Als Ergebnis des strategischen Projektes zur Prozessoptimierung der Beschaffung – kurz „SRM-Projekt“ genannt – ging das weiterentwickelte Modul SAP SRM im Juli 2019 live. Das Projekt des Dezernats Finanzmanagement hatte insbesondere zum Ziel, die Dauer von Beschaffungsvorgängen zu verringern und die Komplexität der Bestellvorgänge zu reduzieren. Diese Schwerpunkte wurden bei der Analyse der Bestellprozesse und der vorherigen SRM-Version herausgearbeitet. Universitätsweit können damit alle Bedarfsstellen Bestellungen initiieren. 

Die  Web-Anwendung präsentiert sich den Besteller*innen mit neuer Oberfläche, unter anderem mit unterstützenden Anleitungen, FAQs und Hinweisen auf Ansprechpersonen. Der hinterlegte Workflow deckt die digitale Verarbeitung aller Arbeitsschritte ab: vom gefüllten Einkaufswagen über die fachliche und Budgetgenehmigung bis zur Übertragung der Daten an den jeweiligen Lieferanten oder an die zuständige Person in der zentralen Beschaffung, die die weiteren für die Bestellung notwendigen Schritte ausführt.

Das eingeführte Vier-Augen-Prinzip mit einem*einer Besteller*in und mindestens einem*einer Genehmiger*in stärkt die Rechtskonformität. Eine weitere Veränderung und ein wesentlicher Faktor zur Reduzierung der Beschaffungsdauer ist die erhöhte Wertgrenze für Direktkäufe. Dadurch können deutlich mehr Bestellungen ohne Beteiligung der zentralen Beschaffungsabteilung ausgelöst werden.

Beschäftigte, die für ihre Organisationseinheit mit der Beschaffung beauftragt sind und wenig oder keine Erfahrung mit SAP SRM haben, können über das Fortbildungsprogramm der Personalentwicklung an einer Schulung teilnehmen. In der dreistündigen Veranstaltung Beschaffung an der Universität Bielefeld mit SAP SRM führen Key User aus dem Dezernat F in das Beschaffungsmodul am Rechner ein.

Aktuell behebt der beteiligte Dienstleister im laufenden Betrieb aufkommende Fehler. Zusätzliche Erweiterungen des Systems und neue Funktionen sind bereits in Planung.