Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel.

Die neuen Abläufe
Die verbesserten Abläufe wurden mit einer Pilotgruppe neuer Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung erfolgreich erprobt und auf alle Beschäftigten mit Arbeitsbeginn ab 1. August 2022 ausgeweitet.
Während die PRISMA-Zugangsdaten in der Vergangenheit per Anschreiben in Papierform oder auch mündlich mitgeteilt wurden, erhalten neue Mitarbeitende nun eine E-Mail an die private Mailadresse und können das PRISMA-Initialpasswort per SMS an die private Mobilfunknummer anfordern. Nach der elektronischen Anmeldung am PRISMA SelfService können Sie bequem von Zuhause ein Foto für ihren neuen Dienstausweis, die UniCard, hochladen und diese am ersten Arbeitstag am InfoPunkt entgegennehmen.
Voraussetzung für den termingerechten Mailversand ist die Einhaltung vereinbarter Fristen durch die einstellenden Bereiche und das Dezernat P/O.
Die persönlichen IT-Konten werden am Tag des Arbeitsbeginns automatisch erzeugt.

Geplanter Ausbau
Im weiteren Ausbau plant die Uni Bielefeld, die persönlichen IT-Konten – darunter das Universitäts-E-Mail-Postfach – ebenfalls vierzehn Tage vor Tätigkeitsbeginn zu erzeugen. Dadurch lassen sich der Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ) und die Vergabe von Zugriffsrechten bereits vor Aufnahme der Tätigkeit vornehmen und neue Kolleg*innen frühzeitig zu Terminen einladen.

Weitere Informationen
Das Beschäftigtenportal vermittelt alle wichtigen Informationen zur Einrichtung der IT-Zugänge sowie zur Beantragung der UniCard sowohl für neue Mitarbeitende als auch für einstellende Bereiche und EDV-Betreuungen.

Über PRISMA
Aufgabe des zentralen Identity Management (IDM) Systems ist die IT-Rechte-Verwaltung. Das sogenannte PRISMA-Portal stellt die Nutzungsoberfläche des IDM-Systems für die Mitarbeitenden der Uni Bielefeld dar. Hierüber können sie ihre persönlichen Stammdaten einsehen und neue IT-Zugänge einrichten lassen.