Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.

Das neue System wurde innerhalb kürzester Zeit eingeführt und wird nun schrittweise an die spezifischen Anforderungen angepasst. So wurde sichergestellt, dass das Team der Medizinischen Fakultät und die Berufungskommissionen die Vielzahl der Berufungen überhaupt bewältigen konnten.

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

Das beteiligte Kollegium aus der Medizin meldete übereinstimmend zurück, dass das Portal die zentrale Administration von Berufungsverfahren deutlich vereinfacht. 
Frauke Rogalla, verantwortlich für den Personalbereich, und Ires Dyszack als Sachbearbeiterin für Berufungen haben bereits fünfzehn Verfahren über das Portal initiiert und werden sie in Kürze abschließen können. „Wesentlich ist“, so Frauke Rogalla, „dass durch die strukturierte Abfrage die Vergleichbarkeit der Bewerber*innen steigt und die Arbeit der Kommissionen erheblich vereinfacht wird.“ 
Diesen entscheidenden Vorteil sieht auch Pia Simone Brocke, die als Gleichstellungsbeauftragte und Kommissionsmitglied von der Unterstützung durch das Portal überzeugt ist. 
„In der Administration der Verfahren“, so Rogalla weiter, „ist es besonders von Vorteil, dass zu jedem Zeitpunkt deutlich ist, in welchem Status sich das Verfahren befindet und wer daran in welcher Funktion teilnimmt - so sind in der Betreuung der Verfahren auch Vertretungssituationen reibungslos abgebildet. Und schließlich ist die Rollenzuweisung für unterschiedliche Beteiligte vorteilhaft: jede Person bekommt genau den Zugriff auf relevante Unterlagen, der ihrer Funktion im Verfahren entspricht.“

Bei der Auswahl der Portal-Software fiel die Entscheidung auf eine Anwendung, die sich bereits an mehreren Universitäten bewährt hat. Es handelt sich um eine sichere, bei einem deutschen Provider gehostete Cloud-Lösung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die berechtigten Personen können über das Web sicher zugreifen, die abgelegten Dokumente sind durch das System gekennzeichnet und ihre Bearbeitungsschritte nachvollziehbar, eine redundante Datenablage und das Ausdrucken von Dokumenten sind verzichtbar. Bei Bewerber*innen erreicht das Portal zusätzliche Akzeptanz durch die Option, einmal gespeicherte Daten nachträglich zu ergänzen und sie für zukünftige Bewerbungen über das gleiche System erneut zu verwenden.

Die Universität Bielefeld hat sich vorgenommen, das neue Portal baldmöglichst auf alle Berufungsverfahren auszuweiten. Aktuell bereitet ein kleines Team aus den Dezernaten P/O und DT/P – zusammen mit Anwender*innen aus der Medizin – dafür ein Projekt vor. Die Prozesse sollen bereichsübergreifend so gestaltet werden, dass Doppelarbeit und Medienbrüche entfallen, aber auch eine revisionssichere Ablage gewährleistet ist.