Das Projekt eDrittmittelakte.NRW ist eines von mehreren Kooperationsprojekten der Digitalen Hochschule NRW, in denen mit gemeinsamer Expertise hochschulübergreifende Lösungen erarbeitet werden. Im Konsortium waren vertreten: Universität Bielefeld, Hochschule Bochum, FH Münster, Universität Münster, TH Köln und Universität zu Köln. Durch regelmäßiges Feedback wirkten weitere Hochschulen als Resonanzgruppe mit.

Prozesse als zentrale Inhalte des Projektes
Das Projektteam identifizierte zunächst die notwendigen Rollen und Aktivitäten bei der Bearbeitung von Drittmittelprojekten. Als Resultat wurden insgesamt sechs Referenzprozesse „Forschung und Transfer unterstützen“ aufgenommen und in einer zentral verwalteten Modellierungssoftware zur Verfügung gestellt. Die Prozessdiagramme sind mit kleineren, hochschulspezifischen Anpassungen (Lokalisierung) an allen Hochschulen anwendbar.

Technische Prozessunterstützung
Auf Basis der Prozessmodelle wurde ein Konzept für die elektronische Vorgangsbearbeitung entwickelt und in „d.velop documents“, dem von NRW-Hochschulen flächendeckend genutzten Dokumentenmanagementsystem, umgesetzt. Formularbasierte, flexibel handhabbare Workflows und Aufgabenlisten führen Schritt für Schritt durch die Prozesse. Beispielsweise können Dokumente versendet, abgezeichnet oder durch die Drittmittelsachbearbeitung selbst bearbeitet und weitere Aufgaben hinzugefügt werden. Selbst Lese- oder Schreibrechte auf einzelne Vorgänge können an beteiligte Personen übertragen werden und auch das Hinterlegen projektspezifischer Fristen ist möglich.

Pilot-Einführung an der Universität Bielefeld
Die Universität Bielefeld und weitere am Projekt beteiligte Hochschulen werden als Piloten das Installationspaket der neuen Anwendung auf ihren lokalen Dokumentenmanagementsystemen einspielen und für ihre eDrittmittelakte nutzen. Dank der zentralen Entwicklung im NRW-Projekt reduziert sich der Einführungsaufwand bei den Hochschulen auf die lokale Anpassung.

Ausblick
Mit Projektabschluss und Entgegennahme der eDrittmittelakte.NRW übernimmt das Kompetenzzentrum die Unterstützung und Beratung der Hochschulen bei der Implementierung.
Neben der eMasterakte – bestehend aus Aktenstruktur, Metadaten-Sets, Workflows für die Vorgangsbearbeitung und einem Rechte-/Rollenkonzept – stellt es das „Starterpaket eDrittmittelakte.NRW“ zur Verfügung. Die enthaltenen Informationsmaterialien bereiten das für die Einführung notwendige Wissen zielgruppengerecht auf. Ein Kurzüberblick richtet sich an Dezernent*innen und Abteilungsleiter*innen, eine Vorbereitung zur Einführung der Akte liefert den fachlich Mitarbeitenden Themenschläge, die im Vorfeld bedacht werden sollten. Fachlich Zuständige und IT-Abteilungen erhalten Hilfen in Form der Umsetzungsdokumentation und einer Handreichung zur Lokalisierung. Eine Vorlage unterstützt sie darin, ihre hochschulspezifischen Anpassungen der Masterlösung als Basis für spätere Updates selbst zu dokumentieren.
Für die Zeit nach der Implementierung sieht das Kompetenzzentrum ein breit angelegtes Follow-Up-Programm vor. In einer sogenannten Community of Practice können die teilnehmenden Hochschulen den Austausch untereinander organisieren, dabei voneinander lernen und gemeinsam an Weiterentwicklungen arbeiten. Das Kompetenzzentrum stellt Plattformen zum Informationsaustausch bereit, initiiert Fortbildungsangebote über die Hochschulübergreifende Fortbildung NRW ( HÜF-NRW) und koordiniert jährliche Präsenzangebote zum Erfahrungsaustausch.
Bei Fragen rund um die Nutzung der NRW-Masterlösung steht das Kompetenzzentrum unter eakte@dh.nrw.de zur Verfügung.