Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus.

Beratung durch das Veranstaltungsmanagement
Ein erster Anlaufpunkt für die Planung von Tagungen, Kongressen oder Konferenzen ist der Leitfaden auf den Webseiten des Referats für Kommunikation. Darin können Veranstalter*innen nachlesen, woran sie bei der Organisation denken müssen, wen sie in die Planung einbeziehen sollten und welche Fristen einzuplanen sind. Mit den Kolleg*innen des Veranstaltungsmanagements findet ein erstes obligatorisches Beratungsgespräch statt, in dem festgestellt wird, ob sich der Einsatz von Converia lohnt und welche der angebotenen Service-Module in Frage kommen. Wird entschieden, dass die Software genutzt werden soll, legt das Team von Converia die geplante Veranstaltung mit den passenden Grundeinstellungen an. Die weitere Konfiguration führen die Veranstalter*innen entsprechend den gewünschten Funktionen selbst durch. Das dafür notwendige Anwendungswissen vermittelt Ihnen ein Online-Handbuch in deutscher und englischer Sprache.

Funktionalitäten
Converia bietet zahlreiche Funktionsbausteine, die nach dem Baukastenprinzip kombiniert werden können. Das Teilnahmemanagement bildet in der Regel den Nutzungsschwerpunkt. Die Teilnehmer*innen einer geplanten Tagung registrieren sich online über Converia und buchen die ausgewählten Programmpunkte über eine Warenkorbfunktion. Über die integrierte E-Payment-Lösung können sie die Teilnahmegebühren bequem per Kreditkarte bzw. PayPal oder alternativ per Überweisung bezahlen. Die Rechnungen werden automatisch erzeugt und entlasten die Finanzbuchhaltung erheblich.
Das Leistungspaket von Converia bietet außerdem professionelle Verarbeitungsmöglichkeiten für eingereichte wissenschaftliche Beiträge und deren Bewertungen an.

Weitere Informationen
Für Fragen rund um die Tagungsorganisation und die Nutzung von Converia steht das Veranstaltungsmanagement der Uni Bielefeld unter veranstaltungsmanagement@uni-bielefeld.de zur Verfügung.