BIS News
Das 'Meine Uni'-Portal – ab sofort personalisiert und individualisiert
Heute gehen wir mit dem Portal den nächsten Schritt, hin zu einer sehr weitgehende Personalisierung und Individualisierung:
Die Personalisierung im Portal
Im Portal wurden Inhalte - die Kacheln - und Nachrichten bisher pauschal ausgegeben: Alle Besucher*innen bekamen die gleichen Inhalte angezeigt und auch die gleichen Nachrichten. Ab sofort ist das anders:
Das Portal kann nun unterschiedliche Inhalte und Nachrichten ausgeben und verwendet dazu einen leistungsfähigen Zielgruppenmechanismus, der auf den Mailverteilern des BIS basiert. Diese Grafik zeigt die Zusammenhänge:
Die große Anzahl von differenzierten Mailverteilern, die heute verfügbar sind, kann in der Portaladministration genutzt werden, um Inhalte für die Personen zu bündeln, für die sie relevant sind. Da sich die Verteiler automatisch pflegen - z. B. über die Einschreibungsprozesse im StudSek - erfolgt die Zuordnung von Portalbesucher*innen zu den für sie relevanten Inhalten ohne weiteres Zutun.
Auch bei der Anzeige der Nachrichten, die heute aus archivierten E-Mails bestehen, die über die BIS Mailverteiler verschickt wurden, wirkt der gleiche Mechanismus. Damit sind nun alle Teile im Portal personalisiert: Inhalte, Nachrichten und der Kalender.
Das Potential dieser Personalisierung wird sich im Laufe der Zeit und mit den dabei gesammelten Erfahrungen noch entfalten, denn die möglichen Zielgruppen sind so vielfältig, dass sie erst nach und nach eingesetzt werden können.
Die Umsetzung der Inhalte erfolgt dabei durch das Referat für Kommunikation.
Die Individualisierung des Portals
Die Inhalte, die durch die Personalisierung vorgeschlagen werden, lassen sich nun auch noch an die eigenen Bedarfe anpassen. Und hier wird das Portal wirklich individuell und kann für jede Besucherin und jeden Besucher ganz unterschiedlich aussehen. Die komplette Beschreibung der Möglichkeiten findet sich in unsere Infoseite zum Portal, hier nur ein paar Stichpunkte dazu:
- Kachelmeer vs. gruppierte Darstellung: Je nach Vorliebe können die Inhalte in einer langen Liste von Kacheln - dem Kachelmeer - gezeigt werden, oder in einer Darstellung mit Zwischenüberschriften
- Suche: Die Kacheln lassen sich mit einer find-as-you-type-Suche schnell auf die Inhalte reduzieren, die man gerade braucht
- Favoriten: Die wichtigsten Inhalte lassen sich am Portalanfang anpinnen
- Bereinigung: Inhalte, die nicht relevant sind, lassen sich abwählen
Es ist heute noch nicht möglich eigene Inhalte hinzuzufügen, oder Inhalte, die nicht für die eigenen Zielgruppen vorschlagen werden, zu abonnieren. Je nach Feedback kann es hier aber in Zukunft Weiterentwicklungen geben.
Vorschau - Was sehen meine Zielgruppen
Mit dem Start der neuen Portalversion einher geht ein Umbau der Seiten im Webauftritt, die sich an Studierende richten. Wenn Sie sehen möchte, was diese - oder auch andere - Zielgruppen angezeigt bekommen, so können Sie die Vorschaufunktion verwenden.
Dort können Sie die Zielgruppen, für die heute Inhalte im Portal konfiguriert sind, auswählen und sich anzeigen lassen, was z. B. Studierenden angezeigt wird, auch wenn Sie selbst nicht eingeschrieben sind. Die dabei generierten Links lassen sich auch als Lesezeichen speichern oder weiterleiten.
Wir freuen uns über Feedback zum neuen ‘Meine Uni’-Portal über unsere Supportadresse.
'Alle akzeptieren'
Seit letztem Mittwoch erhält man als Besucher*in des PEVZs, des eKVVs, der Studieninformation und des ‘Meine Uni’-Portal etwas, das eigentlich niemand mag:
Einen Tag nach der Umstellung der Roxen Webseiten der Universität ist auch in unseren Diensten ein Cookie Banner online gegangen. Und selbst wenn es im Vergleich zu den Cookie Bannern - oder genauer ‘Cookie-Consent-Bannern’ - auf anderen Webseiten geradezu hübsch und einfach ist: Niemand wünscht sich auf dem Weg zu den gesuchten Informationen Stolpersteine. Auch wenn wir durch eine gemeinsame Lösung zwischen Roxen- und BIS-Seiten versucht haben, den störenden Effekt so gering wie möglich zu halten.
Der Grund dafür wird in dieser uni.intern-Meldung beschrieben: Anlass ist die Einführung des Werkzeugs SiteImprove in unseren Webauftritt. Da dieses Werkzeug auch eine Webtracking-Komponente enthält, ist die Abfrage der Zustimmung von den Besucher*innen unserer Webseiten eine rechtliche Vorgabe. Aber warum wollen wir Sie überhaupt tracken? Und was tracken wir?
Der Zweck von Webtracking in unseren Anwendungen
Der Schalter ‘Alle akzeptieren’ in unserem Cookie Banner ist daher zwar technisch korrekt, da ggf. mehrere Cookies gesetzt werden, aber es geht nur darum, ein einzelnes, nur für unsere internen Zwecke eingesetztes Tracking zu erlauben, welches sich auch ausschließlich auf Uni Webseiten bezieht. Dabei geht es nicht darum, Sie als Individuum zu betrachten, solche Auswertungen sind mit SiteImprove überhaupt nicht möglich.
Für die Softwareentwicklung im BIS ist es eine sehr relevante Frage ob man ein bestimmtes Feature der Internetstandards bereits verwenden kann, oder ob der Anteil der Nutzer*innen, die es noch nicht haben, zu groß ist. Und ab wann man anfangen kann, bestimmte, alte Webbrowser nicht mehr zu berücksichtigen, und die damit verbundenen Aufwände einspart.
Gleichzeitig liefert es uns Antworten auf die Frage, ob unsere Nutzer*innen heute mehr mit Smartphones und kleinen Bildschirmen oder mit PCs und großen Bildschirmen auf unsere Webseiten kommen (Antwort: es kommt darauf an, z. B. auf die Uhrzeit).
Ein anderer Punkt, auf den der uni.intern-Artikel schon eingeht, ist es Einschätzungen zu ermöglichen, wie gut eigentlich unsere Angebote im Internet grundsätzlich funktionieren. Am Beispiel der Studieninformation haben wir diese Frage in den letzten Monaten intensiv diskutiert und Veränderungen vorgenommen, um sie insbesondere für die Zielgruppe der Studieninteressierten besser zugänglich zu machen.
Aber stellt diese Änderung wirklich eine Verbesserung dar? Ohne eine Möglichkeit nachzuvollziehen, in welcher Weise sich Besucher*innen ausgehend von einer Suche im Internet dann in unseren Webseiten zurechtfinden und an welchen Stellen sie vielleicht wieder verloren gehen, ist das ein kleines bisschen wie das Stochern im Nebel. Und oft ist die Weiterentwicklung unserer Webseiten bisher getrieben von einzelnen kritischen Rückmeldungen, die allerdings vielleicht auch nur Einzelstimmen sind, und nicht repräsentativ.
Hier erhoffen wir uns von dem neuen Werkzeug eine viel bessere Grundlage für zukünftige Entscheidungen bei der Weiterentwicklung unserer Angebote.
Gibt es keine Alternativen zu Webtracking?
Es gibt diverse Alternativen, die wir in der Vergangenheit auch genutzt haben:
- Gespräche mit Nutzer*innen: In der Vergangenheit wurden immer mal wieder Gelegenheiten genutzt um direkt mit Nutzer*innen etwa der Studieninformation zu sprechen oder diese dabei zu beobachten, wie sie unsere Seiten nutzen. Und an welchen Stellen sie sich ‘verlaufen’. Diese Gespräche wurden zum Beispiel mit Gruppen von Schüler*innen geführt, die die Universität besuchen, und die damit für die Gruppe der Studieninteressierten stehen. Diese Gespräche waren sehr wertvoll, aber sie lassen sich nicht mit vertretbarem Aufwand regelmäßig wiederholen und die Frage, wie repräsentativ die befragten Personen sind, ist schwer zu beurteilen
- Befragungen von Bewerber*innen: In der regelmäßigen Befragung der Bewerber*innen werden auch Punkte zum Webauftritt abgefragt. Auch hier gibt es immer wieder interessante Erkenntnisse. Problematisch daran ist auch hier, dass man dieses Feedback nur vergleichsweise selten bekommt und keine zeitnahe Beurteilung des Effekts von Veränderungen möglich ist. Auch werden wir hier nie das Feedback von Personen erhalten, die schon vor der Bewerbung verloren gegangen sind, z. B. weil sie sich in unseren Webauftritt nicht zurechtgefunden haben
- Eye-Tracking Studien: Eine spannende Analyseform ist das sogn. Eye-Tracking, bei dem man Proband*innen in einem Usability Labor mit einem Gerät bei der Nutzung von Webseiten beobachtet, insbesondere die Augenbewegungen. Im Ergebnis kann man u. a. eine Heatmap erhalten, die zeigt, welche Bereiche einer Webseite zuerst, zuletzt oder überhaupt nicht erfasst werden. Wir haben das eKVV vor längerer Zeit einer solchen Untersuchung unterzogen und die Ergebnisse damals eingearbeitet. Eine Schwierigkeit dieser Art von Untersuchung ist neben den durchaus relevanten Kosten heute auch die Vielzahl unterschiedlicher Geräte, die man einbeziehen müsste. Auch ist die Anzahl der Seiten im Webangebot der Universität so groß geworden, dass eine so aufwändiger Analyse nur einen kleinen Bruchteil davon abdecken könnte
- Auswertung der Serverlogdateien: Alle Webserver produzieren in gewissem Umfang Protokolle, schon allein aus Sicherheitsgründen. Aus diesen Logdateien lässt sich ebenfalls ein Teil der Informationen gewinnen, die über SiteImprove gesammelt werden. In der Vergangenheit wurden auf Basis dieser Dateien einfache Analysen angefertigt. Mit Serverlogs kann man vergleichsweise viel erreichen, da sie direkt entstehen, sobald Nutzer*innen unsere Dienste verwenden. Es gibt mehrere Gründe, warum sie keine gute Alternative zu einem leistungsfähigen Webtracking darstellen: Da ist zum einen der Aufwand, den es bedeutet von vielen verschiedenen Webservern die entsprechenden Daten zusammen zu ziehen und dabei auch noch die Benutzerentscheidung für oder gegen ein Tracking zu berücksichtigen. Dann lassen sich bestimmte Informationen über die von unseren Nutzer*innen eingesetzten Geräte nur mit zusätzlichen Aufwänden in diese Art von Protokolle bringen. Da hier verschiedene Systeme (Roxen, BIS) beteiligt sind, müsste dieser Aufwand mehrfach erbracht werden. Die unterschiedlichen, beteiligten Systeme machen eine übergreifende Analyse der Besuchsverhaltens auf dieser Ebene trotzdem nahezu unmöglich. Und schließlich müsste eine Oberfläche für die Auswertungen entwickelt werden, die mit den Webauftritten befassten Personen leistungsfähige Analysefunktionen im Self Service und mit einem datenschutzkonformen Berechtigungskonzept bietet. Die dabei entstehenden Kosten wären im Vergleich zur jetzt gewählten Lösung deutlich höher
Dem Statistiker William Edwards Deming wird der Satz
'Without data, you’re just another person with an opinion'
zugeschrieben. Und selten gibt es in Diskussionen, die sich um Fragen der Gestaltung von Webseiten drehen, einen Mangel an Meinungen ;) Aber, wie wir es im Kontext nicht nur der Diskussionen um die Studieninformation erlebt haben, gibt es durchaus einen Mangel an Daten darüber, wie sich die Nutzer*innen unserer Webseiten verhalten und damit auch einen Mangel an Daten darüber, wie gut unsere Angebote funktionieren.
'Alle akzeptieren'
Neu für Forschende im PEVZ: Mitgliedschaften und Funktionen
Das PEVZ hat eine kleine Erweiterung erfahren, die sich insbesondere an die Forschenden der Universität richtet: Zusätzlich zu ‘CV’ und ‘Aktuellen Forschungsthemen’ können nun separate ‘Mitgliedschaften und Funktionen’ im Forschungskontext eingetragen werden. Das können z. B. sein:
- Positionen in der akademischen Selbstverwaltung
- Mitgliedschaften in Wissenschaftlichen Netzwerken und Akademien
- Besondere / wichtige Herausgeberschaften
- Außerdem: Was macht mich als Forschende*n darüber hinaus aus (Expeditionen / Feldforschung / Engagement / nicht-drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte…)
Wie bei CV und Forschungsthemen ist die Eingabe einer deutschsprachigen und einer englischsprachigen Version möglich. Und auch hier kann der erste Entwurf einer Übersetzung per Klick mit den BIS Übersetzungen auf DeepL Basis erstellt werden.
Quelle: ‘Anleitungen zur Bearbeitung von Forschungsinformationen’
Hier wird nun - sofern das neue Feld im PEVZ mit Inhalt gefüllt wurde - ein zusätzlicher Reiter ‘Mitgliedschaften’ angezeigt. Auf der eigenen PEVZ Seite ist die Angabe natürlich auch sichtbar und in Zusammenarbeit mit der Webredaktion in RefKom wird die Kontaktkomponente von Roxen um das neue Feld erweitert, so dass es sich direkt in der persönlichen Roxen Homepage verwenden lässt.
Ein Showroom für jeden Studiengang
Am letzten Freitag ist die deutlichste Überarbeitung der Studieninformation online gegangen, seit wir sie vor etwas mehr als zwei Jahren in das Corporate Design überführt haben. Auch wenn sich diese Änderungen (fast) nur auf eine einzelne Seite konzentrieren, so sind sie kaum zu übersehen. Denn es geht um die Seite, die unsere Studiengänge in vollem Umfang präsentiert, sozusagen den Showroom:
Gerade auf dem Smartphone sind die wesentlichen Infos nun auf den ersten Blick direkt sichtbar und werden farblich besonders hervorgehoben. Und auch wenn natürlich alle Inhalte der Seiten erhalten geblieben sind, so wurden sie durch einige Neuanordnungen und Hervorhebungen besser erfassbar gemacht. Auf großen Bildschirmen etwa durch eine 2-spaltige Anordnung der teilweise umfangreichen Hinweistexte, die so aufgelockert werden.
Die im vergangenen Juli eingeführte Anzeige der Kombinationsmöglichkeiten wurde im Zuge dieser Überarbeitung noch um die Darstellung der Studiengangstypen ergänzt:
Auf diese Weise erhalten Studiereninteressierte direkt bei dem Studienfach, für das sie sich gerade interessieren, noch einmal eine Erinnerung daran, wie unsere verschiedenen Studiengangstypen funktionieren. Und der wenig später ergänzte Direktlink in den Bachelorbaukasten wird in der neuen Gestaltung noch deutlicher durch ein eigenes Symbol hervorgehoben.
Auch für die weiteren Nutzer*innen der Studieninformation wurden kleine Verbesserungen umgesetzt: So wird die Auflistung der früheren Versionen des gerade gezeigten Faches nun kompakt dargestellt und nimmt so weniger Raum ein. Über eine angezeigte Zahl ist sofort erkennbar wie viele Versiones es gibt und durch Anklicken kann man diese zur Anzeige bringen:
Und schließlich ist die Auswahl eines Studiengangs für ‘Meine Studieninformation’ nun in den Titel der Seite gewandert und steht nicht mehr im Menü:
Mit dem neuen “Stern-Icon” bereiten wir schon die nächste Änderung vor, die in den kommenden Monaten an mehreren Stellen in den BIS-Anwendungen auftauchen wird und die es dann angemeldeten Nutzer*innen möglich macht, Favoriten und besonders relevante Inhalte individuell zu markieren und hervorzuheben.
Zeit zum Aufräumen
Wenn das Semester startet, ist bei vielen Studierenden der Stundenplan noch nicht ganz "fertig": hier oder da ändern sich z.B. noch Tutorien, oder man entscheidet sich doch gegen das eine Seminar im Wahlbereich, das vielleicht total interessant aussieht, für das man letztlich aber doch nicht mehr genug Zeit hat. Der Stundenplan ist also noch etwas "unordentlich" (einzige Ausnahme bilden die Studierenden der Medizin, die zum Semesterstart einen fertigen Stundenplan im eKVV vorfinden).
Wer jetzt denkt "Ach, so ein bisschen Unordnung und Ungenauigkeit in meinem Stundenplan stört mich nicht", der mag Recht haben, aber er oder sie übersieht etwas Wichtiges: Die Stundenpläne der Studierenden sind ganz entscheidende Elemente der Organisation von Studium und Lehre. Aus ihnen werden die Teilnahmelisten, Mailverteiler und die Zugänge zu den Lernräumen generiert und sie werden gegen Ende des Semesters für die Leistungsbuchung verwendet. Nur wer eine Veranstaltung im Stundenplan hat, steht auch auf der Teilnahmeliste dieser Veranstaltung. Und wer umgekehrt eine Veranstaltung im Stundenplan hat, die er oder sie gar nicht besucht, der platziert damit eine "Karteileiche" direkt vor der Nase der Lehrenden. Keine gute Idee!
Deshalb sind hiermit alle Studierenden herzlich gebeten, oder vielmehr
dringend aufgefordert
sich am eKVV anzumelden und den eigenen Stundenplan für das aktuelle Semester aufzuräumen. Werfen Sie die Veranstaltung raus, die Sie (doch) nicht besuchen wollen und nehmen Sie auch die Veranstaltungen auf, für die Sie sich vielleicht erst später entschieden haben. Sie leisten damit einen wertvollen Beitrag zur Lehrorganisation! Nebenbei sorgen Sie noch dafür, dass Ihre Termine, die Ihnen in der "Meine Uni"-App angezeigt werden, aktuell sind.
Hier geht`s direkt zum Stundenplan im eKVV: "Mein Wochenplan"
10 Anwendungsbeispiele für die Terminbuchung im eKVV
Die Terminbuchung im eKVV hat in den letzten Jahren zahlreiche Funktionen hinzugewonnen und kann heute für Zwecke eingesetzt werden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht unmittelbar naheliegend sind. Selbst wenn man sich unsere Hilfeseite zu den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten genau durchliest.
Einige dieser Anwendungen werden hier vorgestellt und dabei wird vielleicht auch deutlich, warum es Kolleg*innen gibt, die diesen BIS Dienst als eine Art 'Schweizer Taschenmesser' bezeichnen:
1. Sprechstundenorganisation mit Extras
Wir haben die Terminvereinbarungsfunktion gegründet mit dem Ziel Lehrenden die Organisation ihrer Sprechstunden online und mit geringem Aufwand zu ermöglichen:
Sie legen einfach eine Serie mit Terminen an, an denen Sie prinzipiell für Gespräche zur Verfügung stehen und legen dabei die Dauer der einzelnen Termine fest. Sie können unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten.
Die Studierenden finden Ihre Angebote über das PEVZ und das eKVV und können dort direkt den Termin buchen, den sie präferieren. Dabei können die Studierenden schon angeben, über welches Thema sie mit Ihnen sprechen wollen, und falls Sie unterschiedliche Formate anbieten, welche sie nutzen möchten.
Sie erhalten - wenn Sie wollen - Benachrichtigungen per E-Mail über Buchungen und im eKVV eine Übersicht über alle Termine. In der ‘Meine Uni’ App werden Ihnen die Buchungen ebenfalls angezeigt und es ist auch möglich, die Termine in Outlook einzubinden..
Die Extras
Für die meisten Lehrenden sind diese Funktionen schon komplett ausreichend. Allerdings finden Sie unter den erweiterten Einstellungen noch Optionen, die auch in der Sprechstundenorganisation interessant sein könnten:
Buchbar ab: Wenn Sie schon alle Sprechstunden für das nächste Semester in einem Rutsch anlegen möchten, aber nicht wollen, dass schon weit in der Zukunft liegende Termine gebucht werden, können Sie auf diese Weise eine Begrenzung einstellen und Buchungen z. B. erst 14 Tage vor einen Termin ermöglichen.
Gruppenname: Falls Sie pro Studierender*m nur eine Buchung zulassen wollen, tragen Sie hier einen Text ein wie ‘Sprechstunde’. Dann werden alle Termine als zur gleichen Termingruppe gehörend interpretiert und pro Gruppe ist nur ein Termin pro Person buchbar. Diese Einschränkung gilt nur für kommende Termine: Studierende, die in der Vergangenheit schon einmal einen Termin gebucht haben, können das in der Zukunft also wieder tun.
2. Klausureinsicht im Onlineformat durchführen
Sie möchte eine Klausureinsicht online durchführen und dazu:
Allen Teilnehmer*innen individuelle Onlinetermine anbieten
Nur den Teilnehmer*innen der Klausur die Buchung der Termine ermöglichen und
Den Teilnehmer*innen die Buchung genau eines dieser Termine freigeben
Dann können Sie dazu die Verteiler- / Zielgruppen-Funktion der Terminvereinbarungsfunktion verwenden und das geht so:
Sie legen die Termine für die Klausureinsicht an und gehen dabei zunächst genauso vor wie bei der Anlage normaler Sprechzeitentermine mit Videokonferenz. Aber Sie verwenden nun die erweiterten Einstellungen und tragen im Feld ‘Verteiler’ den Mailverteiler der eKVV Veranstaltung ein, in der die Klausurteilnehmer*innen sind. Falls Sie eine eigene eKVV Veranstaltung für die Klausuranmeldungen verwendet haben, nehmen Sie deren Verteiler, sonst den BIS E-Mailverteiler der Veranstaltung, zu der die Klausur gehört. Dadurch können nur noch die Teilnehmer*innen an dieser Veranstaltung diese Termine buchen.
Sie sollten in das Beschreibungsfeld der Termine einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, damit für die Studierenden direkt sichtbar ist, welcher Termin für diesen Zweck gedacht ist.
Schließlich können Sie den schon zuvor beschriebenen Gruppennamen mit einem Eintrag wie ‘Klausureinsicht XYZ’ füllen. Dadurch werden die Termine gruppiert und es kann pro Person nur ein Termin gebucht werden.
3. Vertretung im Serviceteam
Die Terminvereinbarungsfunktion hat ein Berechtigungskonzept, welches es Sekretariaten ermöglicht die Termine ihrer Lehrenden zu managen.
Darüber hinaus können Serviceteams sich auch gegenseitige Berechtigungen einrichten lassen, so dass Termine untereinander übernommen und abgeglichen werden können. So kann gerade im Erkrankungsfall ein kurzfristiger Ausfall entweder den Studierenden gegenüber kommuniziert oder der Termin auf andere Kolleg*innen übertragen werden.
Je nach Ausgestaltung der Rechtevergabe kann sich ein Team komplett gegenseitig vertreten, oder nur die Teamleitungen können Einblick nehmen.
4. Nutzungen für Einrichtungen und Gruppen
Die folgenden Beispiele beschreiben Anwendungen der Terminvereinbarungsfunktion, die über die Nutzung durch einzelne Personen hinausgehen. Zwar lassen sich alle im Folgenden beschriebenen Konfigurationen auch mit persönlichen Terminen durchführen, aber im Regelfall wird hier über das BIS Team eine entsprechende Grundkonfiguration eingerichtet und dabei auch der Zugriff der zuständigen Personen auf die Buchungen hergestellt:
5. Tickets für Konzerte vergeben
Die Terminvereinbarungsfunktion lässt sich auch verwenden für die Verteilung von Ressourcen fast beliebiger Art. Eine Anwendung fand bei der Organisation der Nacht der Klänge in der Coronazeit statt, als es darum ging die Zahl der Besucher*innen zu limitieren. Dies waren die Anforderungen:
Es soll eine Onlinebuchung der Tickets möglich sein
Eine Person soll maximal ein Ticket buchen können
Ein Ticket darf natürlich nur einmal vergeben werden
Das System muss einem plötzlichen Ansturm von Ticketbucher*innen gewachsen sein
Es muss eine Gesamtliste der Buchungen für weitere Verarbeitungen etwa in Excel exportierbar sein
Für diese Art von Anwendung wird nur ein ‘Termin’ angelegt, der dann faktisch als das Ende des Buchungszeitraums fungiert, aber zu diesem Terminzeitpunkt eine ggf. große Anzahl von parallelen Terminen angeboten, den ‘Tickets’.
Dazu wird in den erweiterten Einstellungen der Bereich ‘Parallele Termine’ verwendet und dieser hat 3 Einstellungen:
Anzahl Tickets: Hier wird eingestellt wie viele Tickets es gibt, z. B. 500
Vorangestellte Bezeichnung: Hier kann ein Vortext wie z. B. ‘Ticket Nr. ‘ eingetragen werden
Beginn der Nummerierung: Hier kann z. B. ein Wert wie ‘100’ eingetragen und so erreicht werden, dass alle Ticketnummern 3-stellig sind
In der Buchungsansicht werden diese 500 Tickets zu einer einzigen Zeile zusammengefasst und es gibt eine schnelle Übersicht, wie viele Tickets noch vorhanden sind.
Über die ‘Buchbar ab’ Angabe können Sie Ticketvergaben in Ruhe vorbereiten und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigeben lassen. In der Bearbeitungsansicht gibt es eine Option, alle Buchungen in einem Rutsch zu exportieren, falls dies etwa bei der Zugangskontrolle benötigt wird.
6. Impfkampagnen managen
Die Coronaimpfungen waren die erste Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion für die Organisation von Impfungen, die Grippeschutzimpfungen sind nun eine regelmäßige Anwendung. Auch wenn Sie selbst keine Impfungen zu organisieren haben sind Anwendungen denkbar, die sich durch ähnliche Anforderungen auszeichnen:
Das Terminangebot verteilt sich über mehrere Tage, aber es soll nur eine Buchung pro Person möglich sein
Nur Mitarbeitende aus bestimmten Statusgruppen dürfen das Angebot nutzen
Bei der Registrierung müssen weitere Informationen erfasst und eine Datenschutzerklärung bestätigt werden
Ein Export aller Buchung samt der abgefragten Zusatzinformationen muss möglich sein
Diese Anforderung lassen sich so umsetzen:
Gruppe: Durch die Eintragung eines Gruppennamens wie ‘Grippeschutzimpfung’ sind alle Termine eine Gruppe und jede Person kann nur einen Termin buchen. Vor einem Wechsel auf einen anderen Termin muss die vorherige Buchung zuerst rückgängig gemacht werden.
Verteiler: Hier wird der BIS Verteiler der Mitarbeitenden mit bestimmten Statusgruppen verwendet. Die große Anzahl von BIS Mailverteilern erlaubt hier sehr flexible Steuerungsmöglichkeiten.
Fragebogen: Hier wurde durch das BIS Team ein passender Fragebogen entwickelt, der die für die Impfkampagne notwendigen Daten bei der Buchung direkt abfragt, über die Datenschutzerklärung informiert und die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholt. Dieser Fragebogen wird hier verknüpft und beim Export der Anmeldungen werden die darüber erfassten Daten mitgeliefert.
7. Tagungsorganisation unterstützen
Auch Tagungen wurden bereits über die Terminvereinbarungsfunktion organisiert. Selbst wenn es dafür natürlich spezialisierte Systeme mit größerem Leistungsumfang gibt, ist die Terminvereinbarungsfunktion eine niederschwellige Lösung. In dem konkreten Anwendungsfall gab es diese Anforderungen:
Ziel ist die Verteilung der Teilnehmer*innen auf parallel stattfindende Tracks der Tagung. Die Teilnehmer*innen sollen sich dazu bei den Tracks registrieren können, an denen sie teilnehmen wollen, so lange bis alle Plätze in einem Track vergeben sind
Es soll nicht möglich sein sich zu mehreren parallel laufenden Tracks zugleich anzumelden
Es muss auch Externen möglich sein sich zu registrieren
Wenn die Tagung eine Agenda in dieser Form hätte:
Morgensession 9-12 Uhr: Track 1 - Kaffee (15 Plätze) / Track 2 - Tee (20 Plätze)
Nachmittagssession 13-16 Uhr: Track 1 - Kaffee 2 (15 Plätze) / Track 2 - Tee 2 (20 Plätze)
könnte eine entsprechende Konfiguration so aussehen:
Gruppen ‘Morgensession’ und ‘Nachmittagssession’: Die Buchungsmöglichkeiten werden in diese beiden Gruppen aufgeteilt, damit in jeder Session nur ein Platz pro Person gebucht werden kann.
4 Ticketblöcke für die Tracks: Die vier Tracks werden jeweils in separaten Schritten generiert, um die unterschiedlichen Zeiten und Themen setzen zu können. Über die Einstellung der parallelen Termine wird die jeweilige Platzanzahl (15 oder 20) eingestellt. Da eine sichtbare Ticketnummer nicht benötigt wird, bleibt der Eintrag leer und die (interne) Ticketnummerierung kann einfach bei 1 beginnen.
In der Beschreibung wird die jeweilige Trackbezeichnung eingetragen, damit für die Terminbuchenden klar ist was gemeint ist.
Aus dieser Konfiguration entsteht dann für die Tagungsteilnehmer*innen eine Buchungsanzeige mit 4 Einträgen:
9-12 Uhr, Track 1 - Kaffee (15 von 15 Plätzen frei)
9-12 Uhr, Track 2 - Tee (20 von 20 Plätzen frei)
13-16 Uhr, Track 1 - Kaffee 2 (15 von 15 Plätzen frei)
13-16 Uhr, Track 2 - Tee 2 (20 von 20 Plätzen frei)
Die Buchbarkeit für Externe muss einmalig freigeschaltet werden, danach ist es möglich, sich sowohl mit Uni Login anzumelden wie auch per E-Mail. Die Externen erhalten dabei zuerst eine Mail mit einem Buchungslink um sicherzustellen, dass sie die eingetragene E-Mailadresse unter Kontrolle haben. Die Buchungen können dann exportiert werden für die weitere Tagungsorganisation.
8. Medizin: Profilwahl
Diese Anwendung der Terminvereinbarungsfunktion stellt insbesondere die Verknüpfung mit Fragebögen und die Beschränkung auf festgelegte Zielgruppen in den Vordergrund:
Im Medizinstudium müssen die Studierenden im 1. Fachsemester entscheiden welches der 5 Profile sie studieren möchten. Da nicht alle Studierenden in jedem Fall ihr Lieblingsprofil erhalten können wird eine Priorisierung abfragt und danach eine Verteilung durch die Fakultät gemacht.
Die Terminvereinbarungsfunktion ist hier die Oberfläche, in der die Studierenden ihre Profilpräferenzen ausdrücken können. Dazu wird die Terminvereinbarung so konfiguriert:
Fragebogen: Hier wird der vom BIS Team für diese Anwendung konfigurierte Fragebogen verknüpft, in dem die eigentliche Wahl der Profile stattfindet.
Verteiler / Zielgruppe: Hier werden über den eKVV Studiengangsverteiler die Studierenden im 1. Fachsemester Medizin gesetzt und einzelne weitere Matrikelnummern, die ebenfalls noch die Wahl durchführen müssen.
Parallele Termine: Für die Profilwahl wird die Terminvereinbarung quasi als Ticketsystem genutzt und für jede*n Studierende*n ein Ticket angelegt. Auf diese Weise ist auch gleich gewährleistet, dass die Profilwahl nur einmal getätigt wird.
Da die Studierenden nach der Eintragung per Mail eine Kopie ihrer Antworten erhalten, können sie sicher sein, dass die Registrierung erfolgreich und in ihrem Sinne war. Die Medizin kann dann die Wahlergebnisse exportieren und die eigentliche Zuordnung vornehmen.
9. Medizin: Organisation von eKVV Veranstaltungen
Ein weiterer Anwendungsfall aus der Medizin betrifft die Organisation der sogn. Schauspielpersonen: Hier geht es darum zu einer großen Zahl von Veranstaltungsterminen geeignete Darsteller*innen von Krankheitsbildern zu organisieren. Die Anforderungen dazu lassen sich so beschreiben:
Die Termine der Terminvereinbarungen sollen aus eKVV Daten erstellbar sein, damit keine zeitaufwändige und fehlerträchtige Neueingabe erfolgen muss
Es soll gesteuert werden können welche Schauspielpersonen sich für welche Veranstaltungen registrieren (die Personen müssen die richtigen Kompetenzen haben)
Nach der Registrierung muss eine manuelle Verteilung durch die Fakultät auf die Termine möglich sein
Die Schauspielpersonen sollen danach mit einem Blick erkennen können zu welchen Terminen sie eingeteilt wurden
Für diesen Zweck hat die Terminvereinbarungsfunktion eine Erweiterung erhalten und zwar den dritten Reiter in der Terminanlageseite ‘Generierung aus eKVV Veranstaltungen’. Dort kann eine Liste von Belegnummern eingetragen werden und deren Termine werden verwendet für die Termingenerierung. Dabei werden aus den eKVV Veranstaltungsdaten alle nutzbaren Informationen extrahiert und auch eine Verlinkung zur Veranstaltung hergestellt.
Verteiler / Zielgruppen: Über die Verteiler kann gesteuert werden welche Schauspielpersonen sich prinzipiell bei einem Termin registrieren können. Dazu wird hier die Liste der UniIDs dieser Personen eingetragen.
Parallele Termine: Um die Registrierung von mehrere Schauspielpersonen pro Termin zu ermöglich wird für jeden Termin eine Anzahl von Tickets generiert.
Über die manuelle Zuteilungsoption wird danach von der Medizin festgelegt, welcher Termin von welcher Person am Ende bedient werden soll.
10. Nutzung als öffentlicher Kalender
Eine letzte Anwendungsmöglichkeit der Terminvereinbarungsfunktion ist die als öffentlicher Kalender. Hier steht nicht die selbstständige Buchung durch Terminsuchende im Vordergrund, sondern die Möglichkeit vergebene Termine darzustellen.
Es gibt dazu auch andere Angebote an der Hochschule, so lassen sich die Exchange Kalender des BITS ebenfalls öffentlich freischalten. Die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion hat hier aber folgende Eigenschaften, die in manchen Anwendungsfällen relevant sein könnten:
Vergangene Termine sind nicht mehr sichtbar
Die Anzeige im eKVV ist im Corporate Design
Es ist möglich zwischen öffentlich sichtbaren Informationen und nur intern sichtbaren Angaben zu unterscheiden
Wenn diese Art der Nutzung angestrebt wird ist das Vorgehen so:
Der Kalendereintrag wird in Form eines Terminangebots angelegt, meist nur für einen bestimmten Tag
Nach der Anlage wird direkt in die manuelle Zuteilung des Termins gegangen und dieser als zugeteilt markiert. Damit ist er nicht buchbar. Um Buchungen unmittelbar zu verhindern, kann bei der Terminanlage auch im ‘Verteiler’-Attribut die eigene UniID eingetragen werden. Dadurch wäre der Termin nur noch für einen selbst buchbar
Nach der Markierung des Termins als vergeben können in den internen Anmerkungen Eintragungen gemacht werden, die nie in der öffentlichen Sicht des eKVVs angezeigt werden
Es gibt eine Variante der öffentlichen Sicht, die nur die belegten Termine zeigt. Auf diese kann dann von externen Seiten aus verlinkt werden.
Weitere Informationen
Hier finden Sie weitere Information zu diesem Dienst im BIS:
- Beschreibung der Terminbuchungsfunktion im Campus-Support
- Wie kann ich meine Termin in Outlook einbinden
- Beratung zum Einsatz der Funktion gibt wie immer der BIS Support
Neu: QR-Code für die Visitenkarte
Die Funktion zur Erstellung von Visitenkarten im PEVZ kann etwas Neues: Ab sofort steht die Option zur Verfügung einen QR-Code aufzubringen. Ist die entsprechende Option ausgewählt, so wird auf der Rückseite neben den Kontaktdaten ein Code erzeugt, der den Link ins PEVZ auf den eigenen Eintrag bzw. den der Person enthält, für die die Visitenkarte erstellt wird:
Um die neue Funktion auszuprobieren einfach die Seite 'Meine Personendaten' öffnen und dort den Schalter 'Visitenkarten erstellen' klicken. Die ausführliche Beschreibung dazu - und auch zum Türschildgenerator, der schon lange QR-Codes verwendet - gibt es im Campus Support.
Wer sitzt wo? Raumnummern im PEVZ
In den letzten Jahren und Monaten gab es einige Ein- und Umzugsaktivitäten im Haus - wegen der laufenden Sanierung, wegen der Einstellung neuer Kolleg*innen und wegen einer nagelneuen Fakultät mit vielen neuen Mitarbeiter*innen. 
Jetzt dreht sich das Umzugskarussell noch einmal deutlich schneller, weil für das Einsparen von Heizenergie Kolleg*innen in geteilte Büros ziehen (sozusagen ins Winterquartier), um zum Ende des Heizperiode wieder an ihre ursprünglichen Arbeitsplätze zurückzukehren. Da fallen im PEVZ auf einmal sehr viele Änderungen an, die für die Kolleg*innen die das PEVZ pflegen, sehr aufwändig nachzuhalten sind.
Deshalb wurde entschieden, dass ab sofort Mitarbeiter*innen selbst die Raumangaben in ihrem PEVZ-Eintrag pflegen können, denn sie wissen selbst am besten, wann sie in welchem Raum erreichbar sind. Dazu ist nur ein BIS-Zugang nötig und der Zugriff auf die Seite "Meine Personendaten", auf der alle Personen den Teil ihres PEVZ-Eintrags aufrufen können, den sie selbst bearbeiten können.
Warum ist es so wichtig, dass bei allen Einträgen die aktuellen Raumdaten hinterlegt sind? Die Raumangaben werden für mehrere Funktionen genutzt, z.B. von der ‚UniMaps‘-App des ZAB, die eine barrierefreie Navigation ermöglicht; um Gebäudepläne direkt im PEVZ zu verlinken; zum Generieren von Türschildern, sowie für Mailverteiler für ganze Bauteile, die z.B. von Dezernat FM genutzt werden um auf Wartungen oder Störungen hinzuweisen.
Hilfreiche Links, wenn Sie Ihre Raumangaben bearbeiten wollen:
- Ich kenne meinen BIS-Zugang nicht (mehr): Hier geht`s direkt zum Passwort-Selfservice
- Ich habe Fragen zu den Elementen meines Eintrags, die ich selbst bearbeiten kann: "Mein PEVZ"
- Wo geht`s zu meinem Eintrag? "Meine Personendaten"
Neu in der Studieninformation: Direkt vom Fach in den Bachelorbaukasten
Der in die Studieninformation integrierte Bachelorbaukasten wird schon seit langem gern dafür genutzt, einen Kombinationsstudiengang im Baukasten-Prinzip probeweise zusammenzustellen. So lassen sich die zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Fächer – ein besonderes Merkmal des Bielefelder Studienmodells – gut austesten auf dem Weg zur individuell gewählten Fächerkombination.
Zur Erinnerung: Die Studieninformation ist die zentrale Informationsquelle für Studieninteressierte, Bewerber*innen, Studierende, Lehrende, Prüfungsämter und überhaupt alle Menschen, die Informationen rund um unsere Studiengänge suchen. Jede Studiengangsvariante hat eine eigene Seite mit Kurzinformationen zum Fach, wichtigen Formalia, den jeweiligen Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) bzw. Studien- und Prüfungsordnungen, den Modullisten, Informationen zum Lehrangebot, Ansprechpersonen, weiterführenden Links und vielem mehr.
Bachelorbaukasten jetzt auch über eine Studiengangsvariante aufrufbar
Neu hinzugekommen ist nun für Kombi-Bachelor Studiengangsvarianten die Möglichkeit sie direkt von ihrer Informationsseite aus mit einem Klick in den Bachelorbaukasten zu übernehmen.
Dafür einfach den Punkt „Jetzt Studiengang zusammenstellen“ in der Navigation anklicken.
So gelangt man in den Bachelorbaukasten und hat die Variante, für die man sich gerade interessiert, direkt im Baukasten an der richtigen Stelle eingetragen. Anders als beim Aufruf des Baukastens über die „normale“ Startseite, werden so schon Auswahlschritte übersprungen und man gelangt direkt zur Auswahl der kombinierbaren Fächer zur ausgewählten Variante.
Bei Fächer mit einer vorgegeben verpflichtenden Kombinatorik springt man direkt in die Zusammenfassung des Bachelorbaukasten wo ersichtlich wird, mit welchen anderen Fächern das ausgewählte Fach verpflichtend zu kombinieren ist.
Beispiel:
Der „übliche“ Weg den Bachelorbaukasten von seiner Startseite aus ab Schritt 1 zu befüllen bleibt natürlich weiterhin bestehen.
Zusammen mit der erst kürzlich eingeführten Anzeige der Kombinationsmöglichkeiten am Ende der Variantenseite sowie den Kombinationsmatrizen gibt es nun noch eine Möglichkeite mehr einen schnellen Überblick über die insgesamt mehr als 600 Kombinationsmöglichkeiten zu erhalten, die an unserer Hochschule angeboten werden.
Roxen kann jetzt übersetzen - mit den BIS Übersetzungen
Der Webauftritt der Universität wird über das Roxen System betrieben und es gibt schon seit langer Zeit enge Verknüpfungen zu den BIS Diensten. So bietet die Kontaktkomponente ‚Contact‘ einen einfachen Weg die eigenen PEVZ Daten in Roxen Webseiten einzubinden und jederzeit aktuell zu halten.
Seit der letzten Woche gibt es nun eine weitere Verbindung, die die BIS Übersetzungen direkt in Roxen verfügbar macht: Nun lassen sich per Klick und ohne Roxen zu verlassen Webseiteninhalte direkt von Deutsch ins Englische übersetzen. Gerade wenn ein Webauftritt zum ersten Mal in einer englischen Version veröffentlicht werden soll geht das nun sehr schnell und ohne lästiges hin- und herkopieren der Texte.
Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in der Seite von RefKom zur Roxennutzung unter dem Punkt 'Wie kann ich Inhalte einer Komponente automatisch auf Englisch übersetzen lassen?'.
Übrigens: Das kürzlich in den Übersetzer eingeführte Uni-Glossar wird hier gleich mit verwendet!
Neu in der Studieninformation: Anzeige der Kombinationsmöglichkeiten für jede Studiengangsvariante
Ein besonderes Merkmal des Bielefelder Studienmodells sind die zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Fächer. Es gibt – abgesehen vom Bereich des Lehramtsstudiums – kaum Einschränkungen, sodass Studieninteressierte aus insgesamt über 600 Kombinationsmöglichkeiten wählen können. Eine super Sache, die nur manchmal etwas undurchdringlich erscheint. Deswegen braucht es ein übersichtliches Informationsangebot.
Die Studieninformation ist die zentrale Informationsquelle für Studieninteressierte, Bewerber*innen, Studierende, Lehrende, Prüfungsämter und überhaupt alle Menschen, die Informationen rund um unsere Studiengänge suchen. Jede Studiengangsvariante hat eine eigene Seite mit Kurzinformationen zum Fach, wichtigen Formalia, den jeweiligen Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) bzw. Studien- und Prüfungsordnungen, den Modullisten, Informationen zum Lehrangebot, Ansprechpersonen, weiterführenden Links und vielem mehr.
Jetzt auch mit Kombinationsanzeige
Zusätzlich werden auf dieser Seite nun auch die Kombinationsmöglichkeiten der jeweiligen Variante gezeigt, wenn es sich dabei um ein Bachelorfach in einem Kombinationsstudiengang handelt. Wer sich zum Beispiel für das Kernfach Wirtschaftswissenschaften interessiert, die*der findet unterhalb der bekannten Informationen nun eine Auflistung in dieser Art:
Dabei sind die kombinierbaren Fächer anklickbar, sodass Interessierte zwischen den einzelnen Fächern schnell hin und her springen können.
Studieninteressierte können so auf einen Blick erkennen, welche Fächerkombi für die aufgerufene Variante möglich ist und auch ob sie in unterschiedlichen Studiengangstypen vorkommt (z. B. im 'Kombi-Bachelor mit einem Nebenfach' und 'Kombi-Bachelor mit zwei kleinen Nebenfächern').
Neben eher „klassischen“ Kombinationen wie Mathematik (Kernfach) und Physik (Nebenfach) sind auch „buntere“ Zusammenstellungen wie Chemie (Kernfach) mit Literaturwissenschaft (Kleines Nebenfach) und Wissenschaftsphilosophie (Kleines Nebenfach) direkt erkennbar.
Im Bereich des Lehramtsstudium gibt es allerdings einige Vorgaben für die Fächerauswahl, die Studieninteressierte auf den jeweils verlinkten Infoseiten aufmerksam lesen sollten. Die sogenannten Kombinationsmatrizen bieten zudem auch weiterhin eine Übersicht über alle möglichen Kombinationen im Bachelor Studium:
Auch im Bachelor Baukasten können Studiengänge weiterhin probeweise zusammengestellt werden. Hier ist dann auch direkt erkennbar, ob ein Studienbeginn in der gewünschten Fächerkombination zum Wintersemester oder zum Sommersemester möglich ist und welches der Fächer Zulassungsbeschränkungen (NC) hat.
Die BIS-Übersetzungen können etwas Neues: Glossar und PDF Dateien
Die BIS-Übersetzungen sind die für Mitarbeitende nutzbare Übersetzungsanwendung der Hochschule. Sie verwendet den leistungsfähigen DeepL Dienst und ermöglicht die Übersetzung von Texten und ganzen Dateien. Seit heute ist sie noch nützlicher geworden:
Einbindung des Glossars der Uni
Die Webredaktion pflegt das Glossar für englische Übersetzungen mit den in der Hochschule bevorzugt zu verwendenden Übersetzungen. Gerade bei Begriffen aus dem Lehrbetrieb oder dem Studienmodell sind die sonst üblichen Übersetzungen oft nicht treffend und das Glossar ist hier eine wichtige Hilfestellung. Wir haben dieses Glossar nun in den Übersetzer integriert und er steht bei Übersetzungen vom Deutschen ins Englische als Option zur Verfügung:
Die Nutzung des Glossars ist hier per Voreinstellung aktiviert, damit insbesondere etwa auf Webseiten veröffentlichte Übersetzungen im Stil der Hochschule gehalten sind. Auch bei den im PEVZ integrierten Übersetzungen - etwa bei der Eingabe des eigenen CVs - wird nun immer das Glossar verwendet. Falls Ihnen hier Begriffe fehlen, so können Sie Vorschläge für Übersetzungen an die Webredaktion schicken.
Leider können wir in unserer Übersetzungsanwendung aktuell noch keine alternativen Übersetzungsvorschläge anbieten, wie es die DeepL Webseite selbst macht, da diese Option bisher in der für uns nutzbaren DeepL Schnittstelle nicht verfügbar ist. Wir hoffen, dass DeepL hier bald eine entsprechende Erweiterung anbietet.
Bei Übersetzungen zwischen anderen Sprachen steht kein Glossar zur Verfügung und die Option ist ausgegraut.
Übersetzung von PDF Dokumenten
Das Glossar steht auch in der Übersetzung von ganzen Dateien zur Verfügung und hier hat noch eine weitere Verbesserung stattgefunden: Es können nun auch PDF Dokumente übersetzt werden! Leider gibt es dabei einen Haken:
DeepL benutzt hier eine Schnittstelle des Unternehmens Adobe (bekannt von Produkten wie dem Acrobat Reader), um den PDF-Inhalt in formatierten Text umzuwandeln und dann das übersetzte Dokument wieder in ein PDF zu konvertieren. Das bedeutet, dass Ihre PDF-Datei und das übersetzte Dokument zur Konvertierung an Adobe Inc. mit Sitz in den USA geschickt werden. Auch wenn die eigentliche Übersetzung von DeepL durchgeführt wird.
Da der Datenschutzstandard in den USA unzureichend ist und die Gefahr besteht, dass die Daten durch US-Behörden zu Kontroll- oder Überwachungszwecken, möglicherweise ohne Rechtsbehelf verarbeitet werden, ist bei PDF Dokumenten noch genauer darauf zu achten, dass sie keine Daten mit Personenbezug oder höherem Schutzbedarf enthalten! Sie müssen daher für jedes zu übersetzende Dokument jeweils die Unbedenklichkeit der Datenübertragung in die USA bestätigen.
Falls Sie Inhalte übersetzen, die nicht in die USA übertragen werden dürfen, die aber grundsätzlich von unseren Nutzungsbedingungen zugelassen sind, so können Sie ein anderes Dateiformat wie z. B. Word verwenden.
Die BIS Blogs sind umgezogen - aktualisiert eure Newsfeedadressen!
Die BIS Blogs sind seit ein paar Tagen unter einer neuen Adresse zu finden:
https://blogs.uni-bielefeld.de/
Alle Links, die noch auf die alten Adressen unter ekvv.uni-bielefeld.de zeigen, werden automatisch umgeleitet, so dass sie weiterhin störungsfrei funktionieren. Bis auf eine Ausnahme, dazu unten mehr.
Warum eine neue Adresse
Durch die Verlagerung der Blogs auf eine eigene Domäne können wir die technische Verknüpfung mit den anderen BIS Anwendungen wie dem eKVV oder dem PEVZ auflösen, die in der Vergangenheit immer mal wieder zu wechselseitigen Störungen geführt hat: So konnte eine Überlastung der Blogs etwa durch bösartige externe Suchmaschinen bisher dazu führen, dass auch das eKVV nicht mehr erreichbar war.
Nun sind diese Anwendungen getrennt und stören sich nicht mehr gegenseitig. Auch drückt die neue Adresse direkt aus, dass es hier um Blogs geht.
Ausnahme: Newsfeeds müssen manuell aktualisiert werden
Während wir die Zugriffe auf die alten Blogadressen, die von Webbrowsern gemacht werden, komplett umlenken können, geht dies bei den sogn. Newsfeeds nicht so einfach:
Diese technischen Formate liefern die Bloginhalte im RSS oder ATOM Format und stehen für jedes Blog automatisch zur Verfügung, dabei noch weiter differenziert nach Kategorien. Über die Newsfeeds können die Bloginhalte einfach in speziellen Anwendungen - sogn. Newsreadern - abonniert werden. Diese Art der Newsfeednutzung ist heute aber selten geworden, viel wichtiger ist die Verwendung der Feeds zur automatischen Integration in andere Plattformen wie zum Beispiel Roxen oder auch Chatsysteme wie Teamchat.
Leider können diese Anwendungen in den meisten Fällen nichts mit Umleitungen anfangen, daher ist zur Zeit noch der Zugriff über die alten Adressen möglich. Diesen werden wir aber bald abstellen, damit die Trennung der Blogs von den anderen BIS Anwendungen abgeschlossen werden kann.
Alle Newsfeedadressen auf BIS Blogs müssen dann so umgestellt werden: In der Adresse, beispielsweise
- https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/feed/entries/atom
- https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/feed/entries/atom
Je nachdem wie der Newsreader funktioniert kann es sein, dass dann alle (alten) Meldungen erneut als neue Meldungen gezeigt werden, aber nach der Umstellung funktioniert dann wieder alles wie zuvor.
Ein Hinweis zu Roxen: Hier hat die Webredaktion eine ad hoc Lösung eingeführt, durch welche die eingebundenen Blogs bereits unter der neuen Adresse abgerufen werden. Hier sollten aber nach und nach ebenfalls diese Korrekturen in der entsprechenden Roxen Komponente durchgeführt werden.
Newsfeedadressen, die nicht umgestellt werden, erhalten in Zukunft nur noch eine Platzhaltermeldung, in der auf diese Umstellung hinwiesen wird, aber keine neuen Meldungen mehr.
Bye Bye BIS to go
In der vorletzten Woche ist etwas Seltenes passiert: Eine BIS Anwendung wurde in den Ruhestand geschickt und zwar das BIS to go. Wir haben dazu keine Rückfragen erhalten, was sicher an zwei Entwicklungen der vergangenen Wochen liegt, die BIS to go nun überflüssig gemacht haben:
- Ende Januar ist die BIS App ‘Meine Uni’ an den Start gegangen und hat inzwischen mehr als 10.000 Nutzer*innen. Viel mehr, als BIS to go wohl jemals hatte, und jetzt zum Semesterbeginn kommen jeden Tag ein paar Hundert neu hinzu
- Anfang März wurde das eKVV auf das Corporate Design umgestellt, damit sind nun alle eKVV Funktionen auch auf dem Smartphone sehr gut nutzbar.
Nach der Umstellung des PEVZs, der Prüfungsverwaltung und der Studieninformation sind damit nun alle BIS Anwendungen für Studierende im Corporate Design. Das BIS to go mit seinem Ziel die wichtigsten BIS Anwendungen auf kleinen Bildschirmgrößen gut zugänglich zu machen wird damit einfach nicht mehr gebraucht.
Es hat aber fast 14 Jahre existiert und soll nicht ganz so kommentarlos gehen. Schon allein, weil sich hier die rasante Entwicklung unserer digitalen Begleiter spiegelt:
2008: Anfang auf den ersten internetfähigen Handys
Als BIS to go gegründet wurde war das erste iPhone erst vor wenigen Monaten auf dem europäischen Markt erschienen und internetfähige Handys noch nicht sehr häufig. Die erste Version entstand daher auf einem Nokia Handy, das nur wenige Zeilen Text zeigen konnte und kaum Formatierungen kannte. Dieses Foto zeigt dabei schon ein ‘moderneres’ Gerät als das, auf dem die erste Entwicklung stattfand:
Da Internetnutzung noch nach Kilobyte (!) abgerechnet wurde gab es in den damaligen Hilfeseiten diese Hinweise:
'BIS to go' wurde mit dem Ziel entwickelt sowohl die Seitengrößen wie auch die zu absolvierenden Schritte möglichst gering zu halten. Die Seitengrößen liegen normalerweise nicht über 5 Kilobyte (kb) und sollen in Zukunft noch weiter verringert werden. Die Anzahl der Klicks von der Startseite bis zum Finden der gesuchten Information ist ebenfalls sehr gering. Das Finden der Telefonnummer einer Person kann z. B. in 3 Schritten erledigt sein.
Noch weiter verringern können Sie Ihre Kosten, in dem Sie sich Lesezeichen auf den Seiten in 'BIS to go' setzen, die für Sie besonders wichtig sind. Wenn Sie z. B. häufig KollegInnen in Ihrer Abteilung anrufen müssen kann es sinnvoll sein direkt in der Seite der Abteilung zu starten.
Ein Kilobyte ist dabei der 1.000.000ste Teil eines Gigabytes, der heute gängigen Größe bei Handyverträgen.
Smartphones und Smartwatches
Während der Ausbreitung des Smartphones in den Jahren danach blieb BIS to go mehr oder weniger unverändert. Das führte dazu, dass es auch auf Smartwatches durchaus nutzbar war:
Ob es auf solchen Geräten aber jemals wirklich verwendet wurde…wir wissen es nicht….
2020: Ein überraschendes Comeback in der Coronazeit
Die komplett unerwarteten Umwälzungen des Lehrbetriebs mit dem Beginnen der Coronapandemie sorgten dann aber für eine kurze Renaissance dieser lange vernachlässigten Anwendung. In den Rahmen des Corporate Designs gebracht machte es nicht nur optisch eine gute Figur:
Es wurde auch zum Eckpfeiler der Anwesenheitsregistrierungen in Lehrveranstaltungen und Gebäuden in dieser Zeit und hat dazu beigetragen den Präsenzlehrbetrieb etwas sicher zu machen.
Was ist mit dem eKVV passiert?
Wer an der Uni Bielefeld studiert oder im Bereich Studium und Lehre arbeitet kommt am eKVV ("elektronisches kommentiertes Vorlesungsverzeichnis") nicht vorbei. Das etwas altmodisch anmutende grün-graue Design wirkt so vertraut wie der Noppenboden der Halle, der Kaffee im Westend, die Tabletts in der Mensa oder die Zoom-Startseite.
"Wie sieht`s denn hier aus?!" - das mag sich der Eine oder die Andere heute morgen beim Öffnen des eKVV gefragt haben. Was ist passiert?
Das eKVV hat ein sehr gründliches Facelift bekommen und sieht heute ganz anders aus als gestern. Es fügt sich jetzt nahtlos in den Internetauftritt der Uni und in das aktuelle Design ein. Das Wichtigste zuerst: Alles sieht ganz anders aus – aber nichts ist verloren gegangen.
Die wichtigsten Neuerungen in Kürze:
- Responsivität: Das eKVV passt sich jetzt der Bildschirmgröße an und lässt sich endlich auch komfortabel an Smartphone oder Tablet nutzen.
- „mein eKVV“: über einen eigenen Tab im Seitenmenü erreichen Studierenden jetzt ihren persönlichen Bereich mit Stundenplan, Einschreibungsdaten und mehr
- Die Kopfzeile mit den Links in die Lernplattformen, das Gebühren- und Statusportal, die Studieninformation und die Prüfungsverwaltung ist verschwunden. Stattdessen erreichen Studierende und Mitarbeiter*innen die angeschlossenen Dienste und die Hilfeseiten über den Menüpunkt „Meine Uni“
- Das eKVV hat im Zuge der Umstellungen weitere Verbesserungen bei der Barrierefreiheit erhalten
Nach 20 Jahren hatte unsere größte und nutzungsstärkste Anwendung es wirklich verdient, einmal so richtig „schön“ gemacht zu werden. Wir freuen uns über das Ergebnis von vielen Arbeitsstunden und ausgiebiger Detailarbeit und sind gespannt auf das Feedback unserer Nutzer*innen!