Ein großer Meilenstein im Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ ist erreicht: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht mit seiner ersten Anwendung, der Elektronischen Projektakte, live. Durch einfache und transparente Prozesse wird sie die Handhabung von Projekten der zentralen Services und der Verwaltungseinheiten unterstützen. 

„Das System ermöglicht die Zusammenarbeit von bereichsübergreifenden Vorgangsteams“, so Projektleiterin Dr. Christiane Büchter, „indem es die notwendigen Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung stellt.“

Alle neu startenden Projekte werden im Dokumentenmanagementsystem d.3ecm administriert und dokumentiert. Gleich zu Beginn, bei der ersten Version eines Projektvorschlags, unterstützt das Dokumentenmanagementsystem den Beantragungs- und Genehmigungsprozess: Der Vorschlag wird über ein Webformular erfasst und automatisch im System abgelegt. Darauf können nun die antragstellende Person, das Zentrale Projektbüro und die genehmigenden Stellen sowie bei Bedarf weitere Personen zugreifen. Für ein genehmigtes Projekt wird im System ein Bereich für die Dokumentablage und Zusammenarbeit im Projekt erzeugt. Im weiteren Verlauf eines Projektes hinterlegt die Projektleitung regelmäßig Statusberichte im System und macht sie dem Projektbüro zugänglich. Das System verschickt automatisierte Benachrichtigungen und ermöglicht den Projektbeteiligten kurze Abstimmungswege durch eine sogenannte Ad-hoc-Zusammenarbeit.

Organisatorische Änderungen

Die Übersicht der geplanten und genehmigten Projekte sowie die dazugehörigen freigegebenen Steckbriefe sind zukünftig für alle Beschäftigten einsehbar. Dies ist ein Beitrag zu mehr Transparenz und entspricht damit einem Wunsch vieler Beschäftigter.

Vorteile der neuartigen Zusammenarbeit

Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems und der eAkte sind folgende Projektziele verbunden:

• Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff
• Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge
• Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen
• Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung

Ausblick auf den weiteren Projektverlauf

Durch dieses erste realisierte Teilprojekt „Elektronische Projektakte“ steht allen Projektteams ein eigener Team-Raum für die Dokumentablage und Zusammenarbeit zur Verfügung. Das Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ (kurz „eAkte“) macht den Anfang und nutzt als erstes diesen Team-Raum im DMS. Die Projektleiterin, Dr. Christiane Büchter, sieht große Vorteile darin das neue System am eigenen Arbeitsbereich zu erproben. „Gleichzeitig“, betont Büchter, „eröffnet uns die neue Anwendung die Möglichkeit, unmittelbare Erfahrungen im Umgang mit dem System zu sammeln und daraus für die Umsetzung der folgenden Teilprojekte zu lernen“.
Weitere in der Umsetzung befindliche Teilprojekte sind unter anderem „Verkündungsblatt“, „Senatsprotokolle“ und „Anbindung SAP“.

Weitere Informationen

• für Beschäftigte einer zentralen Einrichtung oder eines zentralen Service, die ihren Projektvorschlag an das Zentrale Projektbüro schicken möchten: 
  Im Beschäftigtenportal stehen ein Webformular und die Anleitung (Neues Projekt beantragen) zur Verfügung.
• für Beschäftigte, die sich über laufende oder zukünftige Projekte informieren möchten: 
  In der Webversion (d.3one) des Dokumentenmanagementsystems sind die Übersichten Geplante Projekte und Laufende Projekte einsehbar (Login über die Windows-Zugangsdaten).
• bei allen Fragen zum Projekt: 
  Projektteam: Dr. Christiane Büchter (Projektleiterin), Mathias Duttenhöfer (Stellvertretender Projektleiter), Fabian Hartl (Strukturredakteur), Heiko Köster (Technischer Administrator) und Evelyn Streicher-Coprian (Prozessmanagerin), 
  erreichbar per E-Mail an eakte@uni-bielefeld.de

Projektkernteam des Projektes eAkte