Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen.

Das Bewerbungsmanagementsystem verspricht für die Recruiting-Prozesse viele Vorteile wie verbesserte Transparenz und kürzere Reaktionszeiten. Die am Bewerbungsverfahren beteiligten internen Stellen können sich zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Bearbeitungsstand eines Vorgangs anzeigen lassen. In Abhängigkeit von ihrer Rolle können sie auf benötigte Informationen zugreifen, das Versenden von Bewerbungsunterlagen entfällt, schnelle Rückfragen über das System sind parallel zu den Abläufen möglich. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist die erhöhte Rechtssicherheit, z.B. durch automatisches Einhalten gesetzlicher Löschfristen.

Mit den neu gestalteten Stellenausschreibungen und dem Angebot zur Online-Bewerbung präsentiert sich die Universität Bielefeld als moderne Hochschule. Die Stellenangebote sind als HTML-Seiten in den Internetauftritt integriert und können bei Bedarf im PDF-Format heruntergeladen werden. Durch das bequeme Hochladen von Bewerbungsunterlagen entfällt für die Bewerber*innen das Versenden großer Dateianhänge.

Ziel des angelaufenen Pilotbetriebs ist es, die Abläufe zu testen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, bevor die Nutzung auf alle Bereiche ausgeweitet werden kann. In Schulungen zur Anwendung des neuen Systems eigneten sich die Pilot-Nutzer*innen das notwendige Knowhow an, um die ersten Vorgänge digital zu bearbeiten. Weitere hilfreiche Informationen zum Bewerbungsmanagement in Form von FAQ und detaillierten Anleitungen stehen den Anwender*innen im Beschäftigtenportal zur Verfügung.