Universitätsverwaltung 2025

Für die sichere Datenübertragung zwischen Behörden und der Justiz nutzen die beteiligten Kommunikationspartner das zertifizierte „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) zum Empfangen und Versenden gerichtlicher Akten und Dokumente. An der Universität Bielefeld können eingehende beBPo-Nachrichten nun über eine integrierte beBPo-Lösung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ganz ohne Medienbruch bearbeitet werden.

Interne Abläufe und Berechtigungen
Die elektronischen Dokumente einer beBPo-Nachricht empfängt die Poststelle direkt im DMS und leitet sie über das Sekretariat des zuständigen Bereichs an das verantwortliche Justiziariat weiter. Der*die zuständige Justiziar*in kann die Dateien im DMS durch „Umhängen“ einfach und sicher der entsprechenden Klageakte zuordnen. Falls gerichtlich angefordert, quittiert das Justiziariat die Entgegennahme der beBPo-Nachricht durch ein sogenanntes Empfangsbekenntnis, welches ebenfalls in der eAkte dokumentiert wird. Wegen der sensiblen Daten regelt ein detailliertes Berechtigungskonzept den lesenden und schreibenden Zugriff auf die elektronischen Akten. Die zugriffsberechtigten Personen können die Dateien mit den Standardfunktionen des DMS verwalten.
Auch den rechtssicheren Versand einer Akte oder Teilakte an eine Justizbehörde unterstützt das DMS mit der beBPo-Lösung. Auf diese Weise können die Justiziar*innen die beBPo-Nachrichten unabhängig von der Poststelle rechtssicher versenden. Der Vorgang wird in der eAkte protokolliert.

Revisionssichere Aufbewahrung über den gesamten Lebenszyklus
Ein weiteres Plus der Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem ist die Tatsache, dass eine Klageakte nach Abschluss des Falles direkt an Ort und Stelle im DMS verbleiben kann. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen wird die Akte revisionssicher aufbewahrt und archiviert. 

Weitere Informationen
Für Fragen und Rückmeldungen zu der technischen Anwendung und den organisatorischen Abläufen steht das Team eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.

Über beBPo, das besondere elektronische Behördenpostfach
Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist seit Januar 2022 für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Zentrales Element des sicheren Übermittlungswegs elektronischer Dokumente ist das mit Zertifikaten ausgestattete „besondere elektronische Behördenpostfach“, kurz als „beBPo“ bezeichnet. Es nutzt die seit 2004 bestehende, bewährte Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).
Eine beBPo-Prüfstelle übernimmt die Zulassung beantragter beBPo-Postfächer und deren Freischaltung im SAFE-Verzeichnisdienst der Justiz.
Ausgehende Nachrichten werden vor dem Versand automatisiert verschlüsselt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Verwendung von beBPo nicht erforderlich.