Ein Beitrag von Laura Käppele

Gemeinsam Texte zu schreiben kann oft ebenso wichtig wie kompliziert sein. Werden unterschiedliche Versionen zwischen mehreren Teilnehmenden hin und hergeschickt, so kann es schnell zu Verwechslungen kommen. Sciebo bietet hier eine gute Alternative, um kollaborativ miteinander zu arbeiten und dies entweder in Echtzeit oder zeitlich versetzt.
In einem vorhergehenden Beitrag wurde bereits erklärt, wie Dateien mit Sciebo geteilt werden können. Dieser Beitrag erläutert nun, wie mit diesen gemeinsam gearbeitet werden kann.

Um eine geteilte Datei gemeinsam zu bearbeiten, muss diese nur angeklickt werden. Optional kann auch ein neues Dokument über einen Klick auf das große Plus-Symbol angelegt werden. Die Bearbeitung erfolgt zunächst genauso, wie über Word, bzw. wie bei anderen Office-Produkten.
Wird das Dokument gemeinsam direkt über Sciebo bearbeitet, so können alle Teilnehmenden gemeinsam in Echtzeit daran arbeiten. Dabei wird farbig angezeigt, wo sich der Cursor der anderen Personen gerade befinden.

Es gibt zwei Dinge, über die sich vor dem gemeinsamen Bearbeiten Gedanken gemacht werden sollten: Zunächst ist es möglich, das automatische Speichern auf manuell umzustellen. Dies sorgt dafür, dass eine ältere Version der Datei nicht einfach überschrieben wird – andererseits ist es dann wichtig, regelmäßig Sicherheitskopien anzufertigen.
Zudem gibt es verschiedene Optionen dafür, von welchen Teilnehmenden Änderungen nachvollzogen werden können. Diese Änderungen werden dann, ähnlich wie in Word, farbig gekennzeichnet, so dass auch sichtbar ist, von wem sie kommen. Dies kann nützlich sein, wenn Änderungen vor der Freigabe noch besprochen werden sollen.

Es ist auch möglich, das Dokument über die Sciebo-App zu bearbeiten. In diesem Fall geschieht dies am eigenen PC über Word oder einem anderen genutzten Textverarbeitungsprogramm. Wird die Datei gespeichert, so synchronisiert die App die neue Version mit Sciebo, so dass sie wieder allen Teilnehmenden zur Verfügung steht.
Vor der gemeinsamen Arbeit sollte abgesprochen werden, ob synchron oder asynchron gearbeitet werden soll. Da das Textverarbeitungsprogramm von Sciebo andere Dateiformate nutzt als Word, kann es sonst durch das häufige Wechseln zwischen diesen zu Formatierungsfehlern kommen.

Ist das Dokument fertig kann es in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. In jedem Fall ist es sinnvoll, nach dem Herunterladen auf Formatierungsfehler zu kontrollieren.
Mit Sciebo ist es nicht nur leicht, Dateien zu teilen, sondern auch, diese gemeinsam zu bearbeiten. Insbesondere die verschiedenen Möglichkeiten der Bearbeitung zeichnen dieses Programm besonders aus. Es ist somit sowohl für Forschung als auch für Lehre sehr gut geeignet. Auch Studierende können sich dort anmelden, um etwa Ergebnisse für Gruppenarbeiten zu teilen. Alle weiteren Informationen gibt es über die Seite des BITS.[Weiterlesen]

Ein Beitrag von Laura Käppele 

Im Hochschulkontext ist es oft nötig, Dateien miteinander zu teilen. In Lehrveranstaltungen steht dafür zwar Moodle zur Verfügung, doch in anderen Situationen kann nicht immer auf diese Plattform zurückgegriffen werden. Eine gute Alternative stellt hier Sciebo dar. Sciebo bietet zusätzlich den Vorteil, dass an geteilten Dateien gemeinsam gearbeitet werden kann und dass Dateien direkt von einem Ordner auf dem eigenen PC aus synchronisiert werden können.

In diesem Beitrag soll kurz erklärt werden, welche Möglichkeiten Sciebo beim Teilen von Dateien bietet. Ein Folgebeitrag wird dann erläutern, wie diese gemeinsam bearbeitet werden können.

Sciebo ist ein Cloud-Speicherdienst, welcher von Hochschulen und Forschungseinrichtungen in NRW gemeinsam betrieben wird. Er soll das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien für Lehre und Forschung erleichtern. Die Daten werden nur an Standorten in Deutschland gespeichert und unterliegen dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz. Sciebo kann entweder im Browser benutzt werden oder als App über den eigenen PC. Für beides ist eine Anmeldung über die Hochschule erforderlich. Auf der Webseite des BITS wird erklärt, wie dies funktioniert.

Nach der Anmeldung sieht die Oberfläche von Sciebo noch größtenteils leer aus. Es ist sinnvoll, zunächst Ordner anzulegen, in welche die geteilten Dateien abgelegt werden können. So muss nicht jede Datei einzeln geteilt werden, sondern für jede Person oder Gruppe, mit der etwas geteilt werden soll, steht ein eigener Ordner bereit. Ordner können, genauso wie Dateien, über das große Plus-Symbol im oberen Bereich des Bildschirms angelegt werden. Um Dateien in einen Ordner zu übertragen, können diese entweder ebenfalls über das Plus-Symbol hochgeladen werden, oder einfach in den Ordner geschoben werden.

Um einen Ordner mit anderen Personen zu teilen, muss im rechten Bereich des Bildschirms auf die drei Punkte neben dem Ordner geklickt werden. Hier gibt es unter „Details“ den Reiter „Teilen“. Sind die weiteren Personen ebenfalls bei Sciebo, ist es möglich, diese per Mail direkt einzuladen, ansonsten kann jedoch einfach ein Link mit den gewünschten Berechtigungen erstellt und verschickt werden.

Ein besonderer Vorteil ist es jedoch, Sciebo als App herunterzuladen. Dabei wird ein Ordner am eigenen PC angelegt, welcher sich mit dem Sciebo-Konto synchronisiert. Es ist so möglich, Dateien direkt vom eigenen Computer aus zu bearbeiten und in den entsprechenden Ordner abzulegen, ohne sich im Browser anzumelden. Die Berechtigungen, welche beim Teilen festgelegt wurden, behalten auch hier ihre Gültigkeit.

Sciebo ist eine einfache und leicht zu bedienende Möglichkeit, Dateien zu teilen, die sich insbesondere dadurch auszeichnet, dass die Daten in Deutschland gespeichert werden und somit dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz unterliegen. Sowohl für Lehre als auch für die Forschung ist die Plattform somit sehr gut geeignet. Auch Studierende können sich dort anmelden, um etwa Ergebnisse für Gruppenarbeiten zu teilen. Alle weiteren Informationen gibt es über die Seite des BITS.[Weiterlesen]