Das International Office hat in einem Projekt ermittelt, welche spezifischen Bedürfnisse internationale Gastwissenschaftler*innen während ihres Aufenthalts an der Uni Bielefeld in Bezug auf Service-Angebote haben. Als Ergebnis konnten nun einheitliche Regelungen für alle Gastwissenschaftler*innen – national wie international – erzielt werden. Eine besondere Rolle kommt der UniCard als Gastwissenschaftler*innen-Ausweis zu. Sie ist der Schlüssel für die Nutzung der Bibliotheks-Services und für Mensa-Mahlzeiten zum Beschäftigtentarif.

In der zweitägigen Veranstaltung „Tage der Projekte und Prozesse 2024“ (PPM-Tage) am 18. und 19. März 2024 konnten sich Beschäftigte der Uni Bielefeld über Aktuelles und Wissenswertes zu diesem Themenkomplex informieren. Das Team Projekt- und Prozessmanagement des Dezernats für digitale Transformation und Prozessorientierung (DT/P) hatte ein vielseitiges Programm zusammengestellt, das teils in Online-Meetings, teils in Präsenzveranstaltungen unterschiedlicher Formate angeboten wurde. 

Eine prall gefüllte – selbstverständlich elektronische – Projektakte konnte das Team eDrittmittelakte.NRW zum Projektabschluss an das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW übergeben. Unter Leitung der Universität Bielefeld hatte ein Konsortium aus sechs Hochschulen des Landes gemeinsam eine Masterlösung erarbeitet. Mit der Abschlussveranstaltung an der Hochschule Bochum ging die eMasteraktenlösung in die Betreuung des Kompetenzzentrums über, um den Rollout an den NRW-Hochschulen systematisch voranzutreiben und beratend zu begleiten. 

Teilnehmer*innen Abschlussveranstaltung

Bei der Organisation großer Tagungen können Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen auf das breit gefächerte Unterstützungsangebot des Konferenzmanagementsystems Converia zurückgreifen. Durch den Abschluss eines Rahmenvertrags haben die Tagungsveranstalter*innen an der Universität Bielefeld nun einen einfachen und unbürokratischen Zugang zu Converia. Die im Hochschulbereich etablierte Software deckt alle Bereiche des Programm- und Teilnahmemanagements ab und zeichnet sich durch ein auf die Wissenschaft zugeschnittenes Beitragsmanagement aus. 

Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration. 

Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort. In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht. 

Das neue Forschungsportal der Universität Bielefeld, kurz FIS-Portal, ist seit 01. Juni 2023 freigeschaltet und macht die Forschungsstärke der Universität in der Außendarstellung sichtbar. In gebündelter Form präsentiert es die Publikationen und Drittmittelprojekte der Forschenden sowie deren Preise und Mitgliedschaften.
Das Portal bildet die für die Öffentlichkeit zugängliche Oberfläche des Forschungsinformationssystems. Dessen Inhalte werden gemeinsam von den zentralen Unterstützungsbereichen und den Wissenschaftler*innen gepflegt. Die Wissenschaftler*innen dokumentieren damit ihre persönlichen Forschungsaktivitäten und unterstützen gleichzeitig die Darstellung der Forschungsleistungen ihrer Fakultät oder ihres Instituts. 

Die Universität Bielefeld setzt sich das Ziel, zu den forschungsstärksten Standorten Deutschlands zu gehören und somit für Wissenschaftler*innen und ambitionierte Studierende attraktiv zu sein. Zugleich setzt sie auf eine innovative und zeitgemäße Lehre. Um diese Ziele zu unterstützen, sind international konkurrenzfähige Rahmenbedingungen für die Nutzung von IT-Lösungen einschließlich Cloud-Services erforderlich. Mit der kürzlich beschlossenen Cloud-Leitlinie legt die Universität den strategischen Rahmen für die Cloud-Nutzung fest. 

Am 27. und 29. März 2023 richtete das Team Projekt- und Prozessmanagement (Dezernat DT/P) die "Tage der Projekte und Prozesse" aus. Die insgesamt sehr gut besuchte Veranstaltung wurde am ersten Tag online, am zweiten Tag in Präsenz durchgeführt. Sie richtete sich an alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung, die mehr über Prozess- und Projektmanagement erfahren wollten. 

Beginnend mit den Abschlüssen des Jahres 2023 führt die Universität die Prüfungsakten der Studierenden als rein digitale Akten. In der Prüfungsverwaltung des Bielefelder Informationssystems (BIS) werden schon lange alle Prüfungsleistungen elektronisch dokumentiert, seit einigen Jahren werden auch die Abschlussdokumente im System erzeugt und abgelegt. Zusätzlich legen die Prüfungsämter nun alle weiteren Dokumente der Prüfungsakte, wie beispielsweise Protokolle oder Atteste, in der Prüfungsverwaltung als zentraler Datenbank ab. Diese übernimmt zudem die Archivierung. Separat geführte Papierakten sowie außerhalb des BIS geführte eAkten über Studierende gehören damit der Vergangenheit an. 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) als technische Grundlage für die eAkte erhält regelmäßige Updates. Die neue Version empfängt die Nutzer*innen mit einer individuell konfigurierbaren Startseite, dem sogenannten Dashboard. Dieses können die Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechend selbst gestalten. 

Individualisiertes Dashboard der eAkte

Seit Ende September 2022 nutzen die Beschäftigten der Uni Bielefeld das Prozessportal der Cloud-Software BIC Process Design, um freigegebene Prozesse einzusehen. Mit vielen komfortablen Funktionen erleichtert das Portal auch Anwender*innen mit wenig Vorerfahrung das Lesen und Verstehen von Prozessmodellen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt die Prozessmodellierungssoftware die zunehmend wichtige Analyse von Prozessen. Auch in Bezug auf die Kooperation zwischen Hochschulen ist die Umstellung auf das neue Tool ein entscheidender Schritt. 

Prozessportal

Mit der Software KALKÖD stellt das Personalcontrolling eine Hilfe zum schnellen und einfachen Berechnen von Personalkosten zur Verfügung. Die Standardsoftware wurde speziell für den Öffentlichen Dienst entwickelt. An der Uni Bielefeld soll sie insbesondere Mitarbeitende aus Fakultäten und dezentralen Einrichtungen bei der Kalkulation von Personalkosten in (Drittmittel-)Projekten unterstützen. 

Alle Basisanleitungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die eAkte wurden in das neue Wiki DMS/eAkte überführt. Die Webanwendung kommt dem Anspruch nach zeitgemäßen, online verfügbaren Nutzungshinweisen entgegen. Das Wiki ist ohne Login erreichbar und führt die Nutzer*innen durch seine klar strukturierte Oberfläche auf kürzestem Weg zu den benötigten Informationen. Neben den Anleitungen umfasst es auch ein Glossar der Fachbegriffe zu DMS und eAkte. 

Durch technisch-organisatorische Neuerungen stellt die Universität Bielefeld sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an Zugriff auf die benötigten IT-Systeme des BITS und der Universitätsbibliothek haben. Bereits zwei Wochen vor Vertragsbeginn erhalten die angehenden Universitätsbeschäftigten automatisiert ihre persönliche Kennung für das PRISMA-Portal per E-Mail. Nach dem Einrichten eines persönlichen Passworts können sie selbstständig die Erstellung ihres Dienstausweises veranlassen. Die neue Vorgehensweise über ein sicheres 2-Kanal-Verfahren ersetzt interne, manuelle Arbeitsschritte und gestaltet das Onboarding für neue Kolleg*innen komfortabel.