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Schneller Finden: Neue Suche, PEVZ und eKVV Suche direkt im Webbrowser konfigurieren

2026-03-18T15:54:53+01:00

In diesem Blogpost geht es darum, wie man im BIS noch schneller Daten finden kann. Gerade wenn man oft auf das PEVZ zugreift, im eKVV regelmäßig zu bestimmten Belegnummern kommen oder die neue Suchmaschine nutzen will gibt es in allen Webbrowsern Wege, um solche Suchen direkt aus der Adresszeile zu starten (Safari ist da etwas speziell, siehe unten). Man spart sich dann den Weg über ein Lesezeichen und den Klick in das jeweilige Suchfeld. Leider funktioniert diese Konfiguration in den heutigen Webbrowsern nicht mehr von allein, sondern man muss einmal selbst tätig werden.

Um welche Suchfunktionen geht es

Für die Beschreibung der Konfiguration in den verschiedenen Webbrowsern geben wir hier schon einmal die grundlegende Information, die jeweils gebraucht wird. Und das ist letztlich die Adresse, an die der eingetragene Suchbegriff übergeben wird. In diesen Adressen muss die Stelle, an welcher der Suchbegriff eingesetzt werden soll, durch das Zeichen %s gekennzeichnet werden. So sieht zum Beispiele eine Konfiguration im Chrome Webbrowser aus:

Für die drei Suchoptionen in den BIS Anwendungen sind dies die Angaben für die Konfiguration:

Neue Suche:
- https://suche.uni-bielefeld.de/suche/?q=%s
PEVZ:
- https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SuchePlugin.jsp?suchbegriff=%s&btSuche=1
eKVV:
- http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/SchnellsuchePlugin.jsp?suchbegriff=%s

Wie Sie die Suche benennen und welches Kürzel Sie vergeben ist dabei ganz Ihrer individuellen Präferenz überlassen. In den folgenden Beispielen für die einzelnen Webbrowser zeigen wir die Konfiguration für die neue Suche. Sie können die Konfiguration in gleicher Weise für PEVZ und eKVV durchführen und verwenden dazu einfach den entsprechenden Link.

Google Chrome

Öffne die Einstellungen: Klicke auf die drei Punkte oben rechts → Einstellungen → Suchmaschine → Suchmaschinen verwalten
Füge eine neue Suchmaschine hinzu: Klicke auf Hinzufügen unter "Websitesuche".
Gib die Details ein: Name: Uni Bielefeld Suche - Kürzel: z. B. 'uni' - URL: https://suche.uni-bielefeld.de/suche/?q=%s
Speichern: Klicke auf Hinzufügen.
Als Standard festlegen (optional): Klicke auf die drei Punkte neben der neuen Suchmaschine und wähle Als Standard festlegen.

Microsoft Edge

Öffne die Einstellungen: Klicke auf die drei Punkte oben rechts → Einstellungen → Datenschutz, Suche und Dienste → Suche und vernetzte Erlebnisse → Adressleiste und Suche → Suchmaschinen.
Füge eine neue Suchmaschine hinzu: Klicke auf Suchmaschine hinzufügen.
Gib die Details ein: Name: Uni Bielefeld Suche - Kürzel z. B. 'uni' URL: https://suche.uni-bielefeld.de/suche/?q=%s
Speichern: Klicke auf Hinzufügen.
Als Standard festlegen (optional): Klicke auf die drei Punkte neben der neuen Suchmaschine und wähle Als Standard festlegen.

Mozilla Firefox

Öffne die Einstellungen: Klicke auf die drei Linien oben rechts → Einstellungen → Suche → Suchmaschinen.
Füge eine neue Suchmaschine hinzu: Klicke auf Hinzufügen.
Gib die Details ein: Name: Uni Bielefeld Suche - Schlüsselwort: z. B. 'uni' - URL: https://suche.uni-bielefeld.de/suche/?q=%s
Speichern: Klicke auf Hinzufügen.
Als Standard festlegen (optional): Wähle die hinzugefügte Suchmaschine in der Liste Standardsuchmaschine aus

Apple Safari

Safari unterstützt keine benutzerdefinierten Suchmaschinen direkt in der Adressleiste. Stattdessen können Sie ein Lesezeichen mit der Such-URL erstellen:

Erstelle ein neues Lesezeichen (z. B. in der Lesezeichenleiste). - Name: Uni Bielefeld Suche Als URL muss dieses Script verwendet werden:
javascript:void(location.href='https://suche.uni-bielefeld.de/suche/?q='+encodeURIComponent(prompt('Suchbegriff:')))
Nutze das Lesezeichen durch Anklicken, gib den Suchbegriff ein und bestätige mit OK.

Die Suchabkürzungen verwenden

Abgesehen vom Safari Browser nutzen Sie die neuen Abkürzungen dann so: Sie geben direkt in der Adressleiste das von Ihnen festgelegte Schlüsselwort - z. B. 'uni' - ein Drücken einmal die Leertaste. Die Anzeige im Webbrowser verändert sich und sieht in Chrome z. B. so aus:

Sie geben dann den Suchbegriff ein und landen direkt im Suchergebnis. Das ist doch viel schneller, oder?

Der Schutz unserer Systeme vor bösartigen Zugriffen: Ein Balanceakt

2026-02-13T11:22:14+01:00

Am vergangenen Dienstag waren unsere öffentlichen Dienste wie das eKVV teilweise nur schwierig zu erreichen. Auch Anwendungen wie BIKI, die sich auf den gleichen Systemen befinden, waren von diesen Störungen betroffen. Der Grund für die Probleme war einer, über den wir schon einmal zum Start des Wintersemesters berichtet hatten: Große Mengen von Zugriffen auf unsere Systeme durch Akteure, die die Inhalte unserer Internetseiten abgreifen wollen und dabei im Gegensatz zu Suchmaschinen keinerlei Rücksicht darauf nehmen, wenn sie dabei für Überlastungen und Systemstörungen sorgen.

Schon damals hatten wir über die Hintergründe dieser Zugriffe spekuliert, und letztlich bleibt es bei Spekulationen, denn für uns ist nur erkennbar, dass solche Zugriffe meist aus riesigen Serverfarmen auf anderen Kontinenten kommen, und dabei verschiedene Techniken anwenden um Sperrungen oder Zugriffsbegrenzungen zu unterlaufen.

Bei diesen Zugriffen hat sich nach unserem Eindruck nicht um gezielte Überlastangriffe gehandelt (also keine sogn. DDoS Distributed Denial of Service Attacke), sondern weiterhin um rücksichtslose Versuche für kommerzielle Interessen Daten einzusammeln. Es liegt hier nahe dahinter Datensammlungen für das Training von großen Sprachmodellen (LLMs) zu vermuten, da diese Art von Zugriffen vor ein paar Jahren noch sehr ungewöhnlich waren und die Sprachmodelle um so besser trainiert werden können, je mehr Daten sie haben und je qualitativ besser diese Daten sind.

Was tun wir gegen solche Zugriffe?

Wir können hier auf der einen Seite nicht die Leistung unserer Systeme immer weiter erhöhen. Selbst wenn wir das könnten würden die bösartigen Zugriffe vermutlich nur um so heftiger erfolgen und jedes bisschen zusätzliche Leistung für ihre Zwecke missbrauchen. Wir müssen hier also einen Weg finden diese Zugriffe, die uns als Universität keinerlei Nutzen bringen, zu begrenzen. Aber dabei dürfen unsere regulären Nutzer*innen nicht beeinträchtigt werden.

Das ist ein manchmal schwieriger Balanceakt:

In unseren Servern gibt es schon sehr lange dynamische Schutzfunktionen, die zu zahlreiche Zugriffe von einzelnen Quellen automatisch begrenzen. Diese Sperren lösen sich auch automatisch wieder auf, sobald die Zugriffsintensität nachlässt. Diese Sperre ist also in gewisser Weise 'selbstheilend': Selbst wenn sie versehentlich legitime Zugriffe begrenzt hat, so wird dieser Zustand nicht ewig andauern und der Zugriff von allein wieder möglich werden.

Eine grobe Lösung für ein komplexes Problem

Bei den bösartigen Zugriffen, die uns am Dienstag wieder einmal Schwierigkeiten gemacht haben, reicht das leider nicht aus: Die Akteure hinter diesen Zugriffen sind geschickter und tun alles, um ihre Zugriffe mit unterschiedlichen Merkmalen zu versehen, z. B. unterschiedlichen Rechneradressen, von denen aus die Zugriffe erfolgen. Dabei müssen sie Unterstützung von den Anbietern der großen Rechenzentren haben, die sie verwenden. Sonst wäre es ihnen nicht möglich diese Techniken zum Unterlaufen unserer dynamischen Zugriffsbeschränkungen einzusetzen.

Uns bleibt aktuell hier nur ein Mittel: Alle Zugriffe aus diesen Rechenzentren komplett zu unterbinden. Auf technischer Ebene bedeutet dies, dass wir große Teile des Internets von unseren Servern dauerhaft aussperren und die Liste der gesperrten Bereiche immer weiter ausbauen, sobald die bösartigen Zugriffe von bisher noch offenen Bereichen weitergehen.

Diese Sperrungen haben für unsere regulären Nutzer*innen normalerweise nur einen positiven Effekt: Unsere Systeme arbeiten wieder schnell und störungsfrei. Die gesperrten Bereiche gehören zu Rechenzentren und Cloud Infrastrukturen und sind normalerweise komplett andere Teile des Internets als die, die man über seinen Internetprovider nutzt.

Es ist aber leider nicht auszuschließen, dass in Einzelfällen Zugriffe blockiert werden, die wir eigentlich nicht blockieren wollen. Die sich aber auf technischer Ebene nicht von den bösartigen Zugriffen unterscheiden lassen, die wir ausbremsen müssen. Wir haben bisher keine konkreten Fälle erhalten, aber potentiell betroffen sein könnten auf großen Cloudinfrastukturen betriebene Proxys. In solchen Fällen wird eine Seite angezeigt, deren Titel der Screenshot oben zeigt.

Eine Lösung, die gegen diese Sperren immer funktioniert, ist die Verwendung des VPN Zugangs der Universität. Wir freuen uns aber über Rückmeldungen zu solchen Problemen und prüfen dann, ob wir vielleicht zu große Sperren verkleinern können. Für entsprechende Rückmeldungen erreichen Sie uns hier.

Zum Jahresende 2025: Wie das BIS den digitalen Studienalltag verbessert hat

2026-01-02T12:01:50+01:00

Es ist wieder soweit – der erste Schnee bringt auch die Jahresendzusammenfassung des BIS-Projekts mit sich ☃️ Unsere Themen waren wieder sehr vielfältig und obwohl wir über manche Entwicklungen durch ihren langen Vorlauf noch nicht berichten konnten ist wieder einiges passiert. In diesem Rückblick haben wir uns auf drei zentrale Bereiche konzentriert, die den Studienalltag einfacher, sicherer und internationaler gemacht haben im vergangenen Jahr. Hier sind die Highlights:

Die unsichtbare Infrastruktur

Manche Verbesserungen sind nicht direkt sichtbar, oder man stolpert nicht jeden Tag über sie, aber für die tägliche, verlässliche und sichere Nutzung sind sie unerlässlich:

Stabilität unter Hochlast: Im Sommersemester 2025 kam es zu Störungen beim Login – aber durch Optimierungen der Datenbanken und der Programmcodes wurde das System insgesamt spürbar schneller. [Mehr dazu]
Sicherheit als roter Faden: Die Kontenverwaltung zeigt jetzt umfangreiche Sicherheitsereignisse an – damit erkennen Studierende und Mitarbeitende leichter verdächtige Aktivitäten. [Mehr dazu]
Kontoschutz mit Sicherheitsschlüsseln: Seit Juli 2025 ist die 2-Faktor-Authentifizierung mit Sicherheitsschlüsseln möglich – eine phishing-sicherere Ergänzung der schon lange verfügbaren Sicherheitscodes per App. [Mehr dazu]
Automatisches Login: Seit September 2025 werden unsere Nutzer*innen in eKVV, Studieninformation, PEVZ und der neuen Suche automatisch eingeloggt – kein Klick mehr nötig. [Mehr dazu]

Ausbau der Internationalisierung

Im Leitbild für die Lehre ist die Internationalisierung ein wichtiger Aspekt und in 2025 haben wir uns auch da weiterentwickelt:

Mehr Englisch: Die Modulbeschreibungen sind nun in englischer Sprache verfügbar und werden Schritt für Schritt umgestellt. [Mehr dazu]
Englischsprachige Veranstaltungen finden: Die Kombisuche bietet nun die Option gezielt nach englischsprachige Veranstaltungen zu suchen. [Mehr dazu]
Direkte Kommunikation: Lehrende können nun im PEVZ englischsprachige Erreichbarkeitsinfos hinterlegen. [Mehr dazu]
Das Studium abschließen: Der Zeugnisantrag ist nun ebenfalls durchgängig in englischer Sprache verfügbar und beseitigt damit eine Hürde am Studienabschluss. [Mehr dazu]

Von der Suche bis zum Modulhandbuch zum Mitnehmen: Wie sich der digitale Studienweg geschlossen hat

Vom Studienstart bis zum Abschluss: Unsere digitalen Werkzeuge wurden in diesem Jahr enger miteinander verbunden:

Bessere Orientierung im Lehrangebot: Mit der neuen Suche ist nun auch das eKVV durchsuchbar, insbesondere die Veranstaltungsbeschreibungen. So lassen sich auch Lehrangebote zu ganz aktuellen oder speziellen Themen finden, die sich nicht in Modulbeschreibungen wiederfinden [Mehr dazu]
Kalender in der App: Lange gewünscht und dann endlich da: Die „Meine Uni“-App zeigt jetzt Termine im Kalenderformat – ideal für mobile Studierende und Lehrende mit zahlreichen Veranstaltungen, wie in der Medizinischen Fakultät. [Mehr dazu]
Individuelle Modulhandbücher: PDF-Modulbeschreibungen sind jetzt abrufbar, zum Beispiel um Anerkennungen zu erleichtern. Die Inhalte des eigenen Studiums lassen sich so einfacher mitnehmen. [Details]

Kleinigkeiten?

Und dann gibt es noch viele andere Dinge, mal größer und mal kleiner. Das im vergangenen Jahr die 3-millionste Prüfungsleistung in der BIS-Prüfungsverwaltung dokumentiert wurde, dass haben wir gar nicht in einem eigenen Blogpost gewürdigt. Es hat 9 Jahre gebraucht, um von 1,5 Millionen Leistungen auf diese Zahl zu kommen.

Ein QR-Code-Generator: Hin und wieder braucht es eine Brücke vom Analogen ins Digitale und der QR-Code-Generator im 'Meine Uni'-Portal baut solche Brücken. [Mehr dazu]
Weniger Faxen: Manchmal ist weniger mehr, gerade wenn es um veraltete und zunehmend als unsicher eingestufte Kommunikationswege geht. Daher sind die Faxnummern nun aus dem PEVZ verschwunden. [Mehr dazu]

Fazit

2025 war ein Jahr der Verbesserung und des Ausbaus unserer digitaler Dienste – ohne großes Strategiepapier, aber mit klaren Zielen. Mit dem Fokus auf Sicherheit, Internationalität und Nutzungsfreundlichkeit sind wir auf einem kontinuierlichen Weg, den Studienalltag noch besser zu unterstützen.

BIS-Support Sprechstunde im Studierenden-Service-Center

2025-11-19T14:28:54+01:00

Frei nach unserem Motto: "Don`t panic!" bieten wir in den kommenden Wochen offene Sprechstunden zum BIS im Studierenden-Service-Center im neuen Bauteil an.

Der Stundenplan sieht seltsam aus? Die Leistung ist im Transcript im falschen Modul gelandet? Warum erreichen mich die Mails meiner Lehrenden nicht und wie stelle ich eigentlich einen Zeugnisantrag?

Diese und andere Fragen rund um eKVV, BIS-Prüfungsverwaltung, Studieninformation und "Meine Uni"-Portal beantworten wir ab dem 27.11. jeden Donnerstag zwischen 11 und 12 Uhr im Beratungsraum A0-261, neben dem Infopunkt.

Die Tür steht allen offen, eine vorherige Anmeldung ist nicht notwendig. Wer nicht ins Haus kommen kann, der erreicht uns natürlich auch über die Support-Mailadresse campus-support@uni-bielefeld.de

Die Terminbuchungsfunktion schneller nutzen

2025-10-27T11:54:40+01:00

Die Terminbuchungsfunktion im eKVV hat viele interessante Anwendungen gefunden, vor nun auch schon wieder mehr als 2 Jahren haben wir 10 davon hier aufgelistet. Die Einstellungsmöglichkeiten sind dementsprechend umfangreich geworden und zur Einrichtung einer neuen Terminbuchungsanwendung durch uns gehört seit langem eine genaue Beschreibung, welche Schalter wie zu setzen sind, damit die Buchungsmöglichkeiten so funktionieren, wie es gedacht ist.

Vor ein paar Tagen haben wir eine kleine, aber wie wir denken sehr praktische Erweiterung online gebracht: In der Seite zur Anlage neuer Buchungsmöglichkeiten gibt es nun einen vierten Reiter, die Generierung aus früheren Einstellungen. Hier legt das eKVV automatisch die zuletzt verwendeten Konfigurationen ab und dort lassen sie sich mit einem Klick für neue Buchungen verwenden.

Gerade bei Nutzungen der Buchungsfunktion, bei der längere Zeiträume zwischen den Anwendungen liegen, und bei denen mehrere Kolleg*innen gemeinsam daran arbeiten, soll dies den Wissenstransfer und die Dokumentation der richtigen Konfiguration deutlich vereinfachen. Und wenn Sie die Funktion nur für sich nutzen: Auch dann kann ein Klick auf die zuletzt verwendete Einstellung für die eigenen Sprechzeiten schneller sein, als die Angaben erneut einzeln einzutragen. Die Kontexthilfe beschreibt dabei wie gewohnt alle Details der neuen Funktion.

Ein Rückblick auf den holprigen Start ins Wintersemester 2025/26

2025-10-21T09:13:50+02:00

Während der ersten beiden Tage des Wintersemesters waren unsere Anwendungen zeitweise nur sehr schwer zu erreichen, bis dann am Dienstag gegen 13 Uhr alles wieder schnell lief. In diesem Post geht es darum warum unsere Dienste in Schwierigkeiten geraten sind und durch die engen Verflechtungen der Systeme auch das Identity Management / PRISMA. Und warum die Probleme dann plötzlich verschwanden.

Mehr Last auf den Systemen

Welchen Anstieg der Zugriffszahlen ein Semesterbeginn gerade im Wintersemester bedeutet sieht man gut im Webtracking, auch wenn dort auf Grund der Freiwiligkeit der Zustimmung nur ein Teil erfasst wird. So sah der Verlauf zum Beispiel im eKVV aus:

Allerdings waren die Belastungen in diesem Semester deutlich höher, als wir sie von früheren Semestern kannten. Dafür sind vermutlich eine Reihe von Gründen verantwortlich:

Mehr Studierende

Rund 4.400 Ersties haben in diesem Semester ihr Studium bei uns begonnen. Das ist eine größere Zahl als in den vergangenen Jahren und neue Studierende, die einen hohen Informationsbedarf haben, nutzen unsere Services besonders intensiv.

Mehr Daten

Im eKVV machen die Veranstaltungen der Medizinischen Fakultät inzwischen fast die Hälfte des Lehrangebots aus. Trotz der noch geringen Anzahl an Medizinstudierenden gibt es hier im Verhältnis eine viel höhere Anzahl an einzelnen Veranstaltungen, was an der Struktur des Studiengangs liegt. Aber auch andere Datenbestände wachsen langsam an und sorgen so zumindest für kleine, zusätzliche Abfragedauern, die im Normalbetrieb unbemerkt bleiben.

Mehr Services

Wir ergänzen kontinuierlich neue Funktionen in den BIS Anwendungen: Da ist zum Beispiel der schrittweise Aufbau der neuen Suchmaschine. Damit sie immer aktuelle Inhalte hat - zum Beispiel aus dem eKVV - müssen Änderungen kontinuierlich abgeglichen werden. Beim Semesterstart werden viele eKVV Angaben aktualisiert und dementsprechend mussten viele Abgleiche durchgeführt werden.

Eine andere Verbesserung ist das automatische Login in eKVV, Studieninformation und PEVZ. Dies macht den Wechsel zwischen diesen BIS Anwendungen viel angenehmer. Kostet aber zusätzliche Datenbankabfragen und Aufrufe des Loginsystems.

Mehr bösartige Zugriffe

Und dann gibt es noch einen Faktor, mit dem im KI-Zeitalter alle Betreiber*innen von Webseiten umgehen müsssen: Massenhafte Zugriffe von Suchmaschinen und Webcrawlern, die Inhalte für das Training von KI-Systemen einsammeln. Und die sich im Gegensatz zu traditionellen Suchmaschinen wie Google nicht an Regeln halten. Nicht einmal an die grundlegendste Regel, dass man fremde Webseiten nicht so mit Anfragen überfluten darf, dass diese in ihrer Funktion gestört werden.

In den BIS Servern ist seit langem eine Schutzfunktion aktiv, die solche bösartigen Zugriffe ausbremsen kann. Diese verhindert in den meisten Fällen Störungen und Verlangsamungen unserer Webseiten. Schon vor dem Beginn des Wintersemesters haben wir aber eine komplette Cloudinfrastuktur blockieren müssen, da ihre Zugriffe so massiv waren, dass sie trotzdem zu Störungen geführt haben. Wie massiv diese Zugriffe sind haben wir am ersten Tag des Wintersemesters einmal ausgewertet:

Bis 9 Uhr morgens hatten die eKVV Server bereits ca. 2,2 Millionen Zugriffe verzeichnet. Davon kamen allein 1,5 Millionen Zugriffsversuche nur aus der blockierten Cloud. Wir mussten hier die Blockade noch einmal auf eine andere Ebene in den IT-Systemen verlagern, da die 'normale' Blockade noch nicht ausreichte um die BIS Server in dieser Überlastungsphase zu schützen.

Trotzdem wird dies ein Katz-und-Maus-Spiel bleiben und es entstehen jeden Tag irgendwo in der Welt neue Quellen für solche böswilligen Zugriffe, die nicht in jedem Fall komplett automatisch begrenzt werden können.

Warum es ab Dienstag Mittag wieder lief

Die BIS Anwendungen bestehen wie alle modernen IT-Systeme aus verschiedenen Komponenten, und in dieser Überlastungsphase war es letztlich die Datenbank, die nicht mehr in der Lage war die gewachsenen Lasten zu bewältigen. Diese Überlastung hat sich dann auch auf das Identity Management System ausgewirkt.

Die Kolleg*innen in der BITS Abteilung, die die Datenbanken betreut, haben hier am Dienstag über Mittag eine Umstrukturierung vorgenommen und im laufenden Betrieb die Leistungsfähigkeit des Datenbanksystems sehr deutlich erhöht. Dies konnte ohne Ausfall durchgeführt werden und hat quasi unmittelbar die Probleme behoben.

Nach unseren Auswertungen sind die BIS Anwendungen und das Loginsystem seitdem performant und bewältigen die weiterhin hohen Zugriffszahlen ohne Probleme. Die Kapazitäten der Datenbank werden in diesem Umfang auch in Zukunft zur Verfügung stehen und die Änderungen, die hier vorgenommen wurden, erlauben es prinzipiell weitere Ressourcen verfügbar zu machen.

Triff das BIS heute auf dem 'Welcome Back am Campus' Tag

2025-10-15T07:20:23+02:00

Heute - am 15.10.2025 - findet wieder die Welcome Back am Campus Veranstaltung in der Uni Halle statt! Auch das BIS ist mit einem Stand vertreten und ihr könnt uns Fragen, Anregungen und Ideen zu eKVV, Prüfungsverwaltung, PEVZ, 'Meine Uni' und was wir sonst noch so im Angebot haben geben. Wir freuen uns auf euch 😃

Die Aktion findet im Hauptgebäude statt und zwar im renovierten Teil vor dem Audimax.

Arabisch als weitere Sprache im BIS Übersetzer verfügbar

2025-10-13T08:02:27+02:00

مرحباً بك في جامعة بيليفيلد

Dieser arabische Satz bedeutet 'Willkommen an der Universität Bielefeld' und die Übersetzung ist ab sofort mit Hilfe der BIS Übersetzungsanwendung möglich. Arabisch ergänzt damit die nun schon ziemlich lange Liste an Sprachen, die wir anbieten. Im Hintergrund wird dabei wie immer eine Schnittstelle zum DeepL Dienst verwendet.

Die BIS Übersetzungen stehen weiterhin allen Mitarbeitenden der Universität zur Verfügung und sind auch in die Übersetzungsfunktion von Roxen integriert.

eKVV, Studieninfo, PEVZ und neue Suche: Nun automatisch eingeloggt ☑️

2025-09-19T15:03:24+02:00

Die zahlreichen Anwendungen des BIS sind bereits lange mit einem einzigen Login nutzbar, sogar schon vor der großen Ausweitung des Single Sign-ons der Universität Anfang 2025. Trotzdem war es bisher an manchen Stellen notwendig noch einmal auf 'Anmelden' zu klicken, trotz vorherigem Login in einer anderen, ins Single Sign-on integrierten Anwendung.

Warum war das so? Einige BIS Anwendungen sind weiterhin auch ohne Login nutzbar und damit für externe Interessierte zugänglich. Wichtige Beispiele sind hier das eKVV und die Studieninformation, aber bald auch die neue Suche. Selbst das PEVZ hat eine bisher eher selten genutzte Loginfunktion, die zum Beispiel die Fotos von Personen sichtbar macht, die diese nicht frei ins Internet stellen möchten.

Bisher gab es nur unvollständige Lösungen, die nicht in jedem Fall greifen konnten, und so blieb etwas Reibung bei der Nutzung der BIS Anwendungen. Seit gestern hat sich das Verhalten des Loginsystems und der entsprechenden BIS Anwendungen aber verbessert:

Nach dem Login in irgendeine Anwendung, die durch die zentrale Loginseite login.uni-bielefeld.de geschützt ist, erfolgt beim Zugriff auf

eKVV
Studieninformation
PEVZ und
die neue Suche

ein automatisches Login, ohne das irgendein Klick erforderlich ist. So wird sofort über den Loginindikator angezeigt, dass man an der jeweiligen Anwendung angemeldet ist und seine persönlichen Einstellungen vorfindet:

Die Nutzung dieser täglich von zehntausenden von Nutzer*innen verwendete Services ist damit noch ein bisschen bequemer geworden 🙂

Nach den Ausfällen: Das Login ist nun schneller als jemals zuvor

2025-04-11T17:05:48+02:00

Nach den Störungen im Web-Login am ersten Tag des Sommersemesters waren wir zu optimistisch, als wir danach diese Meldung veröffentlicht haben: Auch am Dienstag kam es noch einmal zu Verzögerungen und langen Wartezeiten beim Zugriff auf alle nun am großen Loginsystem angeschlossenen Services. Die am Vortag eingebauten, zusätzlichen Protokollierungen zum zeitlichen Verlauf eines einzelnen Loginvorgangs haben uns dann aber schnell zu weiteren, problematischen Stellen geführt:

Programmcode, der nach 20 Jahren zu Problemen führt

Eine dieser Stellen war eine Überraschung, denn sie lag in ein paar Zeilen Programmcode, die schon seit mindestens 20 Jahren tief im Kern der BIS Anwendungen arbeiten und jeden Tag unzählige Male aufgerufen werden, bisher immer ohne Probleme zu verursachen:

Hier wird einfach eine Zahl generiert, die noch niemals zuvor geliefert wurde. Solche eindeutigen Zahlen werden z. B. für die Kennzeichnung neu angelegter Datensätze benötigt und die entstehen in den BIS Anwendungen pausenlos. Beim Loginvorgang wird so eine Zahl zum Beispiel für den entsprechenden Protokolleintrag benötigt, der den Loginvorgang dokumentiert und der sich in der Kontenverwaltung einsehen lässt.

Dieser Vorgang braucht eine kurze Verbindung zur Datenbank und ist normalerweise in Millisekunden erledigt. Am Dienstag gab es aber Fälle, bei denen dieser Schritt allein 20 bis 30 Sekunden brauchte. Das Problem wurde dabei durch die Verwendung eines synchronisierten Programmabschnitts - dafür sorgt das synchronized-Schlüsselwort - verschärft, da dadurch pro Server nur eine Anfrage zugleich bearbeitet wurde.

Der Grund, warum hier so vorgegangen wurde, ist 20 Jahre später nicht mehr ganz klar. Vermutlich war die Idee etwas Speicherplatz zu sparen. Das spielt heute aber keine Rolle mehr, so haben wir während der Problemsuche den Speicher der Server einfach einmal verdoppelt (was aber keine wesentliche Verbesserung brachte).

Der schnelle Umbau des Codes zu einer nicht-synchronisierten Variante hat dann am Dienstag augenblicklich zu einer Entspannung der Lage geführt und die Server konnten danach die Loginanfragen viel schneller bearbeiten.

Abhängigkeiten zwischen Datenbanken

Trotzdem haben wir an dieser Stelle nicht aufgehört und weiter nach den Gründen gesucht, warum die Generierung der eindeutigen Zahlen überhaupt so lange gebraucht haben kann. Hier wurden vom Datenbankteam Stellen gefunden, bei denen Datenbankabfragen in einer ineffizienten Weise ausgeführt und zu Kopplungen zwischen eigentlich getrennten Datenbankbereichen geführt haben, deren negative Effekte im Normalbetrieb keine störenden Auswirkungen hatten.

Wir haben dann bis Donnerstag schrittweise Optimierungen durchgeführt, die sowohl Verbesserungen an den Abfragen an sich, aber durch Zwischenspeicherungen auch zu einer weitgehenden Entkopplung der Datenbanken geführt haben.

Schneller als jemals zuvor 🚀

Seit Donnerstag sind damit die Logins nun spürbar schneller geworden: Haben sie zuvor ca. 2 Sekunden benötigt, sind es nun nur noch selten mehr als 500 Millisekunden. Ca. 300 Millisekunden werden dabei allein schon für die Kryptierung des Passworts verwendet. Damit wurde nicht nur der Zugriff für alle schneller, die Loginsysteme sind auch rascher wieder frei für die nächsten Vorgänge und erzeugen insgesamt viel weniger Last auf den nachgelagerten Systemen wie den Datenbanken.

Da die Anzahl der Loginvorgänge pro Tag dabei nicht wesentlich geringer geworden ist sind wir uns sehr sicher gut aufgestellt zu sein für die nächste Hochlastphase, die uns beim Start des Wintersemesters erwartet.

Jetzt in (fast) allen BIS Anwendungen: Der Loginindikator

2025-04-09T16:17:27+02:00

Seit heute früh sieht man u. a. im eKVV und in der Studieninformation nach dem Login oben rechts ein kleines, rundes Symbol mit den eigenen Initialen:

Wenn man es anklickt oder antippt erscheint ein kleines Menü, welches heute insbesondere den Zugang zur Kontenverwaltung erleichtet. Dort kann man die eigene Loginhistorie sehen und Passwortänderungen durchführen, aber insbesondere auch die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Die 2-Faktor-Authentifizierung, oder kurz 2FA, schützt das eigene Konto besser vor einem Diebstahl und sollte immer verwendet werden. Daher zeigt das kleine Menü auch an, wenn man sie noch nicht nutzt und zeigt den Weg zur Einrichtung.

Um etwas Platz im gerade auf Smartphones sehr begrenzten Kopfbereich der Seiten zu schaffen haben wir die Sprachumschaltung ebenfalls in diesen Menü verlegt.

Warum das Login in viele Systeme der Universität heute so schwierig war

2025-04-07T17:06:18+02:00

Das Sommersemester 2025 hatte in Hinblick auf die IT-Services der Universität keinen guten Start, ab dem späten Vormittag kam es zu Störungen beim Login. Dies zeigt den einzigen Nachteil der großen Integration der Loginsysteme, die wir Anfang Januar erfolgreich und sehr reibungslos durchgeführt haben: Wenn das neue Gesamtsystem gestört ist, dann betrifft das viel mehr Dienste, als in der Vergangenheit.

Warum kam es zu der Störung

Im Endeffekt hatte die Störung ebenfalls mit den Sicherheitsverbesserungen zu tun, an denen wir im Kontext der Loginsysteme seit Monaten arbeiten: Im Hintergrund werden seit einiger Zeit zusätzliche Informationen über sicherheitsrelevante Ereignisse gesammelt, die es den Systemen erlauben werden bessere Entscheidungen z. B. darüber zu fällen, ob gescheiterte Loginversuche eher harmlose Tippfehler bei der Passworteingabe sind, oder ob gerade ein Angriff auf unsere Nutzer*innen in einer der zahlreichen Spielarten (Credential Stuffing, Passwort Spraying, Brute Force, ...) ausgeführt wird, und Gegenmaßnahmen notwendig sind.

Diese Protokollierung hat leider zum Semesterstart zu einer Datenlawine geführt, die unsere Loginsysteme sich immer stärker mit sich selbst hat beschäftigen lassen. Die langen Wartezeiten beim Login erzeugten dann noch mehr Last, da natürlich jede und jeder es immer wieder neu versucht hat, während die Systeme noch die aufgestauten, früheren Anfragen bearbeiteten.

Warum hat die Fehlersuche so lange gedauert

Für die Fehlersuche in so einer Situation gibt es gewohnte Vorgehensweisen, die üblicherweise von den Punkten ausgehen, an denen sich die Systeme am stärksten belastet zeigen. Zum Beispiel bei der Prozessorlast. Oder dem Speicherverbrauch. Und der Nutzung der Datenbanken.

In diesem Fall war aber keiner dieser Indikatoren so eindeutig, dass er uns sofort in die richtige Richtung gewiesen hätte. Hier musste erst die Progammierung des Loginsystems so erweitert werden, dass wir durch die zusätzlichen Informationen dem Problem auf die Spur kommen und es dann sehr rasch lösen konnten.

Was tun wir, damit so etwas möglichst nicht wieder passiert

Für die Zukunft soll ein Umbau des Umgangs mit den sicherheitsrelevanten Ereignisse gewährleisten, dass nicht wieder eine Datenlawine entsteht, die die Server unter sich begräbt. Hier gibt es einen Zielkonflikt bei der Wahrung der Stabilität unserer Systeme: Um sie gegen Angriffe zu schützen sind eher umfangreiche Informationen wichtig, aber die Information darf auch nicht so umfangreich sein, dass sie die Systeme selbst schädigt, so wie heute.

Für den Fall, dass in Zukunft wieder einmal Probleme auftachen, müssen wir schneller in der Lage sein die Ursache einzukreisen. Durch die Integration der verschiedenen Systeme zu einem großen Ganzen ist ein Dienst entstanden, der Sicherheit und einfache Nutzbarkeit durch das Single Sign-on gebracht hat. Der aber auch durch die verschiedenen, beteiligten Komponenten seine eigene Komplexität mitbringt. Diese Kompleität im Griff zu behalten ist uns dieses Mal nicht gut gelungen, aber der Ausfall heute ist uns eine Lektion.

Update

Die weiteren Optimierungen im Verlauf der Woche haben wir in diesem Blogpost beschrieben.

Links für Terminbucher*innen direkt in der Seite 'Meine Terminvereinbarungen'

2025-03-11T13:48:29+01:00

Die Terminbuchungsfunktion im eKVV hat in den letzten Jahren sehr unterschiedliche und sehr interessante Anwendungen gefunden. Ein Stolperstein gerade bei der Verwendung durch Serviceeinrichtungen war hin und wieder die Frage, welche Links man den Personen zur Verfügung stellt, die das Angebot nutzen werden. Hier gibt es nun in der Seite 'Meine Terminvereinbarungen' eine neue Funktion:

Sobald Termine angelegt sind erscheint ein dritter Reiter 'Links für Terminbuchende'. Dann finden Sie hier die Links, die Sie Terminbuchenden zur Verfügung stellen können für die Buchungen.

Unter dem Reiter finden Sie zwei Linkalternativen, die Sie herausgeben können:

Link ins PEVZ: Dieser Link führt auf den Personeneintrag im öffentlichen PEVZ und ist immer ohne Login erreichbar
Link ins eKVV: Führt direkt zur Buchungsseite. Dieser Link erfordert in der Standardeinstellung immer ein Login, sofern Sie nicht die loginlose Anmeldung freigeschaltet haben (siehe unten). Je nach Einstellung zum Zugriff mit oder ohne Login ändert sich der hier gezeigte Link.

Welchen Link Sie verteilen hängt etwas davon ab, ob Sie die Empfänger*innen nicht direkt vor ein Login laufen lassen wollen (Link 1), oder ob Sie den ganz direkten Zugriff ermöglichen wollen (Link 2). Über die Symbole hinter den Links können Sie diese direkt in Ihre Zwischenablage kopieren.

Was sich Studierende wünschen ...

2025-01-17T14:37:03+01:00

Die BIS-Anwendungen werden in der Uni und für die Uni entwickelt und betrieben. Das hat den großen Vorteil, dass die Dienste auf die Anforderungen und Bedarfe der Hochschule zugeschnitten werden können. Da richtet sich die Technik nach den gelebten Prozessen und z.B. nach den Rahmenbedingungen der Prüfungsordnung und nicht umgekehrt. Einen offensichtlichen Nachteil gibt es aber auch: Man muss alles selbst machen. Viele Vorhaben aus der Hochschule und viele Wünsche von Nutzer*innen müssen bewertet, priorisiert und letztlich umgesetzt werden und da sind die Kapazitäten natürlich nicht unendlich.Im vergangenen Jahr haben wir zweimal im Rahmen von Verlosungen Studierende gefragt, was sie sich von den BIS-Anwendungen wünschen. Was ihnen gut gefällt, was sie stört und was sie noch brauchen, um ihr Studium gut organisieren zu können. Wir freuen uns sehr, dass es uns in letzter Zeit gelungen ist, einige dieser Wünsche umzusetzen:

Wie schon in der letzten BIS-News berichtet, hat die "Meine Uni"-App jetzt eine Kalendersicht bekommen - das war eine der häufigsten Wünsche, die uns Studierende genannt hatten. Einfach alle Termine der Woche in einem Kalender, auf einen Blick und auf einem kleinen (Smartphone-) Bildschirm sehen können! Das ist jetzt möglich und wir sind gespannt, wie die neue Ansicht so ankommt.

Beim zweiten erfüllten Wunsch handelt es sich gar nicht um eine neue Funktion, sondern vielmehr um die Entfernung eines Hindernisses: Nach den Rückmeldungen von Studierenden die wir bekommen haben, war kaum etwas so nervig wie die Notwendigkeit, sich erneut bei Moodle anmelden zu müssen, wenn man sich schon am eKVV angemeldet hatte. Seit der letzten Änderung am Login-System der Uni ist jetzt auch Moodle wieder Teil der Single-sign-on-Kette und der bruchlose Übergang zwischen den verschiedenen Diensten, die für die Organisation des Studienalltags genutzt werden, ist (wieder) Alltag.

Der letzte Wunsch kommt nicht allen Studierenden zugute, ist aber sehr hilfreich für die, die sich im Rahmen ihres Studiums zeitweise von Ostwestfalen trennen und in die Welt hinaus ziehen wollen: Die Leistungsübersichten, die Studierende in der BIS-Prüfungsverwaltung selbst als PDF-Dokumente herunterladen können, stehen jetzt auch in Englischer Sprache zur Verfügung.

Und wer sich jetzt fragt, ob das jetzt alles war an erfüllten Wünschen für Studierende: Wir haben noch einen gut gefüllten Ideenspeicher, bestimmt folgt auch 2025 die eine oder andere Funktion, die aus Ideen und Wünschen unserer größten Nutzer*innengruppe hervorgegangen ist!

Hintergründe zum heutigen Ausfall der BIS Dienste

2024-11-08T17:16:08+01:00

Heute hatten viele unserer Nutzer*innen unter einem langen Ausfall der BIS Dienste zu leiden, für den wir uns hier noch einmal sehr entschuldigen. Und etwas zu den Hintergründen erklären wollen.

Neue Server – sicherere Server

In der Informationstechnik bleibt nie alles lange so, wie es ist, es gibt einen hohen Druck Dinge neu und besser oder manchmal auch nur anders zu machen. Für heute hatten wir uns vorgenommen die Server, auf denen die BIS Anwendungen laufen, komplett zu erneuern. Was eigentlich niemand hätte bemerken sollen.

Ein wesentlicher Treiber für dieses Update ist dabei die IT-Sicherheit: Zum einen verwenden die neuen Server die aktuellsten Linux Betriebssysteme und haben damit wieder eine auf lange Zeit gesicherte Versorgung mit Updates und Sicherheitsfunktionen.

Die Server sind bei dieser Gelegenheit aber auch in neue Strukturen gewechselt, die sie viel stärker voneinander separieren und ganz genau regeln, in welcher Weise die Server untereinander, mit anderen Systemen innerhalb des Universität und mit dem Rest der Welt kommunizieren können.

Dies ist ein Schutz für den schlimmsten anzunehmenden Fall: In so einem Fall gelingt es Angreifern einen einzelnen Server zu übernehmen. Das ist problematisch genug, aber durch die neue Struktur ist es für Angreifer dann schwieriger sich von diesem ersten Einstiegspunkt aus in den IT Systemen der Universität auszubreiten. Und umgekehrt sind die BIS Server mit kritischen Anwendungen wie der Prüfungsverwaltung auch gegen andere, kompromittierte Server besser geschützt, als sie es bisher waren.

Natürlich wird durch zahlreiche weitere Maßnahmen versucht zu verhindern, dass Angreifer überhaupt so weit kommen können. Aber sollte dieser Fall doch eintreten, so gibt es hier nun eine weitere Verteidigungslinie.

Der Schwenk

Die neuen Server existieren schon seit Wochen und wurden umfangreichen Tests unterzogen, während sie parallel zu den bisher verwendeten Servern liefen. Der Plan für heute sah nun dieses Vorgehen vor, um höchstens minimale und sehr kurze Störungen zu verursachen, während unsere nahezu immer unter hohen Lasten stehenden Dienste auf die neue Architektur wechseln:

Alle unsere Dienste werden unter sprechenden Adressen angeboten, und das sind heute einige:

ekvv.uni-bielefeld.de
bisintern.uni-bielefeld.de
meine.uni-bielefeld.de
biki.uni-bielefeld.de
idp.uni-bielefeld.de
login.uni-bielefeld.de

und noch weitere.

Wenn Sie in Ihrem Webbrowser eine dieser Adressen eintragen, dann sucht ihr PC oder Smartphone über eine sogn. DNS Anfrage die Internetadresse heraus, über die unsere Server zu erreichen sind. Das ist im Fall des eKVVs z. B. 129.70.240.66.

Die einfache Idee war es nun im DNS die Rechneradressen zu wechseln, so dass alle, die eine der BIS Webadressen besuchen, automatisch und ohne es zu merken auf den neuen Servern landen.

Das Problem

Die einzige Schwierigkeit an dieser Vorgehensweise ist, dass das DNS, was für Domain Name System steht, ein globales Netzwerk von Servern ist, die sich regelmäßig untereinander abgleichen. Eine Änderung geschieht dabei nicht augenblicklich:

Ausgehend von den DNS Servern der Universität breitet sich die Änderung normalerweise nach und nach über die ganze Welt aus. Wir können dabei in gewissem Rahmen steuern, wie schnell das geht, und hatten in Vorbereitung auf die Umstellung das System schon so eingestellt, dass sich die Änderungen in wenigen Minuten ausbreiten würden.

Und bei den meisten Adressen, wie z. B. ekvv.uni-bielefeld.de, hat es auch genauso funktioniert wie geplant, und schon kurz nach der Umstellung kamen die ersten Nutzer*innen auf den neuen eKVV Servern an. Aber leider galt das nicht für alle Adressen.

Insbesondere bei der wichtigen login.uni-bielefeld.de Adresse haben externe DNS Systeme nicht nur nicht den Schwenk auf die neue Adresse gemacht, sie haben den alten Eintrag komplett verloren und keinen neuen angelegt.

Dadurch erhielten alle Personen, die sich anmelden wollten, von ihrem Webbrowser die Meldung, dass diese Webadresse nicht existiert. Nur innerhalb des Universitätsnetzwerks funktionierte der Zugriff, da hier auf unsere eigenen DNS Server zugegriffen wird. Der Grund für dieses Verhalten des DNS ist dabei leider immer noch nicht klar.

Die schwierige Frage: Wie lange warten wir vor dem Rückzug?

Durch die Verzögerungen, die bei der Ausbreitung von Änderungen im DNS immer vorhanden sind, war es zuerst für uns schwer zu entscheiden, ob die Umstellung bei den externen DNS Systemen noch kommt, oder ob wir zurückgehen müssen. Und wenn wir zurückgehen müssen, ob das dann funktioniert.

Wir haben uns dann entschieden nur für die problematischen Adressen wie login.uni-bielefeld.de, bei denen der Wechsel nicht geklappt hat, den Weg zurück anzutreten. Auch hier musste dann wieder abgewartet werden, bis sich die veränderten DNS Einträge weltweit ausgebreitet hatten, was aber zum Glück funktioniert hat.

Folgeprobleme durch den gemischten Betrieb

Ein Folgeproblem hat sich dann noch dadurch eingestellt, dass ein Teil der Server sich nun in der neuen, sichereren Welt befand, aber die Server des Loginsystems wieder in der alten Welt. Und hier mussten noch bestimmte Barrieren geöffnet werden, was bei dem eigentlich geplanten, kompletten Schwenk nicht notwendig gewesen wäre.

Lehren für die Zukunft

Die grundlegende Idee hinter dieser Art des Systemwechsels erscheint auch jetzt noch richtig, sie hat für die meisten der Internetadressen, die die BIS Dienste verwenden, genau so funktioniert wie geplant. Personen, die in dieser Zeit nur im eKVV oder PEVZ recherchieren wollten ohne sich einzuloggen haben während der ganzen Zeit keinerlei Problem wahrgenommen.

Was wir aufarbeiten müssen – insbesondere, bevor wir dann den zweiten Anlauf zum Umzug der login.uni-bielefeld.de-Adresse unternehmen – ist die Frage, warum dieses Vorgehen ausgerechnet hier nicht funktioniert hat.

Und bei zukünftigen Systemänderungen ggf. schneller die Entscheidung treffen, ob es Zeit ist abzubrechen.

Triff das BIS auf der 'Welcome Back am Campus' Veranstaltung

2024-10-16T09:55:08+02:00

Heute (16.10.2024) findet Ihr uns an unserem Stand auf der 'Welcome Back am Campus' Veranstaltung:

Wir freuen uns auf euren Besuch, Fragen und Anregungen und es gibt auch etwas zu gewinnen 🏆

Die BIS Blogs nach dem Update: Wo finde ich das Login

2024-06-03T14:09:52+02:00

Das große Update der BIS Blogs ist weitergehend abgeschlossen, es laufen noch kleinere Nacharbeiten. Das Design der Blogs wurde von der Webredaktion deutlich verbessert und damit weiter an der Corporate Design herangeführt. Dadurch sind nun auch Elemente wie das Dropdown Menü hinzugekommen. Wer den Link zum Login in die Blogs vermisst, der wird hier fündig:

Wer nun zum ersten Mal einen Blogpost verfasst sollte sich einmal mit dem neuen Weg Bilder / Medien in den Blogs zu verwalten vertraut machen und wie viel einfacher es ist die eigenen Bilder dann direkt zu verwenden.

Der Editor kann nun auch bestimmte Keyboard Shortcuts wie STRG-K, was sich zu einer Art Quasistandard entwickelt hat um einen markierten Text mit einem Link zu unterlegen.

Viel Spaß mit den neuen Blogs!

PS: Emojis gehen jetzt übrigens auch 😀

Großes Update der BIS Blogs am Montag, dem 3. Juni 2024!

2024-05-31T10:01:16+02:00

Am Montag findet ein Wechsel der BIS Blogs auf eine neue Version statt, die Arbeiten dafür sind aufwändig und werden vermutlich den kompletten Vormittag in Anspruch nehmen. In dieser Zeit stehen weder die Bloginhalte noch die Blogbearbeitung zur Verfügung.

Das Update bringt dafür einige Verbesserungen mit sich:

Das Login erfolgt nun über die aus dem eKVV und anderen BIS Anwendungen gewohnte Loginmaske, es ist kein separates Login in die Blogs mehr notwendig
Die Blogfunktionen selbst sind modernisiert, so ist der Umgang mit Bildern einfacher und der Editor verbessert worden
'Unter der Haube' hat sich viel getan und das System ist nun in technischer Hinsicht wieder auf einem aktuellen Stand

Wenn die Wartung abgeschlossen ist, finden Sie alle Artikel sowie die Eingabeseiten im neuen Layout und am gewohnten Ort wieder.

Win win - Feedback aus der Lunchpot-Verlosung

2024-04-17T14:10:57+02:00

Anfang des Jahres hatten wir anlässlich des "BIS Jubiläums" eine Verlosung unter allen Studierenden gestartet, die uns Feedback zu unseren Anwendungen gegeben haben. Dabei konnten wir vielen Studierenden mit unserem "Jubiläums-Lunchpot" eine Freude machen und kamen schon beim Ausgeben der Gewinne in der Uni-Halle mit der einen oder dem anderen ins Gespräch.

Mit der Verlosung konnten wir einen Schatz an Lob, Kritik und Ideen für die Weiterentwicklung unserer Anwendungen einsammeln. Eine echte "win-win-Situation" für alle Beteiligten!

Das BIS ist eine Eigenentwicklung der Universität Bielefeld, die stetige Weiterentwicklung der Anwendungen erfolgt dabei im Rahmen eines Projektes. Als Hochschule selbst ein Campusmanagementsystem zu betreiben, bedeutet einerseits viel Arbeit und eine große Verantwortung, eröffnet andererseits aber die Möglichkeit, die Anwendungen und Prozesse an den Bedarfen der Hochschule auszurichten. Natürlich kann nicht jeder Wunsch erfüllt werden, denn das Studienmodell, die rechtlichen Rahmenbedingungen und das Corporate Design der Universität setzen einen festen Rahmen.

Aber das Feedback und die Bedarfe der Nutzer*innen waren und sind ganz wichtige Impulse für die Software-Entwicklung. Dabei sind die Wünsche und Ideen der Studierenden besonders interessant, denn während sie rein zahlenmäßig die größte Nutzer*innengruppe stellen, haben wir im Alltag wenig Möglichkeiten, Rückmeldungen und Ideen einzuholen.

Nach Abschluss der Verlosung haben wir uns deshalb mit großem Interesse gemeinsam über die Rückmeldungen gebeugt und sitzen jetzt daran, sie für die weitere Arbeit im Projekt aufzuarbeiten.

Was sind die wichtigsten Punkte, die uns aus der Studierendenschaft mitgegeben wurden?

Wir haben sehr konkrete Vorschläge für die Überarbeitung des Stundenplans im eKVV bekommen. Nachdem wir vor ziemlich genau einem Jahr das eKVV auf das aktuelle Design der Uni umgestellt haben, wurde diese größte und wichtigste unserer Anwendungen endlich "mobile-ready" - kann sich also seitdem automatisch an kleine Bildschirme anpassen. Auf die Frage, wie sich diese in der täglichen Nutzung auswirkt und wo vielleicht noch einmal nachgebessert werden sollte, haben wir Antworten bekommen und prüfen jetzt, ob sich da noch etwas optimieren lässt.
Einige Studierende haben sich Systemunterstützung bei der Studienverlaufsplanung gewünscht. Mehrfach genannt wurde z.B. ein automatischer Abgleich von eigenem Transcript und Modulliste, so dass direkt sichtbar wird, welche Leistungen und Module noch zum Studienabschluss fehlen. Eine Unterstützung in diesem Bereich steht schon länger auf der Vorhabenliste, ist aber nicht einfach umzusetzen, weil in vielen Fächern Wahlpflichtbereiche und unterschiedliche Profile viel Spielraum im Studienverlauf ermöglichen. Zwar ist "viel Spielraum" schwer abzubilden, wir werden uns jetzt aber angesichts der Häufigkeit mit der dieser Wunsch geäußert wurde, verstärkt mit dem Thema auseinandersetzen.
Viele Ideen gingen ebenfalls zur "Meine Uni"-App und dem "Meine Uni"-Portal ein, diese bezogen sich häufig auf die Anordnung der Links und Vorschlägen für weitere Themen. Diese Punkte werden wir gemeinsam mit dem Referat für Kommunikation auswerten und wenn möglich umsetzen.

Neben diesen konkreten Punkten erreichte uns viel allgemeines Lob für unsere Arbeit, was uns sehr gefreut hat, so wie einige Spezialfälle und besondere Fragen, die wir per Mail klären konnten.

Auch wenn die Verlosung jetzt abgeschlossen ist und das nächste Jubiläum noch weit ist: Wir sind immer offen für Fragen, Anregungen, Lob und Kritik! Wie Sie uns erreichen können, lässt sich z.B. der Homepage des BIS entnehmen. Und wenn Sie uns mal wieder mit einem "Don`t panic"-Stand in der Halle stehen sehen: Sprechen Sie uns einfach an! Manchmal gibt es ja sogar etwas zu gewinnen ...

"Der letzte Klick": Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt

2024-03-04T14:20:48+01:00

Vom ersten Semester an werden in der BIS-Prüfungsverwaltung die Leistungen von Studierenden gespeichert und Modulen zugeordnet. Im weiteren Verlauf des Studiums haben Studierende so die Übersicht über ihren Studienfortschritt. Am Ende des Studiums stellen sie online ihren Zeugnisantrag, die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt erstellen daraus das Abschlusstranscript und erfassen die Abschlussdaten. Nur so ist es möglich, dass im System alle Abschlussdokumente (Zeugnis, Urkunde, Transcript und Diploma-Supplement) erstellt werden können. Das System "kennt" damit alle Abschlüsse - eine Information, die z.B. genutzt wird um Statistikdaten über unsere Absolvent*innen dem Land zu melden. Alle diese Schritte waren einmal "Papierprozesse" und wurden nach und nach digitalisiert.

Aber was passiert, wenn der Abschluss erstellt ist und alle Dokumente unterschrieben und gesiegelt und bereit zur Ausgabe an die Absolventin sind?

Bis vor Kurzem kam hier wieder ein Papier ins Spiel: Die Empfangsbestätigung. Studierende bestätigten darauf, dass sie ihre Abschlussdokumente erhalten hatten und dass sie darüber belehrt wurden, wie es nun mit Exmatrikulation, Aufnahme eines weiteren Studiums, Speicherung von Daten als Alumni und Ähnlichem weiter ginge. Dieses Papier fand sozusagen als "letztes Dokument" Eingang in die Studierendenakte. Seit der Einführung der Digitalen Prüfungsakte musste es mitsamt der Studierenden-Unterschrift eingescannt und hochgeladen werden. Außerdem wurde es an das Studierendensekretariat weitergeschickt, damit auch hier dokumentiert werden konnte: Diese Person hat dieses Studium erfolgreich abgeschlossen und die Universität hat eine*e neue*n Absolvent*in!

Sowohl aus dem Studierendensekretariat als auch aus den Prüfungsämtern wurde für das Projekt "Ausbau BIS" die Anforderung formuliert, auch diesen Prozess zu digitalisieren. So wurde aus dem "letzten Dokument" vor Kurzem ein "letzter Klick":

Aus der Empfangsbestätigung, die bislang den letzten Kontakt mit erfolgreichen Absolvent*innen markierte, ist jetzt eine Rechtsbehelfsbelehrung geworden, die an die Studierenden ausgegeben wird, aber nicht unterschrieben und zurückgegeben werden muss. Stattdessen dokumentieren die Prüfungsämter die Ausgabe der Abschlussdokumente online in der Digitalen Prüfungsakte. Das BIS übermittelt diese Information über eine Schnittstelle direkt an die Digitale Studierendenverwaltung (HiO) im Studierendensekretariat, wo sie gespeichert wird. Im Prüfungsamt muss kein Papier mehr losgeschickt werden und im Studierendensekretariat keine Zeugnisausgabe manuell ins System eingepflegt werden.

Der gesamte Prozess hat von dieser Veränderung profitiert. Systembrüche und damit verbundene Aufwände und Fehlerquellen sind verschwunden, zusätzlich wurde dabei Zeit gewonnen. Dies kann zum Ende des Studiums, wenn es z.B. um die Bewerbung für einen Anschluss-Studiengang oder ein anderes Programm geht, sehr hilfreich sein.

Damit ein solcher Prozess so digitalisiert werden kann, dass er nicht nur digital, sondern auch für die Beteiligten besser wird, müssen sich Kolleg*innen mit ganz unterschiedlichen Perspektiven gemeinsam damit beschäftigen und z.B. diese Fragen klären: Was können die beteiligten IT-Systeme jetzt schon, was müssen sie noch lernen (sprich: wo ist noch Programmierarbeit nötig)? Was müssen die Studierenden wissen, was ist rechtlich notwendig und wie kann das verständlich formuliert werden? Wie sind die Arbeitsabläufe in Prüfungsamt und Studierendensekretariat heute und wie kann der zukünftige Prozess so gestaltet werden, dass er zur Arbeitsweise der Kolleg*innen passt? Wie wird der neue Prozess dokumentiert, wie kommunizieren wir die Änderungen und wie wird Feedback eingesammelt und eingearbeitet? All diese Schritte wurden erfolgreich gegangen, so dass wir uns jetzt über einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung freuen können!

Gute Vorsätze und: Es gibt was zu gewinnen!

2024-01-15T09:00:18+01:00

-- HINWEIS (26.01.24): Die Verlosung ist beendet --

Das Jahr 2024 ist schon ein paar Tage alt und nicht mehr so ganz neu. Der eine oder andere vermeintlich "Gute Vorsatz" hat sich vielleicht schon als nicht alltagstauglich entpuppt und wurde wieder verworfen (wer will schon bei Frost joggen, nur noch rohe Möhren knabbern oder jeden Tag eine gute Tat tun?). Wie wäre es stattdessen mit ein paar Tipps für die bessere Organisation des Studienalltags in 2024? Und wer es schafft, diesen Text bis zu Ende zu lesen, hat sogar die Chance, etwas zu gewinnen.

Los geht`s:

Nimm an der derzeit laufenden "Onlinebedarfserhebung" teil: Dabei machen sich alle Studierenden schon einige Monate im Voraus einen möglichst realistischen Stundenplan für das kommende Semester im eKVV (elektronisches kommentiertes Vorlesungsverzeichnis). Der Clou dabei: während dieser Zeit ist es ausdrücklich erwünscht auch solche Veranstaltungen in den Stundenplan aufzunehmen, die sich zwar zeitlich überschneiden, aber im Studienverlauf zu diesem Zeitpunkt unbedingt notwendig sind. Nur so fällt auf, wenn es vielleicht nötig ist, Veranstaltungen zu verschieben. Hier geht`s direkt ins eKVV zum Stundenplan: "Mein eKVV"
Nimm Dir Zeit, Dein Studium zu planen. Verschaff Dir eine Übersicht, welche Module in Deinen Studiengängen als nächstes anliegen, wo noch Leistungen offen sind und welche Veranstaltungen Dir noch fehlen, um Module abschließen zu können. Das geht am besten in der Studieninformation, in der Du das gesamte Studienangebot der Uni findest. Um es etwas überschaubarer zu halten, startest Du am besten auf der Seite "Meine Studieninformation" , da werden Dir nur die Studiengänge angezeigt, für die Du eingeschrieben bist. Wenn Du jetzt in den Modullisten Deiner Studiengänge stöberst, kannst Du direkt eine neue Funktion testen: In der Detailseite jedes Moduls findet sich ein Stern, mit dem Du ein Modul als "Favorit" kennzeichnest. Solche Favoriten können z.B. angefangene Module sein, die Du noch zu Ende bringen willst, Module die Dir noch fehlen, oder auch gute Ideen für den Individuellen Ergänzungsbereich. Eine Liste Deine Modulfavoriten siehst Du unter "Meine Studieninformation"
Nutz das "Meine Uni"-Portal als Einstieg in die BIS-Anwendungen und die wichtigsten Info-Seiten rund um das Studium. Hier werden Dir auch die Mails angezeigt, die über Mailverteiler an Dich geschickt wurden, Du siehst Deine nächsten Termine aus dem eKVV und erhältst einen direkten Link in den Stundenplan. Du kannst das Portal auch für Dich individualisieren, indem Du Deine wichtigsten Inhalte zuerst anzeigen lässt und Kacheln, die Du nicht brauchst, einfach ausblendest.
Achte am Ende des Semesters darauf, dass alle Deine erbrachten Leistungen auch in der BIS-Prüfungsverwaltung und damit in Deinem Transcript landen. Auf der Startseite des BIS-Prüfungsverwaltung werden Dir Deine "Neuesten Leistungen" angezeigt und Du kannst Dir eine E-Mailbenachrichtigung einrichten, so dass Du benachrichtigt wirst, wenn eine neue Leistung für Dich verbucht wurde.

Du hast all das gelesen und beherzigt und hast immer noch Energie für einen letzten guten Vorsatz? Wie wäre es damit, häufiger Essen von Zuhause in die Uni mitzunehmen um auf Fastfood und Verpackungsmüll zu verzichten?

Wir verlosen anlässlich des 25jährigen BIS-Jubiläums hochwertige Lunchpots (s. Foto) unter allen Studierenden, die uns ein paar Fragen zum BIS beantworten und uns Feedback oder Anregungen für die Weiterentwicklung von eKVV, Studieninformation, BIS-Prüfungsverwaltung und Co hinterlassen. Du willst teilnehmen? Dann geht`s hier zum Fragebogen: Einfach bei der Online-Buchung "buchen" klicken und unsere Fragen beantworten: "25 Jahre BIS: Lunchpot-Verlosung"

Viel Glück bei der Verlosung und alles Gute für den Semesterendspurt!

25 Jahre BIS - ein Grund zum Feiern

2023-12-22T15:04:04+01:00

Dieses Jahr ist das BIS 25 Jahre alt geworden!

Heute ist das BIS eine feste Marke innerhalb der Uni, ist als integriertes Campusmanagementsystem aus der Organisation von Studium und Lehre nicht mehr wegzudenken und jede*r kennt mindestens das eKVV und das PEVZ. Dass das BIS einmal eine Erfolgsgeschichte "aus der Uni und für die Uni" werden würde, war vor 25 Jahren aber nicht abzusehen.

Damals beauftragte das Rektorat eine kleine Projektgruppe mit der Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau einer Basisinfrastruktur „BIS (Bielefelder Informationssystem)" und versah das Projekt mit einer einzelnen Projektstelle. Damals wurde die Raumvergabe für die Lehre mit einem Karteikartensystem organisiert, gedruckte Vorlesungsverzeichnisse verkauft und Telefonnummern wurden aus zusammengehefteten Telefonverzeichnissen herausgesucht. Studierende erfassten ihre besuchten Veranstaltungen in „Belegbögen“ und hefteten diese zusammen mit ihren Leistungsnachweisen („Scheinen“) ins Studienbuch. Das Internet steckte in seinen Kinderschuhen und „Webanwendungen“ waren zumindest für Laien etwas sehr Exotisches.

Was die Menschen, die heute "das BIS" sind in diesen 25 Jahren erlebt und auf die Beine (bzw. die Server) gestellt haben, würde den Rahmen dieses Artikel sprengen. Deshalb folgt hier eine höchst subjektive und unvollständige Aufzählung von Meilensteinen:

Das eKVV erblickte im Jahr 2000 das Licht der Welt und startete mit 3 Fakultäten die sich vorstellen konnten, ihr Lehrangebot im damals noch recht neuen Internet zu präsentieren. Eine wesentliche Motivation für die gemeinsame Erfassung und Darstellung von Veranstaltungen aus unterschiedlichen Fakultäten war die Organisation von Studierbarkeit im Lehramtsstudium.

Irgendwann (so ca. 2007) kam die gute Idee auf, es zur Weihnachtszeit im eKVV schneien zu lassen. Da rieselten dann pixelige Schneeflocken über die damals noch ziemlich grüne eKVV-Startseite. Wir waren sehr zufrieden mit unserem Werk, gaben das Design aber bald wieder auf, als wir erfuhren, dass die eKVV-Beauftragten sich als heißen Tipp weitergaben, wie man den digitalen "Schnee" wieder abstellen konnte.

Das BIS-Team fing klein an und ist über die Jahre erheblich gewachsen, bis zum heutigen Team aus Software-Entwicklung, Projektmanagement und Lehr- und Studienorganisation. Was mit einer einzelnen Projektstelle startete, sich in der Zwischenzeit zu einem interdisziplinären Team entwickelte, das in verschiedenen Dezernaten angesiedelt war und reorganisiert wurde, ist heute ein Projekt der „Gesamtinitiative Digitaler Campus“ geworden. Es wird in der Doppelspitze von Mira Schneider (Dezernat SL) und Henning Brune (BITS) geleitet, von einer Steuerungsgruppe geführt und durch einen Lenkungskreis beraten und arbeitet in enger Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien und Fachabteilungen.

Der heimliche Star des BIS ist die "Studiengangsmodellierung", die im Verborgenen wirkt, aber für einen wesentlichen Teil der Intelligenz in eKVV, Studieninformation und BIS-Prüfungsverwaltung sorgt. Studiengangsmodellierung ist die Abbildung von Studiengängen im System, so dass die Anwendungen die Regeln kennen, nach denen Studiengänge funktionieren. Die Studiengangsmodellierung sorgt dafür, dass im Transcript Module als "vollständig" erkannt werden können, dass Studierenden bei Einschreibung automatisch die richtige Studienordnung zugeordnet wird und dass Studierenden (nur) die passenden Leistungen gebucht werden können. Die Studiengangsmodellierung lebt von engagierten Kolleg*innen, die sowohl ein Herz für Fächerspezifische Bestimmungen als auch einen unermüdlichen Blick für Details haben und die nicht müde werden, elegante Lösungen für zuweilen sperrige Module zu finden. Es heißt, das Studiengangsmodellierung nicht nur eine Aufgabenbeschreibung sondern vielmehr eine Charaktereigenschaft ist.

Die vielseitigste Funktion des BIS ist zweifellos die "Online-Terminvereinbarung", die dringend einen neuen Namen braucht, denn sie ist weit über die Buchung von Terminen hinausgewachsen. Eine grobe Übersicht über die erfolgreichen Einsatzszenarien der Terminbuchung bis heute: Organisation von Sprechstundenterminen, Buchung von Grippeschutzimpfungen, Ticketvergabe für die "Nacht der Klänge" unter Corona-Bedingungen, Vergabe von Zeitslots im Massagesessel und Zuordnung von Schauspielpersonen im Skillslab der Medizinischen Fakultät (ohne dass es zu einer Verwechslung zwischen "Blasenentzündung" und "Blutdruck" kommt).

Die BIS-Anwendungen haben sich in den vergangenen 25 Jahren immer wieder verändern müssen, wenn sich Rahmenbedingungen (rechtliche Vorgaben, Studienstrukturreformen, eine neue Fakultät, eine weltweite Pandemie, Digitalisierung ...) geändert haben. Niemand kann sich vorstellen, wie ein BIS in 25 Jahren aussehen wird - aber mit den Erfahrungen der Vergangenheit haben wir allen Grund, optimistisch in die Zukunft zu sehen.

'Alle akzeptieren'

2023-06-26T08:44:47+02:00

Seit letztem Mittwoch erhält man als Besucher*in des PEVZs, des eKVVs, der Studieninformation und des ‘Meine Uni’-Portal etwas, das eigentlich niemand mag:

Einen Tag nach der Umstellung der Roxen Webseiten der Universität ist auch in unseren Diensten ein Cookie Banner online gegangen. Und selbst wenn es im Vergleich zu den Cookie Bannern - oder genauer ‘Cookie-Consent-Bannern’ - auf anderen Webseiten geradezu hübsch und einfach ist: Niemand wünscht sich auf dem Weg zu den gesuchten Informationen Stolpersteine. Auch wenn wir durch eine gemeinsame Lösung zwischen Roxen- und BIS-Seiten versucht haben, den störenden Effekt so gering wie möglich zu halten.

Der Grund dafür wird in dieser uni.intern-Meldung beschrieben: Anlass ist die Einführung des Werkzeugs SiteImprove in unseren Webauftritt. Da dieses Werkzeug auch eine Webtracking-Komponente enthält, ist die Abfrage der Zustimmung von den Besucher*innen unserer Webseiten eine rechtliche Vorgabe. Aber warum wollen wir Sie überhaupt tracken? Und was tracken wir?

Der Zweck von Webtracking in unseren Anwendungen

Das Tracking, welches nun in den Universitätswebseiten erfolgt, ist aus unserer Sicht nicht einmal annähernd mit dem Werbetracking zu vergleichen, welches man im Internet erlebt. Und bei dem man schnell ein Dutzend und mehr Tracker in seinem Webbrowser findet, die ihre Auswertungen über möglichst viele Webseiten zusammenführen und die Ergebnisse mit jedem teilen, der dafür bezahlt.

Der Schalter ‘Alle akzeptieren’ in unserem Cookie Banner ist daher zwar technisch korrekt, da ggf. mehrere Cookies gesetzt werden, aber es geht nur darum, ein einzelnes, nur für unsere internen Zwecke eingesetztes Tracking zu erlauben, welches sich auch ausschließlich auf Uni Webseiten bezieht. Dabei geht es nicht darum, Sie als Individuum zu betrachten, solche Auswertungen sind mit SiteImprove überhaupt nicht möglich.

Vielmehr interessiert uns das Verhalten aller unserer Besucher*innen insgesamt bzw. das aus den einzelnen Klicks entstehende Bild, wenn man die Daten sehr stark verdichtet. Ein Beispiel: Die Entwicklung moderner Webseiten ist komplex geworden, es müssen eine Vielzahl von unterschiedlichen Geräten und Webbrowsern berücksichtigt werden. Gleichzeitig schreitet die Entwicklung der Webtechnologien viel schneller voran als in den ersten Jahrzehnten des WWWs.

Für die Softwareentwicklung im BIS ist es eine sehr relevante Frage ob man ein bestimmtes Feature der Internetstandards bereits verwenden kann, oder ob der Anteil der Nutzer*innen, die es noch nicht haben, zu groß ist. Und ab wann man anfangen kann, bestimmte, alte Webbrowser nicht mehr zu berücksichtigen, und die damit verbundenen Aufwände einspart.

Um diese Fragen zu beantworten hilft uns das Webtracking, welches solche Aussagen zu den aktuell von unseren Nutzer*innen verwendeten Webbrowsern liefert:

Gleichzeitig liefert es uns Antworten auf die Frage, ob unsere Nutzer*innen heute mehr mit Smartphones und kleinen Bildschirmen oder mit PCs und großen Bildschirmen auf unsere Webseiten kommen (Antwort: es kommt darauf an, z. B. auf die Uhrzeit).

Ein anderer Punkt, auf den der uni.intern-Artikel schon eingeht, ist es Einschätzungen zu ermöglichen, wie gut eigentlich unsere Angebote im Internet grundsätzlich funktionieren. Am Beispiel der Studieninformation haben wir diese Frage in den letzten Monaten intensiv diskutiert und Veränderungen vorgenommen, um sie insbesondere für die Zielgruppe der Studieninteressierten besser zugänglich zu machen.

Aber stellt diese Änderung wirklich eine Verbesserung dar? Ohne eine Möglichkeit nachzuvollziehen, in welcher Weise sich Besucher*innen ausgehend von einer Suche im Internet dann in unseren Webseiten zurechtfinden und an welchen Stellen sie vielleicht wieder verloren gehen, ist das ein kleines bisschen wie das Stochern im Nebel. Und oft ist die Weiterentwicklung unserer Webseiten bisher getrieben von einzelnen kritischen Rückmeldungen, die allerdings vielleicht auch nur Einzelstimmen sind, und nicht repräsentativ.

Hier erhoffen wir uns von dem neuen Werkzeug eine viel bessere Grundlage für zukünftige Entscheidungen bei der Weiterentwicklung unserer Angebote.

Gibt es keine Alternativen zu Webtracking?

Es gibt diverse Alternativen, die wir in der Vergangenheit auch genutzt haben:

Gespräche mit Nutzer*innen: In der Vergangenheit wurden immer mal wieder Gelegenheiten genutzt um direkt mit Nutzer*innen etwa der Studieninformation zu sprechen oder diese dabei zu beobachten, wie sie unsere Seiten nutzen. Und an welchen Stellen sie sich ‘verlaufen’. Diese Gespräche wurden zum Beispiel mit Gruppen von Schüler*innen geführt, die die Universität besuchen, und die damit für die Gruppe der Studieninteressierten stehen. Diese Gespräche waren sehr wertvoll, aber sie lassen sich nicht mit vertretbarem Aufwand regelmäßig wiederholen und die Frage, wie repräsentativ die befragten Personen sind, ist schwer zu beurteilen
Befragungen von Bewerber*innen: In der regelmäßigen Befragung der Bewerber*innen werden auch Punkte zum Webauftritt abgefragt. Auch hier gibt es immer wieder interessante Erkenntnisse. Problematisch daran ist auch hier, dass man dieses Feedback nur vergleichsweise selten bekommt und keine zeitnahe Beurteilung des Effekts von Veränderungen möglich ist. Auch werden wir hier nie das Feedback von Personen erhalten, die schon vor der Bewerbung verloren gegangen sind, z. B. weil sie sich in unseren Webauftritt nicht zurechtgefunden haben
Eye-Tracking Studien: Eine spannende Analyseform ist das sogn. Eye-Tracking, bei dem man Proband*innen in einem Usability Labor mit einem Gerät bei der Nutzung von Webseiten beobachtet, insbesondere die Augenbewegungen. Im Ergebnis kann man u. a. eine Heatmap erhalten, die zeigt, welche Bereiche einer Webseite zuerst, zuletzt oder überhaupt nicht erfasst werden. Wir haben das eKVV vor längerer Zeit einer solchen Untersuchung unterzogen und die Ergebnisse damals eingearbeitet. Eine Schwierigkeit dieser Art von Untersuchung ist neben den durchaus relevanten Kosten heute auch die Vielzahl unterschiedlicher Geräte, die man einbeziehen müsste. Auch ist die Anzahl der Seiten im Webangebot der Universität so groß geworden, dass eine so aufwändiger Analyse nur einen kleinen Bruchteil davon abdecken könnte
Auswertung der Serverlogdateien: Alle Webserver produzieren in gewissem Umfang Protokolle, schon allein aus Sicherheitsgründen. Aus diesen Logdateien lässt sich ebenfalls ein Teil der Informationen gewinnen, die über SiteImprove gesammelt werden. In der Vergangenheit wurden auf Basis dieser Dateien einfache Analysen angefertigt. Mit Serverlogs kann man vergleichsweise viel erreichen, da sie direkt entstehen, sobald Nutzer*innen unsere Dienste verwenden. Es gibt mehrere Gründe, warum sie keine gute Alternative zu einem leistungsfähigen Webtracking darstellen: Da ist zum einen der Aufwand, den es bedeutet von vielen verschiedenen Webservern die entsprechenden Daten zusammen zu ziehen und dabei auch noch die Benutzerentscheidung für oder gegen ein Tracking zu berücksichtigen. Dann lassen sich bestimmte Informationen über die von unseren Nutzer*innen eingesetzten Geräte nur mit zusätzlichen Aufwänden in diese Art von Protokolle bringen. Da hier verschiedene Systeme (Roxen, BIS) beteiligt sind, müsste dieser Aufwand mehrfach erbracht werden. Die unterschiedlichen, beteiligten Systeme machen eine übergreifende Analyse der Besuchsverhaltens auf dieser Ebene trotzdem nahezu unmöglich. Und schließlich müsste eine Oberfläche für die Auswertungen entwickelt werden, die mit den Webauftritten befassten Personen leistungsfähige Analysefunktionen im Self Service und mit einem datenschutzkonformen Berechtigungskonzept bietet. Die dabei entstehenden Kosten wären im Vergleich zur jetzt gewählten Lösung deutlich höher

Wir nutzen die Daten sinnvoll

Dem Statistiker William Edwards Deming wird der Satz

'Without data, you’re just another person with an opinion'

zugeschrieben. Und selten gibt es in Diskussionen, die sich um Fragen der Gestaltung von Webseiten drehen, einen Mangel an Meinungen ;) Aber, wie wir es im Kontext nicht nur der Diskussionen um die Studieninformation erlebt haben, gibt es durchaus einen Mangel an Daten darüber, wie sich die Nutzer*innen unserer Webseiten verhalten und damit auch einen Mangel an Daten darüber, wie gut unsere Angebote funktionieren.

Das Webtracking soll uns diese Daten liefern und uns damit in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess die Richtung weisen, in die Weiterentwicklungen gehen sollten. Daher haben wir die Bitte: Klicken Sie auf

'Alle akzeptieren'

10 Anwendungsbeispiele für die Terminbuchung im eKVV

2023-04-03T20:06:11+02:00

Die Terminbuchung im eKVV hat in den letzten Jahren zahlreiche Funktionen hinzugewonnen und kann heute für Zwecke eingesetzt werden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht unmittelbar naheliegend sind. Selbst wenn man sich unsere Hilfeseite zu den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten genau durchliest.

Einige dieser Anwendungen werden hier vorgestellt und dabei wird vielleicht auch deutlich, warum es Kolleg*innen gibt, die diesen BIS Dienst als eine Art 'Schweizer Taschenmesser' bezeichnen:

1. Sprechstundenorganisation mit Extras

Wir haben die Terminvereinbarungsfunktion gegründet mit dem Ziel Lehrenden die Organisation ihrer Sprechstunden online und mit geringem Aufwand zu ermöglichen:

Sie legen einfach eine Serie mit Terminen an, an denen Sie prinzipiell für Gespräche zur Verfügung stehen und legen dabei die Dauer der einzelnen Termine fest. Sie können unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten.

Die Studierenden finden Ihre Angebote über das PEVZ und das eKVV und können dort direkt den Termin buchen, den sie präferieren. Dabei können die Studierenden schon angeben, über welches Thema sie mit Ihnen sprechen wollen, und falls Sie unterschiedliche Formate anbieten, welche sie nutzen möchten.

Sie erhalten - wenn Sie wollen - Benachrichtigungen per E-Mail über Buchungen und im eKVV eine Übersicht über alle Termine. In der ‘Meine Uni’ App werden Ihnen die Buchungen ebenfalls angezeigt und es ist auch möglich, die Termine in Outlook einzubinden..

Die Extras

Für die meisten Lehrenden sind diese Funktionen schon komplett ausreichend. Allerdings finden Sie unter den erweiterten Einstellungen noch Optionen, die auch in der Sprechstundenorganisation interessant sein könnten:

Buchbar ab: Wenn Sie schon alle Sprechstunden für das nächste Semester in einem Rutsch anlegen möchten, aber nicht wollen, dass schon weit in der Zukunft liegende Termine gebucht werden, können Sie auf diese Weise eine Begrenzung einstellen und Buchungen z. B. erst 14 Tage vor einen Termin ermöglichen.

Gruppenname: Falls Sie pro Studierender*m nur eine Buchung zulassen wollen, tragen Sie hier einen Text ein wie ‘Sprechstunde’. Dann werden alle Termine als zur gleichen Termingruppe gehörend interpretiert und pro Gruppe ist nur ein Termin pro Person buchbar. Diese Einschränkung gilt nur für kommende Termine: Studierende, die in der Vergangenheit schon einmal einen Termin gebucht haben, können das in der Zukunft also wieder tun.

2. Klausureinsicht im Onlineformat durchführen

Sie möchte eine Klausureinsicht online durchführen und dazu:

Allen Teilnehmer*innen individuelle Onlinetermine anbieten
Nur den Teilnehmer*innen der Klausur die Buchung der Termine ermöglichen und
Den Teilnehmer*innen die Buchung genau eines dieser Termine freigeben

Dann können Sie dazu die Verteiler- / Zielgruppen-Funktion der Terminvereinbarungsfunktion verwenden und das geht so:

Sie legen die Termine für die Klausureinsicht an und gehen dabei zunächst genauso vor wie bei der Anlage normaler Sprechzeitentermine mit Videokonferenz. Aber Sie verwenden nun die erweiterten Einstellungen und tragen im Feld ‘Verteiler’ den Mailverteiler der eKVV Veranstaltung ein, in der die Klausurteilnehmer*innen sind. Falls Sie eine eigene eKVV Veranstaltung für die Klausuranmeldungen verwendet haben, nehmen Sie deren Verteiler, sonst den BIS E-Mailverteiler der Veranstaltung, zu der die Klausur gehört. Dadurch können nur noch die Teilnehmer*innen an dieser Veranstaltung diese Termine buchen.

Sie sollten in das Beschreibungsfeld der Termine einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, damit für die Studierenden direkt sichtbar ist, welcher Termin für diesen Zweck gedacht ist.

Schließlich können Sie den schon zuvor beschriebenen Gruppennamen mit einem Eintrag wie ‘Klausureinsicht XYZ’ füllen. Dadurch werden die Termine gruppiert und es kann pro Person nur ein Termin gebucht werden.

3. Vertretung im Serviceteam

Die Terminvereinbarungsfunktion hat ein Berechtigungskonzept, welches es Sekretariaten ermöglicht die Termine ihrer Lehrenden zu managen.

Darüber hinaus können Serviceteams sich auch gegenseitige Berechtigungen einrichten lassen, so dass Termine untereinander übernommen und abgeglichen werden können. So kann gerade im Erkrankungsfall ein kurzfristiger Ausfall entweder den Studierenden gegenüber kommuniziert oder der Termin auf andere Kolleg*innen übertragen werden.

Je nach Ausgestaltung der Rechtevergabe kann sich ein Team komplett gegenseitig vertreten, oder nur die Teamleitungen können Einblick nehmen.

4. Nutzungen für Einrichtungen und Gruppen

Die folgenden Beispiele beschreiben Anwendungen der Terminvereinbarungsfunktion, die über die Nutzung durch einzelne Personen hinausgehen. Zwar lassen sich alle im Folgenden beschriebenen Konfigurationen auch mit persönlichen Terminen durchführen, aber im Regelfall wird hier über das BIS Team eine entsprechende Grundkonfiguration eingerichtet und dabei auch der Zugriff der zuständigen Personen auf die Buchungen hergestellt:

5. Tickets für Konzerte vergeben

Die Terminvereinbarungsfunktion lässt sich auch verwenden für die Verteilung von Ressourcen fast beliebiger Art. Eine Anwendung fand bei der Organisation der Nacht der Klänge in der Coronazeit statt, als es darum ging die Zahl der Besucher*innen zu limitieren. Dies waren die Anforderungen:

Es soll eine Onlinebuchung der Tickets möglich sein
Eine Person soll maximal ein Ticket buchen können
Ein Ticket darf natürlich nur einmal vergeben werden
Das System muss einem plötzlichen Ansturm von Ticketbucher*innen gewachsen sein
Es muss eine Gesamtliste der Buchungen für weitere Verarbeitungen etwa in Excel exportierbar sein

Für diese Art von Anwendung wird nur ein ‘Termin’ angelegt, der dann faktisch als das Ende des Buchungszeitraums fungiert, aber zu diesem Terminzeitpunkt eine ggf. große Anzahl von parallelen Terminen angeboten, den ‘Tickets’.

Dazu wird in den erweiterten Einstellungen der Bereich ‘Parallele Termine’ verwendet und dieser hat 3 Einstellungen:

Anzahl Tickets: Hier wird eingestellt wie viele Tickets es gibt, z. B. 500
Vorangestellte Bezeichnung: Hier kann ein Vortext wie z. B. ‘Ticket Nr. ‘ eingetragen werden
Beginn der Nummerierung: Hier kann z. B. ein Wert wie ‘100’ eingetragen und so erreicht werden, dass alle Ticketnummern 3-stellig sind

In der Buchungsansicht werden diese 500 Tickets zu einer einzigen Zeile zusammengefasst und es gibt eine schnelle Übersicht, wie viele Tickets noch vorhanden sind.

Über die ‘Buchbar ab’ Angabe können Sie Ticketvergaben in Ruhe vorbereiten und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigeben lassen. In der Bearbeitungsansicht gibt es eine Option, alle Buchungen in einem Rutsch zu exportieren, falls dies etwa bei der Zugangskontrolle benötigt wird.

6. Impfkampagnen managen

Die Coronaimpfungen waren die erste Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion für die Organisation von Impfungen, die Grippeschutzimpfungen sind nun eine regelmäßige Anwendung. Auch wenn Sie selbst keine Impfungen zu organisieren haben sind Anwendungen denkbar, die sich durch ähnliche Anforderungen auszeichnen:

Das Terminangebot verteilt sich über mehrere Tage, aber es soll nur eine Buchung pro Person möglich sein
Nur Mitarbeitende aus bestimmten Statusgruppen dürfen das Angebot nutzen
Bei der Registrierung müssen weitere Informationen erfasst und eine Datenschutzerklärung bestätigt werden
Ein Export aller Buchung samt der abgefragten Zusatzinformationen muss möglich sein

Diese Anforderung lassen sich so umsetzen:

Gruppe: Durch die Eintragung eines Gruppennamens wie ‘Grippeschutzimpfung’ sind alle Termine eine Gruppe und jede Person kann nur einen Termin buchen. Vor einem Wechsel auf einen anderen Termin muss die vorherige Buchung zuerst rückgängig gemacht werden.

Verteiler: Hier wird der BIS Verteiler der Mitarbeitenden mit bestimmten Statusgruppen verwendet. Die große Anzahl von BIS Mailverteilern erlaubt hier sehr flexible Steuerungsmöglichkeiten.

Fragebogen: Hier wurde durch das BIS Team ein passender Fragebogen entwickelt, der die für die Impfkampagne notwendigen Daten bei der Buchung direkt abfragt, über die Datenschutzerklärung informiert und die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholt. Dieser Fragebogen wird hier verknüpft und beim Export der Anmeldungen werden die darüber erfassten Daten mitgeliefert.

7. Tagungsorganisation unterstützen

Auch Tagungen wurden bereits über die Terminvereinbarungsfunktion organisiert. Selbst wenn es dafür natürlich spezialisierte Systeme mit größerem Leistungsumfang gibt, ist die Terminvereinbarungsfunktion eine niederschwellige Lösung. In dem konkreten Anwendungsfall gab es diese Anforderungen:

Ziel ist die Verteilung der Teilnehmer*innen auf parallel stattfindende Tracks der Tagung. Die Teilnehmer*innen sollen sich dazu bei den Tracks registrieren können, an denen sie teilnehmen wollen, so lange bis alle Plätze in einem Track vergeben sind
Es soll nicht möglich sein sich zu mehreren parallel laufenden Tracks zugleich anzumelden
Es muss auch Externen möglich sein sich zu registrieren

Wenn die Tagung eine Agenda in dieser Form hätte:

Morgensession 9-12 Uhr: Track 1 - Kaffee (15 Plätze) / Track 2 - Tee (20 Plätze)
Nachmittagssession 13-16 Uhr: Track 1 - Kaffee 2 (15 Plätze) / Track 2 - Tee 2 (20 Plätze)

könnte eine entsprechende Konfiguration so aussehen:

Gruppen ‘Morgensession’ und ‘Nachmittagssession’: Die Buchungsmöglichkeiten werden in diese beiden Gruppen aufgeteilt, damit in jeder Session nur ein Platz pro Person gebucht werden kann.

4 Ticketblöcke für die Tracks: Die vier Tracks werden jeweils in separaten Schritten generiert, um die unterschiedlichen Zeiten und Themen setzen zu können. Über die Einstellung der parallelen Termine wird die jeweilige Platzanzahl (15 oder 20) eingestellt. Da eine sichtbare Ticketnummer nicht benötigt wird, bleibt der Eintrag leer und die (interne) Ticketnummerierung kann einfach bei 1 beginnen.

In der Beschreibung wird die jeweilige Trackbezeichnung eingetragen, damit für die Terminbuchenden klar ist was gemeint ist.

Aus dieser Konfiguration entsteht dann für die Tagungsteilnehmer*innen eine Buchungsanzeige mit 4 Einträgen:

9-12 Uhr, Track 1 - Kaffee (15 von 15 Plätzen frei)
9-12 Uhr, Track 2 - Tee (20 von 20 Plätzen frei)
13-16 Uhr, Track 1 - Kaffee 2 (15 von 15 Plätzen frei)
13-16 Uhr, Track 2 - Tee 2 (20 von 20 Plätzen frei)

Die Buchbarkeit für Externe muss einmalig freigeschaltet werden, danach ist es möglich, sich sowohl mit Uni Login anzumelden wie auch per E-Mail. Die Externen erhalten dabei zuerst eine Mail mit einem Buchungslink um sicherzustellen, dass sie die eingetragene E-Mailadresse unter Kontrolle haben. Die Buchungen können dann exportiert werden für die weitere Tagungsorganisation.

8. Medizin: Profilwahl

Diese Anwendung der Terminvereinbarungsfunktion stellt insbesondere die Verknüpfung mit Fragebögen und die Beschränkung auf festgelegte Zielgruppen in den Vordergrund:

Im Medizinstudium müssen die Studierenden im 1. Fachsemester entscheiden welches der 5 Profile sie studieren möchten. Da nicht alle Studierenden in jedem Fall ihr Lieblingsprofil erhalten können wird eine Priorisierung abfragt und danach eine Verteilung durch die Fakultät gemacht.

Die Terminvereinbarungsfunktion ist hier die Oberfläche, in der die Studierenden ihre Profilpräferenzen ausdrücken können. Dazu wird die Terminvereinbarung so konfiguriert:

Fragebogen: Hier wird der vom BIS Team für diese Anwendung konfigurierte Fragebogen verknüpft, in dem die eigentliche Wahl der Profile stattfindet.

Verteiler / Zielgruppe: Hier werden über den eKVV Studiengangsverteiler die Studierenden im 1. Fachsemester Medizin gesetzt und einzelne weitere Matrikelnummern, die ebenfalls noch die Wahl durchführen müssen.

Parallele Termine: Für die Profilwahl wird die Terminvereinbarung quasi als Ticketsystem genutzt und für jede*n Studierende*n ein Ticket angelegt. Auf diese Weise ist auch gleich gewährleistet, dass die Profilwahl nur einmal getätigt wird.

Da die Studierenden nach der Eintragung per Mail eine Kopie ihrer Antworten erhalten, können sie sicher sein, dass die Registrierung erfolgreich und in ihrem Sinne war. Die Medizin kann dann die Wahlergebnisse exportieren und die eigentliche Zuordnung vornehmen.

9. Medizin: Organisation von eKVV Veranstaltungen

Ein weiterer Anwendungsfall aus der Medizin betrifft die Organisation der sogn. Schauspielpersonen: Hier geht es darum zu einer großen Zahl von Veranstaltungsterminen geeignete Darsteller*innen von Krankheitsbildern zu organisieren. Die Anforderungen dazu lassen sich so beschreiben:

Die Termine der Terminvereinbarungen sollen aus eKVV Daten erstellbar sein, damit keine zeitaufwändige und fehlerträchtige Neueingabe erfolgen muss
Es soll gesteuert werden können welche Schauspielpersonen sich für welche Veranstaltungen registrieren (die Personen müssen die richtigen Kompetenzen haben)
Nach der Registrierung muss eine manuelle Verteilung durch die Fakultät auf die Termine möglich sein
Die Schauspielpersonen sollen danach mit einem Blick erkennen können zu welchen Terminen sie eingeteilt wurden

Für diesen Zweck hat die Terminvereinbarungsfunktion eine Erweiterung erhalten und zwar den dritten Reiter in der Terminanlageseite ‘Generierung aus eKVV Veranstaltungen’. Dort kann eine Liste von Belegnummern eingetragen werden und deren Termine werden verwendet für die Termingenerierung. Dabei werden aus den eKVV Veranstaltungsdaten alle nutzbaren Informationen extrahiert und auch eine Verlinkung zur Veranstaltung hergestellt.

Verteiler / Zielgruppen: Über die Verteiler kann gesteuert werden welche Schauspielpersonen sich prinzipiell bei einem Termin registrieren können. Dazu wird hier die Liste der UniIDs dieser Personen eingetragen.

Parallele Termine: Um die Registrierung von mehrere Schauspielpersonen pro Termin zu ermöglich wird für jeden Termin eine Anzahl von Tickets generiert.

Über die manuelle Zuteilungsoption wird danach von der Medizin festgelegt, welcher Termin von welcher Person am Ende bedient werden soll.

10. Nutzung als öffentlicher Kalender

Eine letzte Anwendungsmöglichkeit der Terminvereinbarungsfunktion ist die als öffentlicher Kalender. Hier steht nicht die selbstständige Buchung durch Terminsuchende im Vordergrund, sondern die Möglichkeit vergebene Termine darzustellen.

Es gibt dazu auch andere Angebote an der Hochschule, so lassen sich die Exchange Kalender des BITS ebenfalls öffentlich freischalten. Die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion hat hier aber folgende Eigenschaften, die in manchen Anwendungsfällen relevant sein könnten:

Vergangene Termine sind nicht mehr sichtbar
Die Anzeige im eKVV ist im Corporate Design
Es ist möglich zwischen öffentlich sichtbaren Informationen und nur intern sichtbaren Angaben zu unterscheiden

Wenn diese Art der Nutzung angestrebt wird ist das Vorgehen so:

Der Kalendereintrag wird in Form eines Terminangebots angelegt, meist nur für einen bestimmten Tag
Nach der Anlage wird direkt in die manuelle Zuteilung des Termins gegangen und dieser als zugeteilt markiert. Damit ist er nicht buchbar. Um Buchungen unmittelbar zu verhindern, kann bei der Terminanlage auch im ‘Verteiler’-Attribut die eigene UniID eingetragen werden. Dadurch wäre der Termin nur noch für einen selbst buchbar

Nach der Markierung des Termins als vergeben können in den internen Anmerkungen Eintragungen gemacht werden, die nie in der öffentlichen Sicht des eKVVs angezeigt werden

Es gibt eine Variante der öffentlichen Sicht, die nur die belegten Termine zeigt. Auf diese kann dann von externen Seiten aus verlinkt werden.

Weitere Informationen

Hier finden Sie weitere Information zu diesem Dienst im BIS:

Beschreibung der Terminbuchungsfunktion im Campus-Support
Wie kann ich meine Termin in Outlook einbinden
Beratung zum Einsatz der Funktion gibt wie immer der BIS Support

Und hier geht es zur Seite 'Meine Terminvereinbarungen' im eKVV!

Neu: QR-Code für die Visitenkarte

2022-11-30T21:57:06+01:00

Die Funktion zur Erstellung von Visitenkarten im PEVZ kann etwas Neues: Ab sofort steht die Option zur Verfügung einen QR-Code aufzubringen. Ist die entsprechende Option ausgewählt, so wird auf der Rückseite neben den Kontaktdaten ein Code erzeugt, der den Link ins PEVZ auf den eigenen Eintrag bzw. den der Person enthält, für die die Visitenkarte erstellt wird:

Um die neue Funktion auszuprobieren einfach die Seite 'Meine Personendaten' öffnen und dort den Schalter 'Visitenkarten erstellen' klicken. Die ausführliche Beschreibung dazu - und auch zum Türschildgenerator, der schon lange QR-Codes verwendet - gibt es im Campus Support.