Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.
 
Warum wurde das Programm UVW 2025 ins Leben gerufen?
Maßgebliches Ziel des Programms ist es, dass sich die verschiedenen Servicebereiche der Universität noch stärker als bisher an den Bedürfnissen von Wissenschaftler*innen und Studierenden orientieren und dafür bereichsübergreifend zusammenarbeiten. Die in Vorgängerprogrammen noch getrennt voneinander betrachteten Handlungsfelder „Prozessorientierung und Digitalisierung“ und „Personal und Kultur“ wurden zusammengeführt, um Schnittstellen und Synergien aufzuzeigen. Bei der Ausrichtung des Programms sind Ergebnisse aus dem „Tag der Verwaltung“ 2018 eingeflossen, bei denen über 300 Mitarbeitende und Führungskräfte aus Technik und Verwaltung in Workshops Lösungsvorschläge für die Gestaltung von Veränderungsprozessen entwickelt haben.

Wer ist daran beteiligt?
Das Programm umfasst die gesamten Unterstützungsbereiche der Universität, d.h. neben der zentralen Universitätsverwaltung sind die zentralen Serviceeinheiten wie das BITS oder die Bibliothek sowie die Verwaltungseinheiten in den Fakultäten beteiligt.

Welche Schwerpunkte verfolgt das Programm?
Im Handlungsfeld „Prozessorganisation und Digitalisierung“ liegt der Schwerpunkt auf der flächendeckenden Einführung der prozessorientierten elektronischen Akte (eAkte). Dies gilt insbesondere für die Drittmittelakte, die Personal- und die Studierendenakte. Auch die Personalrekrutierung, alle Beschaffungsvorgänge und das Vertragsmanagement sollen zukünftig durchgängig digital unterstützt werden. Im Handlungsfeld „Personal und Kultur“ werden die Personalprozesse neu ausgerichtet und digitalisiert und dafür die Organisation des Personaldezernats angepasst. Parallel wird mit Führungskräften der Universität im September das Projekt „Kultur und Führung 2025“ gestartet.

Welche Maßnahmen konnten bereits umgesetzt werden?
Durch verschiedene Maßnahmen der Prozessorientierung und Digitalisierung konnten Abläufe in der Verwaltung beschleunigt und vereinfacht werden. Die Universität Bielefeld hat in ersten Schritten ein neues Dokumentenmanagementsystem gestartet. Hier können bereits Projektakten elektronisch abgelegt und Senatsprotokolle digital abgerufen werden. Durch den Einsatz eines neuen SAP-Moduls konnte die Dauer von Beschaffungsvorgängen verringert und die Komplexität der Bestellvorgänge reduziert werden. Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert zudem die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung und auch die Reisekostenabrechnung erfolgt in der Zentralverwaltung bereits digital. In der Medizinischen Fakultät konnte der Einsatz eines Online-Berufungsportals erfolgreich erprobt werden.

Welche Maßnahmen laufen aktuell?
Aktuell wird daran gearbeitet, das Dienstreisemanagement für die Mitarbeitenden zu vereinfachen. Im Dezernat Personal und Organisation werden die notwendigen Voraussetzungen dafür geschaffen, das in der Medizin erprobte Online-Berufungsportal auf die gesamte Universität auszurollen. Zudem beteiligt sich die Universität Bielefeld an zwei Projekten der Digitalen Hochschule NRW (DH-NRW). Als eine von drei Pilothochschulen arbeitet sie an der Implementierung eines gemeinsamen Forschungsinformationssystems, das Nutzern einen Überblick über aktuelle Forschungsaktivitäten und Veröffentlichungen bieten soll. Zum anderen beteiligt sich die Universität Bielefeld an der Etablierung eines landesweiten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems, von dem sich die DH-NRW Synergieeffekte für Lehrende, Lernende und die Wissenschaft verspricht.

Was soll bis 2024 noch erreicht werden?
Ein wichtiges Ziel des Programmes für die verbleibende Laufzeit ist es, die Personalprozesse neu auszurichten und zu digitalisieren. Ein wichtiger Meilenstein dabei ist die Einführung der geplanten elektronischen Personalakte. Eine weitere große Herausforderung für die kommenden Jahre stellt die Einführung eines zentralen Organisationsmanagements dar. Dieses soll die sog. „Aufbauorganisation“ der Universität in einem System abbilden und darüber die Berechtigungsstruktur von IT-Systemen vereinfachen. Systematischer als bisher IT-Rechte ableiten zu können ist u.a. wichtig, um neue Mitarbeitende schnell arbeitsfähig zu machen.

Ein für Kanzler Dr. Stephan Becker besonders zentrales strategisches Ziel für seine zweite Amtszeit ist es, die Kultur der Zusammenarbeit und der Kommunikation weiter zu verbessern: „Die Coronapandemie hat uns gezwungen, in kürzester Zeit gewohnte Abläufe des Universitätsbetriebs anzupassen. So war das Sommersemester 2020 ein Crashkurs in der Digitalisierung von Studium und Lehre, der allen Beteiligten  – Serviceeinheiten, Lehrenden und Studierenden – Höchstleistungen abverlangt hat. Ich war beeindruckt, wie gut wir die Situation gemeinsam meistern konnten – auch, weil wir schon lange daran arbeiten, unsere Prozesse im Sinne von Forschung, Lehre und Studium stetig zu verbessern. Ich freue mich, diese wichtige gemeinsame Arbeit fortzusetzen." 

Über das Programm „Universitätsverwaltung 2025“
Das Programm „Universitätsverwaltung 2025“ hat zum Ziel, die Maßnahmen und Projekte zur Verwaltungsmodernisierung zu bündeln und die Hochschulöffentlichkeit zu informieren. Es wird verantwortlich vom Dezernat für digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) unter Beteiligung des Dezernats Personal und Organisation (P/O) gesteuert und zentral koordiniert. Nähere Informationen zu Anspruch und Zielen der Universität sowie über die strategische Herangehensweise an das Programm gehen aus der Präsentation Universitätsverwaltung 2025 hervor.

Was wurde in den Bereichen Prozessorientierung und Digitalisierung bislang erreicht:

• 2015 - 2018 Etablierung eines Multiprojektmanagements (Vorhabenübersicht) und basaler Projektmanagement-Standards für die Planung, Genehmigung und Durchführung universitätsinterner Projekte
• 2016 - 2020 Durchführung des Programms Prozessorientierung u. a. mit dem Ziel, die Prozessorganisation zu etablieren (vgl. Handbuch Prozessorganisation) und die Digitalisierung auf Basis guter, standardisierter Prozesse voranzutreiben.
• 2016 - 2019 Einführung von HISinOne Campusmanagement für die Prozesse Bewerbung, Zulassung und Studierendenmanagement sowie 2019 Verstetigung der Campusmanagement-Eigenentwicklung BIS für die Prozesse Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement
• 2018 - 2021 HISinOne Forschungsinformationssystem
• 2018 - 2021 landesweites cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem (Alma von ExLibris)
• 2018 Gleitzeit mit SAP
• 2019 Pilotierung des Dienstreisemanagements mit SAP
• 2019 Grundsätzliche Überarbeitung der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP (OCR-Erkennung, Dunkelbuchungen, E-Rechnung)