Die Aktion "Ihr Foto im BIS", zu der das BIS-Team am 21.04. an einen Stand in der zentralen Halle geladen hatte, war ein voller Erfolg! Anlass war unser Angebot, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu fotografieren und das neue Foto direkt hochzuladen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahmen unser Angebot wahr - so viele, dass es zwischendurch zu einer langen Warte-Schlange kam. Unserem "Fotografen" Henning Brune gelang es trotz des Andranges, alle Interessenten mit einem passenden Foto zufrieden zu stellen! Der nächste Schritt, nämlich das Hochladen von ca. 70 Fotos, sorgte noch einmal für regen Einsatz hinter den Kulissen, jetzt freuen wir uns aber mitteilen zu können, dass alle Fotos eingestellt sind und das Personen- und Einrichtungsverzeichnis damit ein ganzes Stück weniger anonym geworden ist.

Wir möchten uns an dieser Stelle für die rege Teilnahme bedanken, für Lob und Kritik und die vielen Gespräche an unserem Stand. Wir haben uns sehr über die Möglichkeit gefreut, persönlich mit Ihnen ins Gespräch zu kommen, nachdem der Kontakt zum BIS-Team im Alltag ja meist über E-Mail geschieht. Und wir freuen uns schon jetzt darauf, sie zur nächsten BIS-Aktion wieder bei uns begrüßen zu dürfen!

Mein Bild im Personen- und Einrichtungsverzeichnis

Wie oft haben Sie sich schon gefragt, wer sich hinter den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis verbirgt? Vielleicht jemand, den man schon lange "vom Sehen" kennt? Viele Einrichtungen stellen Ihre MitarbeiterInnen auf Ihren Homepages mit Bild vor. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Am 21.4. bietet Ihnen das BIS-Team von 11 bis 14 Uhr die Möglichkeit, sich in der Uni-Halle fotografieren zu lassen und Ihr Foto direkt ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis hochzuladen. Wer sich nicht vor Ort fotografieren lassen möchte kann natürlich auch gern ein eigenes Foto mitbringen.

Geben Sie Ihrem eigenen Eintrag ein Gesicht und stellen Sie sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, dem eKVV und der FoDa mit Ihrem Bild vor.

Zeit: 21.4.09, 11-14 Uhr, Ort: UniQ, Zentrale Halle (unter Bauteil L)

Wir freuen uns auf Sie!

Weitere Informationen zu den Bildern im Personenverzeichnis finden Sie in unserem Wiki:

Fotos im Personen- und Einrichtungsverzeichnis

Vielleicht kennen Sie diese Situation auch: Sie sehen auf dem Display Ihres Telefons die Telefonnummer eines Anrufers und fragen sich, wer Sie da erreichen möchte oder wessen Anruf Sie möglicher Weise verpasst haben. Zwar sind im Personen- und Einrichtungsverzeichnis alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität mit ihren Kontaktdaten gespeichert, bislang war eine Suche aber lediglich über den Namen, die Einrichtung oder ein Schlagwort (wie z.B. "Reisekosten") möglich.

Nachdem in der Vergangenheit häufig von Kolleginnen und Kollegen der Wunsch nach einer "Rückwärtssuche" geäußert wurde, haben wir nun eine entsprechende Änderung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis umgesetzt: Wenn Sie nun im Suchfeld eine vierstellige universitätsinterne Rufnummer eingeben, erhalten Sie als Suchergebnis den zu dieser Telefonnummer zugehörigen Personeneintrag. Wir hoffen, dass wir Ihnen damit den Arbeitsalltag wieder ein Stück erleichtern konnten!

Die Universität Bielefeld verwendet seit kurzem ein neues Corporate Design und wir freuen uns, dass das BIS eine der ersten Einrichtungen ist, die dies umsetzt: Ab heute präsentiert sich das Personen- und Einrichtungsverzeichnis deshalb in einem überarbeiteten und deutlich frischeren "Kleid", das Ihnen hoffentlich genauso gut gefällt wie uns.
Selbstverständlich finden Sie auch im "neuen" Personen- und Einrichtungsverzeichnis Ihre gewohnten Dienste - wir haben allerdings die Umstellung genutzt, um Ihnen einen weiteren Service anzubieten:
Zusätzlich zu den dienstlichen Kontaktdaten können Sie ab sofort bei Ihrem Eintrag auch Ihr Curriculum vitae, sowie Ihre aktuellen Forschungsinteressen anzeigen lassen. Mit einem BIS-Passwort können Sie diese neuen Einträge selbst anlegen - es handelt sich dabei um das Passwort, das Sie auch für eKVV und FoDa nutzen können. Wie Sie ein solches Passwort bekommen, erfahren Sie auf unseren Hilfe-Seiten. Sollten Sie kein BIS-Passwort haben, können Sie sich auch an die Person wenden, die bei Ihrem Eintrag als "Kontaktperson für Korrekturwünsche" angegeben ist.
Sollten Sie Fragen oder Feedback zu der neuen Funktion oder unserem neuen Auftritt haben, wenden Sie sich gern an das Support-Team.
support@ekvv.uni-bielefeld.de.
Für Fragen rund um das neue Corporate Design im Internet ist der Informationsmanager Dr. Markus Paulussen der richtige Ansprechpartner.

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden die dienstlichen Kontaktdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angezeigt. Das Verzeichnis stellt damit die wichtigste und aktuellste Informationsquelle für die hochschulweite Suche nach Ansprechpersonen dar.
Eine neue Funktion soll nun den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Pflege ihrer Daten erleichtern: Ab sofort können Sprechzeiten, Homepage-Adresse und eigenes Foto von den Hochschulangehörigen selbst bearbeitet bzw. eingestellt werden, ohne dass dafür die entsprechenden "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" einbezogen werden müssen. Über den Link "Meine Personendaten" gelangen Sie von der Startseite des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses in einen passwortgeschützten Bereich, in dem Sie die genannten Änderungen selbst durchführen können.
Weitere Informationen zu diesem Service und zu Ihrem BIS-Passwort finden Sie in unserem Wiki.

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden die Namen, die dienstlichen Kontaktdaten sowie die Funktion oder der Aufgabenbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Bielefeld in einer Datenbank gespeichert. Dadurch ist es möglich, das Verzeichnis nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen: Die häufigste Anwendung ist sicher die direkte Suche nach dem Namen einer Mitarbeiterin oder eines Lehrenden um die Telefonnummer oder die E-Mailadresse herauszufinden. Zusätzlich war und ist es aber auch möglich, nach wissenschaftlichen Experten zu bestimmten Themen zu suchen, oder sich ganze Einrichtungen und Fakultäten anzeigen zu lassen.
Während die genannten Suchfunktionen Namen und Kontaktdaten in Abhängigkeit einer Fakultät oder Einrichtung anzeigen, gibt es seit Neuestem auch die Möglichkeit, sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Gruppen anzeigen zu lassen, die nicht einrichtungsweise sortiert sind, sondern Personen mit gleicher Funktion in verschiedenen Einrichtungen zeigen. Dies bedeutet konkret, dass es möglich ist, universitätsweit z.B. nach "Dekanen" zu suchen um dann eine Liste zu erhalten, die alle Dekaninnen und Dekane der Universität mit ihren Kontaktdaten zeigt. Weitere Such-Möglichkeiten sind "Prüfungsämter", "Studienberatungen" oder "Studienbeitragskommissionen". Ein wichtiger "Nebeneffekt" dieser neuen Suchfunktion ist es, dass zu den eben genannten Listen E-Mailverteiler erstellt wurden, die es ermöglicht, alle angezeigten Personen mit einer E-Mail zu erreichen.
Sie finden die Funktionssuche im Personen und Einrichtungsverzeichnis unter dem Link "Funktionsträger".

Seit Kurzem gibt es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität die Möglichkeit, sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis persönlich mit einem Foto vorzustellen. Damit soll zum Einen  dem Massenbetrieb "Universität"  ein wenig die Anonymität genommen werden,  zum Anderen bietet sich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dadurch die Möglichkeit, neben ihren persönlichen Kontaktdaten auch ihr Foto aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in andere Webseiten einzubinden. Da das BIS-Team bereits "mit gutem Beispiel vorangegangen ist", können Sie hier ein Beispiel für einen solchen Eintrag sehen.
Natürlich liegt die Entscheidung, ob Sie diesen Service nutzen wollen, allein bei Ihnen; insbesondere weil mit der Darstellung von Fotos im Internet Fragen des Datenschutzes berührt werden, die nur individuell entschieden werden können. Für diese und weitere Fragen rund um den Upload von Fotos ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis haben wir eine Wiki-Seite eingerichtet und stehen unseren Nutzerinnen und Nutzern darüber hinaus natürlich für Fragen und Anmerkungen wie gewohnt zur Verfügung.

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist ein Best-Practice-Beispiel für die Nutzung des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses. Das Verzeichnis bietet die Möglichkeit, Organisationsstrukturen differenziert einzutragen und somit die Hierarchie von Fakultäten und Einrichtungen deutlich abzubilden. So lassen sich nun Gremien, Lehrstühle, die Fakultätsverwaltung und die Fachschaften durch das Personen- und Einrichtungsverzeichnis einsehen. Das bietet Mitarbeiter/-innen der Universität und Studierenden die Möglichkeit, für Anfragen die richtigen Ansprechpartner/-innen zu finden und sich online über die verschiedenen Gruppen innerhalb der Fakultät zu informieren.
Aber auch die Fakultät hat einen besonderen Nutzen: Durch die zentralisierte Speicherung der Daten spart sie viel Verwaltungsaufwand, denn sie kann die Daten aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis wiederum in ihre eigenen Webseiten einbinden. Außerden werden automatisch für alle Gruppen innerhalb der Fakultät Mailverteiler erstellt, so dass die Kommunikation in Zukunft noch treffsicherer erfolgen kann. Daher ist die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ein Musterbeispiel, das das BIS zur Nachahmung empfehlen möchte. Zu den Seiten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis geht es hier.

The "Personen- und Einrichtungsverzeichnis" is the first of the BIS applications to also become available in English. You can switch to the "Directory of Staff and Departments" by clicking on the British flag in the top right corner of the page. The static frame of the page, the names of faculties and departments and the special functions of the directory have been translated. What has not been changed are the contents that are provided by the faculties and departments.

Seit wenigen Tagen ist das Personen- und Einrichtungsverzeichnis als erste Anwendung des BIS auch auf Englisch nutzbar. Die Möglichkeit zum Umschalten zum "Directory of Staff and Departments" befindet sich in Form einer britischen Flagge oben-rechts auf jeder Seite. Übersetzt wurden der Rahmen, die Namen von Fakultäten und Einrichtungen und die Funktionen des Verzeichnisses. Alle Inhalte, die von den Fakultäten und Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, sind nicht verändert worden.

Die Suchmöglichkeiten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis sind flexibler geworden: Mitarbeiter/-innen der Universität Bielefeld können nun auch nach Vor- und Nachnamen gesucht werden. Dabei kann der gesuchte Name entweder im Format "Vorname Nachname" oder "Nachname, Vorname" oder auch nur mit Anfangsbuchstaben des Vornamens eingegeben werden. Auch die Einrichtungssuche ist flexibler geworden: Wenn Sie z.B. eine Fakultät suchen, ist die Reihenfolge bei der Eingabe der Begriffe nun beliebig.

Hier geht es zum Personen- und Einrichtungsverzeichnis.