Universitätsverwaltung 2025

Um den Zugang zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher und zugleich nutzungsfreundlich zu gestalten, erfolgte eine Umstellung der Login-Funktion. Ab sofort greifen Beschäftigte der Universität Bielefeld über die bewährte Web-Authentifizierung mit Shibboleth zu. Zusätzlich ist ab September die neue Funktion „local edit“ zum Bearbeiten von Dokumenten verfügbar. Weitere komfortable Unterstützung für Anwender*innen bietet ein praxisnahes Video mit hilfreichen Tipps für die Nutzung des DMS.

Vereinfachtes Login durch Shibboleth
Die Web-Authentifizierung der Universität – kurz „Shibboleth“ genannt – ist allen Beschäftigten vertraut. Der BITS-Loginname und das Web-Passwort sind der Schlüssel zum Login. Mit Shibboleth können die Mitarbeitenden über ein sogenanntes „Single-Sign-On“ innerhalb einer Browser-Sitzung mehrfach auf das DMS zugreifen, ohne die Zugangsdaten erneut eingeben zu müssen. Anwender*innen, die mehrmals täglich die elektronische Akte im Dokumentenmanagementsystem aufrufen, werden diesen Vorteil zu schätzen wissen.
Detailinformationen zum Login sind in der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte zu finden.

Dokumente bearbeiten über „local edit“
Mit der Umstellung auf das Shibboleth-Login erfolgt die Einführung der Funktion „local edit“. Dieses neue Plug-in wird genutzt, um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen. Es ermöglicht neben der Bearbeitung von Office-Dokumenten auch die von Bild- und PDF-Dateien direkt aus der eAkte heraus. Für die Nutzung muss „local edit“ lokal auf dem verwendeten Rechner verfügbar sein. Die Installation auf den vom BITS gemanagten Rechnern ist für Ende September geplant. In den Fakultäten und Einrichtungen unterstützt die jeweils zuständige EDV-Betreuung, gern auch in Zusammenarbeit mit dem eAkte-Team.
Eine nähere Beschreibung zur Nutzung von "local edit" liefert die Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Tipps & Tricks zum DMS
Komprimiert und mit vielen praktischen Tipps unterstützt das neue Video Tipps und Tricks für die eAkte die DMS-Nutzer*innen bei ihrer Arbeit. Es ergänzt das vorhandene Schulungswissen um zusätzliches Knowhow. Zum Beispiel zeigt es, wie User das DMS personalisieren können. Damit haben sie häufig genutzte Akten, Vorgänge oder Funktionen jederzeit im Blick. Das Video ist für Neueinsteiger*innen sowie auch für Personen mit DMS-Erfahrung ein hilfreicher Wegweiser für den routinierten Umgang mit dem System.

Neue Anforderungen
Ein Hinweis in eigener Sache: Anforderungen zur Weiterentwicklung von DMS und eAkte oder zur Umsetzung neuer Anwendungen möchte das eAkte-Projektteam zukünftig bündeln. Interessent*innen werden gebeten, das auf der Webseite Kontakt und Support hinterlegte Anforderungsformular dafür zu verwenden. Nach Prüfung der Anforderungen nimmt das Team telefonischen Kontakt zu den interessierten Personen auf.

In Planung
Als nächster Entwicklungsschritt des DMS ist die Umstellung auf eine neue Oberfläche geplant. Die Umstellung auf das neue Bedienkonzept ist für das vierte Quartal 2024 vorgesehen und wird Verbesserungen in der Nutzungsfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Zugänglichkeit mit sich bringen.

Weitere Informationen
Erste Anlaufstelle bei Interesse am DMS und dem aktuellen Stand der Entwicklungen sind die umfassenden Webseiten Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigtenportal und das DMS/eAkte-Wiki. Darüber hinaus steht das Projektkernteam eAkte unter eakte@uni-bielefeld.de zur Verfügung.