BIS News

Änderung bei den Verteilern für die R-Gebäude

2026-02-06T15:30:38+01:00

Unter den zahlreichen Mailverteilern im BIS findet sich auch die Gruppe von Verteilern, die nur die Personen adressieren, die in bestimmten Gebäuden ihre Büros haben. Diese Verteiler haben in der Kommunikation der zahlreichen Bau- und Sanierungsmaßnahmen eine immer größere Relevanz gewonnen.

Bei den Verteilern, die die R-Gebäude adressieren, hat sich nun eine Veränderung ergeben: Da diese Verteiler nahezu ausschließlich von der Medizinischen Fakultät verwendet werden ist die Kontrolle über die an diese Verteiler geschickten E-Mails jetzt in der Fakultät verortet. Die Adressen der Verteiler haben sich hier ebenfalls leicht verändert. Alle Informationen zu den neuen Verteileradressen und Kontaktpersonen in der Fakultät finden sich in diesem Abschnitt.

Die Archivierung von E-Mails ist nun in fast allen BIS Mailverteilern verfügbar

2024-10-15T08:34:44+02:00

Einige der zahlreichen E-Mailverteiler im BIS hatten diese Option schon lange: Bei der Freigabe einer E-Mail an diese Verteiler zeigt die Freigabeseite zwei Buttons:

Und die Option 'E-Mail mit Archivierung freigeben' sorgt dafür, dass die E-Mail innerhalb der BIS Anwendungen für einige Zeit an verschiedenen Stellen sichtbar wird, so dass die Empfänger*innen noch eine weitere Chance haben die Nachricht wahrzunehmen. Diese Archivierung findet schon seit seit langer Zeit bei den Verteilern für eKVV Veranstaltungen statt und den Verteilern, die Studierende universitätsweit oder in bestimmten Studiengängen adressieren.

Das 'Meine Uni' Portal als neuer Anlaufpunkt

Im 'Meine Uni' Portal werden diese archivierten E-Mails seit etwas mehr als einem Jahr personalisiert angezeigt, im Fokus standen dabei bisher die Studierenden:

Seit heute ist aber die Archivierungsfunktion für fast alle E-Mailverteiler im BIS nutzbar, also auch für die zahlreichen Verteiler, die Mitarbeitende erreichen!

Warum sollte ich archivieren?

Die Nutzung der Archivierung hat den Vorteil, dass verschickte E-Mails auch noch für 7 Tage im 'Meine Uni'-Portal abrufbar sind. Dabei werden sie nur für die Personen sichtbar, die im Verteiler sind. Es muss also nicht befürchtet werden, dass interne Sachverhalte Personen auf diese Weise bekannt werden, für die sie nicht gedacht sind.

In 'Meine Uni' entsteht durch die Archivierung eine gebündelte Darstellung der Informationen, die man in den letzten Tagen über Verteiler erhalten hat. Bei Rückfragen zu verschickten E-Mails kann daher nun auf diese Übersicht zurückgegriffen werden.

Welche Verteiler besitzen nun die Archivierungsfunktion?

In der Dokumentation zu unseren Verteilern - hier z. B. zum Verteiler, der alle Mitarbeitenden erreicht - gibt es immer einen Abschnitt 'Spielt die Archivierungsoption eine Rolle'. Hier finden Sie also die entsprechende Information. Aber die Freigabeseite der E-Mailverteiler hat diese Information ebenfalls und bietet die Archivierungsoption nur an, wenn diese tatsächlich vorhanden ist. Über den ebenfalls bei der Freigabe angebotenen Link in die Verteilerdokumentation lässt sich jeweils genau nachlesen, wo archivierte E-Mails des konkreten Verteilers sichtbar werden.

Von Grund auf neu: Die BIS Mailverteiler

2024-06-21T10:02:44+02:00

Die besten Ideen entstehen nebenher beim Kaffee - und manchmal weiß man erst im Nachhinein, wie gut eine Idee war. Vor mittlerweile 20 Jahren hat ein solches Kaffeepausengespräch dazu geführt, dass heute pro Tag ca. 25.000 Mails über BIS Mailverteiler verschickt werden können. Das war die Idee:

Könnte man nicht aus den Teilnahmelisten der Veranstaltungen im eKVV ganz automatisch E-Mailverteiler für alle Lehrveranstaltungen erzeugen, die immer aktuell sind und alle Studierenden und Lehrenden erreichen, die an einer Veranstaltung mitwirken?

Die Idee war erfolgreich und aus den Veranstaltungsmailverteilern entwickelten sich in den folgenden Jahren die verschiedensten BIS Mailverteiler, die heute die unterschiedlichsten Zielgruppen erreichen können:

Übersicht der BIS Mailverteiler

Die BIS-Mailverteiler müssen nicht manuell gepflegt werden, sondern erhalten ihre Adressat*innen automatisch aus dem BIS. Für Mitarbeiter*innen sind PEVZ und SAP die Quelle, für Studierende das eKVV. Die große Vielfalt an Verteileradressen soll dafür sorgen, dass Mails möglichst passgenau geliefert werden und das der Adressat*innenkreis weder zu klein, noch zu groß ist. Die Mailverteiler haben übrigens noch die eine oder andere "Nebenverwendung", so sorgen Sie z.B. im "Meine Uni"-Portal für die Personalisierung von Inhalten für die verschiedenen Zielgruppen.

Zwanzig Jahre alt

Die Idee ist immer noch gut, aber das System ist in die Jahre gekommen. Das haben sowohl die Nutzer*innen als auch wir im Support immer stärker gespürt: Die Freigabeseite im ganz alten Uni-Design war vielleicht nur optisch irritierend, die Tatsache dass bestimmte Zeichen nicht verarbeitet werden konnten, der Versand ewig gedauert hat, wenn gleichzeitig Massenmails verschickt wurden, oder andere kleine und größere Störquellen bei Versand und Freigabe haben für Ärger und Irritation gesorgt.

Diese und noch andere Problempunkte sind nun mit einer ganz neuen Mailverteilerarchitektur beseitigt. Seit heute arbeiten die BIS Mailverteiler auf dieser neuen Architektur, die technisch wieder auf Stand ist, dabei aber auch weniger komplex und zugleich deutlich leistungsfähiger. Die neue Architektur wurde in Zusammenarbeit mit der Abteilung Netze & IT-Sicherheit des BITS etabliert, die generell für den Betrieb der E-Mailinfrastruktur der Universität zuständig ist.

Aber was hat sich - abgesehen davon, dass die unsichtbaren Systeme im Hintergrund nun andere und die alten Probleme beseitigt sind - noch verändert?

Das Beste zuerst: Die neue Freigabeseite

Die am deutlichsten sichtbaren Änderungen sind im Freigabeprozess selbst zu finden, und hier ist nicht nur die Gestaltung der Freigabeseite im Corporate Design und die damit einhergehende, gute Nutzbarkeit auf Smartphones gemeint:

Die Freigabemail enthält jetzt nur noch einen Link, der direkt auf eine Freigabeseite führt. Hier werden nun umfangreiche Informationen zum jeweiligen E-Mailverteiler angeboten wie die Beschreibung und der Link zu der Infoseite, die den Verteiler genau erklärt, sowie dazu, wie viele Adressen aktuell im Verteiler enthalten sind, wie groß die E-Mail ist und welches Datenvolumen sie bei einer Freigabe insgesamt verursachen würde. Soll eine Mail nach Versand archiviert werden, dann wird die Wahl jetzt in der Freigabeseite getroffen - die Option wird auch nur dann angeboten, wenn eine Archivierung überhaupt möglich ist (das war im alten System anders).

Es ist nun auch erstmals möglich einen E-Mailversand abzubrechen und damit sicher zu gehen, dass eine fehlerhafte E-Mail nicht versehentlich doch freigegeben wird, z. B. wenn eine Verteilermoderation von mehreren Kolleg*innen gemeinsam verantwortet wird.

Und schließlich lässt sich die Freigabeseite nun auch nach der Freigabe einer E-Mail erneut aufrufen und gibt dann Auskunft darüber, ob die Freigabe schon erfolgte, ob der Mailversand bereits abgeschlossen ist oder in welchem Status er sich befindet.

Weitere Verbesserungen in Stichpunkten

Verteileradressen im BCC: Bisher war es nicht möglich Verteileradressen im BCC zu verwenden, da diese Adressen im alten System nicht ankamen. Gerade bei der Verwendung von Aliasadressen ist die Verwendung im BCC Adressfeld aber sehr sinnvoll. Das neue System hat damit keine Schwierigkeiten mehr und kann genauso adressiert werden, wie man es sonst von E-Mails gewohnt ist
Gleichzeitige Adressierung von mehreren Verteilern: Wenn eine E-Mail an mehrere Verteiler zugleich geschickt wird, z. B. an alle Verwaltungsleitungen und alle Dekan*innen, so war das im alten System nicht erkennbar. Im neuen System bleiben die Adressfelder so erhalten, wie sie in der ursprünglichen E-Mail waren, damit können die Empfänger*innen nun direkt sehen, wer insgesamt adressiert wurde
Die Absender*innen erhalten ihre Mailkopie erst dann, wenn die Verteilung beendet ist und wissen damit, dass die Verteilung abgeschlossen ist.

Gut für uns: Einfacherer Support

Auch wenn wir davon ausgehen, dass sich die Supportanfragen zu den Mailverteilern nun deutlich reduzieren, wird es natürlich weiterhin Fälle geben, in denen genauer nach dem Verbleib einer E-Mail geschaut werden muss. Durch die Verringerung der an den Mailverteilern beteiligten Systeme haben wir auch uns hier die Arbeit einfacher gemacht und sind damit in der Lage, solche Anfragen viel schneller und mit weniger Spezialwissen zu beantworten.

Sicherer und mit Potential für Weiterentwicklungen

Die neue Architektur garantiert uns Zukunftssicherheit für die kommenden Jahre und ist im Hinblick auf die IT Sicherheit und Cyberresilienz ein großer Sprung, bei dem auch Überlegungen zur Bewältigung eines IT-Krisenfalls eingeflossen sind: In so einem Fall wären die Verteiler ein Weg um möglichst schnell wieder innerhalb der Universität kommunizieren zu können und je weniger Komponenten hier benötigt werden, desto schneller kann ein Wiederaufbau erfolgen.

Zugleich bietet diese Architektur aber auch das Potential für neue Funktionen, die so bisher nicht möglich waren: Ob es um die Idee geht, E-Mails von Prüfungsämtern direkt in der Prüfungsakte zu archivieren, oder einen Datenaustausch mit anderen Systemen. All dies kann einfacher in die neue Struktur integriert werden.

EMailfunktionen im eKVV während der Migration des Mailservers nicht verfügbar

2018-09-07T14:27:28+02:00

An diesem Wochenende (7. bis 9. September) findet die Umstellung des Mailservers der Universität statt:

https://www.uni-bielefeld.de/bits/services/e-mail-und-kalender/migration-mailserver.html

Während dieser Zeit können über das eKVV keine Benachrichtigungen z. B. über neu eingetragene Prüfungsleistungen verschickt werden, und es ist auch nicht möglich EMailadressen im eKVV einzutragen. Auch die BIS Mailverteiler können in dieser Zeit nicht genutzt werden.

Mit Abschluss der Migration am Montag, dem 10.09.2018, funktionieren alle Dienste wieder im gewohnten Umfang.

Die BIS Mailverteiler werden persönlicher

2017-07-21T12:00:33+02:00

Die automatischen Mailverteiler im BIS wurden mit dem Ziel gegründet immer möglichst genau die Personen zu adressieren, für die eine Information relevant ist. Daher gibt es heute eine große Zahl von unterschiedlichen Verteilern, z. B. seit kurzem auch einen Verteiler, der eine Ansprache genau der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglicht, die einen bestimmten Status haben.

Bei den Mailverteilern, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichen, stellt das Personen- und Einrichtungsverzeichnis die Quelle der eMailadressen dar und hier haben wir eine Detailveränderung vorgenommen, die bei den ca. 300 MitarbeiterInnen relevant ist, für die im PEVZ mehrere eMailadressen eingetragen sind. Meist handelt es sich bei den weiteren eMailadressen um Funktionsadressen, die neben der persönlichen Adresse gezeigt werden sollen.

Hier gab es bisher einen potentiellen Konflikt: Funktionsadressen sollen im PEVZ oft zuerst gezeigt werden, damit sie bei Anfragen bevorzugt genutzt werden. Bisher gingen aber in die BIS Mailverteiler immer die zuerst bei einer Person stehenden eMailadressen ein, in so einem Fall also die Funktionsadresse. Der einzige Weg die persönliche Adresse in die Verteiler zu bringen bestand darin, sie im PEVZ zuerst zu zeigen.

Ab sofort arbeiten die Mailverteiler nun aber anders:

Zuerst werden alle bei einer Person eingetragenen eMailadressen betrachtet und dabei versucht die persönliche Adressen zu ermitteln. Dazu wird geprüft, ob sich ein Teil des Namens in der eMailadresse wiederfinden lässt.

Erst wenn keine persönliche eMailadressen gefunden werden kann wird - wie bisher - die als erstes eingetragene eMailadresse verwendet. Weiterhin gilt dabei, dass pro Person nur eine einzige Adresse in die Verteiler eingeht, damit eine Person eine eMail nicht mehrmals erhält.

Wir hoffen, dass die BIS Mailverteiler auf diese Weise noch besser darin werden genau die richtigen Personen zu erreichen.

Fragen und Antworten zu dieser Umstellung:

'Wo kann ich sehen, welche eMailadresse für mich in den Verteilern verwendet wird?'

Im PEVZ gibt es in der Detailseite jeder Person am rechten Rand einen Link 'Meine E-Mailverteiler'. Am Anfang dieser Seite wird angezeigt welche eMailadresse aktuell verwendet würde.

'Ich möchte aber, dass meine Funktionsadresse weiterhin in den Verteilern verwendet wird'

Dies kann durch Löschung der persönlichen eMailadresse aus dem PEVZ erreicht werden. Diese Änderung können die jeweiligen PEVZ Beauftragten durchführen. Sie finden die zuständigen Personen in Ihrer PEVZ Detailseite über den Link 'Kontaktpersonen für Korrekturwünsche...'.

Wenn Sie möchten, dass sowohl ihre persönliche eMailadresse in die Verteiler eingeht, wie auch eine bestimmte Funktionsadresse, so müsste dazu die Funktionsadresse im PEVZ bei einer Einrichtung in den Kontaktdaten eingetragen werden. Diese eMailadressen werden bei bestimmten Verteilern - z. B. dem Verteiler aller MitarbeiterInnen - ebenfalls einbezogen.

'Bisher wurde meine Funktionsmailadresse in dem Funktionsträgermailverteiler X verwendet. Das ist jetzt nicht mehr so!'

Die eMailverteiler für die FunktionsträgerInnen - z. B. der Prüfungsämter - haben eine komplexere Funktionsweise, bei der vor der Nutzung der persönlichen eMailadressen der jeweiligen MitarbeiterInnen erst zwei andere Wege beschritten werden. Wenn Ihre Funktionsmailadresse bisher in so einem Verteiler enthalten war und es nun nicht mehr ist, so liegt der Grund darin, dass die Funktionsmailadresse nicht in dem Kontaktdatensatz eingetragen ist, der zu dem entsprechenden Funktionsträger (wie z. B. 'Prüfungsamt Y') gehört. Sobald die Funktionsmailadresse dort eingetragen ist wird sie wieder in den Verteiler eingehen. Diese Änderung können Sie über die PEVZ Beauftragten veranlassen.

Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung.

Für Lehrende: Neue Funktionen im eKVV zur Kommunikation mit Studierenden

2016-07-28T14:11:26+02:00

Das eKVV bietet schon seit vielen Jahren eine große Zahl von eMailverteilern für die Kommunikation mit Studierenden an, die wichtigsten darunter sind sicher die veranstaltungsbezogenen Verteiler, die es allen Lehrenden ermöglichen sofort und ohne Pflegeaufwand mit ihren TeilnehmerInnen in Kontakt zu treten.

Nicht so einfach war es bisher allerdings einzelne Studierende zu erreichen. Im eKVV haben zwar nahezu alle Studierenden eine eMailadresse eingetragen, in den meisten Fällen ist dies allerdings eine private Adresse. Auf diese Weise ist eine schnelle Erreichbarkeit gewährleistet, auf der anderen Seite wird unseren Studierenden bei der Eingabe ihrer Adresse im eKVV zugesichert, dass diese nur für sie selbst sichtbar ist.

Ab sofort gibt es aber trotzdem für Lehrende eine Möglichkeit über das eKVV mit ihren TeilnehmerInnen einzeln oder in kleinen Gruppen per eMail in Kontakt zu treten: Ausgangspunkt sind dafür die Teilnahmelisten, in denen Aliasadressen für die Studierenden angezeigt werden. Diese Adressen verhalten sich wie ganz gewöhnliche Adressen und leiten im Hintergrund die an sie geschickten eMails an die tatsächlich im eKVV eingetragenen Adressen weiter.

Über eine zusätzliche Funktion können auch Gruppen von Studierenden ausgewählt und mit einem Klick angeschrieben werden. Und schließlich ist es auch möglich die Aliasadressen aller TeilnehmerInnen zu kopieren, z. B. um Zugangscode für eine Lehrveranstaltungsevaluation zu verschicken. Alle Informationen zu den neuen Kommunikationsoptionen finden Sie hier:

Mailverteiler im BIS: Es trifft immer die Richtigen!

2011-05-25T12:20:00+02:00

Wir haben einen Service im BIS, der unter unseren Diensten zu den am intensivsten genutzten gehört, dabei aber für das Gros der Universitätsangehörigen nicht täglich sichtbar ist: Die Rede ist von den Mailverteilern. Einerseits freuen wir uns über den großen “Verkehr” in unseren Verteilern, andererseits setzen wir unseren Ehrgeiz darein, diesen Verkehr so zu lenken, dass möglichst wenige AdressatInnen durch irrelevante Mails belästigt werden.

Um einen Eindruck von der Nutzung der Verteiler zu vermitteln, hier ein paar Zahlen aus dem Wintersemester 2010/11: In der ersten Semesterwoche wurden 151.000 Mails über unsere Verteiler verschickt, zum Vergleich in einer Woche der vorlesungsfreien Zeit immerhin noch 29.000. Ein solches Aufkommen verpflichtet uns natürlich, möglichst passgenaue Verteiler einzurichten, damit jede und jeder möglichst nur die Mails bekommt, die ihn oder sie betreffen.

Allein für die Ansprache von Studierenden steht heute eine Reihe weit ausdifferenzierter Verteiler zur Verfügung: Dies beginnt bei der Ansprache einzelner Studierender, anonym über die Matrikelnummer (ein Service, der z.B. gern von Prüfungsämtern in Anspruch genommen wird). Weiter geht es mit den Mailverteilern für einzelne Lehrveranstaltungen, für ganze Studiengänge oder Fakultäten, oder mit flexibel einzurichtenden Mailverteilern für bestimmte Fachsemester, Abschlüsse oder internationale Studierende. Viele dieser Verteiler können sogar geschlechtsspezifisch, d.h. für Männer und Frauen getrennt, ausgewählt werden. Mit diesen möglichst maßgeschneiderten Verteilern versuchen wir, Studierende einerseits vor einer Flut unerwünschter Mails zu schützen, andererseits passgenaue Information zu ermöglichen.

Verschaffen Sie sich hier eine Übersicht über unsere Mailverteiler
Lesen Sie hier, wie wir mit Ihrer Mailadresse im BIS umgehen

Neu im BIS: Wenn Mails ins Leere gehn

2010-04-21T11:27:00+02:00

Das BIS betreibt eine Vielzahl von E-Mailverteilern, die aus dem universitären Arbeits-Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Da sind z.B. die veranstaltungsbezogenen Mailverteiler, die aus dem eKVV beschickt werden können (und über die im abgelaufenen Wintersemester rund 8500 Mails verschickt wurden), aber auch die hochschulweiten Verteiler, über die große Gruppen von Studierenden und MitarbeiterInnen erreicht werden können, sowie die einrichtungsbezogenen Verteiler, über die MitarbeiterInnen in Fakultäten und Einrichtungen miteinander kommunizieren und wichtigeInformationen und Umläufe erhalten. Grundlage dieser Mailverteiler sind die im eKVV eingetragenen E-Mailadressen von Studierenden einerseits und die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen von MitarbeiterInnen andererseits.

Was passiert aber, wenn eine solche Mail nicht alle angesteuerten Adressaten erreicht? Wenn hier ein Postfach voll ist, dort eine E-Mailadresse nicht mehr genutzt wird oder ein Tippfehler zu einer funktionslosen Adresse geführt hat?

Seit Kurzem gibt es für diesen Fall einen neuen Service im BIS: Wir benachrichtigen Sie, wenn eine über unsere Verteiler versendete Mail nicht "geliefert" werden konnte. Studierende sehen diese Meldung im eKVV, sobald sie sich angemeldet haben, MitarbeiterInnen wird sie nach der Anmeldung am Personen- und Einrichtungsverzeichnis angezeigt. In jedem Fall sollten Sie dann einmal Ihre E-Mailadresse überprüfen und das Problem ggf. beheben, um wieder für unsere E-Mailverteiler erreichbar zu sein.

In unserem Wiki findet Sie detailliertere Hinweise auf mögliche Probleme und deren Reparaturen:

Meine Mailadresse im BIS

Sowie eine Auflistung unserer Mailverteiler:

Die BIS-Mailverteiler

Mailverteiler für die Verwaltung

2009-03-17T17:00:00+01:00

Im Zuge der Neuausrichtung der Finanzprozesse werden zur Zeit viele Nachrichten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung über den universitätsweiten "Verwaltungs-Mailverteiler" verschickt. Bislang wurden über diesen Verteiler universitätweit alle Personen erreicht, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis weder als forschend noch als lehrend gekennzeichnet waren. Informationen zu diesem und anderen von uns betriebenen Mailverteilern finden Sie hier.

Um sicherzustellen, dass tatsächlich alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen diese wichtigen Informationen erhalten, möchten wir auf diesem Wege noch einmal daran erinnern, dass Sie die entsprechenden Nachrichten nur dann erhalten können, wenn Sie korrekt im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind. Die Ansprechpersonen für Korrektur- und Änderungswünsche erreichen Sie über den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Darüber hinaus haben wir den Mailverteiler noch einmal um die "Verwaltungsleitungen der Fakultäten" erweitert , um eine größere Reichweite zu gewährleisten.

Erweiterung der E-Mailverteiler

2008-06-20T10:00:00+02:00

Der angekündigte Ausfall der E-Mailverteiler am heutigen Freitag konnte auf eine Dreiviertelstunde in den frühen Morgenstunden beschränkt werden und hat nach unserem Kenntnisstand zu keinerlei Schwierigkeiten im universitätsweiten E-Mailverkehr geführt.
Wir möchten diese Gelegenheit wahrnehmen um Sie auf eine kleine Neuerung bei unseren E-Mailverteilern aufmerksam zu machen: Wir haben jetzt einige der größeren Verteiler so erweitert, dass es möglich ist, Männer und Frauen getrennt anzusprechen. Auf Ebene der einzelnen Einrichtungen können Sie neben dem Verteiler, der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anspricht, zusätzlich zwischen Verteilern die nurMitarbeiter oder nur Mitarbeiterinnen ansprechen, wählen. Auf Ebene der gesamten Hochschule wurden analoge Verteiler für die getrennte Ansprache von Studenten und Studentinnen, sowie von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingerichtet. Eine Übersicht über alle E-Mailverteiler des BIS finden Sie in unserem Wiki.

Wartungsbedingter Ausfall der E-Mailverteiler am 25.04.2007

2007-04-24T00:00:00+02:00

Am 25.04.2007 standen die automatischen E-Mailverteiler im BIS sowie der Teilnehmerlistenabruf im eKVV auf Grund einer Wartung der Server kurzzeitig nicht zur Verfügung. Wie geplant standen die Mailverteilerdienste ab 8 Uhr wieder zur Verfügung.