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BIS News

Win win - Feedback aus der Lunchpot-Verlosung

Veröffentlicht am 17. April 2024

Anfang des Jahres hatten wir anlässlich des "BIS Jubiläums" eine Verlosung unter allen Studierenden gestartet, die uns Feedback zu unseren Anwendungen gegeben haben. Dabei konnten wir vielen Studierenden mit unserem "Jubiläums-Lunchpot" eine Freude machen und kamen schon beim Ausgeben der Gewinne in der Uni-Halle mit der einen oder dem anderen ins Gespräch.

Mit der Verlosung konnten wir einen Schatz an Lob, Kritik und Ideen für die Weiterentwicklung unserer Anwendungen einsammeln. Eine echte "win-win-Situation" für alle Beteiligten!

Das BIS ist eine Eigenentwicklung der Universität Bielefeld, die stetige Weiterentwicklung der Anwendungen erfolgt dabei im Rahmen eines Projektes. Als Hochschule selbst ein Campusmanagementsystem zu betreiben, bedeutet einerseits viel Arbeit und eine große Verantwortung, eröffnet andererseits aber die Möglichkeit, die Anwendungen und Prozesse an den Bedarfen der Hochschule auszurichten. Natürlich kann nicht jeder Wunsch erfüllt werden, denn das Studienmodell, die rechtlichen Rahmenbedingungen und das Corporate Design der Universität setzen einen festen Rahmen. 

Aber das Feedback und die Bedarfe der Nutzer*innen waren und sind ganz wichtige Impulse für die Software-Entwicklung. Dabei sind die Wünsche und Ideen der Studierenden besonders interessant, denn während sie rein zahlenmäßig die größte Nutzer*innengruppe stellen, haben wir im Alltag wenig Möglichkeiten, Rückmeldungen und Ideen einzuholen.

Nach Abschluss der Verlosung haben wir uns deshalb mit großem Interesse gemeinsam über die Rückmeldungen gebeugt und sitzen jetzt daran, sie für die weitere Arbeit im Projekt aufzuarbeiten. 

Was sind die wichtigsten Punkte, die uns aus der Studierendenschaft mitgegeben wurden?

  • Wir haben sehr konkrete Vorschläge für die Überarbeitung des Stundenplans im eKVV bekommen. Nachdem wir vor ziemlich genau einem Jahr das eKVV auf das aktuelle Design der Uni umgestellt haben, wurde diese größte und wichtigste unserer Anwendungen endlich "mobile-ready" - kann sich also seitdem automatisch an kleine Bildschirme anpassen. Auf die Frage, wie sich diese  in der täglichen Nutzung auswirkt und wo vielleicht noch einmal nachgebessert werden sollte, haben wir Antworten bekommen und prüfen jetzt, ob sich da noch etwas optimieren lässt.
  • Einige Studierende haben sich Systemunterstützung bei der Studienverlaufsplanung gewünscht. Mehrfach genannt wurde z.B. ein automatischer Abgleich von eigenem Transcript und Modulliste, so dass direkt sichtbar wird, welche Leistungen und Module noch zum Studienabschluss fehlen. Eine Unterstützung in diesem Bereich steht schon länger auf der Vorhabenliste, ist aber nicht einfach umzusetzen, weil in vielen Fächern Wahlpflichtbereiche und unterschiedliche Profile viel Spielraum im Studienverlauf ermöglichen. Zwar ist "viel Spielraum" schwer abzubilden, wir werden uns jetzt aber angesichts der Häufigkeit mit der dieser Wunsch geäußert wurde, verstärkt mit dem Thema auseinandersetzen.
  • Viele Ideen gingen ebenfalls zur "Meine Uni"-App und dem "Meine Uni"-Portal ein, diese bezogen sich häufig auf die Anordnung der Links und Vorschlägen für weitere Themen. Diese Punkte werden wir gemeinsam mit dem Referat für Kommunikation auswerten und wenn möglich umsetzen.

Neben diesen konkreten Punkten erreichte uns viel allgemeines Lob für unsere Arbeit, was uns sehr gefreut hat, so wie einige Spezialfälle und besondere Fragen, die wir per Mail klären konnten. 

Auch wenn die Verlosung jetzt abgeschlossen ist und das nächste Jubiläum noch weit ist: Wir sind immer offen für Fragen, Anregungen, Lob und Kritik! Wie Sie uns erreichen können, lässt sich z.B. der Homepage des BIS entnehmen. Und wenn Sie uns mal wieder mit einem "Don`t panic"-Stand in der Halle stehen sehen: Sprechen Sie uns einfach an! Manchmal gibt es ja sogar etwas zu gewinnen ...

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

"Der letzte Klick": Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt

Veröffentlicht am 4. März 2024

Vom ersten Semester an werden in der BIS-Prüfungsverwaltung die Leistungen von Studierenden gespeichert und Modulen zugeordnet. Im weiteren Verlauf des Studiums haben Studierende so die Übersicht über ihren Studienfortschritt. Am Ende des Studiums stellen sie online ihren Zeugnisantrag, die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt erstellen daraus das Abschlusstranscript und erfassen die Abschlussdaten. Nur so ist es möglich, dass im System alle Abschlussdokumente (Zeugnis, Urkunde, Transcript und Diploma-Supplement) erstellt werden können. Das System "kennt" damit alle Abschlüsse - eine Information, die z.B. genutzt wird um Statistikdaten über unsere Absolvent*innen dem Land zu melden. Alle diese Schritte waren einmal "Papierprozesse" und wurden nach und nach digitalisiert. 

Aber was passiert, wenn der Abschluss erstellt ist und alle Dokumente unterschrieben und gesiegelt und bereit zur Ausgabe an die Absolventin sind?  Pag*innen bei der Absolventenfeier (Foto Sarah Jonek)

Bis vor Kurzem kam hier wieder ein Papier ins Spiel: Die Empfangsbestätigung. Studierende bestätigten darauf, dass sie ihre Abschlussdokumente erhalten hatten und dass sie darüber belehrt wurden, wie es nun mit Exmatrikulation, Aufnahme eines weiteren Studiums, Speicherung von Daten als Alumni und Ähnlichem weiter ginge. Dieses Papier fand sozusagen als "letztes Dokument" Eingang in die Studierendenakte. Seit der Einführung der Digitalen Prüfungsakte musste es mitsamt der Studierenden-Unterschrift eingescannt und hochgeladen werden. Außerdem wurde es an das Studierendensekretariat weitergeschickt, damit auch hier dokumentiert werden konnte: Diese Person hat dieses Studium erfolgreich abgeschlossen und die Universität hat eine*e neue*n Absolvent*in!

Sowohl aus dem Studierendensekretariat als auch aus den Prüfungsämtern wurde für das Projekt "Ausbau BIS" die Anforderung formuliert, auch diesen Prozess zu digitalisieren. So wurde aus dem "letzten Dokument" vor Kurzem ein "letzter Klick":

Aus der Empfangsbestätigung, die bislang den letzten Kontakt mit erfolgreichen Absolvent*innen markierte, ist jetzt eine Rechtsbehelfsbelehrung geworden, die an die Studierenden ausgegeben wird, aber nicht unterschrieben und zurückgegeben werden muss. Stattdessen dokumentieren die Prüfungsämter die Ausgabe der Abschlussdokumente online in der Digitalen Prüfungsakte. Das BIS übermittelt diese Information über eine Schnittstelle direkt an die Digitale Studierendenverwaltung (HiO) im Studierendensekretariat, wo sie gespeichert wird. Im Prüfungsamt muss kein Papier mehr losgeschickt werden und im Studierendensekretariat keine Zeugnisausgabe manuell ins System eingepflegt werden.

Der gesamte Prozess hat von dieser Veränderung profitiert. Systembrüche und damit verbundene Aufwände und Fehlerquellen sind verschwunden, zusätzlich wurde dabei Zeit gewonnen. Dies kann zum Ende des Studiums, wenn es z.B. um die Bewerbung für einen Anschluss-Studiengang oder ein anderes Programm geht, sehr hilfreich sein. 

Damit ein solcher Prozess so digitalisiert werden kann, dass er nicht nur digital, sondern auch für die Beteiligten besser wird, müssen sich Kolleg*innen mit ganz unterschiedlichen Perspektiven gemeinsam damit beschäftigen und z.B. diese Fragen klären: Was können die beteiligten IT-Systeme jetzt schon, was müssen sie noch lernen (sprich: wo ist noch Programmierarbeit nötig)? Was müssen die Studierenden wissen, was ist rechtlich notwendig und wie kann das verständlich formuliert werden? Wie sind die Arbeitsabläufe in Prüfungsamt und Studierendensekretariat heute und wie kann der zukünftige Prozess so gestaltet werden, dass er zur Arbeitsweise der Kolleg*innen passt? Wie wird der neue Prozess dokumentiert, wie kommunizieren wir die Änderungen und wie wird Feedback eingesammelt und eingearbeitet? All diese Schritte wurden erfolgreich gegangen, so dass wir uns jetzt über einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung freuen können! 

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Module, so weit das Auge reicht: Volltextsuche und Modulfavoriten

Veröffentlicht am 15. Februar 2024

Das BIS kennt alle Module in allen Studiengängen der Uni und nutzt sie im eKVV, in der BIS-Prüfungsverwaltung, in der Studieninformation und sogar im PEVZ (bei der Anzeige der Modulverantwortlichen). Keine Frage, dass da wirklich viele Module zusammenkommen. Da ist es nicht so leicht, die Übersicht zu behalten. Wie finde ich die Module, die mich interessieren? Und wie behalte ich die Übersicht über "Meine Module"? Hier können zwei Neuerungen in der Studieninformation helfen: Die Volltextsuche in Modulen und die Modulfavoriten. 

Um in den Seiten der Studieninformation aus dem "Modulvorrat" der Universität das passende Modul zu finden, wurde die Volltextsuche implementiert, die in die Modulrecherche folgende Elemente einbezieht:

  •  Modulkürzel und -name
  • Alle Texte, die sich bei Modulen finden, zum Beispiel unter 'Kompetenzen', 'Lehrinhalte', 'Voraussetzungen' etc.
  • Beschreibungen der Modellveranstaltungen und der Leistungen
  • Die Nachnamen der Modulbeauftragten

 Die Volltextsuche ist dabei in der Lage, trotz Tippfehlern Ergebnisse zu finden, zum Beispiel "informtik" statt "Informatik", und findet auch phonetisch ähnliche Begriffe. So wird zum Beispiel bei der Suche nach "meier" auch "maier" oder "meyer" gefunden. Wie man die Suche noch genauer einstellen kann, lässt sich im BIS-Wiki nachlesen. Spezialist*innen, die genau wissen, was sie suchen und auf dem schnellsten Weg dorthin kommen möchten, wählen die "Volltextsuche" ab, geben nur das Kürzel ein und landen direkt in der gesuchten Moduldetailseite. Hier geht`s direkt zur Modulsuche: Modulrecherche in der Studieninformation.

Wer einmal die richtigen Module gefunden, möchte sich diese vielleicht merken, um sie schnell wieder zu finden. Da kommt die zweite Neuerung ins Spiel: Angemeldete Nutzer*innen (Studierende und Mitarbeiter*innen) können Module als "Favorit" kennzeichnen, so dass sie ihnen bevorzugt angezeigt werden. Solche Favoriten können für Studierende z.B. angefangene Module sein die noch zu Ende gebracht werden sollen, gute Ideen für den Individuellen Ergänzungsbereich, oder auch Vorgaben aus Angleichungsstudien oder Learning Agreements. Modulfavoriten werden über ein "Stern-Symbol" in der Detailseite eines Moduls oder in einer Modulliste gesetzt und finden sich später in der Seite "Meine Studieninformation".

Egal auf welchem Wege ein Modul gefunden wurde: Wer in der Studieninformation unterwegs ist, findet immer im Seitenmenü einen Link in das passende Lehrangebot und kann dann direkt an die passende Stelle im eKVV springen.

Auch in den internen eKVV Eingabeseiten können die Favoriten angelegt und verwendet werden. Angezeigt werden sie dann in der Modulrecherche im Eingabebereich des eKVV: eKVV Modulrecherche (Login für Mitarbeiter*innen)

Gesendet von Tiemann in Studieninformation

Gute Vorsätze und: Es gibt was zu gewinnen!

Veröffentlicht am 15. Januar 2024

 -- HINWEIS (26.01.24): Die Verlosung ist beendet -- 

Das Jahr 2024 ist schon ein paar Tage alt und nicht mehr so ganz neu. Der eine oder andere vermeintlich "Gute Vorsatz" hat sich vielleicht schon als nicht alltagstauglich entpuppt und wurde wieder verworfen (wer will schon bei Frost joggen, nur noch rohe Möhren knabbern oder jeden Tag eine gute Tat tun?). Wie wäre es stattdessen mit ein paar Tipps für die bessere Organisation des Studienalltags in 2024? Und wer es schafft, diesen Text bis zu Ende zu lesen, hat sogar die Chance, etwas zu gewinnen.

 

Los geht`s: 

  • Nimm an der derzeit laufenden "Onlinebedarfserhebung" teil: Dabei machen sich alle Studierenden schon einige Monate im Voraus einen möglichst realistischen Stundenplan für das kommende Semester im eKVV (elektronisches kommentiertes Vorlesungsverzeichnis). Der Clou dabei: während dieser Zeit ist es ausdrücklich erwünscht auch solche Veranstaltungen in den Stundenplan aufzunehmen, die sich zwar zeitlich überschneiden, aber im Studienverlauf zu diesem Zeitpunkt unbedingt notwendig sind. Nur so fällt auf, wenn es vielleicht nötig ist, Veranstaltungen zu verschieben. Hier geht`s direkt ins eKVV zum Stundenplan: "Mein eKVV" 
  • Nimm Dir Zeit, Dein Studium zu planen. Verschaff Dir eine Übersicht, welche Module in Deinen Studiengängen als nächstes anliegen, wo noch Leistungen offen sind und welche Veranstaltungen Dir noch fehlen, um Module abschließen zu können. Das geht am besten in der Studieninformation, in der Du das gesamte Studienangebot der Uni findest. Um es etwas überschaubarer zu halten, startest Du am besten auf der Seite "Meine Studieninformation" , da werden Dir nur die Studiengänge angezeigt, für die Du eingeschrieben bist. Wenn Du jetzt in den Modullisten Deiner Studiengänge stöberst, kannst Du direkt eine neue Funktion testen: In der Detailseite jedes Moduls findet sich ein Stern, mit dem Du ein Modul als "Favorit" kennzeichnest. Solche Favoriten können z.B. angefangene Module sein, die Du noch zu Ende bringen willst, Module die Dir noch fehlen, oder auch gute Ideen für den Individuellen Ergänzungsbereich. Eine Liste Deine Modulfavoriten siehst Du unter "Meine Studieninformation"
  • Nutz das "Meine Uni"-Portal als Einstieg in die BIS-Anwendungen und die wichtigsten Info-Seiten rund um das Studium. Hier werden Dir auch die Mails angezeigt, die über Mailverteiler an Dich geschickt wurden, Du siehst Deine nächsten Termine aus dem eKVV und erhältst einen direkten Link in den Stundenplan. Du kannst das Portal auch für Dich individualisieren, indem Du Deine wichtigsten Inhalte zuerst anzeigen lässt und Kacheln, die Du nicht brauchst, einfach ausblendest.
  • Achte am Ende des Semesters darauf, dass alle Deine erbrachten Leistungen auch in der BIS-Prüfungsverwaltung und damit in Deinem Transcript landen. Auf der Startseite des BIS-Prüfungsverwaltung werden Dir Deine "Neuesten Leistungen" angezeigt und Du kannst Dir eine E-Mailbenachrichtigung einrichten, so dass Du benachrichtigt wirst, wenn eine neue Leistung für Dich verbucht wurde.

Du hast all das gelesen und beherzigt und hast immer noch Energie für einen letzten guten Vorsatz? Wie wäre es damit, häufiger Essen von Zuhause in die Uni mitzunehmen um auf Fastfood und Verpackungsmüll zu verzichten?

Wir verlosen anlässlich des 25jährigen BIS-Jubiläums hochwertige Lunchpots (s. Foto) unter allen Studierenden, die uns ein paar Fragen zum BIS beantworten und uns Feedback oder Anregungen für die Weiterentwicklung von eKVV, Studieninformation, BIS-Prüfungsverwaltung und Co hinterlassen. Du willst teilnehmen? Dann geht`s hier zum Fragebogen: Einfach bei der Online-Buchung "buchen" klicken und unsere Fragen beantworten:  "25 Jahre BIS: Lunchpot-Verlosung"

 Viel Glück bei der Verlosung und alles Gute für den Semesterendspurt!

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

25 Jahre BIS - ein Grund zum Feiern

Veröffentlicht am 22. Dezember 2023

Dieses Jahr ist das BIS 25 Jahre alt geworden!

Heute ist das BIS eine feste Marke innerhalb der Uni, ist als integriertes Campusmanagementsystem aus der Organisation von Studium und Lehre nicht mehr wegzudenken und jede*r kennt mindestens das eKVV und das PEVZ. Dass das BIS einmal eine Erfolgsgeschichte "aus der Uni und für die Uni" werden würde, war vor 25 Jahren aber nicht abzusehen. 

Damals beauftragte das Rektorat eine kleine Projektgruppe mit der Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau einer Basisinfrastruktur „BIS (Bielefelder Informationssystem)" und versah das Projekt mit einer einzelnen Projektstelle. Damals wurde die Raumvergabe für die Lehre mit einem Karteikartensystem organisiert, gedruckte Vorlesungsverzeichnisse verkauft und Telefonnummern wurden aus zusammengehefteten Telefonverzeichnissen herausgesucht. Studierende erfassten ihre besuchten Veranstaltungen in „Belegbögen“ und hefteten diese zusammen mit ihren Leistungsnachweisen („Scheinen“) ins Studienbuch. Das Internet steckte in seinen Kinderschuhen und „Webanwendungen“ waren zumindest für Laien etwas sehr Exotisches.

Was die Menschen, die heute "das BIS" sind in diesen 25 Jahren erlebt und auf die Beine (bzw. die Server) gestellt haben, würde den Rahmen dieses Artikel sprengen. Deshalb folgt hier eine höchst subjektive und unvollständige Aufzählung von Meilensteinen:

 Das eKVV erblickte im Jahr 2000 das Licht der Welt und startete mit 3 Fakultäten die sich vorstellen konnten, ihr Lehrangebot im damals noch recht neuen Internet zu präsentieren. Eine wesentliche Motivation für die gemeinsame Erfassung und Darstellung von Veranstaltungen aus unterschiedlichen Fakultäten war die Organisation von Studierbarkeit im Lehramtsstudium.

Irgendwann (so ca. 2007) kam die gute Idee auf, es zur Weihnachtszeit im eKVV schneien zu lassen. Da rieselten dann pixelige Schneeflocken über die damals noch ziemlich grüne eKVV-Startseite. Wir waren sehr zufrieden mit unserem Werk, gaben das Design aber bald wieder auf, als wir erfuhren, dass die eKVV-Beauftragten sich als heißen Tipp weitergaben, wie man den digitalen "Schnee" wieder abstellen konnte.

 Das BIS-Team fing klein an und ist über die Jahre erheblich gewachsen, bis zum heutigen Team aus Software-Entwicklung, Projektmanagement und Lehr- und Studienorganisation. Was mit einer einzelnen Projektstelle startete, sich in der Zwischenzeit zu einem interdisziplinären Team entwickelte, das in verschiedenen Dezernaten angesiedelt war und reorganisiert wurde, ist heute ein Projekt der „Gesamtinitiative Digitaler Campus“ geworden. Es wird in der Doppelspitze von Mira Schneider (Dezernat SL) und Henning Brune (BITS) geleitet, von einer Steuerungsgruppe geführt und durch einen Lenkungskreis beraten und arbeitet in enger Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien und Fachabteilungen. 

Der heimliche Star des BIS ist die "Studiengangsmodellierung", die im Verborgenen wirkt, aber für einen wesentlichen Teil der Intelligenz in eKVV, Studieninformation und BIS-Prüfungsverwaltung sorgt. Studiengangsmodellierung ist die Abbildung von Studiengängen im System, so dass die Anwendungen die Regeln kennen, nach denen Studiengänge funktionieren. Die Studiengangsmodellierung sorgt dafür, dass im Transcript Module als "vollständig" erkannt werden können, dass Studierenden bei Einschreibung automatisch die richtige Studienordnung zugeordnet wird und dass Studierenden (nur) die passenden Leistungen gebucht werden können. Die Studiengangsmodellierung lebt von engagierten Kolleg*innen, die sowohl ein Herz für Fächerspezifische Bestimmungen als auch einen unermüdlichen Blick für Details haben und die nicht müde werden, elegante Lösungen für zuweilen sperrige Module zu finden. Es heißt, das Studiengangsmodellierung nicht nur eine Aufgabenbeschreibung sondern vielmehr eine Charaktereigenschaft ist.

 Die vielseitigste Funktion des BIS ist zweifellos die "Online-Terminvereinbarung", die dringend einen neuen Namen braucht, denn sie ist weit über die Buchung von Terminen hinausgewachsen. Eine grobe Übersicht über die erfolgreichen Einsatzszenarien der Terminbuchung bis heute: Organisation von Sprechstundenterminen, Buchung von Grippeschutzimpfungen, Ticketvergabe für die "Nacht der Klänge" unter Corona-Bedingungen, Vergabe von Zeitslots im Massagesessel und Zuordnung von Schauspielpersonen im Skillslab der Medizinischen Fakultät (ohne dass es zu einer Verwechslung zwischen "Blasenentzündung" und "Blutdruck" kommt). 

Die BIS-Anwendungen haben sich in den vergangenen 25 Jahren immer wieder verändern müssen, wenn sich Rahmenbedingungen (rechtliche Vorgaben, Studienstrukturreformen, eine neue Fakultät, eine weltweite Pandemie, Digitalisierung ...) geändert haben. Niemand kann sich vorstellen, wie ein BIS in 25 Jahren aussehen wird - aber mit den Erfahrungen der Vergangenheit haben wir allen Grund, optimistisch in die Zukunft zu sehen.

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Das 'Meine Uni'-Portal – ab sofort personalisiert und individualisiert

Veröffentlicht am 4. Juli 2023
Vor etwas mehr als einem Jahr ging das ‘Meine Uni’-Portal im BIS online. Gedacht war es von Anfang an als neue Anlaufstelle für Studierende, zunächst um die im Zuge der Fokussierung der Uni Startseite auf Forschungsthemen dort nicht mehr verlinkten Inhalte schnell erreichbar zu machen. Vom Start weg war ‘Meine Uni’ eine persönliche Seite, die den eigenen eKVV Kalender zeigte.

Heute gehen wir mit dem Portal den nächsten Schritt, hin zu einer sehr weitgehende Personalisierung und Individualisierung:

Die Personalisierung im Portal

Im Portal wurden Inhalte - die Kacheln - und Nachrichten bisher pauschal ausgegeben: Alle Besucher*innen bekamen die gleichen Inhalte angezeigt und auch die gleichen Nachrichten. Ab sofort ist das anders:

Das Portal kann nun unterschiedliche Inhalte und Nachrichten ausgeben und verwendet dazu einen leistungsfähigen Zielgruppenmechanismus, der auf den Mailverteilern des BIS basiert. Diese Grafik zeigt die Zusammenhänge:

Bestandteile der Personalisierung in 'Meine Uni' 

Die große Anzahl von differenzierten Mailverteilern, die heute verfügbar sind, kann in der Portaladministration genutzt werden, um Inhalte für die Personen zu bündeln, für die sie relevant sind. Da sich die Verteiler automatisch pflegen - z. B. über die Einschreibungsprozesse im StudSek - erfolgt die Zuordnung von Portalbesucher*innen zu den für sie relevanten Inhalten ohne weiteres Zutun.

Auch bei der Anzeige der Nachrichten, die heute aus archivierten E-Mails bestehen, die über die BIS Mailverteiler verschickt wurden, wirkt der gleiche Mechanismus. Damit sind nun alle Teile im Portal personalisiert: Inhalte, Nachrichten und der Kalender.

Das Potential dieser Personalisierung wird sich im Laufe der Zeit und mit den dabei gesammelten Erfahrungen noch entfalten, denn die möglichen Zielgruppen sind so vielfältig, dass sie erst nach und nach eingesetzt werden können.

Die Umsetzung der Inhalte erfolgt dabei durch das Referat für Kommunikation.

Die Individualisierung des Portals

Die Inhalte, die durch die Personalisierung vorgeschlagen werden, lassen sich nun auch noch an die eigenen Bedarfe anpassen. Und hier wird das Portal wirklich individuell und kann für jede Besucherin und jeden Besucher ganz unterschiedlich aussehen. Die komplette Beschreibung der Möglichkeiten findet sich in unsere Infoseite zum Portal, hier nur ein paar Stichpunkte dazu:

  • Kachelmeer vs. gruppierte Darstellung: Je nach Vorliebe können die Inhalte in einer langen Liste von Kacheln - dem Kachelmeer - gezeigt werden, oder in einer Darstellung mit Zwischenüberschriften
  • Suche: Die Kacheln lassen sich mit einer find-as-you-type-Suche schnell auf die Inhalte reduzieren, die man gerade braucht
  • Favoriten: Die wichtigsten Inhalte lassen sich am Portalanfang anpinnen
  • Bereinigung: Inhalte, die nicht relevant sind, lassen sich abwählen
In diesem Screencast werden die Individualisierungsoptionen schön beschrieben:

Es ist heute noch nicht möglich eigene Inhalte hinzuzufügen, oder Inhalte, die nicht für die eigenen Zielgruppen vorschlagen werden, zu abonnieren. Je nach Feedback kann es hier aber in Zukunft Weiterentwicklungen geben.

Vorschau - Was sehen meine Zielgruppen

Mit dem Start der neuen Portalversion einher geht ein Umbau der Seiten im Webauftritt, die sich an Studierende richten. Wenn Sie sehen möchte, was diese - oder auch andere - Zielgruppen angezeigt bekommen, so können Sie die Vorschaufunktion verwenden.

Zielgruppenauswahl in der Vorschaufunktion von 'Meine Uni' 

Dort können Sie die Zielgruppen, für die heute Inhalte im Portal konfiguriert sind, auswählen und sich anzeigen lassen, was z. B. Studierenden angezeigt wird, auch wenn Sie selbst nicht eingeschrieben sind. Die dabei generierten Links lassen sich auch als Lesezeichen speichern oder weiterleiten.

Wir freuen uns über Feedback zum neuen ‘Meine Uni’-Portal über unsere Supportadresse.


Gesendet von HB in Meine Uni

'Alle akzeptieren'

Veröffentlicht am 26. Juni 2023

Seit letztem Mittwoch erhält man als Besucher*in des PEVZs, des eKVVs, der Studieninformation und des ‘Meine Uni’-Portal etwas, das eigentlich niemand mag:

Cookie Banner im PEVZ 

Einen Tag nach der Umstellung der Roxen Webseiten der Universität ist auch in unseren Diensten ein Cookie Banner online gegangen. Und selbst wenn es im Vergleich zu den Cookie Bannern - oder genauer ‘Cookie-Consent-Bannern’ - auf anderen Webseiten geradezu hübsch und einfach ist: Niemand wünscht sich auf dem Weg zu den gesuchten Informationen Stolpersteine. Auch wenn wir durch eine gemeinsame Lösung zwischen Roxen- und BIS-Seiten versucht haben, den störenden Effekt so gering wie möglich zu halten.

Der Grund dafür wird in dieser uni.intern-Meldung beschrieben: Anlass ist die Einführung des Werkzeugs SiteImprove in unseren Webauftritt. Da dieses Werkzeug auch eine Webtracking-Komponente enthält, ist die Abfrage der Zustimmung von den Besucher*innen unserer Webseiten eine rechtliche Vorgabe. Aber warum wollen wir Sie überhaupt tracken? Und was tracken wir?

Der Zweck von Webtracking in unseren Anwendungen

Das Tracking, welches nun in den Universitätswebseiten erfolgt, ist aus unserer Sicht nicht einmal annähernd mit dem Werbetracking zu vergleichen, welches man im Internet erlebt. Und bei dem man schnell ein Dutzend und mehr Tracker in seinem Webbrowser findet, die ihre Auswertungen über möglichst viele Webseiten zusammenführen und die Ergebnisse mit jedem teilen, der dafür bezahlt. 

Der Schalter ‘Alle akzeptieren’ in unserem Cookie Banner ist daher zwar technisch korrekt, da ggf. mehrere Cookies gesetzt werden, aber es geht nur darum, ein einzelnes, nur für unsere internen Zwecke eingesetztes Tracking zu erlauben, welches sich auch ausschließlich auf Uni Webseiten bezieht. Dabei geht es nicht darum, Sie als Individuum zu betrachten, solche Auswertungen sind mit SiteImprove überhaupt nicht möglich.

Vielmehr interessiert uns das Verhalten aller unserer Besucher*innen insgesamt bzw. das aus den einzelnen Klicks entstehende Bild, wenn man die Daten sehr stark verdichtet. Ein Beispiel: Die Entwicklung moderner Webseiten ist komplex geworden, es müssen eine Vielzahl von unterschiedlichen Geräten und Webbrowsern berücksichtigt werden. Gleichzeitig schreitet die Entwicklung der Webtechnologien viel schneller voran als in den ersten Jahrzehnten des WWWs. 

Für die Softwareentwicklung im BIS ist es eine sehr relevante Frage ob man ein bestimmtes Feature der Internetstandards bereits verwenden kann, oder ob der Anteil der Nutzer*innen, die es noch nicht haben, zu groß ist. Und ab wann man anfangen kann, bestimmte, alte Webbrowser nicht mehr zu berücksichtigen, und die damit verbundenen Aufwände einspart.

Um diese Fragen zu beantworten hilft uns das Webtracking, welches solche Aussagen zu den aktuell von unseren Nutzer*innen verwendeten Webbrowsern liefert:

Verteiler der Webbrowserversionen unter den BIS Nutzer*innen 

Gleichzeitig liefert es uns Antworten auf die Frage, ob unsere Nutzer*innen heute mehr mit Smartphones und kleinen Bildschirmen oder mit PCs und großen Bildschirmen auf unsere Webseiten kommen (Antwort: es kommt darauf an, z. B. auf die Uhrzeit).

Ein anderer Punkt, auf den der uni.intern-Artikel schon eingeht, ist es Einschätzungen zu ermöglichen, wie gut eigentlich unsere Angebote im Internet grundsätzlich funktionieren. Am Beispiel der Studieninformation haben wir diese Frage in den letzten Monaten intensiv diskutiert und Veränderungen vorgenommen, um sie insbesondere für die Zielgruppe der Studieninteressierten besser zugänglich zu machen.

Aber stellt diese Änderung wirklich eine Verbesserung dar? Ohne eine Möglichkeit nachzuvollziehen, in welcher Weise sich Besucher*innen ausgehend von einer Suche im Internet dann in unseren Webseiten zurechtfinden und an welchen Stellen sie vielleicht wieder verloren gehen, ist das ein kleines bisschen wie das Stochern im Nebel. Und oft ist die Weiterentwicklung unserer Webseiten bisher getrieben von einzelnen kritischen Rückmeldungen, die allerdings vielleicht auch nur Einzelstimmen sind, und nicht repräsentativ.

Hier erhoffen wir uns von dem neuen Werkzeug eine viel bessere Grundlage für zukünftige Entscheidungen bei der Weiterentwicklung unserer Angebote.

Gibt es keine Alternativen zu Webtracking?

Es gibt diverse Alternativen, die wir in der Vergangenheit auch genutzt haben:

  • Gespräche mit Nutzer*innen: In der Vergangenheit wurden immer mal wieder Gelegenheiten genutzt um direkt mit Nutzer*innen etwa der Studieninformation zu sprechen oder diese dabei zu beobachten, wie sie unsere Seiten nutzen. Und an welchen Stellen sie sich ‘verlaufen’. Diese Gespräche wurden zum Beispiel mit Gruppen von Schüler*innen geführt, die die Universität besuchen, und die damit für die Gruppe der Studieninteressierten stehen. Diese Gespräche waren sehr wertvoll, aber sie lassen sich nicht mit vertretbarem Aufwand regelmäßig wiederholen und die Frage, wie repräsentativ die befragten Personen sind, ist schwer zu beurteilen
  • Befragungen von Bewerber*innen: In der regelmäßigen Befragung der Bewerber*innen werden auch Punkte zum Webauftritt abgefragt. Auch hier gibt es immer wieder interessante Erkenntnisse. Problematisch daran ist auch hier, dass man dieses Feedback nur vergleichsweise selten bekommt und keine zeitnahe Beurteilung des Effekts von Veränderungen möglich ist. Auch werden wir hier nie das Feedback von Personen erhalten, die schon vor der Bewerbung verloren gegangen sind, z. B. weil sie sich in unseren Webauftritt nicht zurechtgefunden haben
  • Eye-Tracking Studien: Eine spannende Analyseform ist das sogn. Eye-Tracking, bei dem man Proband*innen in einem Usability Labor mit einem Gerät bei der Nutzung von Webseiten beobachtet, insbesondere die Augenbewegungen. Im Ergebnis kann man u. a. eine Heatmap erhalten, die zeigt, welche Bereiche einer Webseite zuerst, zuletzt oder überhaupt nicht erfasst werden. Wir haben das eKVV vor längerer Zeit einer solchen Untersuchung unterzogen und die Ergebnisse damals eingearbeitet. Eine Schwierigkeit dieser Art von Untersuchung ist neben den durchaus relevanten Kosten heute auch die Vielzahl unterschiedlicher Geräte, die man einbeziehen müsste. Auch ist die Anzahl der Seiten im Webangebot der Universität so groß geworden, dass eine so aufwändiger Analyse nur einen kleinen Bruchteil davon abdecken könnte
  • Auswertung der Serverlogdateien: Alle Webserver produzieren in gewissem Umfang Protokolle, schon allein aus Sicherheitsgründen. Aus diesen Logdateien lässt sich ebenfalls ein Teil der Informationen gewinnen, die über SiteImprove gesammelt werden. In der Vergangenheit wurden auf Basis dieser Dateien einfache Analysen angefertigt. Mit Serverlogs kann man vergleichsweise viel erreichen, da sie direkt entstehen, sobald Nutzer*innen unsere Dienste verwenden. Es gibt mehrere Gründe, warum sie keine gute Alternative zu einem leistungsfähigen Webtracking darstellen: Da ist zum einen der Aufwand, den es bedeutet von vielen verschiedenen Webservern die entsprechenden Daten zusammen zu ziehen und dabei auch noch die Benutzerentscheidung für oder gegen ein Tracking zu berücksichtigen. Dann lassen sich bestimmte Informationen über die von unseren Nutzer*innen eingesetzten Geräte nur mit zusätzlichen Aufwänden in diese Art von Protokolle bringen. Da hier verschiedene Systeme (Roxen, BIS) beteiligt sind, müsste dieser Aufwand mehrfach erbracht werden. Die unterschiedlichen, beteiligten Systeme machen eine übergreifende Analyse der Besuchsverhaltens auf dieser Ebene trotzdem nahezu unmöglich. Und schließlich müsste eine Oberfläche für die Auswertungen entwickelt werden, die mit den Webauftritten befassten Personen leistungsfähige Analysefunktionen im Self Service und mit einem datenschutzkonformen Berechtigungskonzept bietet. Die dabei entstehenden Kosten wären im Vergleich zur jetzt gewählten Lösung deutlich höher
Wir nutzen die Daten sinnvoll 

Dem Statistiker William Edwards Deming wird der Satz

    'Without data, you’re just another person with an opinion'

zugeschrieben. Und selten gibt es in Diskussionen, die sich um Fragen der Gestaltung von Webseiten drehen, einen Mangel an Meinungen ;) Aber, wie wir es im Kontext nicht nur der Diskussionen um die Studieninformation erlebt haben, gibt es durchaus einen Mangel an Daten darüber, wie sich die Nutzer*innen unserer Webseiten verhalten und damit auch einen Mangel an Daten darüber, wie gut unsere Angebote funktionieren.

Das Webtracking soll uns diese Daten liefern und uns damit in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess die Richtung weisen, in die Weiterentwicklungen gehen sollten. Daher haben wir die Bitte: Klicken Sie auf 

'Alle akzeptieren'

Gesendet von HB in Allgemeines

Neu für Forschende im PEVZ: Mitgliedschaften und Funktionen

Veröffentlicht am 25. Juni 2023

Das PEVZ hat eine kleine Erweiterung erfahren, die sich insbesondere an die Forschenden der Universität richtet: Zusätzlich zu ‘CV’ und ‘Aktuellen Forschungsthemen’ können nun separate ‘Mitgliedschaften und Funktionen’ im Forschungskontext eingetragen werden. Das können z. B. sein:

  • Positionen in der akademischen Selbstverwaltung
  • Mitgliedschaften in Wissenschaftlichen Netzwerken und Akademien
  • Besondere / wichtige Herausgeberschaften
  • Außerdem: Was macht mich als Forschende*n darüber hinaus aus (Expeditionen / Feldforschung / Engagement / nicht-drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte…)

Wie bei CV und Forschungsthemen ist die Eingabe einer deutschsprachigen und einer englischsprachigen Version möglich. Und auch hier kann der erste Entwurf einer Übersetzung per Klick mit den BIS Übersetzungen auf DeepL Basis erstellt werden.

Warum braucht es ein weiteres Eingabefeld? Antreiber ist hier die kürzlich gestartete Forschungsinformation im FIS-Portal. Das FIS erzeugt ohnehin schon die Profile der Forschenden zu einem wesentlichen Teil aus den im PEVZ vorhandenen Informationen (sofern Sie der Freischaltung ihres Profils zugestimmt haben):

Quellen der Profilinformationen in VIVO Quelle: ‘Anleitungen zur Bearbeitung von Forschungsinformationen 

Hier wird nun - sofern das neue Feld im PEVZ mit Inhalt gefüllt wurde - ein zusätzlicher Reiter ‘Mitgliedschaften’ angezeigt. Auf der eigenen PEVZ Seite ist die Angabe natürlich auch sichtbar und in Zusammenarbeit mit der Webredaktion in RefKom wird die Kontaktkomponente von Roxen um das neue Feld erweitert, so dass es sich direkt in der persönlichen Roxen Homepage verwenden lässt.

Auch für diese im PEVZ eingetragene Informationen gilt also: An einer Stelle eingetragen, an vielen Stellen ohne Mehraufwand nutzbar. Gleich loslegen können Sie hier:
Weitere Informationen:
Gesendet von HB in PEVZ

Ein Showroom für jeden Studiengang

Veröffentlicht am 19. Juni 2023

Am letzten Freitag ist die deutlichste Überarbeitung der Studieninformation online gegangen, seit wir sie vor etwas mehr als zwei Jahren in das Corporate Design überführt haben. Auch wenn sich diese Änderungen (fast) nur auf eine einzelne Seite konzentrieren, so sind sie kaum zu übersehen. Denn es geht um die Seite, die unsere Studiengänge in vollem Umfang präsentiert, sozusagen den Showroom:

Detailseite eines Studiengangs

Gerade auf dem Smartphone sind die wesentlichen Infos nun auf den ersten Blick direkt sichtbar und werden farblich besonders hervorgehoben. Und auch wenn natürlich alle Inhalte der Seiten erhalten geblieben sind, so wurden sie durch einige Neuanordnungen und Hervorhebungen besser erfassbar gemacht. Auf großen Bildschirmen etwa durch eine 2-spaltige Anordnung der teilweise umfangreichen Hinweistexte, die so aufgelockert werden.

Die im vergangenen Juli eingeführte Anzeige der Kombinationsmöglichkeiten wurde im Zuge dieser Überarbeitung noch um die Darstellung der Studiengangstypen ergänzt:

Kombinationsmoeglichkeiten eines Studiengangs

Auf diese Weise erhalten Studiereninteressierte direkt bei dem Studienfach, für das sie sich gerade interessieren, noch einmal eine Erinnerung daran, wie unsere verschiedenen Studiengangstypen funktionieren. Und der wenig später ergänzte Direktlink in den Bachelorbaukasten wird in der neuen Gestaltung noch deutlicher durch ein eigenes Symbol hervorgehoben.

Auch für die weiteren Nutzer*innen der Studieninformation wurden kleine Verbesserungen umgesetzt: So wird die Auflistung der früheren Versionen des gerade gezeigten Faches nun kompakt dargestellt und nimmt so weniger Raum ein. Über eine angezeigte Zahl ist sofort erkennbar wie viele Versiones es gibt und durch Anklicken kann man diese zur Anzeige bringen:

Fruehere Versionen eines Studiengangs

Und schließlich ist die Auswahl eines Studiengangs für ‘Meine Studieninformation’ nun in den Titel der Seite gewandert und steht nicht mehr im Menü:

Studiengang als Favoriten markieren

Mit dem neuen “Stern-Icon” bereiten wir schon die nächste Änderung vor, die in den kommenden Monaten an mehreren Stellen in den BIS-Anwendungen auftauchen wird und die es dann angemeldeten Nutzer*innen möglich macht, Favoriten und besonders relevante Inhalte individuell zu markieren und hervorzuheben.

Gesendet von HB in Studieninformation

Zeit zum Aufräumen

Veröffentlicht am 24. April 2023

Wenn das Semester startet, ist bei vielen Studierenden der Stundenplan noch nicht ganz "fertig": hier oder da ändern sich z.B. noch Tutorien, oder man entscheidet sich doch gegen das eine Seminar im Wahlbereich, das vielleicht total interessant aussieht, für das man letztlich aber doch nicht mehr genug Zeit hat. Der Stundenplan ist also noch etwas "unordentlich" (einzige Ausnahme bilden die Studierenden der Medizin, die zum Semesterstart einen fertigen Stundenplan im eKVV vorfinden).

Wer jetzt denkt "Ach, so ein bisschen Unordnung und Ungenauigkeit in meinem Stundenplan stört mich nicht", der mag Recht haben, aber er oder sie übersieht etwas Wichtiges: Die Stundenpläne der Studierenden sind ganz entscheidende Elemente der Organisation von Studium und Lehre. Aus ihnen werden die Teilnahmelisten, Mailverteiler und die Zugänge zu den Lernräumen generiert und sie werden gegen Ende des Semesters für die Leistungsbuchung verwendet. Nur wer eine Veranstaltung im Stundenplan hat, steht auch auf der Teilnahmeliste dieser Veranstaltung. Und wer umgekehrt eine Veranstaltung im Stundenplan hat, die er oder sie gar nicht besucht, der platziert damit eine "Karteileiche" direkt vor der Nase der Lehrenden. Keine gute Idee!

Deshalb sind hiermit alle Studierenden herzlich gebeten, oder vielmehr

dringend aufgefordert

sich am eKVV anzumelden und den eigenen Stundenplan für das aktuelle Semester aufzuräumen. Werfen Sie die Veranstaltung raus, die Sie (doch) nicht besuchen wollen und nehmen Sie auch die Veranstaltungen auf, für die Sie sich vielleicht erst später entschieden haben. Sie leisten damit einen wertvollen Beitrag zur Lehrorganisation! Nebenbei sorgen Sie noch dafür, dass Ihre Termine, die Ihnen in der "Meine Uni"-App angezeigt werden, aktuell sind.

Hier geht`s direkt zum Stundenplan im eKVV: "Mein Wochenplan" 

Gesendet von Tiemann in eKVV

10 Anwendungsbeispiele für die Terminbuchung im eKVV

Veröffentlicht am 3. April 2023

Die Terminbuchung im eKVV hat in den letzten Jahren zahlreiche Funktionen hinzugewonnen und kann heute für Zwecke eingesetzt werden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht unmittelbar naheliegend sind. Selbst wenn man sich unsere Hilfeseite zu den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten genau durchliest.

Einige dieser Anwendungen werden hier vorgestellt und dabei wird vielleicht auch deutlich, warum es Kolleg*innen gibt, die diesen BIS Dienst als eine Art 'Schweizer Taschenmesser' bezeichnen:

1. Sprechstundenorganisation mit Extras 

Wir haben die Terminvereinbarungsfunktion gegründet mit dem Ziel Lehrenden die Organisation ihrer Sprechstunden online und mit geringem Aufwand zu ermöglichen:

Sie legen einfach eine Serie mit Terminen an, an denen Sie prinzipiell für Gespräche zur Verfügung stehen und legen dabei die Dauer der einzelnen Termine fest. Sie können unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten.

Die Studierenden finden Ihre Angebote über das PEVZ und das eKVV und können dort direkt den Termin buchen, den sie präferieren. Dabei können die Studierenden schon angeben, über welches Thema sie mit Ihnen sprechen wollen, und falls Sie unterschiedliche Formate anbieten, welche sie nutzen möchten.  

Sie erhalten - wenn Sie wollen - Benachrichtigungen per E-Mail über Buchungen und im eKVV eine Übersicht über alle Termine. In der ‘Meine Uni’ App werden Ihnen die Buchungen ebenfalls angezeigt und es ist auch möglich, die Termine in Outlook einzubinden..

Die Extras

Für die meisten Lehrenden sind diese Funktionen schon komplett ausreichend. Allerdings finden Sie unter den erweiterten Einstellungen noch Optionen, die auch in der Sprechstundenorganisation interessant sein könnten:

Buchbar ab: Wenn Sie schon alle Sprechstunden für das nächste Semester in einem Rutsch anlegen möchten, aber nicht wollen, dass schon weit in der Zukunft liegende Termine gebucht werden, können Sie auf diese Weise eine Begrenzung einstellen und Buchungen z. B. erst 14 Tage vor einen Termin ermöglichen.

Gruppenname: Falls Sie pro Studierender*m nur eine Buchung zulassen wollen, tragen Sie hier einen Text ein wie ‘Sprechstunde’. Dann werden alle Termine als zur gleichen Termingruppe gehörend interpretiert und pro Gruppe ist nur ein Termin pro Person buchbar. Diese Einschränkung gilt nur für kommende Termine: Studierende, die in der Vergangenheit schon einmal einen Termin gebucht haben, können das in der Zukunft also wieder tun.

2. Klausureinsicht im Onlineformat durchführen

Sie möchte eine Klausureinsicht online durchführen und dazu:

  • Allen Teilnehmer*innen individuelle Onlinetermine anbieten 

  • Nur den Teilnehmer*innen der Klausur die Buchung der  Termine ermöglichen und

  • Den Teilnehmer*innen die Buchung genau eines dieser Termine freigeben

Dann können Sie dazu die Verteiler- / Zielgruppen-Funktion der Terminvereinbarungsfunktion verwenden und das geht so:

Sie legen die Termine für die Klausureinsicht an und gehen dabei zunächst genauso vor wie bei der Anlage normaler Sprechzeitentermine mit Videokonferenz. Aber Sie verwenden nun die erweiterten Einstellungen und tragen im Feld ‘Verteiler’ den Mailverteiler der eKVV Veranstaltung ein, in der die Klausurteilnehmer*innen sind. Falls Sie eine eigene eKVV Veranstaltung für die Klausuranmeldungen verwendet haben, nehmen Sie deren Verteiler, sonst den BIS E-Mailverteiler der Veranstaltung, zu der die Klausur gehört. Dadurch können nur noch die Teilnehmer*innen an dieser Veranstaltung diese Termine buchen.

Sie sollten in das Beschreibungsfeld der Termine einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, damit für die Studierenden direkt sichtbar ist, welcher Termin für diesen Zweck gedacht ist.

Schließlich können Sie den schon zuvor beschriebenen Gruppennamen mit einem Eintrag wie ‘Klausureinsicht XYZ’ füllen. Dadurch werden die Termine gruppiert und es kann pro Person nur ein Termin gebucht werden.

3. Vertretung im Serviceteam

Die Terminvereinbarungsfunktion hat ein Berechtigungskonzept, welches es Sekretariaten ermöglicht die Termine ihrer Lehrenden zu managen.

Darüber hinaus können Serviceteams sich auch gegenseitige Berechtigungen einrichten lassen, so dass Termine untereinander übernommen und abgeglichen werden können. So kann gerade im Erkrankungsfall ein kurzfristiger Ausfall entweder den Studierenden gegenüber kommuniziert oder der Termin auf andere Kolleg*innen übertragen werden.  

Je nach Ausgestaltung der Rechtevergabe kann sich ein Team komplett gegenseitig vertreten, oder nur die Teamleitungen können Einblick nehmen.

4. Nutzungen für Einrichtungen und Gruppen

Die folgenden Beispiele beschreiben Anwendungen der Terminvereinbarungsfunktion, die über die Nutzung durch einzelne Personen hinausgehen. Zwar lassen sich alle im Folgenden beschriebenen Konfigurationen auch mit persönlichen Terminen durchführen, aber im Regelfall wird hier über das BIS Team eine entsprechende Grundkonfiguration eingerichtet und dabei auch der Zugriff der zuständigen Personen auf die Buchungen hergestellt:

5. Tickets für Konzerte vergeben

Die Terminvereinbarungsfunktion lässt sich auch verwenden für die Verteilung von Ressourcen fast beliebiger Art. Eine Anwendung fand bei der Organisation der Nacht der Klänge in der Coronazeit statt, als es darum ging die Zahl der Besucher*innen zu limitieren. Dies waren die Anforderungen:

  • Es soll eine Onlinebuchung der Tickets möglich sein

  • Eine Person soll maximal ein Ticket buchen können

  • Ein Ticket darf natürlich nur einmal vergeben werden

  • Das System muss einem plötzlichen Ansturm von Ticketbucher*innen gewachsen sein

  • Es muss eine Gesamtliste der Buchungen für weitere Verarbeitungen etwa in Excel exportierbar sein

Für diese Art von Anwendung wird nur ein ‘Termin’ angelegt, der dann faktisch als das Ende des Buchungszeitraums fungiert, aber zu diesem Terminzeitpunkt eine ggf. große Anzahl von parallelen Terminen angeboten, den ‘Tickets’.  

Dazu wird in den erweiterten Einstellungen der Bereich ‘Parallele Termine’ verwendet und dieser hat 3 Einstellungen:

  • Anzahl Tickets: Hier wird eingestellt wie viele Tickets es gibt, z. B. 500

  • Vorangestellte Bezeichnung: Hier kann ein Vortext wie z. B. ‘Ticket Nr. ‘ eingetragen werden

  • Beginn der Nummerierung: Hier kann z. B. ein Wert wie ‘100’ eingetragen und so erreicht werden, dass alle Ticketnummern 3-stellig sind

In der Buchungsansicht werden diese 500 Tickets zu einer einzigen Zeile zusammengefasst und es gibt eine schnelle Übersicht, wie viele Tickets noch vorhanden sind.

Über die ‘Buchbar ab’ Angabe können Sie Ticketvergaben in Ruhe vorbereiten und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigeben lassen. In der Bearbeitungsansicht gibt es eine Option, alle Buchungen in einem Rutsch zu exportieren, falls dies etwa bei der Zugangskontrolle benötigt wird.

6. Impfkampagnen managen

Die Coronaimpfungen waren die erste Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion für die Organisation von Impfungen, die Grippeschutzimpfungen sind nun eine regelmäßige Anwendung. Auch wenn Sie selbst keine Impfungen zu organisieren haben sind Anwendungen denkbar, die sich durch ähnliche Anforderungen auszeichnen:

  • Das Terminangebot verteilt sich über mehrere Tage, aber es soll nur eine Buchung pro Person möglich sein

  • Nur Mitarbeitende aus bestimmten Statusgruppen dürfen das Angebot nutzen

  • Bei der Registrierung müssen weitere Informationen erfasst und eine Datenschutzerklärung bestätigt werden

  • Ein Export aller Buchung samt der abgefragten Zusatzinformationen muss möglich sein

Diese Anforderung lassen sich so umsetzen:

Gruppe: Durch die Eintragung eines Gruppennamens wie ‘Grippeschutzimpfung’ sind alle Termine eine Gruppe und jede Person kann nur einen Termin buchen. Vor einem Wechsel auf einen anderen Termin muss die vorherige Buchung zuerst rückgängig gemacht werden.

Verteiler: Hier wird der BIS Verteiler der Mitarbeitenden mit bestimmten Statusgruppen verwendet. Die große Anzahl von BIS Mailverteilern erlaubt hier sehr flexible Steuerungsmöglichkeiten.

Fragebogen: Hier wurde durch das BIS Team ein passender Fragebogen entwickelt, der die für die Impfkampagne notwendigen Daten bei der Buchung direkt abfragt, über die Datenschutzerklärung informiert und die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholt. Dieser Fragebogen wird hier verknüpft und beim Export der Anmeldungen werden die darüber erfassten Daten mitgeliefert.

7. Tagungsorganisation unterstützen

Auch Tagungen wurden bereits über die Terminvereinbarungsfunktion organisiert. Selbst wenn es dafür natürlich spezialisierte Systeme mit größerem Leistungsumfang gibt, ist die Terminvereinbarungsfunktion eine niederschwellige Lösung. In dem konkreten Anwendungsfall gab es diese Anforderungen:

  • Ziel ist die Verteilung der Teilnehmer*innen auf parallel stattfindende Tracks der Tagung. Die Teilnehmer*innen sollen sich dazu bei den Tracks registrieren können, an denen sie teilnehmen wollen, so lange bis alle Plätze in einem Track vergeben sind

  • Es soll nicht möglich sein sich zu mehreren parallel laufenden Tracks zugleich anzumelden

  • Es muss auch Externen möglich sein sich zu registrieren  

Wenn die Tagung eine Agenda in dieser Form hätte:

  • Morgensession 9-12 Uhr: Track 1 - Kaffee (15 Plätze) / Track 2 - Tee (20 Plätze)

  • Nachmittagssession 13-16 Uhr: Track 1 - Kaffee 2 (15 Plätze) / Track 2 - Tee 2 (20 Plätze)

könnte eine entsprechende Konfiguration so aussehen:

Gruppen ‘Morgensession’ und ‘Nachmittagssession’: Die Buchungsmöglichkeiten werden in diese beiden Gruppen aufgeteilt, damit in jeder Session nur ein Platz pro Person gebucht werden kann.

4 Ticketblöcke für die Tracks: Die vier Tracks werden jeweils in separaten Schritten generiert, um die unterschiedlichen Zeiten und Themen setzen zu können. Über die Einstellung der parallelen Termine wird die jeweilige Platzanzahl (15 oder 20) eingestellt. Da eine sichtbare Ticketnummer nicht benötigt wird, bleibt der Eintrag leer und die (interne) Ticketnummerierung kann einfach bei 1 beginnen.

In der Beschreibung wird die jeweilige Trackbezeichnung eingetragen, damit für die Terminbuchenden klar ist was gemeint ist.

Aus dieser Konfiguration entsteht dann für die Tagungsteilnehmer*innen eine Buchungsanzeige mit 4 Einträgen:

  • 9-12 Uhr, Track 1 - Kaffee (15 von 15 Plätzen frei)

  • 9-12 Uhr, Track 2 - Tee (20 von 20 Plätzen frei)

  • 13-16 Uhr, Track 1 - Kaffee 2 (15 von 15 Plätzen frei)

  • 13-16 Uhr, Track 2 - Tee 2 (20 von 20 Plätzen frei)

Die Buchbarkeit für Externe muss einmalig freigeschaltet werden, danach ist es möglich, sich sowohl mit Uni Login anzumelden wie auch per E-Mail. Die Externen erhalten dabei zuerst eine Mail mit einem Buchungslink um sicherzustellen, dass sie die eingetragene E-Mailadresse unter Kontrolle haben. Die Buchungen können dann exportiert werden für die weitere Tagungsorganisation.

8. Medizin: Profilwahl

Diese Anwendung der Terminvereinbarungsfunktion stellt insbesondere die Verknüpfung mit Fragebögen und die Beschränkung auf festgelegte Zielgruppen in den Vordergrund:

Im Medizinstudium müssen die Studierenden im 1. Fachsemester entscheiden welches der 5 Profile sie studieren möchten. Da nicht alle Studierenden in jedem Fall ihr Lieblingsprofil erhalten können wird eine Priorisierung abfragt und danach eine Verteilung durch die Fakultät gemacht.

Die Terminvereinbarungsfunktion ist hier die Oberfläche, in der die Studierenden ihre Profilpräferenzen ausdrücken können. Dazu wird die Terminvereinbarung so konfiguriert:

Fragebogen: Hier wird der vom BIS Team für diese Anwendung konfigurierte Fragebogen verknüpft, in dem die eigentliche Wahl der Profile stattfindet.

Verteiler / Zielgruppe: Hier werden über den eKVV Studiengangsverteiler die Studierenden im 1. Fachsemester Medizin gesetzt und einzelne weitere Matrikelnummern, die ebenfalls noch die Wahl durchführen müssen.

Parallele Termine: Für die Profilwahl wird die Terminvereinbarung quasi als Ticketsystem genutzt und für jede*n Studierende*n ein Ticket angelegt. Auf diese Weise ist auch gleich gewährleistet, dass die Profilwahl nur einmal getätigt wird.

Da die Studierenden nach der Eintragung per Mail eine Kopie ihrer Antworten erhalten, können sie sicher sein, dass die Registrierung erfolgreich und in ihrem Sinne war. Die Medizin kann dann die Wahlergebnisse exportieren und die eigentliche Zuordnung vornehmen.

9. Medizin: Organisation von eKVV Veranstaltungen

Ein weiterer Anwendungsfall aus der Medizin betrifft die Organisation der sogn. Schauspielpersonen: Hier geht es darum zu einer großen Zahl von Veranstaltungsterminen geeignete Darsteller*innen von Krankheitsbildern zu organisieren. Die Anforderungen dazu lassen sich so beschreiben:

  • Die Termine der Terminvereinbarungen sollen aus eKVV Daten erstellbar sein, damit keine zeitaufwändige und fehlerträchtige Neueingabe erfolgen muss

  • Es soll gesteuert werden können welche Schauspielpersonen sich für welche Veranstaltungen registrieren (die Personen müssen die richtigen Kompetenzen haben)

  • Nach der Registrierung muss eine manuelle Verteilung durch die Fakultät auf die Termine möglich sein

  • Die Schauspielpersonen sollen danach mit einem Blick erkennen können zu welchen Terminen sie eingeteilt wurden

Für diesen Zweck hat die Terminvereinbarungsfunktion eine Erweiterung erhalten und zwar den dritten Reiter in der Terminanlageseite ‘Generierung aus eKVV Veranstaltungen’. Dort kann eine Liste von Belegnummern eingetragen werden und deren Termine werden verwendet für die Termingenerierung. Dabei werden aus den eKVV Veranstaltungsdaten alle nutzbaren Informationen extrahiert und auch eine Verlinkung zur Veranstaltung hergestellt.

Verteiler / Zielgruppen: Über die Verteiler kann gesteuert werden welche Schauspielpersonen sich prinzipiell bei einem Termin registrieren können. Dazu wird hier die Liste der UniIDs dieser Personen eingetragen.

Parallele Termine: Um die Registrierung von mehrere Schauspielpersonen pro Termin zu ermöglich wird für jeden Termin eine Anzahl von Tickets generiert.

Über die manuelle Zuteilungsoption wird danach von der Medizin festgelegt, welcher Termin von welcher Person am Ende bedient werden soll.   

10. Nutzung als öffentlicher Kalender

Eine letzte Anwendungsmöglichkeit der Terminvereinbarungsfunktion ist die als öffentlicher Kalender. Hier steht nicht die selbstständige Buchung durch Terminsuchende im Vordergrund, sondern die Möglichkeit vergebene Termine darzustellen.

Es gibt dazu auch andere Angebote an der Hochschule, so lassen sich die Exchange Kalender des BITS ebenfalls öffentlich freischalten. Die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion hat hier aber folgende Eigenschaften, die in manchen Anwendungsfällen relevant sein könnten:

  • Vergangene Termine sind nicht mehr sichtbar

  • Die Anzeige im eKVV ist im Corporate Design

  • Es ist möglich zwischen öffentlich sichtbaren Informationen und nur intern sichtbaren Angaben zu unterscheiden

Wenn diese Art der Nutzung angestrebt wird ist das Vorgehen so:

  • Der Kalendereintrag wird in Form eines Terminangebots angelegt, meist nur für einen bestimmten Tag

  • Nach der Anlage wird direkt in die manuelle Zuteilung des Termins gegangen und dieser als zugeteilt markiert. Damit ist er nicht buchbar. Um Buchungen unmittelbar zu verhindern, kann bei der Terminanlage auch im ‘Verteiler’-Attribut die eigene UniID eingetragen werden. Dadurch wäre der Termin nur noch für einen selbst buchbar 

  • Nach der Markierung des Termins als vergeben können in den internen Anmerkungen Eintragungen gemacht werden, die nie in der öffentlichen Sicht des eKVVs angezeigt werden

 Es gibt eine Variante der öffentlichen Sicht, die nur die belegten Termine zeigt. Auf diese kann dann von externen Seiten aus verlinkt werden. 

Weitere Informationen

Hier finden Sie weitere Information zu diesem Dienst im BIS: 

Und hier geht es zur Seite 'Meine Terminvereinbarungen' im eKVV!

 

Gesendet von HB in Allgemeines

Neu: QR-Code für die Visitenkarte

Veröffentlicht am 30. November 2022

Die Funktion zur Erstellung von Visitenkarten im PEVZ kann etwas Neues: Ab sofort steht die Option zur Verfügung einen QR-Code aufzubringen. Ist die entsprechende Option ausgewählt, so wird auf der Rückseite neben den Kontaktdaten ein Code erzeugt, der den Link ins PEVZ auf den eigenen Eintrag bzw. den der Person enthält, für die die Visitenkarte erstellt wird:

Visitenkarte mit QR Code

Um die neue Funktion auszuprobieren einfach die Seite 'Meine Personendaten' öffnen und dort den Schalter 'Visitenkarten erstellen' klicken. Die ausführliche Beschreibung dazu - und auch zum Türschildgenerator, der schon lange QR-Codes verwendet - gibt es im Campus Support.

Gesendet von HB in Allgemeines

Wer sitzt wo? Raumnummern im PEVZ

Veröffentlicht am 31. Oktober 2022

In den letzten Jahren und Monaten gab es einige Ein- und Umzugsaktivitäten im Haus - wegen der laufenden Sanierung, wegen der Einstellung neuer Kolleg*innen und wegen einer nagelneuen Fakultät mit vielen neuen Mitarbeiter*innen. Jetzt dreht sich das Umzugskarussell noch einmal deutlich schneller, weil für das Einsparen von Heizenergie Kolleg*innen in geteilte Büros ziehen (sozusagen ins Winterquartier), um zum Ende des Heizperiode wieder an ihre ursprünglichen Arbeitsplätze zurückzukehren. Da fallen im PEVZ auf einmal sehr viele Änderungen an, die für die Kolleg*innen die das PEVZ pflegen, sehr aufwändig nachzuhalten sind.

 Deshalb wurde entschieden, dass ab sofort Mitarbeiter*innen selbst die Raumangaben in ihrem PEVZ-Eintrag pflegen können, denn sie wissen selbst am besten, wann sie in welchem Raum erreichbar sind. Dazu ist nur ein BIS-Zugang nötig und der Zugriff auf die Seite "Meine Personendaten", auf der alle Personen den Teil ihres PEVZ-Eintrags aufrufen können, den sie selbst bearbeiten können.

Warum ist es so wichtig, dass bei allen Einträgen die aktuellen Raumdaten hinterlegt sind? Die Raumangaben werden für mehrere Funktionen genutzt, z.B. von der ‚UniMaps‘-App des ZAB, die eine barrierefreie Navigation ermöglicht; um Gebäudepläne direkt im PEVZ zu verlinken; zum Generieren von Türschildern, sowie für Mailverteiler für ganze Bauteile, die z.B. von Dezernat FM genutzt werden um auf Wartungen oder Störungen hinzuweisen.

Hilfreiche Links, wenn Sie Ihre Raumangaben bearbeiten wollen:

 

 

Gesendet von Tiemann in PEVZ

Neu in der Studieninformation: Direkt vom Fach in den Bachelorbaukasten

Veröffentlicht am 3. September 2022

Der in die Studieninformation integrierte Bachelorbaukasten wird schon seit langem gern dafür genutzt, einen Kombinationsstudiengang im Baukasten-Prinzip probeweise zusammenzustellen. So lassen sich die zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Fächer – ein besonderes Merkmal des Bielefelder Studienmodells – gut austesten auf dem Weg zur individuell gewählten Fächerkombination.

Zur Erinnerung: Die Studieninformation ist die zentrale Informationsquelle für Studieninteressierte, Bewerber*innen, Studierende, Lehrende, Prüfungsämter und überhaupt alle Menschen, die Informationen rund um unsere Studiengänge suchen. Jede Studiengangsvariante hat eine eigene Seite mit Kurzinformationen zum Fach, wichtigen Formalia, den jeweiligen Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) bzw. Studien- und Prüfungsordnungen, den Modullisten, Informationen zum Lehrangebot, Ansprechpersonen, weiterführenden Links und vielem mehr.

Bachelorbaukasten jetzt auch über eine Studiengangsvariante aufrufbar 

Neu hinzugekommen ist nun für Kombi-Bachelor Studiengangsvarianten die Möglichkeit sie direkt von ihrer Informationsseite aus mit einem Klick in den Bachelorbaukasten zu übernehmen.

Dafür einfach den Punkt „Jetzt Studiengang zusammenstellen“ in der Navigation anklicken.

Direkte Link in BA Baukasten in Variantendetailseite

So gelangt man in den Bachelorbaukasten und hat die Variante, für die man sich gerade interessiert, direkt im Baukasten an der richtigen Stelle eingetragen. Anders als beim Aufruf des Baukastens über die „normale“ Startseite, werden so schon Auswahlschritte übersprungen und man gelangt direkt zur Auswahl der kombinierbaren Fächer zur ausgewählten Variante. 

BA Baukausten - Vorletzter Schritt mit Studiengangstypauswahl

Bei Fächer mit einer vorgegeben verpflichtenden Kombinatorik springt man direkt in die Zusammenfassung des Bachelorbaukasten wo ersichtlich wird, mit welchen anderen Fächern das ausgewählte Fach verpflichtend zu kombinieren ist.

Beispiel: 

BA Baukasten - Letzter Schritt mit Anzeige der kompletten Fächerwahl

Der „übliche“ Weg den Bachelorbaukasten von seiner Startseite aus ab Schritt 1 zu befüllen bleibt natürlich weiterhin bestehen.

Zusammen mit der erst kürzlich eingeführten Anzeige der Kombinationsmöglichkeiten am Ende der Variantenseite sowie den Kombinationsmatrizen gibt es nun noch eine Möglichkeite mehr einen schnellen Überblick über die insgesamt mehr als 600 Kombinationsmöglichkeiten zu erhalten, die an unserer Hochschule angeboten werden.

Gesendet von HB in Studieninformation

Roxen kann jetzt übersetzen - mit den BIS Übersetzungen

Veröffentlicht am 30. August 2022

Der Webauftritt der Universität wird über das Roxen System betrieben und es gibt schon seit langer Zeit enge Verknüpfungen zu den BIS Diensten. So bietet die Kontaktkomponente ‚Contact‘ einen einfachen Weg die eigenen PEVZ Daten in Roxen Webseiten einzubinden und jederzeit aktuell zu halten.

Seit der letzten Woche gibt es nun eine weitere Verbindung, die die BIS Übersetzungen direkt in Roxen verfügbar macht: Nun lassen sich per Klick und ohne Roxen zu verlassen Webseiteninhalte direkt von Deutsch ins Englische übersetzen. Gerade wenn ein Webauftritt zum ersten Mal in einer englischen Version veröffentlicht werden soll geht das nun sehr schnell und ohne lästiges hin- und herkopieren der Texte.

Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in der Seite von RefKom zur Roxennutzung unter dem Punkt 'Wie kann ich Inhalte einer Komponente automatisch auf Englisch übersetzen lassen?'

Übrigens: Das kürzlich in den Übersetzer eingeführte Uni-Glossar wird hier gleich mit verwendet!

Gesendet von HB in Allgemeines

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