prozessual zu regeln. Für die vertraglichen Vereinbarungen entstanden einheitliche Vorlagen mit englischer Übersetzung.
Die neuen Services ergänzen die vorhandenen Angebote, wie zum Beispiel die Services des International Office, die Teilnahme am Hochschulsport oder den PEVZ-Eintrag als Voraussetzung zur Nutzung elektronischer Lernplattformen. Die notwendigen IT-Zugänge werden den Mitgliedern dieser Personengruppe zukünftig bereits bei ihrer Registrierung automatisiert zugewiesen. So steht den Gastwissenschaftler*innen bei Stellenantritt das gesamte Service-Portfolio sofort zur Verfügung – ein klarer Beitrag zum positiven Bild der Universität und ihrer Willkommenskultur.

Weitere digitale Unterstützung in Vorbereitung 
Positives Feedback zum neuen Standard äußern auch die Verwaltungsleitungen von Fakultäten und Einrichtungen. Sie sehen Vorteile in der Gleichbehandlung der Gastwissenschaftler*innen und den klar geregelten Abläufen. Zudem schätzen sie die Ablösung der aufwändigen, manuellen Rechtevergabe.
Weitere, noch umzusetzende Optimierungsmaßnahmen verspricht der künftige Prozess durch die digitale Anmeldung als Gastwissenschaftler*in über ein Webformular und die geplante Nutzung der eAkte.
Aktuelle Informationen und Dokumente sind auf der Webseite Gastwissenschaftler*innen des Dezernats P/O einsehbar.