Universitätsverwaltung 2025

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte.

Verbesserungen gegenüber der Vorgänger-Lösung
Das Wiki ersetzt die temporäre Erstlösung, bei der die Anleitungen als PDF-Dateien im DMS abgelegt waren. Jetzt können sich Anwender*innen mit dem Basiswissen vertraut machen, bevor sie das System erstmalig nutzen.
Die Zahl der Bedienungsanleitungen mit vielen praktischen Tipps und Tricks ist seit der Einführung von DMS/eAkte auf mehr als zwanzig angewachsen. Sie sind im Wiki in einer alphabetischen Liste übersichtlich aufgeführt.
Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die komfortable Navigation zwischen den einzelnen Informationseinheiten. Die strukturiert angelegten Texte machen es möglich, dass ein Link ganz gezielt zum relevanten Abschnitt innerhalb einer Anleitung führt.
Bei der Konzeption des Wikis wurden die Anforderungen an eine barrierefreie und gendergerechte Gestaltung besonders berücksichtigt.

Weitere Planungen
Das Projektteam eAkte sieht regelmäßige Updates der beschreibenden Texte vor, um immer den aktuellen Wissensstand weiterzugeben.
Neben den Basisanleitungen sollen prozessspezifische Anleitungen erstellt und über das Wiki zugänglich gemacht werden. Mit der Anleitung zur Erstellung von Hausrundschreiben wurde ein erster Anfang gemacht. 

So ist das Wiki zu finden 
Der Webauftritt von DMS/eAkte im Beschäftigtenportal ist die primäre Wissensquelle zum Dokumentenmanagementsystem und stellt die Verbindung zum Wiki her. Wenn während der Arbeit in der Anwendung DMS/eAkte Hilfe nötig ist, können die Nutzer*innen über eine Kachel auf dessen Startseite das Wiki aufrufen. Die drei Wissensquellen ergänzen sich gegenseitig und sind an mehreren Stellen untereinander verknüpft.
Für Fragen steht das Projektkernteam unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung. Das Team freut sich auch über Rückmeldungen zu den praktischen Erfahrungen der Anwender*innen, um diese in die weiteren Entwicklungen einfließen zu lassen.