Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert nun die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung. Die Optimierung basiert auf der Einführung neuer Softwarekomponenten zur Rechnungsbearbeitung verbunden mit Änderungen im Prozess. Dieses Projekt führte das Dezernat Finanzmanagement im Herbst 2019 zusammen mit einem externen Dienstleister durch.

Drei Komponenten bilden die Grundlage der Weiterentwicklung:

• Aktualisierung der im Rechnungsverarbeitungsprozess eingesetzten Software 
• Ergänzung um eine sogenannte OCR-Software für das Lesen und Einscannen von Belegen 
• Anpassung des Bearbeitungsprozesses an den Standard von xFlow 

Das Zusammenspiel von OCR-Software, xFlow und SAP bildet den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung weitestgehend automatisiert ab: 
Das Auslesen der benötigten Daten aus Rechnungen (als PDF oder Printausgabe), den Datentransport an SAP und das Validieren der Daten, das Prüfen des Wareneingangs und seiner Übereinstimmung mit der Bestellung sowie das Buchen der Rechnung.

Wichtig ist, dass die Dezentrale jeden Wareneingang konsequent in SAP erfasst. Sonst ist der Workflow unterbrochen und kann nicht automatisiert zu Ende geführt werden.

Die neue technische Lösung ist ein bedeutender Meilenstein in der Vorbereitung für die zukünftige Verarbeitung von E-Rechnungen. Zu diesem Schritt ist die öffentliche Verwaltung laut einer EU-Verordnung ab 20.04.2020 verpflichtet. Als weitere positive Auswirkung können die Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeitet werden.

Zur Unterstützung der Anwender*innen aus der Dezentrale stehen auf den Webseiten des Dezernats Finanzmanagement Anleitungen für die Arbeit mit xFlow (siehe Rubrik Finanzbuchhaltung) bereit.