Universitätsverwaltung 2025
Prozessorganisation weiter gestärkt
Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse.
Anlass für die Überarbeitung war die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) im neuen Dokumentenmanagementsystem d.3. Die E-Akte sieht die Bearbeitung von Vorgängen und die Ablage von Dokumenten nach einem – ebenfalls neuen – prozessorientierten Aktenplan vor, der sich an den Geschäftsprozessen orientiert. Im Ergebnis korrespondiert die Struktur des Aktenplans mit der Struktur der Prozesslandkarte.
Die Definition und Modellierung von Geschäftsprozessen erfolgte an der Universität Bielefeld bisher überwiegend anlassbezogen im Rahmen von Projekten, insbesondere bei Digitalisierungsprojekten. Durch die Einführung der E-Akte und mit Blick auf das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen ist die nahezu vollständige Aufnahme der Prozesse angestrebt.
Auch zukünftig ist für jeden Prozessbereich ein*e Prozesseigentümer*in organisationsübergreifend verantwortlich. Den Prozesseigentümer*innen sind – entsprechend der Struktur innerhalb der Prozessbereiche – ein oder mehrere Prozessverantwortliche zugeordnet. Diese steuern die Definition, Durchführung und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen. Alle durch die Prozessverantwortlichen freigegebenen Prozessmodelle stehen den Beschäftigten im Prozessportal zur Einsicht zur Verfügung.
Die neue Prozesslandkarte sowie die Übersicht der Prozesseigentümer*innen und Prozessverantwortlichen sind im Beschäftigtenportal auf den Seiten des Prozessmanagements publiziert:
www.uni-bielefeld.de/prozessmanagement.
Hier ist auch die neueste Version des Handbuchs Prozessorganisation und ein Link zum Prozessportal zu finden.