eDrittmittelakte auf der Zielgeraden
Die elektronische Drittmittelakte geht mit der Drittmittelanzeige über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die nächste Phase des Pilotbetriebs. Damit setzen das Dezernat FFT und die beiden Piloteinrichtungen, Technische Fakultät und Universitätsbibliothek, ihre Zusammenarbeit fort.
In der ersten Phase erprobten sie anhand laufender bzw. neu startender Drittmittelprojekte die Aktenstruktur und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Der neue Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige ergänzt die Funktionen des DMS durch digitalisierte Abläufe nach der Bewilligung von Drittmittelprojekten. Damit wurde ein wesentlicher Meilenstein in Richtung vollständig elektronischer Aktenführung erreicht.
Workflowgestützte Arbeitsschritte zur Drittmittelanzeige
Für die Anzeige eines Drittmittelprojekts beim Rektorat erfassen die Fakultäten und Einrichtungen die notwendigen Daten über ein Webformular und starten den digitalen Verfügungsworkflow. Dieser durchläuft alle für die Drittmittelanzeige erforderlichen Genehmigungs- und Benachrichtigungsschritte. Beispielsweise übergibt er der Projektleitung und dem zuständigen Dekanat bzw. der zuständigen Verwaltung die Aufgabe zur Zustimmung. Auch das Anlegen der eDrittmittelakte erfolgt automatisiert und ersetzt die bisher manuellen Schritte der Drittmittelsachbearbeitung im Dezernat FFT.
NRW-Masterlösung als Basis
Die Struktur und die Workflow-Funktionen der eAkte orientieren sich an der Masterlösung des Projekts E-Drittmittelakte.NRW, die unter Leitung der Universität Bielefeld entwickelt wurde und sich im weiteren Ausbau befindet. Diese Lösung dient als Master für alle NRW-Hochschulen. Die Anwendung der Uni Bielefeld beruht weitgehend auf dem Master und wurde durch kleine, hochschulspezifische Anpassungen modifiziert.
Neben einer einheitlichen Aktenstruktur umfasst die Masterlösung beschreibende Metadaten (Attribute) für Vorgänge und Dokumente. Sie dienen zur Steuerung von Berechtigungen und ermöglichen eine zielgerichtete Suche.
Für den komfortablen Ausbau der eDrittmittelakte entwickelt und testet das NRW-Projektteam derzeit weitere prozessunterstützende Funktionen, die auch in Bielefeld zum Einsatz kommen sollen. So ist zum Beispiel ein Formular in Vorbereitung, das bei den Prüfaufgaben bei Projektabschluss unterstützt.
Pilotbetrieb und weitere Planungen
Für Projekte mit einer Laufzeit über 2024 hinaus ist die Nutzung der eDrittmittelakte verbindlich vorgesehen. Der entsprechende Umbau durch die Piloteinrichtungen ist zum Großteil abgeschlossen. In der begonnenen, letzten Pilotphase werden Erfahrungen mit dem Verfügungsworkflow gesammelt, der bei neu anlaufenden Projekten unterstützt. Die Dauer des Pilotbetriebs hängt von der Bewilligung neuer Projekte ab.
Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase ist der Roll-Out der elektronischen Akte für die Drittmittelprojekte aller Fakultäten und Einrichtungen geplant. Die zuständigen Mitarbeitenden werden in internen Schulungen umfassend auf die Arbeit mit dem neuen System vorbereitet.
Weitere Informationen und Anwendungshilfen
Die Handreichung Dokumentation zur Dateiablage der elektronischen Drittmittelakte informiert über den Aufbau der eDrittmittelakte und die Regelungen zur Ablage von Dokumenten.
Das DMS/eAkte Wiki stellt aussagekräftige Basis-Anleitungen mit Ergänzungen in Bezug auf die eDrittmittelakte bereit:
Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte und Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.
Für Fragen stehen die Prozessverantwortlichen des Dezernats FFT unter drittmittel@uni-bielefeld.de zur Verfügung.