Seit Ende 2022 können interessierte Fakultäten und Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen (ZWEs) die Einstellung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte mit digitalen Formularen umsetzen. Dank der erheblichen Arbeitserleichterung und der verbesserten Datenqualität findet das Angebot eine hohe Akzeptanz und wurde im derzeitigen Probebetrieb nahezu flächendeckend angenommen.
Die erreichten Verbesserungen bilden erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer elektronischen Personalakte und weitgehend digitalen Prozessen auch in der Personaladministration.

Anwendungsfreundliche Abläufe
Die neue technische Lösung überzeugt durch Vorteile für alle Beteiligten. Das systematisch aufgebaute Webformular unterstützt die Fakultäten und Einrichtungen beim Vorausfüllen des Einstellungsantrags in der eAkte. Je nach Status der Hilfskraft (studentisch bzw. mit Bachelor- oder Master-Abschluss) fragt es die logisch passenden Inhalte ab und steuert in einem weiteren Schritt das Erstellen der benötigten Anlagen.
Die Kommunikation mit den einzustellenden Hilfskräften einschließlich des Versands von Anlagen erfolgt per E-Mail. Über die eingesetzte Cloudlösung können die einzustellenden Personen den vorbereiteten Antrag komfortabel ergänzen, sich anhand einer Checkliste über weitere notwendige Dokumente informieren und ein Gesamt-PDF erzeugen. Das zusätzliche Ausfüllen eines Personalbogens entfällt.
Der vollständig überarbeitete Prozess führt zu einer hohen Qualität der erhobenen Daten und erleichtert die weitere Bearbeitung des Einstellungsvorgangs im Dezernat P/O. 

Informationen für interne und externe Beteiligte
Die Abteilung P/O.4 des Personaldezernats gibt den einstellenden Einrichtungen und den künftigen Hilfskräften umfassende Informationen über die Abläufe an die Hand.
Auf einer Webseite des Beschäftigtenportals zum Einstellungsprozess für Hilfskräfte finden die Fakultäten und Einrichtungen alle für sie notwendigen Informationen, wie zum Beispiel eine detaillierte Anleitung zum digitalen Einstellungsprozess.
Potentielle Hilfskräfte erhalten das notwendige Wissen über die öffentliche Webseite zu Hilfskraftangelegenheiten, unter anderem durch ein Glossar zu den wichtigsten Begriffen. Eine Videoanleitung für den digitalen Einstellungsprozess ist in Vorbereitung.